VeriFactu: Die neue Rechnungspflicht für Autónomos und Unternehmen in Spanien
Wer als Autónomo, Freelancer oder mit einer SL auf Mallorca tätig ist, wird an VeriFactu nicht vorbeikommen: Spanien führt ein zertifiziertes Rechnungssystem ein, das Manipulation, doppelte Buchführung und Steuerbetrug verhindern soll. Die gute Nachricht zuerst: Die ursprünglich für 2026 geplanten Fristen wurden Anfang Dezember 2025 per Real Decreto-ley 15/2025 um jeweils ein Jahr verschoben. In diesem Ratgeber erfährst du, ab wann VeriFactu für dich verpflichtend wird, welche technischen Anforderungen deine Rechnungssoftware erfüllen muss, wer ausgenommen ist und wie du dich rechtzeitig vorbereitest – ohne in Buchhalter-Fachjargon zu ertrinken.
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Was ist VeriFactu genau?
VeriFactu ist kein neues Steuerformular, sondern eine technische Vorschrift für Rechnungssoftware. Die Rechtsgrundlage bildet der Real Decreto 1007/2023, der sogenannte "Sistemas de Información de Facturación" (SIF) vorschreibt – also Rechnungssysteme, die die Integrität, Rückverfolgbarkeit, Lesbarkeit und Unveränderlichkeit jeder Rechnung technisch garantieren. Ziel ist es, doppelte Buchführung und die nachträgliche Manipulation von Umsätzen unmöglich zu machen, wie es das Gesetz 11/2021 gegen Steuerbetrug bereits als Grundprinzip festgelegt hat.
Konkret bedeutet das: Einmal ausgestellte Rechnungen dürfen nicht mehr gelöscht oder verändert werden. Korrekturen sind nur noch über eine formale Rektifizierungsrechnung möglich. Jede Rechnung wird zudem kryptografisch mit der vorherigen "verkettet" und erhält einen QR-Code zur sofortigen Prüfung durch dich selbst oder die Steuerbehörde AEAT. Die Regelung gilt für ganz Spanien inklusive Kanaren, Ceuta und Melilla und ist Teil der Angleichung an die EU-Initiative "VAT in the Digital Age" (ViDA).
Der neue Zeitplan: Wann gilt VeriFactu für wen?
Der ursprüngliche Fahrplan aus dem Real Decreto 254/2025 wurde durch das Real Decreto-ley 15/2025 vom 2. Dezember 2025 verschoben – bereits die zweite Verlängerung nach einer ersten im April 2025. Beide Stichtage verschieben sich damit um jeweils ein Jahr.
| Steuerpflichtige | Ursprünglicher Termin | Neuer Termin (nach RDL 15/2025) |
|---|---|---|
| Körperschaftsteuerpflichtige (Sociedades, SL, SA) | 1. Januar 2026 | 1. Januar 2027 |
| Autónomos und Personengesellschaften (IRPF) | 1. Juli 2026 | 1. Juli 2027 |
| Software-Hersteller (Zertifizierungspflicht) | 29. Juli 2025 | unverändert, bleibt 29. Juli 2025 |
Achtung: Die Verschiebung betrifft nur die Nutzungspflicht für Steuerpflichtige. Software-Anbieter müssen ihre Systeme bereits seit dem 29. Juli 2025 zertifizieren lassen und eine "declaración responsable" vorlegen – dieser Termin wurde durch die Verlängerung nicht angetastet.
Rechtsgrundlage: Vom Anti-Betrugsgesetz zur zweiten Verschiebung
Die Entwicklung von VeriFactu ist über mehrere Rechtsakte gewachsen. Wer die Historie kennt, versteht besser, warum sich Fristen mehrfach verschoben haben und wieso weitere Anpassungen nicht ausgeschlossen sind.
| Norm | Datum | Inhalt |
|---|---|---|
| Ley 11/2021 | 2021 | Grundprinzip: Verbot von Software zur doppelten Buchführung/Manipulation |
| Real Decreto 1007/2023 | 2023 | Technische Anforderungen an SIF-Rechnungssysteme |
| Real Decreto 254/2025 | 2025 | Ursprünglicher Fahrplan: Unternehmen ab 1.1.2026, Autónomos ab 1.7.2026 |
| Real Decreto-ley 15/2025 | 2. Dezember 2025 | Verschiebung auf 1.1.2027 (Unternehmen) bzw. 1.7.2027 (Autónomos) |
Das Real Decreto-ley 15/2025 muss laut Quellenlage noch parlamentarisch validiert werden – ein Grund mehr, die eigene Situation regelmäßig mit einer Gestoría abzugleichen, statt sich blind auf einen Stichtag zu verlassen.
Wer ist von VeriFactu betroffen?
Die Pflicht betrifft praktisch alle, die in Spanien einer wirtschaftlichen Tätigkeit nachgehen und Rechnungen ausstellen – unabhängig von Nationalität oder Rechtsform.
| Gruppe | Betroffen? |
|---|---|
| Autónomos / Freelancer (auch Expats) | Ja, ab 1. Juli 2027 |
| SL, SA und andere Kapitalgesellschaften | Ja, ab 1. Januar 2027 |
| Ausländische Unternehmen mit steuerlicher Präsenz in Spanien, die nach spanischen Regeln fakturieren | Ja |
| Unternehmen im SII-System (Umsatz über 6 Mio. €, USt-Gruppen, REDEME) | Nein, ausgenommen |
| B2G-Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber | Bereits seit 2014 elektronisch verpflichtend, unabhängig von VeriFactu |
Wenn du als deutscher Unternehmer oder Freelancer auf Mallorca als Autónomo registriert bist oder über eine SL gegründet hast, solltest du die Umstellung frühzeitig einplanen, auch wenn der Stichtag 2027 noch entfernt wirkt – Software-Wechsel und Buchhaltungsanpassungen brauchen erfahrungsgemäß Vorlauf.
Technische Anforderungen an VeriFactu-konforme Software
Nicht jede Excel-Vorlage oder jedes Word-Rechnungsformular wird künftig ausreichen. Ein zertifiziertes SIF muss folgende Merkmale erfüllen:
| Anforderung | Bedeutung in der Praxis |
|---|---|
| Unveränderlichkeit | Einmal erstellte Rechnungen können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden |
| Rektifizierungsrechnung | Korrekturen erfolgen ausschließlich über eine formale Berichtigungsrechnung |
| QR-Code auf jeder Rechnung | Ermöglicht sofortige Prüfung durch Kunde oder AEAT |
| Kryptografische Verkettung | Jede Rechnung ist digital mit der vorherigen "verkettet" – Manipulation wird technisch erkennbar |
| Zertifizierung durch AEAT | Software-Hersteller müssen eine "declaración responsable" bei der Steuerbehörde vorlegen |
Hinweis: Die AEAT bietet eine kostenlose Rechnungs-App für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen an. Sie erstellt Rechnungen elektronisch und übermittelt die Daten direkt an die Steuerbehörde – eine praktische Option, wenn du (noch) keine eigene kommerzielle Lösung nutzt.
VeriFactu-Modus vs. reguläres SIF: Der wichtige Unterschied
Innerhalb der Regelung gibt es zwei Varianten, zwischen denen Unternehmen wählen können:
| Variante | Funktionsweise | Für wen sinnvoll |
|---|---|---|
| VeriFactu-System (Echtzeit) | Sendet Rechnungsdaten automatisch und nahezu in Echtzeit an die AEAT | Wer maximale Transparenz und vereinfachte Steuermeldungen will |
| Reguläres SIF (ohne Echtzeitmeldung) | Speichert Rechnungsdaten sicher und unveränderlich, sendet sie aber nicht automatisch – Vorlage nur bei Prüfung | Wer die Datenübermittlung selbst steuern möchte |
Beide Varianten müssen die Grundanforderungen an Integrität und Rückverfolgbarkeit erfüllen. Der Unterschied liegt allein darin, ob die Daten proaktiv an die AEAT gesendet werden oder erst auf Anfrage vorgelegt werden müssen.
Ausnahme: Wer wegen des SII-Systems nicht betroffen ist
Wer bereits am Suministro Inmediato de Información (SII) teilnimmt, ist von der VeriFactu-Pflicht ausgenommen. Das SII ist Spaniens Echtzeit-Meldesystem für die Umsatzsteuer und gilt für bestimmte Steuerpflichtige verpflichtend.
| Kriterium | Regelung |
|---|---|
| Meldefrist | Übermittlung der Rechnungsdaten innerhalb von 4 Kalendertagen nach Ausstellung/Verbuchung (ohne Wochenenden und Feiertage) |
| Pflichtteilnehmer | Großunternehmen mit Umsatz über 6 Mio. €, USt-Gruppen, Unternehmen im REDEME-Regime (monatliche USt-Erstattung) |
| Freiwillige Teilnehmer | Können grundsätzlich weiter am SII teilnehmen; Austrittsfrist über Zensuserklärung endete am 30. November |
| Verhältnis zu VeriFactu | SII-Teilnehmer sind von der VeriFactu-Pflicht befreit |
Für die meisten Autónomos und kleinere SLs auf Mallorca ist das SII-System aufgrund der Umsatzschwelle nicht relevant – hier greift dann direkt die VeriFactu-Pflicht ab Juli 2027.
Bußgelder und Risiken bei Nichteinhaltung
Wer nach dem jeweiligen Stichtag weiterhin nicht-zertifizierte Software nutzt oder Rechnungen manipuliert, riskiert empfindliche Strafen. Berichten zufolge können Verstöße gegen die Zertifizierungspflicht Bußgelder von deutlich über 50.000 € nach sich ziehen. Für Software-Hersteller, die nicht-konforme Systeme anbieten oder vertreiben, drohen ebenfalls Sanktionen, da bereits das Anti-Betrugsgesetz 11/2021 die Bereitstellung manipulationsanfälliger Software unter Strafe stellt.
Achtung: Auch wenn die Fristen jetzt auf 2027 verschoben sind, gilt: Wer zu lange wartet, riskiert einen hektischen Softwarewechsel mitten im laufenden Geschäftsjahr. Plane die Umstellung lieber frühzeitig mit deiner Gestoría.
Schritt-für-Schritt: So bereitest du dich vor
- Status prüfen: Bist du Autónomo, SL-Inhaber oder Teil eines SII-pflichtigen Unternehmens? Das entscheidet über deinen Stichtag.
- Software checken: Frag deinen aktuellen Anbieter, ob und wann eine VeriFactu-Zertifizierung vorliegt oder geplant ist.
- Alternative prüfen: Bei geringem Rechnungsvolumen kann die kostenlose AEAT-App eine unkomplizierte Übergangslösung sein.
- Gestoría einbinden: Kläre mit deiner Gestoría frühzeitig, welche Variante (Echtzeit-VeriFactu oder reguläres SIF) zu deinem Geschäftsmodell passt.
- Buchhaltungsprozesse anpassen: Interne Abläufe für Rechnungskorrekturen (Rektifizierungsrechnung statt Löschen) rechtzeitig einüben.
- Fristen im Kalender markieren: 1. Januar 2027 für Kapitalgesellschaften, 1. Juli 2027 für Autónomos – inklusive Puffer für Testphasen.
Häufigste Fehler
- Zu spätes Handeln: Die Verschiebung auf 2027 wird als "Entwarnung" missverstanden, obwohl Softwareumstellungen Vorlaufzeit brauchen.
- Verwechslung von SIF und VeriFactu: Nicht jedes zertifizierte SIF sendet automatisch Daten an die AEAT – das ist nur bei der VeriFactu-Variante der Fall.
- Ignorieren der Herstellerfrist: Wer davon ausgeht, dass auch Software-Anbieter bis 2027 Zeit haben, irrt: Diese müssen bereits seit 29. Juli 2025 zertifiziert sein.
- Fehlende Rücksprache bei SII-Austritt: Wer freiwillig im SII bleiben oder austreten will, muss die jährliche Zensuserklärungsfrist beachten.
- Nachträgliches Ändern von Rechnungen: Unter VeriFactu unzulässig – zwingend über Rektifizierungsrechnung korrigieren.
Was kommt danach?
VeriFactu ist Teil eines größeren digitalen Wandels der spanischen Steuerverwaltung, der sich an der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) orientiert. Mittelfristig ist mit einer engeren Verzahnung zwischen elektronischer Rechnungsstellung, Umsatzsteuermeldung und Einkommensteuervorauszahlungen zu rechnen. Parallel dazu bleibt die "Crea y Crece"-Gesetzgebung (Ley 18/2022) relevant, die eine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht in Spanien vorbereitet – ein Thema, das Autónomos und Unternehmen zusätzlich zu VeriFactu im Blick behalten sollten.
Checkliste VeriFactu für Autónomos und Unternehmen
| Aufgabe | Erledigt? |
|---|---|
| Eigenen Stichtag (2027) identifiziert | ☐ |
| Aktuelle Rechnungssoftware auf Zertifizierung geprüft | ☐ |
| Entscheidung VeriFactu-Echtzeit vs. reguläres SIF getroffen | ☐ |
| Gestoría/Steuerberater kontaktiert | ☐ |
| Interne Prozesse für Rektifizierungsrechnungen vorbereitet | ☐ |
| SII-Relevanz geprüft (Umsatzschwelle 6 Mio. €) | ☐ |
Fazit
VeriFactu verändert grundlegend, wie in Spanien Rechnungen erstellt, korrigiert und dokumentiert werden – auch wenn die zweite Verschiebung durch das Real Decreto-ley 15/2025 dir jetzt bis 2027 Zeit gibt. Für Autónomos auf Mallorca bedeutet das: keine Panik, aber auch kein Grund zum Zurücklehnen. Wer frühzeitig mit der Gestoría spricht, die passende Softwarevariante wählt und interne Abläufe anpasst, kommt entspannt durch die Umstellung. Wer hingegen bis kurz vor dem Stichtag wartet, riskiert Zeitdruck und im schlimmsten Fall empfindliche Bußgelder.
Offizielle Quellen
- Agencia Tributaria (AEAT) – Sistemas Informáticos de Facturación (VeriFactu): https://www.agenciatributaria.es
- BOE – Real Decreto 1007/2023: https://www.boe.es
- BOE – Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre: https://www.boe.es/boe/dias/2025/12/03/pdfs/BOE-A-2025-24446.pdf
- BOE – Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal: https://www.boe.es