Contratar empleados en España: contratos, costes y Seguridad Social 2026
Contratar al primer empleado en España es un verdadero punto de inflexión: el momento en que un negocio unipersonal o una estructura holding se convierte en una empresa real con personal. El derecho laboral español está diseñado de forma deliberadamente favorable al trabajador: convenios colectivos obligatorios, elevadas cotizaciones empresariales a la Seguridad Social, normas estrictas para los contratos temporales y un sistema de inspección que detecta irregularidades incluso años después. Nada de esto es insuperable, pero quien se acerca al asunto con los reflejos alemanes o británicos se lleva sorpresas muy caras. Esta guía te explica qué tipos de contrato existen, cómo realizar correctamente el alta en la Seguridad Social, cuánto cuesta realmente un empleado en Mallorca y qué errores debes evitar a toda costa.
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Lo que realmente cuesta un empleado en España
Antes de firmar el contrato, necesitas la cifra completa. La regla general es: Un empleado te cuesta como empleador entre 1,30 y 1,35 veces el salario bruto acordado — sin contar beneficios, equipamiento ni gastos de oficina.
El principal factor es la cotización empresarial a la Seguridad Social. A esto se suman la afiliación obligatoria a una Mutua (seguro de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales) y el contrato con un Servicio de Prevención Ajeno, que prácticamente todo empleador con trabajadores está obligado a suscribir.
| Componente del coste | % del salario bruto |
|---|---|
| Salario bruto (en 14 pagas) | 100 % |
| Cotización empresarial a la Seguridad Social (régimen general) | ~29,9 % |
| Mutua (seguro de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales) | ~1–4 % (según sector) |
| Servicio de Prevención Ajeno (Prevención de Riesgos) | ~0,5–1 % |
| Vales de comida, seguro médico privado u otros (opcional, pero habitual en el sector) | 2–8 % |
| Coste total para el empleador (estimación habitual) | 130–140 % |
Ejemplos concretos:
| Salario bruto/año | Coste total all-in (estimado) |
|---|---|
| 25.000 € | 32.500 – 35.000 € |
| 40.000 € | 52.000 – 56.000 € |
| 60.000 € | 78.000 – 84.000 € |
| 100.000 € | 130.000 – 140.000 € |
Un detalle que sorprende sistemáticamente a los fundadores del Reino Unido y de Estados Unidos: los salarios en España se abonan en 14 pagas — 12 mensualidades más dos pagas extraordinarias (habitualmente en julio y diciembre, a veces prorrateadas mensualmente). La cifra anual es la misma, pero el calendario de flujo de caja es distinto al que se está acostumbrado.
Nota: La aportación del trabajador a la Seguridad Social se retiene del salario bruto y se ingresa directamente a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS): es una obligación tuya como empleador, no del trabajador.
Tipos de contrato: lo que rige desde la reforma de 2022
Desde la reforma laboral española de 2022, el contrato indefinido (Contrato Indefinido) es el régimen legal ordinario. Las contrataciones temporales solo están permitidas para excepciones claramente definidas y, en caso de incumplimiento, se convierten automáticamente en puestos fijos. Esto tiene consecuencias directas para la planificación.
| Tipo de contrato | Caso de aplicación | Duración máxima / Particularidad |
|---|---|---|
| Indefinido | Cualquier puesto permanente, a jornada completa o parcial | Sin fecha de fin; estándar desde la reforma de 2022 |
| Fijo Discontinuo | Empresas de temporada: hostelería, turismo, agricultura | Sin fecha de fin fija; el trabajador es llamado cada temporada |
| Temporal por Sustitución | Sustitución por enfermedad, maternidad o vacaciones | Duración = ausencia de la persona sustituida |
| Temporal por Circunstancias de la Producción | Picos de trabajo temporales, claramente delimitables | Máx. 6 meses, prorrogable hasta un máx. de 12 meses; debe estar justificado objetivamente |
| Formación en Alternancia / Práctica Profesional | Formación o prácticas con cualificación profesional | Condiciones mínimas propias, posibles reducciones en las cotizaciones a la SS |
El Fijo Discontinuo: especialmente relevante en Mallorca
Para los negocios de hostelería y turismo en Mallorca, el Fijo Discontinuo es la respuesta más inteligente a la estructura estacional de la isla. Contratas al trabajador de forma permanente, pero solo lo activas durante la temporada activa —típicamente de abril a octubre—. En temporada baja, el trabajador no cotiza, pero tiene derecho a la prestación por desempleo (SEPE). Mantienes al trabajador en plantilla y evitas las sanciones que, tras la reforma de 2022, se generan por la contratación temporal repetida.
Consejo: Ante cada nueva contratación, plantéate primero la siguiente pregunta: ¿se trata de una necesidad permanente o de una temporada claramente delimitada? La respuesta determina el tipo de contrato y, con ello, todos los pasos siguientes.
Alta en la Seguridad Social: paso a paso
Dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social no es una tarea opcional, sino una obligación legal que debe completarse antes del primer día de trabajo . Quien emplee a un trabajador aunque sea un solo día sin haberlo dado de alta arriesga sanciones considerables y el pago retroactivo de todas las cotizaciones.
Requisitos para el empleador
Antes de poder dar de alta a alguien, tú mismo debes estar registrado como empleador en la Seguridad Social. Para ello necesitas:
- CIF/NIF de tu empresa (número de identificación fiscal de la sociedad en España)
- Cuenta de Cotización (cuenta de cotización en la TGSS) – registro único como empleador
- Contrato con una Mutua para accidentes de trabajo y enfermedades profesionales
- Contrato con un Servicio de Prevención Ajeno (proveedor externo de servicios de prevención de riesgos laborales)
Alta del trabajador: el procedimiento
- Comprobar el NIE/DNI del trabajador – sin número de identificación fiscal válido no es posible tramitar el alta
- Número de Afiliación a la Seguridad Social (NASS) del trabajador: obtenerlo o solicitarlo por primera vez si aún no dispone de él
- Alta del trabajador mediante el Sistema RED (sistema en línea de la TGSS) – antes del inicio de la actividad
- Contrato de trabajo : presentarlo en el SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal) en un plazo máximo de 10 días desde la firma del contrato
- Nómina mensual : elaborarla y abonar las cotizaciones a la Seguridad Social antes del último día del mes siguiente
Atención: El Sistema RED requiere un representante autorizado (en la práctica, esta gestión la realiza la gestoría). Sin acceso RED activo, en la práctica nada funciona. Una gestoría con experiencia en España no es una opción aquí, sino el estándar.
El Convenio Colectivo: tu tercer socio contractual invisible
El derecho laboral español conoce dos niveles: la ley (Estatuto de los Trabajadores) y el Convenio Colectivo – el convenio sectorial. Este último es en la práctica igual de importante que la ley, porque:
- Salarios mínimos por categoría profesional (por encima del salario mínimo nacional) fija
- Períodos de prueba define (según la categoría, entre 15 días y varios meses)
- Regulación de vacaciones, jornadas laborales y complementos regula
- Indemnizaciones por despido concreta
En Mallorca son relevantes principalmente los siguientes Convenios:
| Sector | Convenio competente (ejemplos) |
|---|---|
| Restauración y hostelería | Convenio de Hostelería de Baleares |
| Comercio minorista | Convenio de Comercio de Baleares |
| Limpieza / Servicios domésticos | Convenio de Limpieza de Baleares |
| Construcción | Convenio de la Construcción (nacional/provincial) |
| Hogares privados | Sistema Especial para Empleados de Hogar |
Aviso: El Convenio vigente viene determinado por la actividad principal de tu empresa, no por la actividad del trabajador en concreto. Infórmate antes de la contratación sobre qué Convenio es aplicable – es vinculante, aunque no lo hayas firmado activamente.
Período de prueba, vacaciones y jornada laboral
Período de prueba
El período de prueba se rige por el Convenio Colectivo aplicable. Como orientación del Estatuto de los Trabajadores:
- Técnicos y trabajadores cualificados: por lo general hasta 6 meses
- El resto de trabajadores: por lo general hasta 2 meses
Durante el período de prueba, cualquiera de las partes puede dar por finalizada la relación laboral sin necesidad de alegar motivos ni abonar indemnización.
Vacaciones
Las vacaciones mínimas legales son de 30 días naturales al año. Muchos convenios prevén días adicionales de vacaciones.
Jornada laboral
La jornada laboral ordinaria legal es de 40 horas semanales. Las horas extraordinarias están limitadas y deben compensarse económicamente o mediante descanso equivalente. Desde 2019, los empleadores están obligados a registrar la jornada diaria de todos los trabajadores (Registro de Jornada) — en formato digital o en papel, pero de forma fehaciente y auditable.
Despido: lo que realmente cuesta un despido
El derecho laboral español distingue varios tipos de despido con diferentes consecuencias económicas.
| Tipo de despido | Indemnización | Requisitos |
|---|---|---|
| Disciplinaria | 0 € si se reconoce la procedencia | Incumplimiento grave y culpable; requisitos formales estrictos |
| Objetiva (por causas económicas u objetivas) | 20 días de salario × años de servicio | Causas económicas, técnicas u organizativas; preaviso de 15 días |
| Improcedente (no reconocido o declarado nulo) | 33 días de salario × años de servicio (máx. 24 mensualidades) | El empresario puede elegir entre readmisión e indemnización |
| ERTE (reducción temporal de empleo) | Sin despido; prestación salarial estatal | Situación de necesidad económica; solicitud ante el SEPE |
Atención: Un despido disciplinario debe cumplir estrictos requisitos formales (comunicación escrita con cargos precisos, plazos). Un defecto de forma convierte automáticamente en «improcedente» un despido incluso justificado en cuanto al fondo, con los correspondientes costes de indemnización. Haz que los despidos sean siempre revisados legalmente antes de actuar.
La Seguridad Social en detalle: tipos de cotización
Las cotizaciones a la Seguridad Social son obligatorias desde el primer día de trabajo y se calculan y abonan mensualmente.
| Componente de cotización | Cuota empresarial | Cuota del trabajador |
|---|---|---|
| Seguro general de pensiones | ~23,6 % | ~4,7 % |
| Desempleo (Desempleo) | ~5,5 % | ~1,55 % |
| Accidente laboral/enfermedad profesional (Mutua) | ~1–4 % (según sector) | — |
| Fondo de formación continua (FOGASA, FP) | ~0,7 % | ~0,1 % |
| Total (aprox.) | ~29,9 % | ~6,35 % |
Las cotizaciones se calculan sobre la base de la Cotizationsbase (base de cotización) calculada en función del salario bruto real y sujeta a límites máximos y mínimos que se actualizan anualmente.
Nota: Para determinados tipos de contrato (p. ej. Formación en Alternancia, Fijo Discontinuo en la primera temporada, contratación de desempleados de larga duración) existen Bonificaciones – reducciones de cotización subvencionadas por el Estado. Comprueba si tienes derecho a ellas; el ahorro puede ser considerable.
Empleados del hogar y personal de limpieza: el Sistema Especial
Si en Mallorca contratas de forma privada a una empleada del hogar, un jardinero o una persona de limpieza, se aplica un sistema propio: el Sistema Especial para Empleados de Hogar. El alta se tramita igualmente a través de la TGSS, pero con formularios simplificados y una estructura de cotización propia. Encontrarás una guía detallada al respecto en el artículo Cómo dar de alta a una empleada del hogar en España.
Trabajadores extranjeros: lo que los empleadores deben tener en cuenta además
Los ciudadanos de la UE (y Suiza) pueden trabajar en España sin permiso de trabajo. Solo necesitan un NIE y, en su caso, la Residencia – pero el alta en la Seguridad Social sigue las mismas normas que para los ciudadanos españoles.
Para los nacionales de países no pertenecientes a la UE la situación se complica:
| Situación | Requisito |
|---|---|
| Nacional de un tercer país sin permiso de residencia | Se requiere autorización de trabajo (Autorización de Trabajo); debe verificarse la necesidad a escala nacional |
| Nacional de un tercer país con permiso de residencia en vigor (p. ej. Residencia) | Por lo general no se necesita autorización de trabajo por separado |
| Altamente cualificados (Tarjeta Azul UE) | Procedimiento simplificado para profesiones con escasez de mano de obra |
Nota: Antes de contratar a un ciudadano no comunitario, comprueba siempre su permiso de residencia vigente y su autorización para trabajar. Una contratación irregular puede acarrear sanciones considerables.
Sobre el NIE y la Residencia: Solicitar el número NIE en Mallorca y Residencia España.
Errores más frecuentes con el primer empleado en España
Estos errores aparecen con regularidad en las gestoría con experiencia en Mallorca, y resultan caros:
Alta después en lugar de antes del inicio de la actividad: Incluso un día sin alta puede generar multas y reclamaciones posteriores. El alta debe realizarse antes del primer día de trabajo.
Tipo de contrato incorrecto: Un contrato temporal sin causa justificada se considera contrato indefinido desde 2022. Si el error se detecta en una inspección, la conversión es automática y retroactiva.
Convenio Colectivo ignorado: Pagar por debajo del salario mínimo porque solo se conoce el SMI (Salario Mínimo Interprofesional) nacional es un error clásico. El convenio colectivo sectorial establece con frecuencia límites más elevados.
Salario calculado en 12 en lugar de 14 pagas: Quien divide el salario anual entre 12 para calcular la mensualidad subestima considerablemente la necesidad de liquidez.
Sin Registro de Jornada: La obligación de registrar diariamente la jornada laboral se aplica a cualquier empresa con empleados. La falta de documentación es un hallazgo frecuente en las inspecciones.
Despido sin revisión legal: Incluso los despidos con causa claramente justificada deben cumplir estrictos requisitos formales. Una carta con fecha incorrecta o sin indicación de los motivos del despido hace que el despido sea inválido.
Tratar al empleado doméstico como autónomo: Una persona que trabaja regularmente en el hogar no es por lo general autónomo, sino que debe darse de alta como trabajador por cuenta ajena.
¿Qué viene después? Obligaciones continuas como empleador
El alta es solo el principio. Como empleador en España tienes de forma permanente las siguientes obligaciones mensuales y anuales:
| Obligación | Periodicidad | Plazo |
|---|---|---|
| Elaborar la nómina | Mensualmente | Día de pago (establecido en el contrato) |
| Abonar las cotizaciones a la SS (a través del Sistema RED) | Mensualmente | Último día del mes siguiente |
| Ingresar retención de IRPF (retención salarial) (Modelo 111) | Mensualmente o trimestralmente | Día 20 del mes siguiente (mensual) / día 20 tras el fin del trimestre |
| Resumen anual de retenciones de IRPF (Modelo 190) | Anualmente | 31 de enero del año siguiente |
| Llevar el Registro de Jornada | Diariamente | De forma continua, conservar durante 4 años |
| Documentar el plan de vacaciones | Anualmente | Antes del inicio de las vacaciones |
Sobre el tema del IRPF como residente, se recomienda la guía Impuestos como residente en España.
Autónomo vs. trabajador por cuenta ajena: el test de clasificación
Un intento frecuente para ahorrar en cotizaciones sociales: tratar al empleado como trabajador autónomo. Sin embargo, el derecho español atiende a la configuración real de la relación, no a su denominación.
Cuando concurren las siguientes características, por lo general existe una relación laboral que debe ser dada de alta como tal:
- La persona trabaja exclusiva o principalmente para ti
- Tú determinas el horario y el lugar de trabajo
- La persona utiliza tus medios de producción
- Existe dependencia económica
La Inspección de Trabajo reclasifica dichas relaciones y reclama todas las cotizaciones a la Seguridad Social con carácter retroactivo, incluidos intereses y sanciones. Más sobre la situación de los autónomos en España: Autónomo en España y Cuota Autónomo España.
Lista de verificación: contratar al primer empleado en España
Utiliza esta lista como punto de control antes del primer día de trabajo:
- CIF/NIF de la empresa disponible
- Cuenta de Cotización abierta en la TGSS
- Contrato suscrito con la Mutua
- Servicio de Prevención Ajeno (prevención de riesgos laborales) contratado
- NIE/NASS del trabajador disponible
- Tipo de contrato verificado (Convenio Colectivo consultado)
- Contrato de trabajo redactado y firmado
- Alta del trabajador a través del Sistema RED antes del inicio de la actividad laboral presentada
- Contrato de trabajo presentado en el SEPE en un plazo de 10 días
- Registro de Jornada implantado
- Sistema de nóminas preparado (gestoría o software)
- Retención de IRPF calculada y registrada en el sistema
Conclusión: Contratar de forma legal merece la pena
El derecho laboral español protege fuertemente a los trabajadores — y eso no es un error, sino algo deliberado. Quien conoce las normas y las aplica de forma coherente dispone, como empresario en Mallorca, de un marco de condiciones bastante fiable: estructuras contractuales claras, bloques de costes previsibles y un sistema consolidado para el empleo de temporada. El mayor factor de riesgo no es el propio derecho, sino intentar navegarlo por intuición desde un sistema jurídico diferente. Una gestoría en España tiene un coste mensual razonable — y evita con frecuencia un múltiplo de esa cantidad en multas, pagos retroactivos y litigios. Planifica los costes salariales adicionales desde el principio con un factor de 1,30 a 1,40, elige el tipo de contrato adecuado a tu situación y da siempre de alta al trabajador antes del primer día de trabajo.
Fuentes oficiales
- Estatuto de los Trabajadores (RDL 2/2015): https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11430
- Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) – Sistema RED: https://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/InformacionUtil/44539
- SEPE – Servicio Público de Empleo Estatal (registro de contratos): https://www.sepe.es
- Reforma Laboral 2022 (RDL 32/2021): https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2021-21789
- Inspección de Trabajo y Seguridad Social: https://www.mites.gob.es/itss/web/index.html
- AEAT – Modelo 111 y 190 (retenciones de IRPF): https://www.agenciatributaria.es
- Sistema Especial de Empleados de Hogar (TGSS): https://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/Empresarios/Inscripcion/36537