Casier judiciaire en Espagne : demander un « Certificado de Antecedentes Penales »

Si tu signes un contrat de travail en Espagne, que tu fais une demande de permis de séjour ou que tu te lances en tant qu'indépendant, tu vas tôt ou tard te retrouver face à la question du casier judiciaire espagnol – et tu vas te rendre compte qu'il y a en fait deux documents importants à ce sujet. Le casier judiciaire allemand est délivré par l’Office fédéral de la justice à Bonn et reprend les informations figurant dans le registre central allemand. Son équivalent espagnol, le « Certificado de Antecedentes Penales », est délivré par le ministère de la Justice à partir du « Registro Central de Penados », qui est un registre totalement distinct. Ce guide t'explique quand tu as besoin de quel document, comment demander le « Certificado » espagnol en ligne, par courrier ou en personne, quels sont les délais à respecter et ce à quoi tu dois faire attention en matière d'apostille et de traduction.

Tu as besoin d'aide pour faire ta demande de casier judiciaire pour l'Espagne ?

• 📩 Envoie-nous une demande personnalisée — on t'aidera à déterminer de quel document tu as vraiment besoin et on t'accompagnera tout au long de ta demande
• Trouver un avocat dans l'annuaire professionnel — pour les affaires complexes impliquant un casier judiciaire ou des refus

Extrait de casier judiciaire allemand vs. « Certificado de Antecedentes Penales » espagnol

Ces deux documents ne se remplacent pas l'un l'autre. Le casier judiciaire allemand se réfère exclusivement aux inscriptions figurant dans le registre central allemand (Bundeszentralregister), tandis que le « Certificado de Antecedentes Penales » espagnol se réfère exclusivement aux inscriptions figurant dans le registre central espagnol des condamnés (Registro Central de Penados). Si une administration espagnole, un employeur ou un service des étrangers te demande un « extrait de casier judiciaire », c'est généralement le document espagnol qui est visé – surtout si tu résides déjà en Espagne ou si tu y as déjà résidé. En revanche, pour les démarches effectuées depuis l'Allemagne (par exemple, une demande de visa auprès de l'ambassade d'Espagne à Berlin), c'est souvent le certificat allemand de bonne conduite muni d'une apostille qui est exigé.

Remarque : ces deux certificats proviennent de registres différents. Un « Certificado de Antecedentes Penales » espagnol ne donne aucune indication sur d'éventuelles inscriptions dans le registre central allemand – et inversement.

Bon à savoir : le « Certificado de Antecedentes Penales » ne te donne pas automatiquement le droit de travailler avec des mineurs. Si tu travailles avec des enfants ou des ados, tu dois aussi avoir le « Certificado de Delitos de Naturaleza Sexual » – un document à part entière qu’il faut demander séparément.

Quand as-tu besoin de quel document ?

Le « Certificado » espagnol est le plus souvent exigé dans les cas suivants : pour certains contrats de travail (notamment dans la fonction publique ou pour des activités sensibles), dans le cadre d'une demande de permis de séjour (Residencia), pour certaines catégories de visas comme le visa non lucratif, ainsi que lors de l'inscription en tant qu'autónomo (Autónomo) dans certains secteurs réglementés. Si tu déclares une aide ménagère ou si tu cherches toi-même un emploi, tu devrais aussi vérifier si l'employeur exige un « Certificado » – ça dépend du secteur et du poste.

Attention : si tu es en train de t'occuper de ton numéro NIE ou de ton empadronamiento, pense à prévoir tout de suite le certificat – en Espagne, beaucoup de démarches administratives s'enchaînent et, sinon, ça risque de traîner inutilement.

Demander le « Certificado de Antecedentes Penales » en ligne

Le moyen le plus rapide, c'est de passer par le site web du ministère de la Justice. Pour ça, il faut t'identifier numériquement via Cl@ve ou avec un certificat électronique (DNIe ou certificat qualifié).

1. Rends-toi sur la page de demande en ligne à l'adresse sede.mjusticia.gob.es et identifie-toi via Cl@ve ou ton certificat électronique.
2. Remplis le formulaire en ligne. On vérifiera alors si tu acceptes que tes données soient consultées auprès de la Direction générale de la police via la Plateforme d'intermédiation des données – tu peux t'y opposer, mais tu devras alors choisir une autre procédure de demande.
3. Si le document doit être utilisé à l'étranger, sélectionne directement l'option « Apostille » dans le formulaire.
4. Règle les frais dus via la plateforme de paiement de l'AEAT.
5. Dans la plupart des cas, le « Certificado » est délivré immédiatement. Si ce n'est pas possible, tu recevras un justificatif avec un numéro de demande que tu pourras télécharger plus tard.
6. Si tu le souhaites, tu peux indiquer une adresse e-mail pour être averti dès que le certificat sera disponible.
7. Tu peux vérifier l'état d'avancement dès le lendemain via le service « Consulta de Estado » ou « ¿Cómo va lo mío ? » et télécharger le document final.
8. Tu peux vérifier plus tard en ligne l'authenticité d'un certificat téléchargé grâce au code CSV (código seguro de verificación).

Remarque : si tu n'as pas encore créé ton compte Cl@ve en Espagne, tu peux t'inscrire via un appel vidéo ou une lettre d'invitation auprès du siège de l'AEAT. Ça vaut le coup, car ça simplifiera à l'avenir presque toutes tes démarches administratives en Espagne.

Demande par courrier ou en personne en Espagne

Si tu n'as pas Cl@ve ou de certificat électronique, tu peux aussi demander le Certificado de manière traditionnelle : en te rendant sur place ou en envoyant un courrier au ministère.

Tu peux télécharger le formulaire Modelo 790 directement depuis le site du ministère de la Justice. Si tu vis à l'étranger et que tu veux faire ta demande par courrier, envoie-la à l'Oficina Central de Atención al Ciudadano, Sección de Penales, ministère de la Justice.

Demande par l'intermédiaire d'un mandataire ou depuis l'étranger

Les ressortissants espagnols qui sont déclarés à l'étranger et inscrits au Registro de Matrícula Consular du consulat compétent ont la possibilité de signer une procuration au consulat pour qu'un tiers puisse demander le Certificado en Espagne. Voici comment ça se passe :

1. Prends rendez-vous au consulat espagnol compétent de ta ville de résidence à l'étranger (c'est le consulat auprès duquel tu es inscrit au Registro de Matrícula Consular qui est compétent).
2. Fais remplir et signer la procuration au consulat.
3. Présente ta carte d'identité ou ton passeport, avec une copie.
4. Indique le nom et le numéro DNI du représentant en Espagne.
5. Le mandataire va chercher le « Certificado » en personne à la Gerencia Territorial qui lui a été attribuée, muni de son passeport ou de son DNI et des documents légalisés par le consulat.

Attention : les personnes qui n'ont pas la nationalité espagnole ne peuvent pas demander le « Certificado de Antecedentes Penales » auprès des ambassades ou consulats espagnols. Dans ce cas, les Allemands n'ont d'autre choix que de faire la demande en ligne, par courrier ou en personne lors d'un séjour en Espagne.

En principe, les consulats ne délivrent pas eux-mêmes le « Certificado » et ne perçoivent pas non plus les frais correspondants : ils se contentent de transmettre la demande ou de certifier des copies.

Délais de traitement et échéances

Le délai de traitement dépend beaucoup de la possibilité d'une délivrance immédiate ou de la nécessité de vérifications supplémentaires – par exemple pour les ressortissants de l'UE dont la nationalité est enregistrée dans l'ECRIS, comme les Allemands, pour lesquels on compare à la fois les registres espagnols et allemands.

Remarque : en tant que ressortissant allemand, tu es soumis au règlement ECRIS, car l'Allemagne fait partie du système européen d'information sur les casiers judiciaires. Pour les délais importants – par exemple dans le cadre d'une demande de permis de séjour –, mieux vaut prévoir la variante des 30 jours plutôt que d'espérer une délivrance immédiate.

Apostille et traduction certifiée conforme : quand est-ce nécessaire ?

Si tu comptes utiliser le « Certificado de Antecedentes Penales » à l'étranger – par exemple auprès d'une administration allemande –, il doit être légalisé. Pour ça, il te suffit de sélectionner l'option « Apostille » dès le formulaire de demande en ligne, pour que le document soit directement délivré avec l'Apostille. À l'inverse, si tu présentes un extrait de casier judiciaire allemand en Espagne, tu auras généralement besoin d'une apostille délivrée par l'Office fédéral de la justice ainsi que d'une traduction certifiée conforme en espagnol pour que les autorités espagnoles acceptent le document.

Pour faire traduire un extrait de casier judiciaire allemand en espagnol (ou l'inverse) avec une traduction certifiée, tu as besoin d'un traducteur assermenté. Tu trouveras des interlocuteurs sur place grâce à l'annuaire professionnel des traducteurs de Majorque.

Le casier judiciaire allemand : les quatre types

Si tu as besoin d'un extrait de casier judiciaire allemand (en plus ou à la place du « Certificados » espagnol), le Registre central fédéral distingue quatre types :

Les erreurs les plus courantes

• Ne confonds pas ces deux documents. En général, les autorités allemandes n'acceptent pas un « Certificado de Antecedentes Penales » espagnol à la place d'un extrait de casier judiciaire allemand – et vice versa.
• Tu as oublié l'apostille. Si tu as besoin de ce document à l'étranger, tu dois choisir l'option « apostille » dès le dépôt de ta demande ; une légalisation a posteriori prendra plus de temps.
• Pas de traduction certifiée prévue. Sans traduction certifiée, les autorités espagnoles ne reconnaissent souvent pas le casier judiciaire allemand.
• Refuser systématiquement la vérification des données sans avoir d'autre choix. Si tu t'opposes à la vérification automatique de l'identité par la police, tu dois absolument trouver un autre moyen de faire ta demande.
• Il ne faut pas confondre le « Certificado » avec le « Certificado de Delitos de Naturaleza Sexual ». Pour les activités impliquant des mineurs, le « Certificado » standard ne suffit pas.
• Ne sous-estime pas les délais de l'ECRIS. Pour les demandes urgentes, les ressortissants allemands devraient prévoir les 30 jours calendaires possibles et ne pas partir du principe que la délivrance immédiate est la règle.

Et après ?

Dès que tu as ton « Certificado de Antecedentes Penales » en main, tu peux le présenter directement à l'organisme concerné – par exemple dans le cadre de ta demande de permis de séjour, lors de ta recherche d'emploi via Job finden Mallorca ou pour ta demande de visa. Conserve également le justificatif indiquant le numéro de demande et le code de vérification CSV, au cas où une administration souhaiterait vérifier à nouveau l'authenticité du document ultérieurement. Pour toutes les autres démarches administratives – du numéro NIE à l 'empadronamiento –, ça vaut le coup de jeter un œil à l'ensemble de la rubrique « Administrations & formalités ».

Liste de contrôle : demander un extrait de casier judiciaire pour l'Espagne

• On a vérifié si c'est le « Certificado » espagnol, le « Führungszeugnis » allemand ou les deux qui sont demandés
• Accès Cl@ve ou certificat électronique configuré (pour la procédure en ligne)
• En cas d'utilisation à l'étranger : option « apostille » sélectionnée dans la demande
• Paiement de la redevance via la plateforme de paiement de l'AEAT
• Adresse e-mail enregistrée pour les notifications
• Pour le casier judiciaire allemand : choisir le type qui convient (simple, étendu, européen, administratif)
• Si besoin : contacté un traducteur assermenté via l'annuaire professionnel
• Pour les cas complexes (antécédents judiciaires, refus) : on consulte un avocat

Conclusion

Dans la plupart des cas, tu peux demander le « Certificado de Antecedentes Penales » facilement et même immédiatement en ligne via le portail électronique du ministère de la Justice (Sede Electrónica), à condition d'avoir ton Cl@ve ou un certificat électronique à portée de main. Si tu n’as pas encore cet accès ou si, en tant que ressortissant allemand, tu dois tenir compte des délais ECRIS, mieux vaut prévoir un peu d’avance plutôt que de compter sur la délivrance immédiate. Le plus important, c’est surtout de vérifier bien à l’avance si l’administration ou l’employeur demande le document espagnol ou allemand – et si une apostille ou une traduction certifiée est nécessaire. Si tu as un doute, mieux vaut demander conseil une fois de trop que de te retrouver finalement devant les portes de l’administration avec un document incomplet.

Sources officielles

• Ministère de la Justice – Extrait de casier judiciaire (portail en ligne) : https://sede.mjusticia.gob.es/tramites/certificado-antecedentes
• Ministère de la Justice – Démarches et formalités personnelles : https://www.mjusticia.gob.es/es/ciudadania/tramites/certificado-antecedentes
• Sede Judicial Electrónica – Demande de certificats avec Cl@ve : https://sedejudicial.justicia.es/-/solicitud-de-certificados-con-cl-ve
• Ministère des Affaires étrangères – Extrait de casier judiciaire (Consulat d'Espagne à Londres) : https://www.exteriores.gob.es/Consulados/londres/es/Informacion-servicios-consulares/Paginas/Tr%C3%A1mites/Certificado-de-Antecedentes-Penales.aspx
• Ministère fédéral des Affaires étrangères / Représentations allemandes en Espagne – Extrait de casier judiciaire : https://spanien.diplo.de/es-de/service/1694530-1694530