Krankmeldung Spanien: Baja laboral, Lohnfortzahlung und wer wann zahlt

Wer in Spanien krank wird, landet schnell in einem System, das sich fundamental von der deutschen Lohnfortzahlung unterscheidet: Bei der Krankmeldung in Spanien, offiziell "Parte de Baja por Incapacidad Temporal", ruht der Arbeitsvertrag zunächst, und an die Stelle eines einheitlichen Arbeitgeber-Gehalts tritt ein gestuftes System aus Karenzzeit, Arbeitgeberzahlung und Sozialversicherungsleistung. Spanien liegt bei den Krankheitstagen europaweit ohnehin weit vorne – im Schnitt fehlen Arbeitnehmer 4,9 Wochen pro Jahr. Wer die Fristen und Zahlungsstufen nicht kennt, riskiert Lohnausfall oder sogar den Verlust des Kündigungsschutzes. Dieser Ratgeber erklärt Schritt für Schritt, wer ab welchem Tag zahlt, welche Voraussetzungen gelten, wie lange eine Baja maximal dauert und was sich durch die Digitalisierung der INSS-Bescheide ab 2026 ändert.

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Was ist die Baja laboral genau?

Die deutsche Übersetzung "Lohnfortzahlung im Krankheitsfall" trifft das spanische System nur bedingt. Rechtlich handelt es sich um eine incapacidad temporal (vorübergehende Arbeitsunfähigkeit): Der Arbeitsvertrag wird bei Krankheit grundsätzlich suspendiert, nicht fortgeführt. An die Stelle eines einheitlichen Gehalts tritt in der Regel ein Sozialversicherungs-Subsidium, dessen Höhe und Zahler vom Grund der Arbeitsunfähigkeit abhängt. Der Arbeitsplatz bleibt dabei laut Estatuto de los Trabajadores (Art. 48.1) reserviert – Kündigungsschutz besteht also parallel zum Ruhen des Vertrags nach Art. 45.1 c) ET.

Rechtliche Grundlagen der Krankmeldung in Spanien

Die aktuelle Regelung stützt sich vor allem auf drei Ebenen: den Real Decreto 625/2014 zur Verwaltung der vorübergehenden Arbeitsunfähigkeit, die Ley General de la Seguridad Social (Art. 128–137) sowie das Estatuto de los Trabajadores. Historisch geht das Prinzip auf die Orden de 13 de octubre de 1967 zurück, die den Grundgedanken bis heute prägt: Im Zentrum steht nicht die Fortzahlung des Gehalts, sondern die Tatsache, dass der Arbeitnehmer seiner Arbeitspflicht vorübergehend nicht nachkommt.

Hinweis: Zusätzlich zum Gesetz gilt oft ein Convenio Colectivo (Sektortarifvertrag), der abweichende oder ergänzende Regeln zur Krankmeldung enthalten kann. Mehr dazu im Ratgeber Mitarbeiter einstellen Spanien.

Die 3-Tage-Regel: So läuft die Krankmeldung ab

Bei Krankheitsbeginn gilt in Spanien ein Ablauf, der sich vom deutschen System unterscheidet — und der sich 2023 grundlegend geändert hat. Die Arbeitsunfähigkeit meldest du deinem Arbeitgeber weiterhin unverzüglich. Den Parte de Baja musst du seit dem 1. April 2023 aber nicht mehr beim Arbeitgeber abgeben. Seit dem Real Decreto 1060/2022 und der Orden ISM/2/2023 stellt der Arzt nur noch eine Kopie für dich aus; die Daten übermittelt das INSS dem Unternehmen auf elektronischem Weg. Die früher verbreitete Drei-Tage-Frist zur Vorlage beim Arbeitgeber ist damit entfallen. Wer noch nach der alten Regel handelt, tut nichts Falsches — aber verlassen muss er sich darauf nicht mehr.

1. Tag 1 der Erkrankung: Arzttermin beim Hausarzt (médico de cabecera) im Centro de Salud oder telefonisch/online.
2. Ausstellung des Parte de Baja: Der Arzt stellt die offizielle Erstbescheinigung aus und übermittelt sie in der Regel elektronisch an die Sozialversicherung.
3. Meldung an den Arbeitgeber: Die Abwesenheit unverzüglich melden. Die Bescheinigung selbst übermittelt seit dem 1. April 2023 das INSS elektronisch an den Betrieb.
4. Bei fortdauernder Krankheit: Regelmäßige Parte de Confirmación durch den Arzt, je nach Prognosezeitraum.
5. Bei Genesung: Der Arzt stellt den Parte de Alta aus, der Arbeitnehmer nimmt die Arbeit wieder auf.

Achtung: Ohne rechtzeitig vorgelegtes ärztliches Attest gilt die Abwesenheit als unentschuldigt. Das kann sowohl den Anspruch auf die Sozialversicherungsleistung als auch den Kündigungsschutz gefährden.

Wer zahlt wann? Lohnfortzahlung Tag für Tag

Das Kernstück der spanischen Krankmeldung ist die gestufte Zahlungsverantwortung. Anders als in Deutschland gibt es keine durchgehende volle Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber – stattdessen wechseln sich Karenzzeit, Arbeitgeberzahlung und Sozialversicherung ab.

Für die ersten drei Krankheitstage besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Lohn oder Sozialleistung – diese sogenannte "purga" (Reinigungszeit) soll Fehlzeiten begrenzen. Erst ab dem vierten Tag beginnt die Zahlungspflicht, zunächst durch den Arbeitgeber, ab dem 16. Tag übernimmt die Sozialversicherung. Berichten zufolge kann der Leistungssatz je nach Krankheitsphase und -art zwischen 60 und 75 Prozent der Bemessungsgrundlage liegen – prüfe im Zweifel deinen individuellen Convenio Colectivo, da viele Tarifverträge zusätzliche Aufstockungen vorsehen.

Hinweis: Die genaue Höhe und der Zahler hängen laut spanischem Sozialversicherungsrecht davon ab, ob es sich um eine gewöhnliche Krankheit (enfermedad común), einen Arbeitsunfall oder eine Berufskrankheit handelt. Lass dir im Zweifel von einer Gestoría oder einem Fachanwalt die konkrete Situation erklären.

Voraussetzungen für die IT-Leistung

Damit die Sozialversicherung überhaupt zahlt, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein. Der Anspruchsteller muss bei der Sozialversicherung registriert sein oder sich in einer gleichgestellten Situation befinden. Bei einer gewöhnlichen Erkrankung (enfermedad común) ist zusätzlich eine Mindestbeitragszeit erforderlich.

Wer die 180-Tage-Beitragszeit nicht erfüllt, hat bei gewöhnlicher Krankheit unter Umständen keinen Anspruch auf die IT-Leistung. Selbstständige (Autónomos) haben ein eigenes Regime – Details dazu findest du im Ratgeber Autónomo Spanien.

Dauer der Baja und Verlängerung

Die Krankmeldung ist zeitlich nicht unbegrenzt. Die maximale Dauer der Lohnfortzahlung bzw. IT-Leistung beträgt zwölf Monate und kann um bis zu sechs weitere Monate verlängert werden, wenn eine Genesung und Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit prognostiziert wird.

Nach Ablauf der 18 Monate (12+6) legt das INSS den Fall einem Entscheidungsgremium vor, das darüber befindet, ob der Zeitraum auf bis zu 30 Monate ausgedehnt wird oder eine Invalidität festgestellt wird. Der Arbeitgeber wird über diese Entscheidung informiert. Erst in dem Moment, in dem der Arbeitnehmer offiziell abgemeldet werden kann, entfällt die Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers – bis dahin muss weiterbeschäftigt bzw. der Arbeitsplatz freigehalten werden.

Digitalisierung: INSS-Bescheide ab 2026 digital

Ein aktuelles Update betrifft die Zustellung behördlicher Entscheidungen: Auf Basis der Orden ISM/541/2026 stellt das INSS bestimmte Bescheide inzwischen digital zu. Das eigentliche Verfahren der Krankmeldung selbst läuft dabei unverändert weiter wie bisher – geändert hat sich lediglich der Zustellweg der Bescheide.

Hinweis: Wer keinen Zugang zu Cl@ve oder einem digitalen Zertifikat hat, sollte sich frühzeitig um die entsprechenden Zugangsdaten kümmern, um Bescheide fristgerecht abrufen zu können. Mehr dazu im Ratgeber Cl@ve PIN Spanien.

Spanien vs. Deutschland: Die wichtigsten Unterschiede

Wer aus Deutschland kommt, ist ein anderes System gewohnt: Dort regelt das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) die Fortzahlung des vollen Gehalts durch den Arbeitgeber für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum, bevor die Krankenkasse Krankengeld übernimmt. In Spanien dagegen gibt es von Beginn an eine Karenzzeit ohne jede Zahlung, danach nur eine anteilige Leistung – und der Arbeitsvertrag gilt rechtlich als suspendiert statt fortgeführt.

Kündigungsschutz während der Baja

Auch wenn der Arbeitsvertrag während der Krankmeldung nach Art. 45.1 c) ET als suspendiert gilt, bleibt der Arbeitsplatz nach Art. 48.1 ET reserviert. Eine Kündigung während einer laufenden, ordnungsgemäß gemeldeten Baja ist damit grundsätzlich nicht ohne Weiteres möglich – anders sieht es aus, wenn die Krankmeldung nicht fristgerecht oder gar nicht nachgewiesen wurde. Details zu Kündigung und Abfindung findest du im Ratgeber Finiquito & Kündigung Spanien.

Häufigste Fehler bei der Krankmeldung

• Attest zu spät vorlegen: Wer die Drei-Tage-Frist verpasst, riskiert eine unentschuldigte Abwesenheit und den Verlust von Ansprüchen.
• Mindestbeitragszeit übersehen: Ohne die erforderlichen 180 Beitragstage in den letzten 5 Jahren kann bei gewöhnlicher Krankheit die IT-Leistung entfallen.
• Convenio Colectivo nicht geprüft: Viele Tarifverträge sehen zusätzliche Leistungen oder Aufstockungen vor, die ungenutzt bleiben, wenn man sie nicht kennt.
• Digitale Zustellung verpasst: Seit der Umstellung auf digitale INSS-Bescheide (Orden ISM/541/2026) müssen Empfänger aktiv innerhalb von 10 Tagen abrufen.
• Verwechslung mit dem deutschen System: Wer automatisch von einer vollen Lohnfortzahlung ab Tag 1 ausgeht, wird von der spanischen Karenzzeit überrascht.

Was kommt danach?

Endet die Baja durch Genesung, stellt der Arzt den Parte de Alta aus und die Arbeit wird wieder aufgenommen. Zieht sich die Arbeitsunfähigkeit über die reguläre Frist von 12 plus 6 Monaten hinaus, entscheidet ein Gremium des INSS über eine weitere Verlängerung auf bis zu 30 Monate oder die Feststellung einer Invalidität. Im Fall einer festgestellten (dauerhaften) Invalidität greifen andere Leistungen der Sozialversicherung – mehr dazu im Ratgeber Rente in Spanien beantragen. Endet das Arbeitsverhältnis im Zusammenhang mit der Krankmeldung, kann außerdem der Ratgeber Paro Spanien beantragen relevant werden.

Checkliste: Krankmeldung in Spanien

• Am ersten Krankheitstag Arzttermin vereinbaren (Centro de Salud, Hausarzt)
• Arbeitgeber unverzüglich über die Erkrankung informieren
• Parte de Baja vom Arzt erhalten und die eigene Kopie aufbewahren
• Eigene Beitragszeit bei der Sozialversicherung prüfen (mind. 180 Tage/5 Jahre bei enfermedad común)
• Convenio Colectivo auf zusätzliche Leistungen prüfen
• Zugang zu Cl@ve/Certificado Digital für digitale INSS-Bescheide sicherstellen
• Bei fortdauernder Krankheit regelmäßige Parte de Confirmación einholen
• Vida Laboral zur Prüfung der eigenen Beitragszeiten abrufen

Tipp: Deine gesamte Beitragshistorie kannst du jederzeit über die Vida Laboral abrufen und so die 180-Tage-Voraussetzung selbst überprüfen.

Fazit

Die Krankmeldung in Spanien folgt einer klaren, aber für Neuankömmlinge oft überraschenden Logik: drei Tage Karenzzeit ohne Zahlung, danach 60 Prozent durch den Arbeitgeber, ab dem 16. Tag übernimmt die Sozialversicherung. Wer weiss, dass die Vorlage des Attests beim Arbeitgeber seit April 2023 entfallen ist, die Mindestbeitragszeit von 180 Tagen kennt und die digitalen Zustellwege der INSS-Bescheide im Blick hat, vermeidet die häufigsten Fallstricke. Bei längerfristigen oder komplexen Fällen – etwa nahe der 12-Monats-Grenze oder bei Unsicherheit über den eigenen Convenio Colectivo – lohnt sich frühzeitig fachkundiger Rat.

Offizielle Quellen

• Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones – Guía sobre Incapacidad Temporal: https://www.mites.gob.es/es/guia/texto/guia_14/contenidos/guia_14_29_3.htm
• Boletín Oficial del Estado (BOE) – Real Decreto 625/2014 und Ley General de la Seguridad Social: https://www.boe.es
• Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS): https://www.seg-social.es