Der Notar beim Immobilienkauf auf Mallorca: Termin, Urkunde und Kopien

Beim Immobilienkauf auf Mallorca ist der Notartermin der Moment, in dem aus den Vorbereitungen eine öffentliche Kaufurkunde wird. Käufer und Verkäufer unterzeichnen die Escritura Pública de Compraventa; anschließend steht noch die steuerliche und grundbuchrechtliche Abwicklung an. Wer erst am Tag der Unterschrift nach Ausweisen, Vollmachten oder dem vereinbarten Zahlungsweg fragt, macht sich diesen wichtigen Termin unnötig schwer.

Hier erfährst Du, wie Du ein Notariat findest und einen Termin sinnvoll abstimmst, welche Unterlagen vorher geprüft werden sollten und was bei der Unterzeichnung geschieht. Auch die häufigen Fragen nach Öffnungszeiten, Samstagsterminen und der nächstgelegenen Notaría gehören dazu. Schließlich geht es um die Zeit danach: Welche Kopie der Urkunde brauchst Du, wie fragst Du eine ältere Abschrift an und warum solltest Du die spätere Grundbucheintragung nicht mit der Unterschrift beim Notar verwechseln?

Welche Aufgabe hat der Notar beim Immobilienkauf auf Mallorca?

Der spanische Notar beurkundet den Kauf als öffentliche Urkunde. Beim Termin stellt er unter anderem die Identität und die Berechtigung der Beteiligten fest und gleicht wesentliche Angaben mit den vorliegenden Unterlagen ab. Die notarielle Kaufurkunde ist die Grundlage dafür, den Erwerb im spanischen Eigentumsregister eintragen zu lassen.

Das ersetzt nicht die Prüfung der Immobilie vor dem Kauf. Ob etwa eine Finca in ihrer geplanten Weise genutzt werden darf oder bauliche Veränderungen zulässig sind, solltest Du gesondert klären. Ausgangspunkt für die Prüfung von Eigentümer und eingetragenen Belastungen ist die Nota Simple. Mehr dazu findest Du unter Grundbuch in Spanien prüfen; für die Begleitung der rechtlichen Prüfung gibt es den Ratgeber zum Anwalt beim Immobilienkauf in Spanien.

Achtung: Die Unterschrift beim Notar und die spätere Eintragung im Eigentumsregister sind unterschiedliche Schritte. Kläre vor dem Termin, wer die Abwicklung nach der Beurkundung übernimmt.

Wie findest Du ein Notariat und vereinbarst den Termin?

Du kannst ein Notariat auf Mallorca auswählen und die Kanzlei direkt wegen eines Kaufabschlusses ansprechen. Häufig stimmen Käufer, Verkäufer und ihre jeweiligen Vertreter den Termin gemeinsam ab. Soll jemand aufgrund einer Vollmacht unterschreiben oder ist eine Finanzierung beteiligt, gehört das frühzeitig in die Terminplanung.

Für die Suche nach einer Notaría in Deiner Nähe ist die spanische Notariatsorganisation ein amtlicher Ausgangspunkt. Die Notarkammer der Balearen ist ebenfalls eine Anlaufstelle für Kontaktdaten. Die folgenden Angaben zur Kammer helfen Dir bei der Orientierung; bestätige Anschrift und Erreichbarkeit vor einem Besuch.

Frage das gewählte Notariat nicht nur nach einem freien Termin. Bitte zugleich um eine Liste der benötigten Unterlagen, den vorgesehenen Ablauf und die Möglichkeit, den Entwurf der Kaufurkunde vor der Unterzeichnung durchzusehen.

Wann haben Notariate geöffnet – und gibt es Samstagstermine?

Öffnungszeiten und verfügbare Beurkundungstermine hängen vom jeweiligen Notariat ab. Verlasse Dich deshalb weder auf allgemeine Angaben für „Notare auf Mallorca“ noch darauf, dass ein geöffnetes Büro kurzfristig einen Immobilienkauf beurkunden kann. Frage bei der Kanzlei konkret nach ihren Bürozeiten und einem Termin für die Escritura de Compraventa.

Auch für einen Samstag lässt sich kein allgemeiner Bereitschaftsdienst für Immobilienkäufe voraussetzen. Wenn Du nur dann auf der Insel bist, kläre mit dem Notariat ausdrücklich, ob es einen passenden Termin anbietet. Ist persönliches Erscheinen schwierig, kann eine notarielle Vollmacht für Spanien eine Alternative sein.

Wie viele Notare aktuell auf Mallorca tätig sind oder welches Büro Deinem Standort am nächsten liegt, hängt von aktuellen Verzeichniseinträgen und Deinem Aufenthaltsort ab. Für die Wahl zählt zudem, ob die Kanzlei den konkreten Kauf mit allen Beteiligten vorbereiten und terminieren kann.

Was muss vor dem Notartermin vorliegen?

Bitte möglichst früh um den Urkundenentwurf und gleiche ihn mit dem vereinbarten Kauf ab. Besonders wichtig sind die Beteiligten, die Beschreibung der Immobilie, der Kaufpreis, bereits geleistete Zahlungen, der verbleibende Zahlungsbetrag und die Behandlung bestehender Belastungen. Wer Möbel oder anderes Inventar übernimmt, sollte auch dessen Vereinbarung mitprüfen.

Welche Originale, Kopien und weiteren Nachweise das Notariat im Einzelfall verlangt, solltest Du mit der Kanzlei abstimmen. Das gilt besonders für eine Vollmacht und für Nachweise zur Herkunft der Kaufmittel. Falls Deine NIE noch fehlt, hilft Dir der Ratgeber zur NIE-Nummer auf Mallorca.

Hinweis: Unterschreibe keinen Entwurf, dessen Angaben zu Kaufgegenstand, Zahlungen oder Belastungen Du nicht nachvollziehen kannst. Offene Punkte gehören vor den Beurkundungstermin.

Wie läuft die Unterzeichnung der Kaufurkunde ab?

Der genaue Ablauf richtet sich nach der Transaktion. Als praktische Reihenfolge kannst Du Dir diese Schritte merken:

1. Beteiligte feststellen: Käufer und Verkäufer erscheinen selbst oder lassen sich wirksam vertreten. Das Notariat prüft die Identität und die vorgelegten Vertretungsunterlagen.
2. Urkunde durchgehen: Die Angaben der Escritura Pública de Compraventa werden mit den Beteiligten behandelt. Sprich Unklarheiten vor der Unterschrift an.
3. Zahlung abwickeln: Der vereinbarte Restkaufpreis wird entsprechend dem vorher abgestimmten Zahlungsweg geleistet; bereits erbrachte Zahlungen müssen zur Urkunde passen.
4. Urkunde unterzeichnen: Die Beteiligten unterschreiben die öffentliche Kaufurkunde vor dem Notar.
5. Abwicklung anschließen: Kläre, wer Urkundenkopien entgegennimmt, die steuerlichen Schritte erledigt und die Eintragung im Eigentumsregister weiterverfolgt.

Eine Vertretung kann die Reise zum Termin entbehrlich machen, muss aber rechtzeitig vorbereitet werden. Die Einzelheiten gehören mit dem beurkundenden Notariat abgestimmt.

Was kostet der Notartermin?

Spanische Notargebühren richten sich nach einer verbindlichen Gebührenordnung; der Rechnungsbetrag hängt vom konkreten Urkundenvorgang ab. Pauschale Prozentsätze aus Immobilienanzeigen oder Kaufkostenübersichten sind deshalb keine verlässliche Gebührenzusage. In veröffentlichten Kostenbeispielen für Mallorca werden folgende Notarkosten angesetzt:

Die Beispiele sind keine Preisliste eines Notariats. Bitte für Deinen Kauf um eine auf den vorgesehenen Vorgang bezogene Kostenaufstellung und frage nach den Kosten benötigter Kopien. Notar, Steuern und Eigentumsregister sind unterschiedliche Posten; den größeren Zusammenhang erklärt der Ratgeber zu den Kaufnebenkosten auf Mallorca.

Wie bekommst Du eine Kopie der Kaufurkunde?

Sprich bereits beim Kaufabschluss ab, welche Ausfertigung oder Kopie Du erhältst und wer weitere Exemplare benötigt. Eine einfache Kopie und eine beglaubigte Abschrift erfüllen nicht automatisch denselben Zweck. Sage dem Notariat daher, wofür Du das Dokument brauchst, statt lediglich nach „einer Kopie“ zu fragen.

Bei einer älteren Urkunde hilft es, Ort und Datum der Unterzeichnung, den Namen des damaligen Notars und – falls vorhanden – die Protokollnummer anzugeben. Angaben zur Urkunde lassen sich unter Umständen auch aus einem Grundbuchauszug ermitteln. Wende Dich mit diesen Daten an das zuständige Notariat beziehungsweise frage bei der Notarkammer nach, wohin Deine Anfrage zu richten ist.

Für eine beglaubigte Abschrift gibt es hier keinen seriösen Einheitspreis: Art und Umfang des Dokuments sowie der angefragte Vorgang können den Betrag beeinflussen. Bitte vor der Bestellung um Auskunft zu Kopienart und Gebühr. Wenn Du mit „beglaubigter Kopie“ dagegen die Beglaubigung eines anderen Dokuments meinst, beschreibe dieses Dokument ausdrücklich – das ist nicht dasselbe wie eine Abschrift Deiner Kaufurkunde.

Häufigste Fehler beim Notartermin

• Den Entwurf erst bei der Unterschrift lesen: Kaufpreis, Objektbeschreibung und Zahlungen sollten vorher geklärt sein.
• Die Nota Simple für die gesamte Immobilienprüfung halten: Registerangaben beantworten nicht jede bau- oder nutzungsrechtliche Frage.
• Vollmacht oder Zahlungsweg zu spät abstimmen: Beides kann beeinflussen, ob der geplante Termin durchführbar ist.
• Öffnungszeiten mit freien Beurkundungsterminen verwechseln: Gerade bei einer kurzen Reise solltest Du die Verfügbarkeit ausdrücklich bestätigen lassen.
• Unterschrift und Grundbucheintragung gleichsetzen: Verfolge die Abwicklung nach dem Termin weiter.
• Eine „Kopie“ ohne Zweck bestellen: Kläre, ob eine einfache Kopie oder eine beglaubigte Abschrift verlangt wird.

Was kommt danach?

Nach der Beurkundung sind die mit dem Erwerb verbundenen Steuern und die Eintragung im Eigentumsregister zu organisieren. Wer das übernimmt und welche Unterlagen dafür benötigt werden, sollte schon vor der Unterschrift feststehen. Bewahre Deine Urkundenkopie und die Nachweise zur weiteren Abwicklung geordnet auf.

Prüfe später, ob die Eintragung tatsächlich erfolgt ist. Informationen aus dem Eigentumsregister erhältst Du über die spanischen Registradores. Wenn der Kauf noch in der Vorbereitung steckt, führt Dich der Überblick zum Immobilienkauf in Spanien durch die Rolle des Notars im gesamten Verfahren.

Checkliste für Deinen Kaufabschluss

• Notariat auswählen und Termin mit allen Beteiligten abstimmen.
• Öffnungszeiten und persönliche Verfügbarkeit direkt bei der Kanzlei bestätigen.
• Unterlagenliste des Notariats anfordern.
• Ausweise, NIE und gegebenenfalls Vollmacht bereitlegen.
• Aktuelle Nota Simple und Verkäuferunterlagen prüfen lassen.
• Entwurf der Escritura vorab lesen und offene Fragen klären.
• Restzahlung und Zahlungsnachweise mit dem vereinbarten Ablauf abgleichen.
• Zuständigkeit für Steuern, Urkundenkopien und Grundbucheintragung festlegen.

Fazit

Ein guter Notartermin beginnt nicht im Beurkundungszimmer, sondern mit einem geprüften Urkundenentwurf und klaren Absprachen. Such Dir ein erreichbares Notariat, bestätige dessen tatsächliche Terminverfügbarkeit und kläre Unterlagen, Vertretung und Zahlung vor der Reise. Nach der Unterschrift behältst Du Kopien, steuerliche Abwicklung und Grundbucheintragung im Blick.

Keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Fragen zu Deinem Kaufvertrag, der Vertretung oder der steuerlichen Behandlung ist eine individuelle Prüfung erforderlich.

Offizielle Quellen

• Spanische Notariatsorganisation – Notariado
• Spanische Eigentumsregister – Registradores