Obowiązek zgłaszania gości dla wynajmujących obiekty wakacyjne na Majorce: jak prawidłowo korzystać z SES.Hospedajes

Jeśli przyjmujesz na Majorce gości wakacyjnych, od 2. grudnia 2024 masz ustawowy obowiązek zgłosić każdego gościa za pośrednictwem państwowej platformy SES.Hospedajes w ciągu 24 godzin od jego przyjazdu. To, co wcześniej dotyczyło wyłącznie hoteli, obejmuje teraz również prywatnych właścicieli wynajmujących fincas, mieszkania wakacyjne i apartamenty. Podstawą prawną jest Dekret Królewski 933/2021, który wprowadza w całej Hiszpanii jednolite zasady rejestracji podróżnych i zastępuje dotychczasowe systemy Guardia Civil oraz WebPol/E-Hotel. Z tego poradnika dowiesz się, kogo dokładnie dotyczy obowiązek zgłoszenia, jak przebiega rejestracja od strony technicznej, jakie dane musisz zebrać, jakie konsekwencje grożą za niedopełnienie obowiązku oraz jaki jest związek między SES.Hospedajes a balearską licencją ETV i lokalnym rejestrem wynajmujących.

Czy wiesz już, czy Twoje procedury zgłaszania spełniają wymogi prawa?

• Złóż indywidualne zapytanie — sprawdzimy Twoją sytuację związaną z wynajmem i skierujemy Cię do odpowiednich specjalistów
• Przeniesienie licencji ETV

Czym jest SES.Hospedajes i kto musi zgłaszać gości?

SES.Hospedajes to centralna platforma prowadzona przez hiszpańskie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, służąca do rejestrowania danych podróżnych. Utworzono ją, aby ujednolicić wcześniej odrębne sposoby zgłaszania: do 2024 zgłoszenia składano za pośrednictwem "Hospederías de la Guardia Civil" (głównie mniejsi wynajmujący) albo "WebPol/E-Hotel" (głównie hotele). Od 2. grudnia 2024 korzystanie z SES.Hospedajes jest obowiązkowe dla wszystkich obiektów noclegowych — niezależnie od tego, czy wynajmujesz dom wakacyjny, fincę czy pojedynczy apartament.

Deklarowanym celem władz jest ograniczenie nielegalnego wynajmu i uchylania się od podatków, lepsze monitorowanie sytuacji bezpieczeństwa oraz dostosowanie gromadzenia danych do standardów obowiązujących w całej UE. Dla Ciebie jako wynajmującego oznacza to, że gdy tylko wynajmujesz obiekt turystom, musisz zebrać dane identyfikacyjne gości i przekazać je władzom za pośrednictwem platformy.

Uwaga: Obowiązek zgłoszenia dotyczy rejestrowania danych osób podróżujących – nie zastępuje licencji na wynajem turystyczny (ETV). Oba obowiązki obowiązują równolegle i niezależnie od siebie.

Podstawa prawna: dekret królewski 933/2021

Podstawą prawną obowiązku zgłaszania gości jest Real Decreto 933/2021, opublikowany w BOE. Zobowiązuje on obiekty noclegowe – od hoteli po prywatne apartamenty wakacyjne – do gromadzenia szerszego zakresu danych osób podróżujących niż wcześniej oraz przekazywania ich za pośrednictwem jednolitego systemu cyfrowego. Dekret stał się podstawą prawną do zastąpienia dawnych, rozproszonych sposobów zgłaszania systemem SES.Hospedajes.

Co ważne dla ciebie jako wynajmującego: dekret określa nie tylko termin zgłoszenia, lecz także czas przechowywania zebranych danych gości oraz organy, które mają do nich dostęp.

Termin 24 godzin: co naprawdę musisz wiedzieć

Najważniejszy obowiązek, o którym musisz pamiętać: od chwili przybycia gościa do obiektu masz 24 godziny na przekazanie wymaganych danych za pośrednictwem SES.Hospedajes. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy jesteś na miejscu, współpracujesz z firmą zarządzającą nieruchomościami, jak i wtedy, gdy klucze są przekazywane przez skrytkę na klucze.

Zwłaszcza przy przyjazdach w weekendy lub poza standardowymi godzinami pracy wielu wynajmujących nie docenia, jak krótki jest ten termin. Osoby, które dokonują zgłoszeń ręcznie i nie mają ustalonej rutyny, łatwo przekraczają termin – szczególnie w szczycie sezonu, gdy goście zmieniają się kilka razy w tygodniu.

1. Gość przybywa do obiektu (liczy się moment przyjazdu, a nie moment rezerwacji).
2. Dane identyfikacyjne są zbierane (osobiście lub wcześniej cyfrowo za pośrednictwem formularza).
3. Dane są wprowadzane do SES.Hospedajes lub automatycznie przekazywane przez zintegrowane oprogramowanie.
4. Przekazanie danych musi zostać zakończone w ciągu 24 godzin od przyjazdu.
5. Potwierdzenie przekazania danych jest archiwizowane (zalecane na wypadek kontroli).

Uwaga: Termin obowiązuje w odniesieniu do każdego gościa i każdego pobytu – przy rezerwacjach grupowych obejmujących kilku gości musisz terminowo zebrać pełne dane każdej osoby.

SES.Hospedajes a balearski rejestr wynajmujących

Na Balearach do krajowego obowiązku zgłaszania gości dochodzi dodatkowy, starszy obowiązek: od maja 2023 komercyjni oferenci obiektów noclegowych dla turystów muszą prowadzić rejestr oraz ewidencję świadczonych usług. Obowiązek ten istniał jeszcze przed wprowadzeniem SES.Hospedajes dla prywatnych wynajmujących i należy go odróżnić od ogólnokrajowego zgłaszania gości.

W praktyce jako wynajmujący na Majorce musisz pamiętać o obu obowiązkach osobno, nawet jeśli na co dzień często realizujesz je równolegle za pośrednictwem tego samego oprogramowania do zarządzania lub firmy zarządzającej nieruchomością. Jeśli powierzysz obsługę swojej nieruchomości wakacyjnej firmie zarządzającej, określ w umowie, kto odpowiada za poszczególne zgłoszenia – więcej informacji znajdziesz w poradniku dotyczącym zarządzania nieruchomością wakacyjną.

Jak zarejestrować siebie i swoich gości – krok po kroku

Procedura rejestracji zasadniczo przebiega według stałego schematu, który obowiązuje wszystkie rodzaje zakwaterowania, choć sposób technicznego połączenia może różnić się w zależności od formy wynajmu (wynajmujący indywidualny, oprogramowanie platformy, firma zarządzająca nieruchomością).

1. Zarejestrowanie obiektu jako podmiotu świadczącego usługi zakwaterowania w odpowiednim systemie.
2. Otrzymanie danych dostępowych do przekazywania informacji do SES.Hospedajes.
3. Przy każdym przyjeździe: zebranie wymaganych danych gości.
4. Przekazanie danych w ciągu 24 godzin – ręcznie przez portal lub automatycznie za pomocą podłączonego oprogramowania do zarządzania.
5. Przechowywanie potwierdzeń przekazania danych na wypadek kontroli urzędowej.

Uwaga: Wielu wynajmujących korzysta ze specjalistycznych rozwiązań programowych, które umożliwiają cyfrowe zebranie danych przed przyjazdem i automatycznie przekazują je do SES.Hospedajes. To znacznie zmniejsza ryzyko niedotrzymania terminu.

Jakie dane gości musisz zebrać?

Dekret królewski 933/2021 wymaga podania szerszego zakresu danych każdego podróżnego niż wcześniejsze systemy. W praktyce oznacza to, że już przy potwierdzeniu rezerwacji, a najpóźniej podczas zameldowania, powinieneś zebrać od gości wszystkie niezbędne informacje, zamiast dopytywać o nie dopiero po ich przyjeździe.

Uwaga: zbierz dane odpowiednio wcześnie – jeśli poprosisz o dokumenty tożsamości dopiero w dniu przyjazdu, opóźnienie po stronie gości może sprawić, że nie dotrzymasz 24-godzinnego terminu.

Grzywny: jakie konsekwencje grożą za naruszenia

Naruszenie obowiązku zgłoszenia nie jest błahą sprawą. Podstawę prawną sankcji stanowi ustawa organiczna 4/2015, która w rozdziale dotyczącym naruszeń bezpieczeństwa przewiduje za poważne naruszenia grzywnę w wysokości od 601 do 30.000 €. Brak zgłoszenia gościa lub jego opóźnienie może zostać uznane za takie naruszenie.

Ważne: ten zakres grzywien dotyczy samego obowiązku zgłoszenia. Jeśli dodatkowo wynajmujesz nieruchomość bez ważnej licencji na wynajem turystyczny, narażasz się na odrębne sankcje wynikające z balearskiej ustawy turystycznej – to 2 różne przepisy i 2 różne rodzaje ryzyka.

SES.Hospedajes i licencja ETV: 2 obowiązki, 1 system

Częste nieporozumienie: SES.Hospedajes nie zastępuje licencji na wynajem turystyczny (ETV) na Balearach. Zgłoszenie gości jest obowiązkiem wynikającym z przepisów bezpieczeństwa, a licencja — z przepisów turystycznych. Osoby wynajmujące nieruchomość turystom zazwyczaj potrzebują obu: ważnej licencji, która jest warunkiem legalnego wynajmu krótkoterminowego, oraz terminowego zgłaszania gości jako bieżącego obowiązku.

Jeśli rozważasz przejęcie lub przeniesienie istniejącej licencji, równolegle ustal, jak nowy operator zorganizuje proces zgłaszania gości. Szczegóły znajdziesz w poradniku Przeniesienie licencji ETV. Jeśli natomiast myślisz o podnajmie, sprawdź również ograniczenia prawne opisane w poradniku Podnajem w Hiszpanii.

Ochrona danych i okres przechowywania

Dane gości zebrane za pośrednictwem SES.Hospedajes należy, zgodnie z Real Decreto 933/2021, przechowywać przez 3 lata. Dotyczy to zarówno samych danych, jak i potwierdzenia ich terminowego przekazania. Jako wynajmujący warto zadbać o uporządkowane archiwum — cyfrowe lub w połączonym systemie do zarządzania — aby w razie zapytania ze strony organów szybko zareagować.

Najczęstsze błędy

• Zgłoszenie dopiero po właściwej rozmowie podczas zameldowania: Jeśli poprosisz o dane z dokumentu tożsamości zbyt późno, dotrzymanie terminu 24 godzin może być trudne.
• Mylenie SES.Hospedajes z licencją ETV: Oba obowiązki należy spełnić niezależnie od siebie.
• Brak jasno określonej odpowiedzialności przy zarządzaniu przez zewnętrzną firmę: Jeśli przekazaniem kluczy zajmuje się firma zarządzająca nieruchomością lub Co-Host, umowa musi jasno określać, kto dokonuje zgłoszenia.
• Brak dokumentacji przekazania danych: Bez zarchiwizowanego potwierdzenia trudno w razie sporu wykazać, że zgłoszenie zostało dokonane w terminie.
• Pomijanie rejestru balearskiego: Krajowy obowiązek zgłoszeniowy nie zastępuje dodatkowego obowiązku rejestracji i dokumentacji na Balearach, obowiązującego od maja 2023.

Co dalej? Kontrole i przyszłość obowiązku zgłoszeniowego

Od obowiązkowego wdrożenia SES.Hospedajes w grudniu 2024 oczekuje się, że urzędy będą mogły intensywniej porównywać cyfrowo, które obiekty faktycznie zgłaszają gości, a które tego nie robią. Ponieważ platforma ma również wyraźnie służyć wykrywaniu nielegalnego najmu, należy się spodziewać, że kontrole będą ściślej powiązane z innymi rejestrami, na przykład z potwierdzeniem ważnej licencji ETV lub balearskim rejestrem wynajmujących. Dla ciebie jako wynajmującego oznacza to: im lepiej udokumentujesz procesy zgłoszeniowe, tym spokojniej możesz podchodzić do przyszłych kontroli.

Lista kontrolna dla wynajmujących nieruchomości wakacyjne na Majorce

1. Sprawdź, czy jesteś już zarejestrowany w SES.Hospedajes.
2. Ustal, kto na co dzień – ty, co-host czy zarządca nieruchomości – zajmuje się zgłoszeniami.
3. Wprowadź stałą procedurę, aby zebrać kompletne dane gości jeszcze przed przyjazdem lub bezpośrednio po nim.
4. Upewnij się, że każde zgłoszenie zostaje wysłane i udokumentowane w ciągu 24 godzin.
5. Przechowuj potwierdzenia wysłania przez co najmniej trzy lata.
6. Sprawdź również, czy spełniasz balearski obowiązek rejestracji i dokumentacji.
7. Ustal status swojej licencji ETV niezależnie od obowiązku zgłoszeniowego.

Podsumowanie

Obowiązek zgłaszania gości przez SES.Hospedajes dotyczy od grudnia 2024 wszystkich wynajmujących nieruchomości wakacyjne na Majorce – bez znaczenia jest, czy chodzi o hotel, Finca czy pojedynczy apartament. Termin 24 godzin jest krótki, a kary za naruszenia mogą sięgać 30.000 €. Kto sprawnie włączy zgłoszenia do codziennej obsługi najmu, wyraźnie odróżni je od licencji ETV i rejestru balearskiego oraz zadba o przechowywanie danych, ten działa zgodnie z prawem i może skupić się na tym, co najważniejsze: dobrej opiece nad gośćmi.

Oficjalne źródła

• Real Decreto 933/2021 (rejestracja podróżnych), BOE: https://www.boe.es/eli/es/rd/2021/10/26/933
• Ley Orgánica 4/2015, rozdział V (widełki kar za naruszenia bezpieczeństwa), BOE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-3442
• Ministerio del Interior (organ właściwy dla SES.Hospedajes): https://www.interior.gob.es/
• INE – FRONTUR, przyjazdy turystów zagranicznych: https://www.ine.es/dyngs/Prensa/FRONTUR1225.htm
• INE – statystyka eksperymentalna dotycząca obiektów noclegowych w Hiszpanii: https://www.ine.es/experimental/viv_turistica/experimental_viv_turistica.htm