Obligation de déclaration des voyageurs pour les locations de vacances à Majorque : bien utiliser SES.Hospedajes

Si vous hébergez des vacanciers à Majorque, vous êtes légalement tenu, depuis le 2 décembre 2024, de déclarer chaque voyageur sur la plateforme publique SES.Hospedajes dans les 24 heures suivant son arrivée. Cette obligation, autrefois réservée aux hôtels, concerne désormais aussi les propriétaires privés de fincas, de maisons et d'appartements de vacances. Elle repose sur le Décret royal 933/2021, qui instaure des règles uniformes dans toute l'Espagne pour l'enregistrement des voyageurs et remplace les anciens systèmes de la Guardia Civil et WebPol/E-Hotel. Dans ce guide, vous découvrirez précisément qui est soumis à cette obligation, comment effectuer l'enregistrement sur le plan technique, quelles données vous devez recueillir, les conséquences en cas de manquement, ainsi que le lien entre SES.Hospedajes, la licence ETV des Baléares et le registre local des propriétaires.

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Qu'est-ce que SES.Hospedajes et qui doit effectuer une déclaration ?

SES.Hospedajes est la plateforme centralisée, gérée par le ministère espagnol de l'Intérieur, qui permet de recueillir les données des voyageurs. Elle a été créée afin d'unifier des procédures de déclaration auparavant distinctes : jusqu'en 2024, les déclarations s'effectuaient soit via les "Hospederías de la Guardia Civil" (surtout pour les petits propriétaires), soit via "WebPol/E-Hotel" (surtout pour les hôtels). Depuis le 2 décembre 2024, SES.Hospedajes est obligatoire pour tous les établissements d'hébergement, que vous louiez une maison de vacances, une finca ou un seul appartement.

L'objectif déclaré des autorités est de lutter contre les locations illégales et la fraude fiscale, de mieux évaluer la situation en matière de sécurité et d'adapter la collecte des données aux normes européennes. Pour vous, en tant que propriétaire, cela signifie que dès lors que vous louez un bien à des fins touristiques, vous devez recueillir les données d'identité de vos voyageurs et les transmettre aux autorités via la plateforme.

Remarque : L’obligation de déclaration concerne l’enregistrement des voyageurs ; elle ne remplace pas la licence de location touristique (ETV). Ces 2 obligations s’appliquent parallèlement et indépendamment l’une de l’autre.

Base juridique : le décret royal 933/2021

La base légale de l’obligation de déclaration des clients est le Real Decreto 933/2021, publié au BOE. Il oblige les établissements d’hébergement, des hôtels aux locations de vacances privées, à recueillir des données plus détaillées sur les voyageurs qu’auparavant et à les transmettre via un système numérique unifié. Ce décret a constitué le fondement juridique du remplacement des anciennes procédures de déclaration, fragmentées, par SES.Hospedajes.

Important pour vous en tant que loueur : le décret ne définit pas seulement le délai de déclaration, mais aussi la durée pendant laquelle les données recueillies sur vos clients doivent être conservées et les autorités qui y ont accès.

Le délai de 24 heures : ce que vous devez vraiment savoir

L’obligation essentielle à retenir : à compter de l’arrivée de votre client dans l’hébergement, vous disposez de 24 heures pour transmettre les données requises via SES.Hospedajes. Cette règle s’applique que vous soyez présent sur place, que vous fassiez appel à une société de gestion locative ou que la remise des clés se fasse par le biais d’une boîte à clés.

Les arrivées le week-end ou en dehors des horaires de bureau habituels sont particulièrement délicates : de nombreux loueurs sous-estiment l’étroitesse de ce délai. Lorsque la déclaration est effectuée manuellement et sans procédure établie, il est facile de prendre du retard, surtout en cas de plusieurs changements de clients par semaine en haute saison.

1. Le client arrive dans l’hébergement (c’est l’heure d’arrivée qui compte, et non le moment de la réservation).
2. Les données d’identité sont recueillies (en personne ou à l’avance, en ligne, via un formulaire).
3. Les données sont saisies dans SES.Hospedajes ou transmises automatiquement par un logiciel connecté.
4. La transmission doit être finalisée dans les 24 heures suivant l’arrivée.
5. La confirmation de transmission est archivée (recommandé en cas de contrôle).

Attention : le délai s'applique à chaque voyageur et à chaque séjour : pour les réservations de groupe comprenant plusieurs voyageurs, vous devez recueillir les données complètes de chaque personne dans les délais impartis.

SES.Hospedajes et le registre des loueurs des Baléares

Aux Baléares, l'obligation nationale de déclaration s'ajoute à une obligation plus ancienne : depuis mai 2023, les prestataires professionnels d'hébergements touristiques aux Baléares doivent tenir un registre et consigner les services fournis. Cette obligation existait déjà avant que SES.Hospedajes ne devienne obligatoire pour les loueurs privés ; elle doit être distinguée de la déclaration des voyageurs à l'échelle nationale.

En tant que loueur à Majorque, cela signifie concrètement que vous devez suivre séparément ces 2 obligations, même si elles sont souvent gérées au quotidien par le même logiciel de gestion ou la même agence de gestion locative. Si vous confiez la gestion de votre location de vacances à une agence, précisez dans le contrat qui se charge de chaque déclaration. Vous trouverez davantage d'informations dans le guide consacré à la gestion locative des locations de vacances.

Comment vous enregistrer et déclarer vos voyageurs : étape par étape

La procédure d'enregistrement suit en principe un schéma fixe, valable pour tous les types d'hébergement, même si le raccordement technique peut varier selon le mode de location (loueur individuel, logiciel de plateforme, agence de gestion locative).

1. Enregistrez votre hébergement en tant qu'établissement d'hébergement auprès du système compétent.
2. Recevez vos identifiants d'accès pour transmettre les données à SES.Hospedajes.
3. À chaque arrivée : recueillez les données obligatoires des voyageurs.
4. Transmettez les données dans le délai de 24 heures, manuellement via le portail ou automatiquement à l'aide d'un logiciel de gestion connecté.
5. Conservez les justificatifs de transmission en cas de contrôle administratif.

Remarque : De nombreux loueurs utilisent des logiciels spécialisés qui permettent de recueillir les données numériques avant l'arrivée et de les transmettre automatiquement à SES.Hospedajes. Cela réduit considérablement le risque de dépasser le délai.

Quelles données devez-vous recueillir auprès des voyageurs ?

Le décret royal 933/2021 exige, pour chaque voyageur, un ensemble de données plus complet que les systèmes antérieurs. En pratique, cela signifie que vous devez recueillir toutes les informations nécessaires auprès de vos voyageurs dès la confirmation de réservation ou, au plus tard, lors du check-in, plutôt que de les demander seulement après leur arrivée.

Attention : recueillez les données suffisamment tôt : si vous ne demandez les documents d'identité que le jour de l'arrivée, vous risquez de dépasser le délai de 24 heures en cas de retard des voyageurs.

Amendes : les sanctions réellement encourues en cas d'infraction

Ne pas respecter l'obligation de déclaration n'est pas une infraction mineure. Les sanctions sont prévues par la loi organique 4/2015 qui, dans son chapitre consacré aux infractions à la sécurité, fixe une fourchette d'amendes allant de 601 à 30.000 € pour les infractions graves. L'absence de déclaration des voyageurs ou une déclaration tardive peut relever de cette catégorie.

Important : cette fourchette d'amendes concerne l'obligation de déclaration elle-même. Si vous louez également sans disposer d'une licence de location touristique valide, vous vous exposez à des sanctions distinctes prévues par la loi touristique des Baléares : il s'agit de 2 réglementations différentes et de 2 risques distincts.

SES.Hospedajes et la licence ETV : 2 obligations, un seul système

Une confusion fréquente : SES.Hospedajes ne remplace pas la licence de location touristique (ETV) aux Baléares. La déclaration des voyageurs relève d'une obligation de sécurité, tandis que la licence est imposée par la réglementation touristique. Toute personne qui loue un bien à des fins touristiques a généralement besoin des 2 : une licence valide, indispensable pour proposer légalement des locations de courte durée, et la déclaration des voyageurs dans les délais, qui constitue une obligation courante d'exploitation.

Si vous envisagez de reprendre ou de transférer une licence existante, vous devriez également déterminer comment les procédures de déclaration seront organisées par le nouvel exploitant. Vous trouverez plus de précisions dans le guide consacré au transfert d'une licence ETV. Si vous envisagez plutôt la sous-location, vérifiez également les limites légales dans le guide consacré à la sous-location en Espagne.

Protection des données et durée de conservation

Conformément au Real Decreto 933/2021, les données des voyageurs enregistrées via SES.Hospedajes doivent être conservées pendant 3 ans. Cela concerne aussi bien les données elles-mêmes que la preuve de leur transmission dans les délais. En tant que bailleur, il est conseillé de les classer de manière structurée, sous forme numérique ou dans un logiciel de gestion connecté, afin de pouvoir réagir rapidement en cas de demande des autorités.

Erreurs les plus fréquentes

• Déclaration effectuée seulement après l'accueil des voyageurs : si vous demandez les données des pièces d'identité trop tard, le délai de 24 heures devient difficile à respecter.
• Confusion entre SES.Hospedajes et la licence ETV : ces 2 obligations doivent être respectées indépendamment l'une de l'autre.
• Absence de responsabilités clairement définies en cas de gestion par un tiers : si une agence de gestion immobilière ou un co-hôte assure la remise des clés, le contrat doit préciser clairement qui effectue la déclaration.
• Absence de justificatif de transmission : sans preuve archivée, il est difficile de démontrer qu'une déclaration a été effectuée dans les délais en cas de litige.
• Ne pas tenir compte du registre des Baléares : l'obligation nationale de déclaration ne remplace pas l'obligation supplémentaire d'enregistrement et de documentation en vigueur aux Baléares depuis mai 2023.

Et après ? Contrôles et avenir de l'obligation de déclaration

Depuis l'introduction obligatoire de SES.Hospedajes en décembre 2024, les autorités devraient pouvoir renforcer les recoupements numériques afin d'identifier les hébergements qui déclarent effectivement leurs clients et ceux qui ne le font pas. La plateforme ayant notamment pour objectif de détecter les locations illégales, il faut s'attendre à ce que les contrôles soient davantage reliés à d'autres registres, par exemple à la preuve d'une licence ETV valide ou au registre des bailleurs des Baléares. Pour vous, en tant que bailleur, cela signifie que plus vos procédures de déclaration sont correctement documentées, plus vous pourrez aborder sereinement les futurs contrôles.

Checklist pour les bailleurs de locations de vacances à Majorque

1. Vérifiez si vous êtes déjà inscrit auprès de SES.Hospedajes.
2. Déterminez qui, au quotidien — vous-même, le co-hôte ou le gestionnaire du bien — se charge de la déclaration.
3. Mettez en place une procédure fixe pour recueillir l'ensemble des données des clients avant leur arrivée ou dès leur arrivée.
4. Assurez-vous que chaque déclaration est effectuée et documentée dans un délai de 24 heures.
5. Conservez les justificatifs de transmission pendant au moins trois ans.
6. Vérifiez également que vous remplissez bien votre obligation d'enregistrement et de documentation auprès des Baléares.
7. Vérifiez séparément le statut de votre licence ETV, indépendamment de l'obligation de déclaration.

Conclusion

L'obligation de déclarer les clients via SES.Hospedajes s'applique à tous les bailleurs de locations de vacances à Majorque depuis décembre 2024 : qu'il s'agisse d'un hôtel, d'une finca ou d'un appartement individuel ne fait désormais plus de différence. Le délai de 24 heures est court et les amendes en cas d'infraction peuvent atteindre 30.000 €. En intégrant correctement cette déclaration à votre activité de location, en la distinguant clairement de la licence ETV et du registre des Baléares, et en veillant à la conservation des données, vous êtes en règle sur le plan juridique et pouvez vous concentrer sur l'essentiel : bien accueillir vos clients.

Sources officielles

• Real Decreto 933/2021 (enregistrement des voyageurs), BOE : https://www.boe.es/eli/es/rd/2021/10/26/933
• Ley Orgánica 4/2015, chapitre V (barème des amendes pour les infractions à la sécurité), BOE : https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-3442
• Ministerio del Interior (autorité compétente pour SES.Hospedajes) : https://www.interior.gob.es/
• INE – FRONTUR, arrivées de touristes internationaux : https://www.ine.es/dyngs/Prensa/FRONTUR1225.htm
• INE – Statistiques expérimentales sur les hébergements de vacances en Espagne : https://www.ine.es/experimental/viv_turistica/experimental_viv_turistica.htm