Vaste inrichting door thuiswerken in Spanje: het risico voor de Duitse werkgever
Wanneer een Duitse werknemer permanent vanuit de eigen woonkamer op Mallorca werkt, rijst voor de werkgever in Duitsland een ongemakkelijke vraag: leidt deze thuiswerkplek in Spanje tot een belastingplichtige vaste inrichting van de onderneming? Daar draait het precies om bij een vaste inrichting door thuiswerken in Spanje – een onderwerp dat sinds de OECD-update van 19 november 2025 duidelijkere, concretere contouren heeft gekregen. In deze gids lees je wanneer de privéwoning van een werknemer een vaste bedrijfsinrichting wordt, welke rol de zogenoemde afhankelijke vertegenwoordiger speelt, welke fiscale en socialezekerheidsrechtelijke gevolgen kunnen dreigen en met welke praktische stappen werkgevers het risico kunnen beperken. De focus ligt op het perspectief van de Duitse onderneming – niet op de individuele belastingplicht van de werknemer.
Heb je werknemers die permanent vanuit Spanje werken – en weet je niet zeker of daardoor een vaste inrichting ontstaat?
- Persoonlijke aanvraag indienen — wij brengen je in contact met gespecialiseerde belastingadviseurs en advocatenkantoren die ervaring hebben met Duits-Spaans belastingrecht
- Werknemers in Spanje aannemen: het complete overzicht
Wat is een vaste inrichting – en waarom speelt thuiswerken hierbij een rol?
Het begrip vaste inrichting ("Permanent Establishment", PE) bepaalt in welk land een onderneming winst moet belasten. Daarbij zijn 2 niveaus doorslaggevend: het Spaanse belastingrecht en het dubbelbelastingverdrag (DBA) tussen Duitsland en Spanje. Voordat het Spaanse recht überhaupt van toepassing is, wordt eerst Art. 5 DBA getoetst – als daaruit blijkt dat er geen sprake is van een vaste inrichting, is de kwestie in de regel afgedaan.
Volgens het Spaanse recht (Art. 22 LIS voor vennootschappen, Art. 13 LIRNR voor beperkt belastingplichtigen) is er alleen sprake van een vaste inrichting wanneer er een vaste bedrijfsinrichting bestaat waarin duurzaam en regelmatig een commerciële activiteit wordt uitgeoefend, of wanneer een vertegenwoordiger met volmacht om overeenkomsten te sluiten namens de onderneming handelt. Precies op dit punt begint de discussie over thuiswerken: wordt de privéwoning van een werknemer in Spanje automatisch een "vaste bedrijfsinrichting" van de Duitse werkgever?
| Toetsingsniveau | Rechtsgrondslag | Kernvraag |
|---|---|---|
| Dubbelbelastingverdrag | Art. 5 belastingverdrag Duitsland-Spanje | Is er sprake van een vaste bedrijfsinrichting van waaruit de bedrijfsactiviteiten geheel of gedeeltelijk worden uitgeoefend? |
| Spaanse wet op de vennootschapsbelasting | Art. 22 LIS | Wordt vanuit een vaste inrichting duurzaam en regelmatig een commerciële activiteit uitgeoefend? |
| Spaanse wetgeving voor niet-ingezetenen | Art. 13 LIRNR | Geldt naar analogie voor buitenlandse ondernemingen zonder zetel in Spanje |
| Afhankelijke vertegenwoordiger | Art. 5 belastingverdrag (uitgangspunt van de vaste vertegenwoordiging) | Sluit de medewerker regelmatig overeenkomsten namens de onderneming? |
Let op: Een louter goederenmagazijn – zoals een fulfilmentmagazijn in Spanje – vormt op zichzelf geen vaste inrichting volgens art. 5 belastingverdrag, omdat het onder de uitzonderingen voor activiteiten van voorbereidende of ondersteunende aard valt. De Spaanse directoraat-generaal Belastingen (DGT) heeft zich in bindende adviezen in deze zin uitgesproken; voor het concrete geval moet de relevante Consulta vinculante worden geraadpleegd.
De OECD-noviteit van 2025: 50%-regel en toets op zakelijke grondslag
Op 19 november 2025 publiceerde de OECD een uitgebreide actualisering van haar modelverdrag, inclusief het commentaar bij art. 5 – de eerste grotere herziening sinds 2017. Het commentaar bij art. 5 behandelt hierin voor het eerst op meerdere pagina's en in meer dan 20 nieuwe randnummers de vraag wanneer telewerk leidt tot een vaste inrichting in de woonstaat van de werknemer — voorheen ging het om 2 beknopte alinea's uit 2012. De update wijzigt de tekst van bestaande verdragen, zoals het belastingverdrag Duitsland-Spanje, niet, maar biedt wel belangrijke interpretatiehulp waarop autoriteiten en rechters – ook in Spanje als OECD-lidstaat – zich in de toekomst waarschijnlijk zullen baseren. De vernieuwingen moeten worden opgenomen in de voor 2026 geplande volledige uitgave van het OECD-modelverdrag.
Het nieuwe toetsingskader is gebaseerd op 2 cumulatieve criteria:
- Kwantitatief criterium (50%-regel): Als richtlijn geldt dat de werknemer de thuiswerklocatie gedurende een willekeurige periode van 12 maanden minimaal 50 % van de totale werktijd gebruikt. Onder deze grens wordt de locatie in beginsel niet als vaste bedrijfsinrichting aangemerkt.
- Kwalitatief criterium (toets op zakelijke grond): Er moet een echte zakelijke reden zijn om het werk juist op deze locatie uit te voeren, bijvoorbeeld nabijheid van klanten of toegang tot essentiële bedrijfsmiddelen. Puur persoonlijke motieven, algemene regels voor flexibiliteit, werknemersbinding of kostenbesparingen zijn hiervoor niet voldoende.
| Criterium | Toetsingsmaatstaf | Gevolg bij vervulling |
|---|---|---|
| Duurzaam gebruik | ≥ 50 % van de werktijd op de thuiswerklocatie in 12 maanden | Eerste voorwaarde voor PE vervuld |
| Zakelijke grond | Nabijheid van klanten, toegang tot bedrijfsmiddelen in plaats van persoonlijke voorkeur | Tweede voorwaarde voor PE vervuld |
| Beide criteria samen | Duurzaam gebruik EN zakelijke grond | Vaste bedrijfsinrichting waarschijnlijk |
| Slechts 1 van de criteria | bijv. veel tijd, maar uitsluitend een persoonlijke reden voor de verhuizing | PE-risico aanzienlijk lager |
Let op: Volgens de nieuwe OESO-uitleg weegt de zakelijke reden vaak zwaarder dan het aandeel van de tijd. Een medewerker die om uitsluitend persoonlijke redenen naar Mallorca verhuist en van daaruit werkt, voldoet mogelijk aan het kwantitatieve criterium, maar niet per se aan het kwalitatieve criterium.
Wanneer leidt thuiswerken in Spanje NIET tot een vaste inrichting?
In principe heeft de privéwoning van een werknemer geen fiscale gevolgen, zolang deze niet regelmatig en duurzaam wordt gebruikt voor de kernactiviteiten van het bedrijf. Typische situaties zonder risico:
- Werkzaamheden die uitsluitend voorbereidend of ondersteunend zijn (zoals interne ondersteuning zonder klantcontact).
- Losse dagen of korte periodes thuiswerken, bijvoorbeeld tijdens een vakantie op Mallorca – dergelijke incidentele inzet leidt doorgaans niet tot een vaste inrichting.
- Een vertegenwoordiger die vanuit zijn woonplaats in Spanje klanten begeleidt, zonder contracten af te sluiten of over de bevoegdheid te beschikken om contracten af te sluiten.
- Een softwareontwikkelaar die uitsluitend online software ontwikkelt voor het Duitse bedrijf, zonder in Spanje producten te verkopen of onderhoudsdiensten aan te bieden.
Wanneer kan thuiswerken leiden tot een vaste inrichting?
Het wordt kritisch zodra structureel werken vanuit de Spaanse woonplaats de regel wordt en de werkzaamheden rechtstreeks op de Spaanse markt zijn gericht. Voorbeelden uit de praktijk:
| Situatie | Risico op een vaste inrichting | Toelichting |
|---|---|---|
| Vertegenwoordiger werkt structureel vanuit Spanje, zonder bevoegdheid om contracten af te sluiten | Laag | Uitsluitend klantenservice zonder bevoegdheid om contracten af te sluiten |
| Vertegenwoordiger met volmacht sluit regelmatig contracten af namens het bedrijf | Hoog | Afhankelijke vertegenwoordiger in de zin van het DBA |
| Software-engineer programmeert op afstand, zonder verkoop in Spanje | Laag | Uitsluitend ondersteunende werkzaamheden, niet gericht op de markt |
| Software-engineer verkoopt daarnaast producten en biedt onderhoud aan in Spanje | Verhoogd | De werkzaamheden zijn rechtstreeks gericht op de Spaanse markt |
| Directeur of verkoopmanager werkt permanent vanuit Spanje | Verhoogd | De functies gaan verder dan voorbereidende/interne werkzaamheden |
Het belang van de afhankelijke vertegenwoordiger
Ook zonder vaste bedrijfsinrichting kan er via de figuur van de afhankelijke vertegenwoordiger ("dependent agent") een vaste inrichting ontstaan. Het risico is met name relevant wanneer een werknemer die in Spanje werkzaam is, regelmatig namens het bedrijf contracten sluit of een wezenlijke rol speelt bij de totstandkoming van contracten, zonder dat deze daarna nog inhoudelijk worden gewijzigd. In digitale bedrijfsmodellen, waarbij alle werkzaamheden op afstand plaatsvinden, kan zelfs een directeur of verkoopmedewerker die in Spanje is gevestigd een vaste inrichting doen ontstaan zodra zijn taken verder gaan dan louter interne of voorbereidende werkzaamheden en rechtstreeks op de markt zijn gericht.
Gevolgen voor de Duitse werkgever
Als wordt aangenomen dat er sprake is van een Spaanse vaste inrichting, heeft dat niet alleen gevolgen voor de winstbelasting van het bedrijf, maar raakt het meerdere aspecten tegelijk: het verblijf van de medewerker, de belastingplicht en de sociale zekerheid moeten juridisch afzonderlijk worden beoordeeld, maar hangen in de praktijk nauw met elkaar samen.
| Aspect | Mogelijk gevolg voor de werkgever |
|---|---|
| Belastingen (IRPF/vennootschapsbelasting) | Spaanse belastingplicht over het aan de vaste inrichting toe te rekenen winstaandeel, risico op dubbele belastingheffing |
| Loonbelasting | Mogelijke inhouding van loonbelasting in Spanje in plaats van of naast de Duitse loonbelasting |
| Sociale zekerheid | Registratieverplichtingen in het Spaanse stelsel (Seguridad Social), afhankelijk van het individuele geval |
| Meldingsverplichtingen | Registratie van de vaste inrichting bij de bevoegde Spaanse autoriteiten |
Let op: Contractuele bepalingen alleen – zoals "de medewerker heeft geen vaste werkplek in Spanje" – voorkomen geen vaste inrichting als de feitelijke werkzaamheden iets anders laten zien. Doorslaggevend is altijd de praktijk, niet de contracttekst.
Verhuist een medewerker permanent naar Spanje en verplaatst hij daar zijn gewone verblijfplaats, dan verschuift doorgaans ook zijn persoonlijke belastingplicht: de Duitse loonbelasting vervalt, de Spaanse inkomstenbelasting (IRPF) wordt van toepassing en de medewerker valt doorgaans onder het Spaanse socialezekerheidsstelsel. Deze individuele verschuiving moet worden onderscheiden van de vraag of het bedrijf een vaste inrichting heeft, maar in de praktijk doen beide zich vaak tegelijk voor.
Praktische maatregelen om risico's te beperken
- Arbeidsovereenkomst controleren en aanpassen: Formuleringen zoals "keine feste Arbeitsstätte in Spanien" kunnen helpen, maar vervangen geen gedegen documentatie van de feitelijke werkzaamheden.
- Urenregistratie bijhouden: Een sluitende registratie van het aantal dagen dat de medewerker daadwerkelijk in Spanje werkt, is essentieel voor de toepassing van de 50%-regel.
- Functieprofiel documenteren: Stel vast of de werkzaamheden een voorbereidend/ondersteunend karakter hebben of rechtstreeks op de Spaanse markt zijn gericht (verkoop, het sluiten van contracten, klantenservice ter plaatse).
- Volmachten duidelijk vastleggen: Geef medewerkers geen bevoegdheid om contracten af te sluiten als je wilt voorkomen dat er via een afhankelijke vertegenwoordiger een vaste inrichting ontstaat.
- Vraag vóór de verhuizing belastingadvies: Zowel aan Duitse als aan Spaanse zijde, bij voorkeur voordat de medewerker zijn woonplaats naar Spanje verplaatst.
- Toetsing aan het DBA documenteren: Een schriftelijke beoordeling waarom er volgens art. 5 DBA geen vaste bedrijfsinrichting bestaat, heeft bewijskracht bij een geschil.
Checklist voordat je toestemming geeft voor thuiswerken in Spanje
| Controlepunt | Vraag |
|---|---|
| Tijdspercentage | Werkt de medewerker naar verwachting ≥ 50 % van zijn tijd gedurende 12 maanden vanuit zijn Spaanse woonplaats? |
| Zakelijke reden | Is er een daadwerkelijk zakelijke reden voor deze locatie (nabijheid van klanten, middelen) of is de verhuizing uitsluitend privé gemotiveerd? |
| Volmachten | Kan de medewerker zelfstandig contracten afsluiten namens het bedrijf? |
| Marktgerichtheid | Richt de activiteit zich rechtstreeks op Spaanse klanten (verkoop, onderhoud, advies ter plaatse)? |
| Functie | Gaat het om een leidinggevende functie (directeur, verkoopmanager) met beslissingsbevoegdheid? |
| Documentatie | Is er een werkurentijdschrift en een schriftelijke DBA-beoordeling? |
| Advies | Is vóór de verhuizing belastingadvies ingewonnen in Duitsland en Spanje? |
Meest voorkomende fouten
- Een contractclausule als vrijbrief beschouwen: Een clausule zonder praktijkgerichte toepassing beschermt niet tegen de aanname van een vaste inrichting.
- Geen documentatie van de werktijd: Zonder bewijs kan de grens van 50 procent bij een geschil niet worden aangetoond of weerlegd.
- Volmachten onduidelijk geregeld: Als niet duidelijk is vastgelegd wie contracten mag afsluiten, ontstaat er onnodig risico via de afhankelijke vertegenwoordiger.
- Pas na de verhuizing belastingadvies inwinnen: Veel fouten op dit gebied komen pas jaren later aan het licht bij een controle door de Duitse of Spaanse belastingdienst en zijn dan duur om te herstellen.
- De sociale zekerheid over het hoofd zien: Wie alleen aan de inkomstenbelasting denkt, ziet vaak de gelijktijdige verplichting tot registratie in het Spaanse socialezekerheidsstelsel over het hoofd.
Wat volgt hierna?
De OECD-commentaar van 19 november 2025 zal naar verwachting worden opgenomen in de voor 2026 geplande volledige uitgave van het OECD-modelverdrag. Deze herziening kan ook gevolgen hebben voor de uitleg van het Duits-Spaanse DBA, zonder dat de verdragstekst zelf per se hoeft te worden aangepast. Bedrijven met medewerkers die vanuit huis in Spanje werken, doen er goed aan de ontwikkelingen te volgen en hun interne richtlijnen regelmatig aan te passen aan de actuele interpretatiepraktijk – vooral als Spaanse instanties of rechtbanken in de toekomst vaker een beroep doen op de 50-Prozent-Regel en de toets van de zakelijke grond.
Conclusie
Thuiswerken in Spanje vormt voor Duitse werkgevers niet automatisch een risico op een vaste inrichting – maar het is evenmin iets wat je kunt negeren. Doorslaggevend zijn de tijd die vanuit de Spaanse woonplaats wordt gewerkt, een eventuele zakelijke reden voor juist deze locatie en de vraag of de medewerker optreedt als afhankelijke vertegenwoordiger. Wie dit tijdig vastlegt, volmachten duidelijk regelt en zich aan beide kanten fiscaal laat adviseren, beperkt het risico aanzienlijk – en voorkomt dure verrassingen bij een latere belastingcontrole.
Officiële bronnen
- OECD – Organisation for Economic Co-operation and Development: https://www.oecd.org/en/about.html
- Verdrag ter voorkoming van dubbele belasting Duitsland-Spanje (volledige tekst, versie 2012): https://abogadomueller.de/wp-content/uploads/2025/03/Doppelbesteuerungsabkommen-neu-2012-final.pdf
Lees ook op mallorca.com: Medewerkers aannemen in Spanje · Remote Work Mallorca · Fiscale woonplaats Spanje (183-dagenregel) · Verdrag ter voorkoming van dubbele belasting Duitsland-Spanje · Belastingadviseur Spanje voor expats