Boekhouding als Autónomo in Spanje: verplichtingen, termijnen en software 2026

Als je je in Spanje als ‘autónomo’ zelfstandig maakt, ruil je de Duitse bureaucratische rompslomp niet in voor vrijheid – je ruilt het in voor een ander ritme: vier kwartalen, vier deadlines, twee soorten belastingen, een vast schema. Het goede nieuws is dat de boekhoudverplichtingen voor de meeste zelfstandigen overzichtelijk zijn. Zolang je minder dan 600.000 euro per jaar factureert, volstaat een vereenvoudigde inkomsten-uitgavenrekening – geen Spaans rekeningstelsel, geen balans. In deze gids kom je te weten welke ‘Modelos’ je wanneer moet indienen, hoe de ‘Estimación Directa’ werkt, welke kosten aftrekbaar zijn, welke softwareopties er zijn en waar de meest voorkomende fouten worden gemaakt – met concrete cijfers, deadlines en adressen.

Weet je al of je uitgaven goed zijn bijgehouden – en of je alle vrijstellingen benut?

• 📩 Stuur een persoonlijk verzoek — Laat je boekhouding door een expert nakijken
• Alles over de Cuota Autónomo en de huidige premietarieven

Wat een autónomo qua boekhouding echt moet doen

De Spaanse belastingwetgeving maakt een duidelijk onderscheid tussen handelsvennootschappen (bijvoorbeeld een Sociedad Limitada) en natuurlijke personen die onder eigen naam actief zijn. Als Autónomo ben je een natuurlijke persoon – en dat maakt veel dingen makkelijker. Zolang je jaaromzet onder de 600.000 euro blijft, hoef je geen volledige financiële boekhouding volgens het Spaanse Plan General Contable (PGC) bij te houden of balansen op te stellen. In plaats daarvan volstaat een vereenvoudigde winstberekening: inkomsten minus aftrekbare uitgaven.

Wat je wel volledig moet vastleggen:

• Alle uitgaande facturen (Facturas emitidas) – met doorlopende nummering, datum, NIF van de ontvanger, bedrag en IVA-tarief
• Alle inkomende facturen (Facturas recibidas) – alleen belastingplichtige bedrijfskosten
• IVA-register (Libro de IVA) voor inkomende en uitgaande omzet
• IRPF-inhoudingsregister (Libro de retenciones), als je facturen met ingehouden IRPF uitschrijft

Deze gegevens vormen de basis voor alle kwartaal- en jaaraangiften. Zonder deze gegevens loop je bij een controle (Inspección) door de Agencia Tributaria het risico op flinke boetes.

De twee belastingen die voor jou als Autónomo van belang zijn

Als autónomo heb je in feite te maken met twee soorten belastingen: de inkomstenbelasting (IRPF) en de btw (IVA). Daarnaast moet je maandelijks sociale premies betalen, maar dat is geen belastingformulier.

Voor sommige activiteiten – zoals verhuur, beleggingsinkomsten of inkomsten uit het buitenland – gelden er nog extra aangifteverplichtingen. Als je wereldwijd actief bent, is het ook goed om het Modelo 720 in de gaten te houden.

Vereenvoudigde directe schatting: het standaardsysteem voor de meeste

Veruit de meest gebruikte methode om je winst te berekenen als Autónomos is de Estimación Directa Simplificada (vereenvoudigde directe methode). Deze geldt automatisch voor iedereen die minder dan 600.000 euro per jaar factureert en niet uitdrukkelijk voor een andere methode heeft gekozen.

Het principe is simpel: je telt alle inkomsten van het kwartaal bij elkaar op, trekt de aftrekbare bedrijfskosten daarvan af en komt zo uit op je voorlopige winst. Over dit bedrag betaal je forfaitair 20 % als IRPF-vooruitbetaling – dit percentage is wettelijk vastgelegd en kan niet individueel worden aangepast.

Als alternatief is er:

• Normale directe schatting – Verplicht vanaf 600.000 euro jaaromzet, volledige boekhouding volgens PGC vereist
• Objectieve schatting (modules) – forfaitaire berekening op basis van objectieve factoren (aantal medewerkers, vierkante meters enz.), alleen toegestaan voor bepaalde activiteiten; wordt steeds verder aan banden gelegd

Voor de overgrote meerderheid van de Duitstalige zelfstandigen op Mallorca – freelancers, adviseurs, vakmensen, ontwerpers – is de Estimación Directa Simplificada de juiste en makkelijkste manier.

De kwartaalkalender: deadlines, formulieren en gevolgen

De kern van de boekhoudplicht als Autónomo is het kwartaalritme. Daarbij spelen twee formulieren een centrale rol: het Modelo 130 voor de vooruitbetaling van de IRPF en het Modelo 303 voor de IVA-aangifte. Beide worden voor hetzelfde kwartaal ingediend – altijd op de 20e van de maand die volgt op het kwartaal (bij automatische incasso op de 15e).

Let op: als de 20e in het weekend of op een feestdag valt, wordt de deadline verschoven naar de volgende werkdag. Toch is het aan te raden om een paar dagen speling in te bouwen – technische problemen op het AEAT-platform zijn geen uitzondering.

Als je je Modelo 130 of 303 te laat inlevert, krijg je automatisch een toeslag (Recargo). Als je helemaal niets inlevert, loop je het risico dat de belastingdienst een volledige schatting maakt en dat je veel hogere boetes krijgt.

Model 130: Vooruitbetaling IRPF stap voor stap

Het Modelo 130 is het belangrijkste document voor de driemaandelijkse vooruitbetaling van de inkomstenbelasting. Je vult het cumulatief in: in het tweede kwartaal geef je niet alleen de cijfers van april tot en met juni op, maar alle inkomsten en uitgaven van januari tot en met juni – minus wat je in het eerste kwartaal al hebt betaald.

De procedure in detail:

1. Tel alle inkomsten (netto, zonder IVA) van het lopende jaar bij elkaar op
2. Tel alle aftrekbare bedrijfskosten (netto, zonder IVA) van het lopende jaar bij elkaar op
3. Verschil berekenen = voorlopige jaarwinst tot nu toe
4. 20 % daarvan berekenen = cumulatieve IRPF-schuld
5. Bedragen die je in eerdere kwartalen al hebt betaald, aftrekken
6. Resultaat = huidige betaling (kan ook nul zijn als er in voorgaande kwartalen te veel is afgedekt)
7. En nog iets: de ingehouden IRPF van facturen (retenciones) verrechnen, als de er zijn

De vooruitbetalingen worden aan het eind van het jaar verrekend met de definitieve inkomstenbelasting (Modelo 100). Wie te veel heeft betaald, krijgt geld terug – wie te weinig heeft betaald, moet bijbetalen.

Formulier 303: IVA-aangifte en wat veel mensen onderschatten

Het Modelo 303 is de driemaandelijkse btw-aangifte. Het principe: je trekt de IVA die je op je facturen in rekening hebt gebracht (IVA repercutido) af van de IVA die je zelf over bedrijfskosten hebt betaald (IVA soportado). Het saldo gaat naar de Hacienda – of krijg je terug.

Als je diensten uitsluitend levert aan particuliere klanten buiten de EU of voor activiteiten die zijn vrijgesteld van IVA, moet je toch het Modelo 303 indienen – in dat geval met een nul-aangifte.

Belangrijk voor iedereen die veel met zakelijke klanten in de EU werkt: zodra je intracommunautaire diensten levert, ben je verplicht om naast de samenvattende aangifte (Modelo 349) ook deze aangifte in te dienen. Deze moet ook elk kwartaal worden ingediend.

Wat je als bedrijfskosten kunt aftrekken

Hier zit vaak onbenut potentieel – en tegelijkertijd een risico op verkeerd geboekte uitgaven. Basisregel: een uitgave is aftrekbaar als die zakelijk noodzakelijk is en je er bewijs van kunt laten zien. De Hacienda mag in geval van twijfel om bewijs vragen.

De Cuota RETA – oftewel je maandelijkse sociale verzekeringspremie – is een van de weinige uitgaven die je zonder meer volledig kunt aftrekken. In het eerste jaar met Tarifa Plana bedraagt de Cuota 88,64 euro per maand; vanaf het tweede jaar stijgt deze, afhankelijk van je werkelijke nettowinst, tot bedragen tussen ongeveer 200 en 607 euro per maand.

Jaaraangifte: Modelo 100, uiterlijk 30 juni

De driemaandelijkse vooruitbetalingen zijn slechts voorschotten. De definitieve afrekening volgt via het Modelo 100, de jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte (Declaración de la renta). Daarin worden alle inkomsten van het voorgaande jaar opgenomen – niet alleen uit zelfstandig werk, maar ook huurinkomsten, beleggingsinkomsten, pensioenuitkeringen en andere bronnen.

Belangrijke kerncijfers:

• Indieningsperiode: Meestal van april tot 30 juni van het volgende jaar
• Indiening: online via het portaal van de Agencia Tributaria (met Certificado digital of Cl@ve PIN)
• Verrekening: Alle Modelo 130-betalingen en ingehouden retenciones worden verrekend
• Resultaat: ofwel een bijbetaling (a ingresar) ofwel een terugbetaling (a devolver)

Het daadwerkelijke IRPF-tarief is progressief en hangt af van je totale inkomen – de forfaitaire 20 % die je hebt betaald, kan dus te veel of te weinig zijn geweest. Als je gebruikmaakt van de Beckham-wet, val je onder een ander belastingstelsel en dien je het Modelo 151 in in plaats van het Modelo 100.

Software en tools: wat autónomos in Spanje gebruiken

Een gestructureerd archief en een eenvoudige boekhoudtool besparen jou en je Gestoría veel werk – en dus ook kosten. Als autónomo in de „Estimación Directa Simplificada” heb je geen volledige boekhoudsoftware volgens de Duitse norm nodig.

Let op: De verplichting tot elektronische facturering (Facturación Electrónica) is opnieuw geregeld in Real Decreto 238/2026 van 25 maart 2026. Voor Autónomos die B2B-facturen versturen, komen er binnenkort verplichte e-facturatie-eisen. Zorg dat je software hierop is aangepast – of vraag je Gestoría naar de huidige stand van zaken.

Als je nog geen Spaanse bankrekening hebt, moet je dat voor de eerste kwartaalbetaling regelen – een bankrekening openen in Spanje is meestal eenvoudig, maar je moet er wel op tijd mee zijn.

Gestoría inschakelen of zelf doen? Een eerlijke afweging

Technisch gezien kun je alle aangiften zelf indienen – mits je een Certificado digital hebt en bekend bent met het AEAT-platform. In de praktijk schakelen de meeste Autónomos een Gestoría in, al was het maar omdat de kosten fiscaal aftrekbaar zijn.

De gebruikelijke kosten bij een gestoría voor de dagelijkse boekhouding van een eenvoudige Autónomo liggen tussen de 50 en 100 euro per maand. Daarbij komt nog de jaarlijkse belastingaangifte, die vaak apart wordt berekend. Zeer complexe zaken kosten natuurlijk meer.

De meest voorkomende fouten bij de boekhouding als autónomo

Deze fouten komen bij boekhouders en belastingadviseurs regelmatig voor – en ze zijn allemaal te voorkomen:

1. Privé-uitgaven als bedrijfskosten geboekt – een klassiek risico bij een controle. De Hacienda mag elk bewijsstuk alsnog opvragen.
2. IVA op facturen aan particuliere klanten vergeten – als je de IVA niet op de factuur vermeldt, moet je die toch van je omzet aftrekken en afdragen.
3. Formulier 130 niet ingediend omdat de winst nul was – ook nulmeldingen zijn verplicht; als je het niet indient, krijg je automatisch boetes.
4. De RETA-bijdrage wordt niet als bedrijfskosten geboekt – daardoor laat je een volledig aftrekbaar bedrag liggen.
5. Boekingen rond de jaarwisseling door elkaar gehaald – prestaties en betalingen moeten aan het juiste belastingjaar worden toegewezen.
6. Geen archief met bonnen – Facturen moeten in Spanje minstens vier jaar worden bewaard; digitaal is toegestaan, mits de authenticiteit gewaarborgd is.
7. Kosten voor thuiswerken zonder correcte aangifte – als je een deel van de huur wilt aftrekken, moet je je woonadres bij de Hacienda als vestigingsplaats hebben geregistreerd.

Wat komt er daarna? Overzicht van de jaarverslagen

Naast de kwartaalrapportages zijn er nog andere jaarlijkse verplichtingen die voor velen als een verrassing komen:

Het formulier 347 wordt vaak vergeten: als je één klant of leverancier had waarmee je meer dan 3.005,06 euro per jaar hebt omgezet, moet je die in februari van het volgende jaar aangeven. Als je dat vergeet, kun je boetes krijgen.

Checklist: Boekhouding als Autónomo – het belangrijkste in één oogopslag

• De NIE-, NIF- en RETA-registratie zijn geregeld
• Het digitale certificaat is actief (voor online aangiften bij de AEAT)
• Werk bij de Hacienda aangemeld (Modelo 036 of 037)
• De IVA-administratie (Libro de IVA) wordt voortdurend bijgewerkt
• Alle uitgaande facturen bevatten alle verplichte gegevens, inclusief IVA
• Alle inkomende facturen worden als originelen bewaard (minstens 4 jaar)
• Kwartaaldata in de kalender: 20 april, 20 juli, 20 oktober, 30 januari
• Formulier 130 moet ook worden ingediend als je geen winst hebt gemaakt
• Formulier 303 moet ook worden ingediend als het IVA-saldo nul is
• De RETA-bijdrage wordt als bedrijfskosten geboekt
• Gestoría is op de hoogte of de software is geconfigureerd
• Modelo 100 (Renta) gepland tot 30 juni van het volgende jaar

Conclusie: de boekhouding als Autónomo is geen hogere wiskunde – maar je moet er wel discipline voor hebben

De boekhoudkundige verplichtingen als Autónomo in Spanje zijn in vergelijking met andere landen goed te doen: geen verplichte jaarrekening, geen volledige financiële boekhouding, een overzichtelijke kalender met vier kwartaalaangiften per jaar. De doorslaggevende factor is niet de complexiteit, maar de consequentie – wie termijnen mist of bonnen niet bewaart, betaalt onnodige boetes.

Voor starters op de arbeidsmarkt in Spanje is een Gestoría in de eerste één à twee jaar een verstandige investering: de kosten zijn overzichtelijk en aftrekbaar, en het aantal fouten neemt flink af. Daarna kun je met goede software veel taken zelf doen. Als je tegelijkertijd een pensioen, huurinkomsten of internationale inkomsten hebt, is het verstandig om blijvend professionele begeleiding in te schakelen – want dan spelen er fiscale wisselwerkingen mee die niet meteen duidelijk zijn. Meer over de bredere fiscale context vind je in het overzichtsartikel Belastingen als ingezetene (IRPF).

Officiële bronnen

• Agencia Tributaria (AEAT) – centrale belastingdienst, formulieren en indiening: https://www.agenciatributaria.es
• Formulier 130 – driemaandelijkse vooruitbetaling van de IRPF: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/procedimientoini/G322.shtml
• Formulier 303 – driemaandelijkse IVA-aangifte: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/modelo-303.html
• Modelo 100 – Jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting (Renta): https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/IRPF/renta.html
• Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) – RETA-aanmelding en premies: https://www.seg-social.es
• Real Decreto-ley 16/2025 en RDL 3/2026 – Bevriezing van de premietarieven voor autónomos voor 2026 (BOE): https://www.boe.es
• Koninklijk Besluit 238/2026 van 25 maart 2026 – elektronische facturering (e-Factura): https://www.boe.es
• ICAC – Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas – Boekhoudregels: https://www.icac.gob.es