VeriFactu: nowy obowiązek fakturowania dla autónomos i firm w Hiszpanii
Jeśli pracujesz na Majorce jako autónomo, freelancer lub prowadzisz SL, VeriFactu cię nie ominie: Hiszpania wprowadza certyfikowany system fakturowania, który ma zapobiegać manipulacjom, podwójnej księgowości i oszustwom podatkowym. Najpierw dobra wiadomość: terminy planowane pierwotnie na 2026 zostały na początku grudnia 2025 przesunięte o rok na mocy Real Decreto-ley 15/2025. Z tego poradnika dowiesz się, od kiedy VeriFactu będzie dla ciebie obowiązkowe, jakie wymogi techniczne musi spełniać twoje oprogramowanie do fakturowania, kto jest zwolniony z tych zasad i jak przygotować się odpowiednio wcześnie – bez zagłębiania się w specjalistyczny żargon księgowy.
Chcesz sprawdzić, czy twoje obecne oprogramowanie księgowe jest zgodne z VeriFactu?
- Wyślij indywidualne zapytanie — skontaktujemy cię ze sprawdzonymi gestorías i doradcami podatkowymi na Majorce
- Księgowość autónomo w Hiszpanii
Czym dokładnie jest VeriFactu?
VeriFactu nie jest nowym formularzem podatkowym, lecz wymogiem technicznym dotyczącym oprogramowania do fakturowania. Podstawę prawną stanowi Real Decreto 1007/2023, który nakłada obowiązek stosowania tak zwanych "Sistemas de Información de Facturación" (SIF), czyli systemów fakturowania, które technicznie gwarantują integralność, identyfikowalność, czytelność i niezmienność każdej faktury. Celem jest uniemożliwienie prowadzenia podwójnej księgowości oraz późniejszego manipulowania obrotami, zgodnie z podstawową zasadą określoną już w ustawie 11/2021 przeciwko oszustwom podatkowym.
W praktyce oznacza to, że raz wystawionych faktur nie będzie można już usuwać ani zmieniać. Korekty będą możliwe wyłącznie poprzez formalną fakturę korygującą. Każda faktura zostanie ponadto kryptograficznie „połączona” z poprzednią i otrzyma kod QR, który ty lub urząd skarbowy AEAT będziecie mogli natychmiast sprawdzić. Przepisy obowiązują w całej Hiszpanii, w tym na Wyspach Kanaryjskich, w Ceucie i Melilli, i stanowią część dostosowania do unijnej inicjatywy "VAT in the Digital Age" (ViDA).
Nowy harmonogram: kiedy VeriFactu obowiązuje i kogo?
Pierwotny harmonogram z Real Decreto 254/2025 został przesunięty przez Real Decreto-ley 15/2025 z 2. Dezember 2025 – było to już drugie przedłużenie po pierwszym, w kwietniu 2025. Oba terminy przesunięto tym samym o rok.
| Podatnicy | Pierwotny termin | Nowy termin (zgodnie z RDL 15/2025) |
|---|---|---|
| Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (Sociedades, SL, SA) | 1. Januar 2026 | 1. Januar 2027 |
| Autónomos i spółki osobowe (IRPF) | 1. Juli 2026 | 1. Juli 2027 |
| Producenci oprogramowania (obowiązek certyfikacji) | 29. Juli 2025 | bez zmian, pozostaje 29. Juli 2025 |
Uwaga: Przesunięcie dotyczy wyłącznie obowiązku korzystania z systemu przez podatników. Dostawcy oprogramowania muszą certyfikować swoje systemy i przedłożyć "declaración responsable" już od 29. Juli 2025 – przedłużenie terminu nie wpłynęło na tę datę.
Podstawa prawna: od ustawy przeciw oszustwom po drugie przesunięcie terminu
VeriFactu powstawało na podstawie kilku aktów prawnych. Znajomość tej historii pozwala lepiej zrozumieć, dlaczego terminy były wielokrotnie przesuwane i dlaczego nie można wykluczyć kolejnych zmian.
| Akt prawny | Data | Treść |
|---|---|---|
| Ley 11/2021 | 2021 | Podstawowa zasada: zakaz stosowania oprogramowania do podwójnej księgowości lub manipulowania danymi |
| Real Decreto 1007/2023 | 2023 | Wymogi techniczne dotyczące systemów fakturowania SIF |
| Real Decreto 254/2025 | 2025 | Pierwotny harmonogram: przedsiębiorstwa od 1.1.2026, samozatrudnieni od 1.7.2026 |
| Real Decreto-ley 15/2025 | 2. grudnia 2025 | Przesunięcie terminów na 1.1.2027 (przedsiębiorstwa) oraz 1.7.2027 (samozatrudnieni) |
Z dostępnych źródeł wynika, że Real Decreto-ley 15/2025 musi jeszcze zostać zatwierdzony przez parlament. To kolejny powód, by regularnie konsultować swoją sytuację z Gestoría, zamiast bezrefleksyjnie polegać na jednej dacie.
Kogo dotyczy VeriFactu?
Obowiązek dotyczy w praktyce wszystkich osób prowadzących działalność gospodarczą w Hiszpanii i wystawiających faktury – niezależnie od narodowości czy formy prawnej.
| Grupa | Czy dotyczy? |
|---|---|
| Autónomos / freelancerzy (także expaci) | Tak, od 1. Juli 2027 |
| SL, SA i inne spółki kapitałowe | Tak, od 1. Januar 2027 |
| Firmy zagraniczne obecne podatkowo w Hiszpanii, które wystawiają faktury zgodnie z hiszpańskimi przepisami | Tak |
| Firmy objęte systemem SII (obrót powyżej 6 Mio. €, grupy VAT, REDEME) | Nie, wyłączone |
| Fakturowanie B2G dla instytucji publicznych | Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych istnieje już od 2014, niezależnie od VeriFactu |
Jeśli jako niemiecki przedsiębiorca lub freelancer na Majorce jesteś zarejestrowany jako Autónomo albo założyłeś SL, zaplanuj zmianę odpowiednio wcześnie. Choć termin 2027 może wydawać się odległy, zmiana oprogramowania i dostosowanie księgowości zwykle wymagają czasu.
Wymagania techniczne dla oprogramowania zgodnego z VeriFactu
W przyszłości nie wystarczy już każdy szablon w Excelu ani formularz faktury w Wordzie. Certyfikowany SIF musi spełniać następujące wymagania:
| Wymaganie | Znaczenie w praktyce |
|---|---|
| Niezmienność | Raz wystawionych faktur nie można już edytować ani usuwać |
| Faktura korygująca | Korekty wprowadza się wyłącznie za pomocą formalnej faktury korygującej |
| Kod QR na każdej fakturze | Umożliwia klientowi lub AEAT natychmiastową weryfikację |
| Łańcuch kryptograficzny | Każda faktura jest cyfrowo „połączona” z poprzednią – manipulacje są technicznie wykrywalne |
| Certyfikacja przez AEAT | Producenci oprogramowania muszą przedłożyć organowi podatkowemu „declaración responsable” |
Uwaga: AEAT oferuje bezpłatną aplikację do wystawiania faktur dla osób samozatrudnionych, wolnych strzelców i małych firm wystawiających niewielką liczbę faktur. Aplikacja wystawia faktury elektronicznie i przekazuje dane bezpośrednio do organu podatkowego – to praktyczne rozwiązanie, jeśli (jeszcze) nie korzystasz z własnego rozwiązania komercyjnego.
Tryb VeriFactu a standardowy SIF: ważna różnica
W ramach tych przepisów firmy mogą wybrać 1 z 2 wariantów:
| Wariant | Sposób działania | Dla kogo |
|---|---|---|
| System VeriFactu (w czasie rzeczywistym) | Automatycznie i niemal w czasie rzeczywistym przesyła dane z faktur do AEAT | Dla tych, którzy chcą maksymalnej przejrzystości i uproszczonych rozliczeń podatkowych |
| Zwykły SIF (bez zgłaszania w czasie rzeczywistym) | Bezpiecznie i w niezmienionej formie przechowuje dane z faktur, ale nie przesyła ich automatycznie – należy je przedłożyć tylko w razie kontroli | Dla tych, którzy chcą samodzielnie decydować o przekazywaniu danych |
Oba warianty muszą spełniać podstawowe wymogi dotyczące integralności i identyfikowalności. Różnica polega wyłącznie na tym, czy dane są aktywnie przesyłane do AEAT, czy trzeba je przedłożyć dopiero na żądanie.
Wyjątek: kogo nie obejmuje obowiązek ze względu na system SII
Osoby, które już uczestniczą w Suministro Inmediato de Información (SII), są zwolnione z obowiązku VeriFactu. SII to hiszpański system raportowania VAT w czasie rzeczywistym, obowiązkowy dla określonych podatników.
| Kryterium | Zasady |
|---|---|
| Termin zgłoszenia | Przekazanie danych z faktur w ciągu 4 dni kalendarzowych od wystawienia/zaksięgowania (z wyłączeniem weekendów i dni świątecznych) |
| Uczestnicy objęci obowiązkiem | Duże przedsiębiorstwa z obrotem powyżej 6 mln €, grupy VAT, przedsiębiorstwa objęte systemem REDEME (miesięczny zwrot VAT) |
| Dobrowolni uczestnicy | Mogą co do zasady nadal korzystać z SII; termin rezygnacji poprzez deklarację ewidencyjną upłynął 30. listopada |
| Relacja z VeriFactu | Uczestnicy SII są zwolnieni z obowiązku korzystania z VeriFactu |
Dla większości Autónomos i mniejszych SLs na Majorce system SII nie ma znaczenia ze względu na próg obrotów – w ich przypadku obowiązek korzystania z VeriFactu zacznie obowiązywać bezpośrednio od lipca 2027.
Kary i ryzyko w przypadku nieprzestrzegania przepisów
Kto po upływie właściwego terminu nadal korzysta z niecertyfikowanego oprogramowania lub manipuluje fakturami, naraża się na dotkliwe kary. Według doniesień naruszenie obowiązku certyfikacji może skutkować grzywną znacznie przekraczającą 50.000 €. Sankcje grożą również producentom oprogramowania, którzy oferują lub sprzedają systemy niezgodne z przepisami, ponieważ już ustawa przeciwdziałająca oszustwom 11/2021 penalizuje udostępnianie oprogramowania podatnego na manipulacje.
Uwaga: Nawet jeśli terminy przesunięto na 2027, pamiętaj: zbyt długie zwlekanie może oznaczać nerwową zmianę oprogramowania w trakcie roku obrotowego. Lepiej odpowiednio wcześnie zaplanuj wdrożenie razem ze swoją Gestoría.
Krok po kroku: jak się przygotować
- Sprawdź swój status: Czy jesteś Autónomo, właścicielem SL czy należysz do przedsiębiorstwa objętego obowiązkiem SII? Od tego zależy termin, który cię dotyczy.
- Sprawdź oprogramowanie: Zapytaj obecnego dostawcę, czy ma już certyfikację VeriFactu i kiedy ją uzyskał lub planuje uzyskać.
- Rozważ alternatywę: Przy niewielkiej liczbie faktur bezpłatna aplikacja AEAT może być prostym rozwiązaniem przejściowym.
- Zaangażuj Gestoría: Wcześnie ustal ze swoją Gestoría, który wariant (VeriFactu w czasie rzeczywistym czy standardowy SIF) pasuje do twojego modelu działalności.
- Dostosuj procesy księgowe: Odpowiednio wcześnie przećwicz wewnętrzne procedury korygowania faktur (faktura korygująca zamiast usuwania).
- Zaznacz terminy w kalendarzu: 1 stycznia 2027 dla spółek kapitałowych, 1 lipca 2027 dla Autónomos – uwzględnij też zapas czasu na fazę testową.
Najczęstsze błędy
- Zbyt późne działanie: Przesunięcie terminu na 2027 bywa błędnie odbierane jako „brak powodów do obaw”, choć zmiana oprogramowania wymaga czasu.
- Mylenie SIF z VeriFactu: Nie każdy certyfikowany SIF automatycznie przesyła dane do AEAT – dzieje się tak wyłącznie w wariancie VeriFactu.
- Ignorowanie terminu dla producentów: Błędem jest założenie, że dostawcy oprogramowania również mają czas do 2027: ich rozwiązania muszą być certyfikowane już od 29 lipca 2025.
- Brak konsultacji przed wystąpieniem z SII: Jeśli chcesz dobrowolnie pozostać w SII lub z niego wystąpić, musisz pamiętać o corocznym terminie złożenia deklaracji ewidencyjnej.
- Późniejsza zmiana faktur: W systemie VeriFactu jest niedopuszczalna – korektę trzeba koniecznie wystawić w formie faktury korygującej.
Co będzie dalej?
VeriFactu jest częścią szerszej cyfrowej transformacji hiszpańskiej administracji podatkowej, inspirowanej unijną inicjatywą ViDA (VAT in the Digital Age). W średniej perspektywie można spodziewać się ściślejszego powiązania fakturowania elektronicznego, zgłaszania VAT i zaliczek na podatek dochodowy. Równolegle istotne pozostaje ustawodawstwo „Crea y Crece” (Ley 18/2022), które przygotowuje wprowadzenie powszechnego obowiązku e-fakturowania B2B w Hiszpanii – to temat, który Autónomos i firmy powinny śledzić niezależnie od VeriFactu.
Lista kontrolna VeriFactu dla Autónomos i firm
| Zadanie | Wykonane? |
|---|---|
| Zidentyfikowano własny termin (2027) | ☐ |
| Sprawdzono, czy obecne oprogramowanie do fakturowania ma certyfikat | ☐ |
| Podjęto decyzję: VeriFactu w czasie rzeczywistym czy standardowy SIF | ☐ |
| Skontaktowano się z gestoría/doradcą podatkowym | ☐ |
| Przygotowano wewnętrzne procedury dotyczące faktur korygujących | ☐ |
| Sprawdzono, czy SII ma zastosowanie (próg obrotu 6 Mio. €) | ☐ |
Podsumowanie
VeriFactu zasadniczo zmienia sposób wystawiania, korygowania i dokumentowania faktur w Hiszpanii – choć drugie przesunięcie terminu na mocy Real Decreto-ley 15/2025 daje ci teraz czas do 2027. Dla Autónomos na Majorce oznacza to: bez paniki, ale też bez odkładania sprawy na później. Jeśli odpowiednio wcześnie porozmawiasz z gestoría, wybierzesz właściwy wariant oprogramowania i dostosujesz wewnętrzne procedury, spokojnie przejdziesz przez tę zmianę. Jeśli natomiast zaczekasz do ostatniej chwili przed terminem, ryzykujesz presję czasu, a w najgorszym razie dotkliwe grzywny.
Oficjalne źródła
- Agencia Tributaria (AEAT) – Sistemas Informáticos de Facturación (VeriFactu): https://www.agenciatributaria.es
- BOE – Real Decreto 1007/2023: https://www.boe.es
- BOE – Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre: https://www.boe.es/boe/dias/2025/12/03/pdfs/BOE-A-2025-24446.pdf
- BOE – Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal: https://www.boe.es