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Prazo de conservação de documentos fiscais em Espanha: 4, 6 ou 10 anos?

Responsável pelo conteúdo: Frank Menze

Quem se muda da Alemanha para Maiorca traz frequentemente a ideia de um único e longo prazo de conservação. Em Espanha é diferente: aqui correm três relógios distintos em paralelo, e qual deles se aplica a ti depende de seres particular, senhorio, trabalhador independente ou empresário. A prescrição fiscal nos termos da Ley General Tributaria é de quatro anos, o direito comercial exige seis anos dos empresários, e no caso de perdas ou deduções reportadas a Administração Fiscal pode exigir documentos ainda após dez anos. Neste guia vais aprender qual o prazo aplicável à tua situação, a partir de quando começa efetivamente a contar, por que "prescrito" não significa automaticamente "pode deitar fora" — e por que os documentos de compra de um imóvel muitas vezes têm de ser conservados por muito mais tempo do que os quatro anos fariam supor.

Documentos fiscais em Espanha: prazos de conservação

Não tens a certeza de que documentos ainda precisas e quais podes destruir?

Os três relógios em resumo

Ao contrário do direito alemão, com o seu código tributário central, a obrigação de conservação espanhola distribui-se por várias leis com objetivos diferentes. Para particulares sem atividade empresarial, geralmente só é relevante a prescrição fiscal. Quem é trabalhador independente, autónomo ou sócio de uma sociedade tem ainda de ter em conta o prazo do direito comercial — e quem reporta perdas ou deduções ao longo de vários anos, o prazo de fiscalização de dez anos.

Relógio Duração Base legal Aplica-se sobretudo a
Prescrição fiscal 4 anos Ley 58/2003 (LGT), Art. 66 Todos os contribuintes: Renta, IRNR, Imposto sobre o Património
Conservação obrigatória pelo direito comercial 6 anos Código de Comercio, Art. 30 Empresários, trabalhadores independentes, sociedades
Direito de fiscalização em caso de prejuízos reportados e deduções 10 anos LGT, Art. 66 bis Quem compensa prejuízos ou deduções ao longo de vários anos

Nota: Estes três prazos não se excluem mutuamente. Um autónomo com prejuízos reportados pode ter de acompanhar simultaneamente os três relógios – para documentos diferentes.

Quatro anos: a prescrição fiscal segundo o Art. 66 LGT

A regra fundamental está no artigo 66 da Ley General Tributaria: passados quatro anos, prescreve o direito da administração de determinar uma dívida fiscal ou exigir o seu pagamento. Ao mesmo tempo, porém, prescreve também o teu próprio direito de reclamar um reembolso. Este é o ponto que muitos ignoram – o prazo não protege apenas contra cobranças adicionais, também limita durante quanto tempo tu próprio ainda podes reclamar dinheiro de volta.

Mais sobre os mecanismos da própria prescrição, incluindo a questão de quando uma dívida fiscal é efetivamente considerada extinta, encontras no guia Verjährung Steuern Spanien.

Objeto da prescrição Prazo
Direito da Administração de determinar uma dívida fiscal 4 anos
Direito da Administração de exigir dívidas fiscais já determinadas 4 anos
O teu direito ao reembolso de impostos pagos em excesso 4 anos

A partir de quando é que o prazo começa a correr?

O início do prazo é um obstáculo frequente, porque não coincide com o próprio ano fiscal, mas sim com o fim do respetivo prazo de declaração. Quem, por exemplo, apresenta a sua Renta relativa a um determinado ano, começa normalmente a contar o relógio da prescrição apenas a partir do termo do prazo de entrega desse ano — não a 1 de janeiro nem a 31 de dezembro do próprio ano fiscal. Para o prazo de dez anos aplicável à verificação de prejuízos reportáveis, isso está expressamente previsto na letra da lei; para o prazo de quatro anos vale a mesma lógica.

Para os empresários, o relógio do direito comercial funciona de forma diferente: começa apenas com o último registo contabilístico nos livros correspondentes, e não com o fim do exercício.

Tipo de prazo Início do prazo
Prescrição fiscal (4 anos) Regra geral, a partir do fim do prazo de entrega da respetiva declaração
Direito de fiscalização em caso de prejuízos fiscais transportados (10 anos) A partir do dia seguinte ao termo do prazo de entrega do ano em que surgiu o prejuízo ou a dedução
Obrigação mercantil (6 anos) A partir do último registo nos livros contabilísticos

Atenção: Não calcules tu mesmo datas concretas do calendário se tiveres dúvidas. O cálculo exato do prazo num caso concreto — por exemplo, em declarações corrigidas posteriormente — deve ficar a cargo de um consultor fiscal para expatriados.

O que interrompe a prescrição — e por que isso é importante

O prazo de quatro anos não decorre sem interrupções. O artigo 68 da LGT enumera vários eventos que o interrompem, entre eles qualquer ação formal da administração fiscal da qual tenhas conhecimento, bem como — no caso de pedidos de reembolso — atos próprios comprováveis e a interposição ou tramitação de recursos. O ponto decisivo é: um prazo interrompido recomeça a contar do zero.

Na prática, isto significa: quem pensa "a minha declaração de há quatro anos já está com certeza prescrita" pode estar enganado, se entretanto uma carta da Hacienda ou um recurso próprio tiver reiniciado o contador. Por isso, guarda toda a correspondência com a administração fiscal até teres a certeza de que, para o ano em questão, já não existem de facto processos em aberto.

Seis anos: a obrigação mercantil para empresários e trabalhadores independentes

Quem exerce uma atividade empresarial em Espanha — como autónomo, como sócio de uma SL ou como profissional liberal com obrigação de contabilidade — não se satisfaz com a lógica dos quatro anos aplicável a particulares. O artigo 30 do Código de Comercio obriga os empresários a conservar de forma organizada, durante seis anos, os livros, a correspondência, os comprovativos e demais documentos da sua atividade, contados a partir do último registo nos respetivos livros.

O segundo parágrafo desta disposição é frequentemente ignorado na prática, mas é a frase mais importante para quem encerra a sua atividade de independente ou dissolve uma sociedade: cessar a atividade não isenta da obrigação de conservação. Se o empresário falecer, a obrigação transmite-se aos seus herdeiros; se uma sociedade for dissolvida, a responsabilidade recai sobre os liquidatários.

Situação Quem está obrigado à conservação?
Autónomo cessa a atividade O próprio ex-autónomo, pelos 6 anos completos a partir do último registo
Autónomo falece Os seus herdeiros
A SL é dissolvida Os liquidatários da sociedade

Se estás a encerrar uma atividade por conta própria em Espanha ou a fechar uma sociedade, vale a pena consultar os guias Autónomo Espanha, Contabilidade para Autónomos e Dissolver uma SL em Espanha – aí também se descreve quais as formalidades que surgem no final da atividade.

Dez anos: prejuízos reportados, deduções – e a armadilha dos anos "prescritos"

A regra mais surpreendente encontra-se no artigo 66 bis da LGT, introduzido pela Ley 34/2015. Estabelece que: se reportares prejuízos ou deduções de um determinado ano para anos posteriores, ainda não prescritos, a Administração pode continuar a fiscalizar o ano de origem durante dez anos – contados a partir do dia seguinte ao termo do prazo de entrega da declaração do ano em que surgiu o prejuízo ou a dedução.

Ainda mais importante é um acrescento na mesma norma: mesmo que um ano já esteja fiscalmente prescrito, mantém-se a obrigação de apresentar as declarações e a contabilidade desse ano, sempre que estas tenham impacto num ano não prescrito – por exemplo, porque delas resulta um prejuízo ou uma dedução que foi posteriormente compensado.

Atenção: em Espanha, "prescrito" não significa automaticamente que "pode ser destruído". Se uma posição fiscal de um ano antigo tiver reflexo num ano atual, podes ser obrigado a apresentar mesmo assim os documentos subjacentes.

O caso especial dos imóveis: por que os documentos de compra têm de ficar guardados muito mais tempo

Para proprietários em Maiorca, esta é a consequência prática mais importante do artigo 66 bis: os documentos de compra de um imóvel – escritura pública de compra e venda, comprovativos de despesas acessórias, faturas de obras de renovação com relevância fiscal – determinam o valor de aquisição a partir do qual se calcula mais tarde a mais-valia, que é tributada na venda no âmbito do IRS ou do imposto de não residentes. No entanto, o prazo relativo a esta posição só começa a correr a partir do ano da venda, e não do ano da compra.

Daqui resulta uma regra prática simples: os documentos de compra de um imóvel devem ser guardados durante todo o tempo em que possuis o imóvel – e depois ainda pelo período correspondente ao respetivo prazo de prescrição. O melhor é criares uma pasta própria, onde guardas juntos a escritura pública de compra, os comprovativos de obras que aumentaram o valor do imóvel e os recibos de despesas acessórias relacionadas com a compra – não organizados por prazos individuais, mas como um pacote completo, que só deitas fora depois de vendido o imóvel e decorrido o prazo de prescrição então em vigor. Quem elimina estes documentos dez ou quinze anos após a compra, porque "os quatro anos já passaram há muito", deixa de conseguir comprovar o valor de aquisição numa venda posterior e arrisca-se a um cálculo mais desfavorável da mais-valia.

Heranças: quando recebes uma caixa cheia de documentos

Quem herda um apartamento, uma conta bancária ou até apenas uma pasta de arquivo, assume em determinados casos também a obrigação de conservação de documentos do falecido – especialmente se este exercia uma atividade empresarial. Isto resulta diretamente do artigo 30, número 2, do Código de Comercio. Se estás neste momento a tratar de uma herança da Alemanha ou de Espanha, vale a pena consultar em paralelo o guia Tributar heranças provenientes da Alemanha e de Espanha – aí trata-se do lado fiscal, enquanto aqui o foco está na obrigação documental.

Como proceder quando são solicitados documentos de um ano mais antigo

  1. Verifica primeiro de que ano são os documentos solicitados e se esse ano já deveria estar encerrado após os quatro ou seis anos.
  2. Esclarece se existe uma ligação com um ano ainda não prescrito – por exemplo, através de um reporte de prejuízos, uma dedução ou uma venda posterior.
  3. Responde dentro do prazo a qualquer solicitação da administração; o silêncio pode ser interpretado como não apresentação.
  4. Em caso de dúvida, consulta um consultor fiscal ou uma Gestoría antes de classificares documentos como "já não relevantes".
  5. Guarda uma cópia de toda a correspondência com a Agencia Tributaria – ela própria pode tornar-se um documento relevante para o prazo.

Backup digital como complemento, não como substituto

Faz sentido guardar também uma cópia digital dos documentos importantes – por exemplo, digitalizados e armazenados numa cloud ou num disco rígido externo, separados do original em papel. Isso protege contra danos por água, mudanças de casa e perda. Se uma cópia digital pode substituir completamente um original em papel em caso de litígio é uma questão de arquivamento digital que não pode ser respondida aqui de forma definitiva – por isso, não confies apenas no scan, mas mantém os originais sempre que for prático.

Erros mais comuns

  • Deitar tudo fora após quatro anos. Quem tem reportes de prejuízos, deduções ou um imóvel está frequentemente sujeito a prazos adicionais e mais longos.
  • Confundir o encerramento de atividade com o fim da obrigação de conservação. A obrigação de seis anos segundo o Art. 30 do Código de Comercio continua a aplicar-se – se necessário, aos herdeiros.
  • Deitar fora demasiado cedo os documentos de compra do imóvel. Voltam a ser relevantes apenas no momento da venda.
  • Não guardar a correspondência com a Hacienda. Ela pode ter interrompido a prescrição sem que te apercebas.
  • Confiar num único prazo indiferenciado. Particulares, trabalhadores independentes e empresários com reporte de prejuízos estão sujeitos a relógios diferentes – muitas vezes simultaneamente.

E depois?

Assim que um prazo para uma determinada posição tiver efetivamente terminado e não existir ligação a um ano ainda em aberto, podes separar os documentos correspondentes. Faz sentido não fazer isto de uma só vez, mas por categorias: primeiro os comprovativos do dia a dia sem relação com imóveis ou empresas, só depois – e com maior cautela – tudo o que esteja relacionado com bens patrimoniais, sociedades ou reportes de prejuízos. Em caso de dúvida, vale a pena fazer uma breve verificação junto de uma Gestoría ou de um consultor fiscal antes de destruir os documentos; o diretório Direito & Finanças ajuda a encontrar interlocutores adequados em Maiorca.

Lista de verificação: o que fica, o que pode ser descartado?

Pergunta Consequência
O documento diz respeito a um ano cuja prescrição ainda não ocorreu? Guardar
Estás a reportar dele uma perda ou dedução para um ano atual? Guardar até que esse próprio ano prescreva
És ou foste empresário/autónomo e o último lançamento contabilístico tem menos de 6 anos? Guardar
Trata-se de documentos de compra de um imóvel ainda em teu poder? Guardar até à venda mais o prazo de prescrição
Ainda decorre algum processo, reclamação ou correspondência com a Hacienda relativamente a este item? Guardar, o prazo pode estar interrompido

Conclusão

A lógica espanhola de conservação de documentos é mais complicada do que a regra geral alemã, mas no essencial é fácil de memorizar: quatro anos para a prescrição fiscal normal, seis anos para empresários segundo o direito comercial, dez anos assim que estejam em jogo reportes de perdas ou deduções — e uma regra especial para imóveis, que na prática significa: enquanto os possuíres, mais o respetivo prazo de prescrição depois disso. Quem conhece estes três relógios e guarda sistematicamente a correspondência com a Hacienda pode organizar os seus arquivos sem receio, sem se preocupar depois com a falta de comprovativos. Em caso de dúvida, vale sempre a pena consultar rapidamente um consultor fiscal antes de destruir qualquer documento.

Fontes Oficiais

Durante quanto tempo devo guardar, no mínimo, os meus documentos fiscais em Espanha?
Como pessoa singular, aplica-se geralmente o prazo de prescrição fiscal de quatro anos previsto no art. 66 LGT. Empresários e trabalhadores independentes devem também respeitar o prazo de seis anos do Código de Comercio.
Por que razão se aplica um prazo mais longo aos empresários do que aos particulares?
O direito comercial (art. 30 do Código de Comercio) exige que os empresários conservem de forma organizada os seus documentos comerciais durante seis anos, independentemente da prescrição puramente fiscal ao fim de quatro anos.
A partir de quando começa a contar o prazo?
No caso da prescrição fiscal, geralmente a partir do termo do prazo de entrega da respetiva declaração; no caso do prazo comercial, a partir do último lançamento nos livros comerciais. O ponto de partida não é o próprio ano fiscal.
Posso realmente deitar tudo fora ao fim de quatro anos?
Não. Se uma posição de um ano mais antigo tiver efeitos num ano ainda não prescrito, por exemplo através de um reporte de perdas ou de uma dedução, a administração pode, nos termos do art. 66 bis da LGT, exigir documentos do ano de origem durante até dez anos.
Durante quanto tempo devo conservar os documentos relativos ao meu imóvel?
Na prática, é aconselhável conservar a escritura de compra e os comprovativos relevantes para o valor enquanto for proprietário do imóvel, e depois ainda durante o prazo de prescrição aplicável em cada momento — pois são estes documentos que determinam o valor de aquisição para o posterior cálculo da mais-valia.
O que acontece à obrigação de conservação quando cesso a minha atividade por conta própria?
A obrigação não termina com o encerramento da atividade. Ela mantém-se inalterada nos termos do Código de Comercio e, em caso de falecimento, transmite-se aos herdeiros.
Quem deve conservar os documentos de uma sociedade dissolvida?
No caso de uma sociedade dissolvida, os liquidatários são responsáveis pela continuação da conservação dos documentos comerciais.
Uma cópia digitalizada é suficiente para substituir o original em papel?
Esta é uma questão de arquivamento digital que não pode ser esclarecida de forma definitiva aqui. É recomendável guardar também digitalmente os originais importantes, sem confiar apenas na digitalização.