Mallorca.com
viure-a-mallorca

Termini de conservació per a documentació fiscal a Espanya: 4, 6 o 10 anys?

Responsable del contingut: Frank Menze

Qui es trasllada d'Alemanya a Mallorca sol dur sa idea d'un únic termini llarg de conservació. A Espanya això és diferent: aquí funcionen tres rellotges diferents paral·lelament, i quin d'ells t'afecta depèn de si ets particular, arrendador, autònom o empresari. Sa prescripció fiscal segons sa Ley General Tributaria és de quatre anys, es dret mercantil exigeix als empresaris sis anys, i en cas de pèrdues o deduccions traspassades, s'Administració tributària pot exigir documents fins i tot després de deu anys. En aquesta guia aprendràs quin termini s'aplica a sa teva situació, a partir de quan comença a córrer, per què "prescrit" no significa automàticament "llençable" - i per què es documents de compra d'un immoble sovint s'han de conservar molt més temps del que suggereixen es quatre anys.

Documentació fiscal a Espanya: terminis de conservació

No saps segur quins documents encara necessites i quins pots llençar a sa trituradora?

Es tres rellotges d'un cop d'ull

A diferència des dret alemany amb sa seva Abgabenordnung centralitzada, s'obligació espanyola de conservació de documents es reparteix entre diverses lleis amb objectius diferents. Per a particulars sense activitat empresarial, normalment només és rellevant sa prescripció fiscal. Qui és autònom (autónomo) o soci ha de tenir en compte també es termini mercantil - i qui traspassa pèrdues o deduccions durant diversos anys, es termini de comprovació de deu anys.

Rellotge Durada Base legal Afecta sobretot
Prescripció fiscal 4 anys Ley 58/2003 (LGT), Art. 66 Tots es contribuents: Renta, IRNR, Impost sobre es Patrimoni
Conservació segons dret mercantil 6 anys Código de Comercio, Art. 30 Empresaris, autònoms, societats
Dret de comprovació en cas de pèrdues traspassades i deduccions 10 anys LGT, Art. 66 bis Qui compensa pèrdues o deduccions durant diversos anys

Avís: Aquests tres terminis no s'exclouen mutuament. Un autónomo amb pèrdues traspassades pot haver de tenir en compte alhora es tres rellotges - per a documents diferents.

Quatre anys: sa prescripció fiscal segons s'article 66 LGT

Sa regla bàsica es troba a s'article 66 de sa Ley General Tributaria: després de quatre anys, prescriu es dret de s'Administració a determinar un deute tributari o a exigir-ne es pagament. Al mateix temps, també prescriu es teu propi dret a reclamar una devolució. Aquest és es punt que molts passen per alt: es termini no només protegeix davant reclamacions posteriors, sinó que també limita fins quan tu mateix pots reclamar doblers.

Més informació sobre es mecanismes de sa prescripció, incloent-hi sa qüestió de quan un deute tributari es considera realment extingit, es troba a sa guia Prescripció d'impostos a Espanya.

Objecte de prescripció Termini
Dret de s'administració a determinar un deute tributari 4 anys
Dret de s'administració a exigir es deutes tributaris determinats 4 anys
Es teu dret a sa devolució d'impostos pagats de més 4 anys

A partir de quan comença a córrer es termini?

S'inici des termini és un entrebanc freqüent, perquè no coincideix amb s'any fiscal en si, sinó amb es final des termini de presentació de sa declaració corresponent. Qui, per exemple, presenta sa seva Renta d'un any determinat, normalment només comença a comptar es rellotge de prescripció a partir de s'acabament des termini de presentació d'aquest any – no dia 1 de gener ni dia 31 de desembre de s'any fiscal en si. Per es termini de deu anys de comprovació en cas de bases negatives compensables, això queda establert expressament en es text legal; per es termini de quatre anys s'aplica sa mateixa sistemàtica.

Per ses empreses, es rellotge mercantil funciona de manera diferent: només comença amb sa darrera anotació comptable en es llibres corresponents, no amb es final de s'exercici.

Tipus de termini Inici des termini
Prescripció tributària (4 anys) Normalment a partir des final des termini de presentació de sa declaració corresponent
Dret de comprovació en cas de bases negatives compensables (10 anys) A partir de s'endemà de s'acabament des termini de presentació de s'any en què va sorgir sa pèrdua o sa deducció
Obligació mercantil (6 anys) A partir de sa darrera anotació en es llibres comptables

Atenció: No calculis tu mateix cap data concreta des calendari si no n'estàs segur. Es càlcul exacte des termini en cada cas concret – per exemple quan hi ha declaracions corregides posteriorment – ha d'estar en mans d'un assessor fiscal per a expats.

Què interromp sa prescripció – i per què això és important

Es termini de quatre anys no transcorre sense interrupcions. S'article 68 LGT esmenta diversos esdeveniments que l'interrompen, entre ells qualsevol actuació formal de s'administració tributària de sa qual tenguis coneixement, així com – en cas de reclamacions de devolució – actuacions pròpies demostrables i sa interposició o tramitació de recursos. Es punt decisiu és: Un termini interromput torna a començar de bell nou completament.

Això vol dir, a sa pràctica: qui pensa "sa meva declaració de fa quatre anys ja ha prescrit", es pot equivocar si mentrestant una carta de s'Hisenda o un recurs propi ha reiniciat es rellotge. Per això, guarda tota sa correspondència amb s'administració tributària fins que estiguis segur que per s'any en qüestió realment no hi ha cap procediment obert.

Sis anys: s'obligació mercantil per a empresaris i autònoms

Qui du a terme una activitat empresarial a Espanya –com a autónomo, com a soci d'una SL o com a professional liberal amb obligació de comptabilitat– no en té prou amb sa lògica des quatre anys de sa persona particular. S'article 30 des Código de Comercio obliga es empresaris a conservar ordenadament es llibres, sa correspondència, es justificants i sa resta de documentació des seu negoci durant sis anys, comptats des de s'darrer assentament en es llibres corresponents.

Es segon apartat d'aquesta norma sovint passa per alt a sa pràctica, però és sa frase més important per a tots es qui posen fi a sa seva activitat com a autònom o dissolen una societat: cessar s'activitat no allibera de s'obligació de conservació. Si mor s'empresari, s'obligació passa a es seus hereus; si es dissol una societat, en són responsables es liquidadors.

Situació Qui està obligat a conservar sa documentació?
S'autónomo posa fi a sa seva activitat S'ex-autónomo mateix, durant es 6 anys complets des de s'darrer assentament
S'autónomo mor Es seus hereus
Sa SL es dissol Es liquidadors de sa societat

Si poses fi a una activitat com a autònom a Espanya o tanques una societat, val sa pena fer una ullada as guies Autónomo Espanya, Comptabilitat per a autónomos i Dissoldre una SL a Espanya – allà també s'explica quins tràmits sorgeixen en acabar s'activitat.

Deu anys: bases negatives, deduccions – i sa trampa des anys "prescrits"

Sa norma realment més sorprenent es troba a s'article 66 bis de sa LGT, introduïda per sa Ley 34/2015. Diu que si trasllades pèrdues o deduccions d'un any determinat a anys posteriors encara no prescrits, s'Administració pot revisar s'any d'origen durant deu anys, comptats des de s'endemà de sa finalització des termini de presentació de s'any en què va sorgir sa pèrdua o deducció.

Encara més important és un afegit dins sa mateixa norma: encara que un any ja estigui prescrit fiscalment, es manté s'obligació de presentar ses declaracions i sa comptabilitat d'aquell any tan aviat com afectin un any no prescrit, per exemple perquè d'allà prové una pèrdua o deducció que després es va compensar.

Atenció: "Prescrit" no vol dir automàticament a Espanya "es pot destruir". Si una posició fiscal d'un any antic afecta un any actual, pots estar obligat a presentar igualment sa documentació que hi ha darrere.

Es cas especial des béns immobles: per què es documents de compra han de conservar-se molt més temps

Per a propietaris a Mallorca, aquesta és sa conseqüència pràcticament més important de s'article 66 bis: es documents de compra d'un immoble – s'escritura notarial de compravenda, es justificants de despeses, ses factures de reformes amb rellevància fiscal – determinen es valor d'adquisició, a partir des qual es calcula més tard es guany patrimonial que es tributa en vendre, dins de s'IRPF o de s'impost sobre sa renda de no residents. Però es termini per aquesta posició no comença a comptar fins a l'any de sa venda, no amb s'any de sa compra.

D'això en resulta una regla pràctica senzilla: Es documents de compra d'un immoble s'han de conservar mentre tenguis s'immoble – i després, encara pes període de sa prescripció corresponent.Lo millor és que et facis una carpeta pròpia, on hi tenguis juntes s'escritura notarial de compravenda, es justificants de reformes que augmenten es valor i es justificants de despeses relacionats amb sa compra – no ordenats per terminis individuals, sinó com a paquet complet, que només llences després de vendre s'immoble i que hagi passat es termini de prescripció vigent en aquell moment. Qui llença aquests documents deu o quinze anys després de sa compra, perquè "ja fa temps que han passat es quatre anys", ja no podrà justificar es valor a l'hora de vendre més tard i corre es risc d'un càlcul menys favorable des guany patrimonial.

Casos d'herència: quan reps una caixa de documents

Qui hereta un pis, un compte o fins i tot una carpeta d'arxius, en certs casos també assumeix s'obligació de conservació des difunt – especialment si aquest exercia una activitat empresarial. Això es desprèn directament de s'article 30, apartat 2, des Código de Comercio. Si estàs gestionant ara una herència d'Alemanya o d'Espanya, val la pena fer una ullada també a sa guia Tributar una herència d'Alemanya i Espanya – allà es tracta s'aspecte fiscal, mentre que aquí es posa es focus en s'obligació documental.

Com has d'actuar quan et demanen documents d'un any anterior

  1. Primer comprova de quin any provenen es documents demanats i si aquest any ja hauria d'haver acabat es termini de quatre o sis anys.
  2. Aclareix si hi ha una connexió amb un any encara no prescrit – per exemple per una compensació de pèrdues, una deducció o una venda posterior.
  3. Respon dins de termini a qualsevol requeriment de s'administració; es silenci es pot interpretar com a no presentació.
  4. Si tens dubtes, consulta un assessor fiscal o una gestoría abans de considerar que uns documents "ja no són rellevants".
  5. Guarda una còpia de cada correspondència amb s'Agencia Tributaria – pot arribar a convertir-se ella mateixa en document rellevant per a un termini.

Còpia de seguretat digital com a complement, no com a substitut

És convenient guardar ses documents importants també en format digital – per exemple escanejats i guardats a un núvol o a un disc dur extern, separat de s'original en paper. Això protegeix davant danys per aigua, mudances i pèrdues. Si una còpia digital pot substituir completament un original en paper en cas de litigi és una qüestió d'arxivament digital que aquí no es pot respondre de manera definitiva – per tant, no et fiïs només de s'escanejat, sinó conserva es originals sempre que sigui possible.

Errors més freqüents

  • Llençar tot després de quatre anys. Qui té pèrdues acumulades, deduccions o una propietat sol estar subjecte a terminis addicionals i més llargs.
  • Confondre es cessament d'activitat amb es final de s'obligació de conservació. S'obligació de sis anys segons s'Art. 30 Código de Comercio segueix vigent – si cal, a càrrec des hereus.
  • Desfer-se massa aviat de sa documentació de compra de s'immoble. Torna a ser rellevant només en el moment de sa venda.
  • No conservar sa correspondència amb Hisenda. Pot haver interromput sa prescripció sense que te n'hagis adonat.
  • Fiar-se d'un únic termini sense diferenciar-lo. Es particular, s'autònom i s'empresari amb pèrdues acumulades estan subjectes a rellotges diferents – sovint alhora.

Què ve després?

Tan aviat com un termini per a una posició concreta hagi prescrit realment i no hi hagi cap relació amb un any encara obert, pots desfer-te des documents corresponents. Convé fer-ho no de cop, sinó per categories: primer es simples comprovants quotidians sense relació amb immobles o empreses, i només després – i amb més precaució – tot allò relacionat amb béns, societats o pèrdues acumulades. En cas de dubte, val la pena fer una consulta breu a una gestoria o a un assessor fiscal abans de destruir-ho; es directori Dret i Finances ajuda a trobar es interlocutors adequats a Mallorca.

Llista de comprovació: què queda, què es pot llençar?

Pregunta Conseqüència
Es tracta d'un document que afecta un any que encara no ha prescrit? Conservar
Traspasses a partir d'ell una pèrdua o deducció a un any actual? Conservar fins que aquest any mateix prescrigui
Ets o has estat empresari/autònom i s'últim assentament té menys de 6 anys? Conservar
Es tracta de documentació de compra d'un immoble que encara tens? Conservar fins a sa venda més es termini de prescripció
Encara hi ha en curs algun procediment, recurs o correspondència amb Hisenda relacionat amb aquesta posició? Guarda-ho, es termini podria haver quedat interromput

Conclusió

Sa lògica espanyola de conservació és més complicada que sa regla general alemanya, però en es fons és fàcil de recordar: quatre anys per sa prescripció fiscal normal, sis anys per ets empresaris segons es dret mercantil, deu anys quan hi entren en joc bases imposables negatives o deduccions pendents – i una regla especial per ses propietats immobiliàries que, de fet, significa: mentre en siguis propietari, més es termini de prescripció corresponent després. Qui conegui aquests tres rellotges i guardi sa correspondència amb sa Hacienda de forma consistent, pot desfer-se'n tranquil sense haver-se de preocupar més envant per manca de justificants. Si hi ha cap dubte, sempre val la pena fer una consulta ràpida a s'assessor fiscal abans de destruir res.

Fonts oficials

Quant de temps he de conservar com a mínim ets meus documents fiscals a Espanya?
Com a particular, sol aplicar-se es termini de prescripció fiscal de quatre anys segons s'Art. 66 LGT. Ets empresaris i autònoms han de tenir en compte, a més, es termini de sis anys d'es Código de Comercio.
Per què s'aplica un termini més llarg an ets empresaris que a ses persones particulars?
Es dret mercantil (Art. 30 Código de Comercio) exigeix an ets empresaris sa conservació ordenada de sa seva documentació comercial durant sis anys, independentment de sa prescripció purament fiscal de quatre anys.
A partir de quan comença a córrer es termini?
En es cas de sa prescripció fiscal, generalment a partir d'es final d'es termini de presentació de sa declaració corresponent; en es cas d'es termini mercantil, a partir de s'darrer assentament en es llibres comercials. Es punt de partida no és s'any fiscal en si.
Realment puc llençar-ho tot després de quatre anys?
No. Si una partida d'un any anterior repercuteix en un any encara no prescrit, per exemple mitjançant una compensació de pèrdues o una deducció, s'Administració pot exigir, segons s'Art. 66 bis LGT, documentació de s'any d'origen durant fins a deu anys.
Quant de temps he de conservar sa documentació d'es meu immoble?
A sa pràctica, es recomana conservar s'escritura de compravenda i ets justificants rellevants pes valor mentre siguis propietari de s'immoble, i després durant es termini de prescripció que sigui aplicable en cada moment, ja que determinen es valor d'adquisició per calcular més envant es guany patrimonial en sa venda.
Què passa amb s'obligació de conservació quan deix de ser autònom?
S'obligació no acaba amb sa cessació de s'activitat. Segons es Código de Comercio, continua vigent sense canvis i, en cas de defunció, passa an ets hereus.
Qui ha de conservar sa documentació d'una societat dissolta?
En es cas d'una societat dissolta, són ets liquidadors ets encarregats de sa conservació posterior de sa documentació comercial.
És suficient una còpia escanejada com a substitut de s'original en paper?
Això és una qüestió d'arxivament digital que aquí no es pot resoldre de manera definitiva. Es recomanable guardar també digitalment ets originals importants, sense fiar-se únicament de s'escaneig.