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Immobilie verkaufen in Spanien: die Unterlagen-Checkliste für Mallorca

Verantwortlich für den Inhalt: Frank Menze

Wer seine Immobilie auf Mallorca verkaufen möchte, unterschätzt fast immer eine Sache: nicht den Preis, nicht den Käufer, sondern das Papier, das am Notartermin plötzlich fehlt. Diese Checkliste sammelt genau die Unterlagen, die beim Immobilienverkauf in Spanien gesetzlich verlangt werden oder in der Praxis über Sein oder Nichtsein des Termins entscheiden – von der Bescheinigung der Eigentümergemeinschaft über die Cédula de Habitabilidad bis zum Energieausweis. Du erfährst, welche Fristen wirklich im Gesetz stehen, welche Stelle welches Dokument ausstellt und wo Grundbuch und Kataster typischerweise auseinanderlaufen. Zum allgemeinen Ablauf eines Verkaufs und zu den anfallenden Steuern gibt es eigene Ratgeber, auf die wir an den passenden Stellen verweisen – hier geht es ausschließlich um die Papiere.

Immobilie verkaufen Spanien: Unterlagen-Checkliste

Fehlt dir eine Unterlage, oder bist du dir bei einem Dokument unsicher?

Die Unterlagen im Überblick: was du wann brauchst

Die folgende Tabelle fasst die Dokumente zusammen, die beim Verkauf auf Mallorca in aller Regel gebraucht werden – vom gesetzlich zwingenden Papier bis zur reinen Praxisunterlage, die dir im Alltag Ärger erspart.

Dokument Wofür Ausstellende Stelle Besonderheit
Escritura + aktuelle Nota Simple Eigentumsnachweis, Belastungen, eingetragene Bauten Registro de la Propiedad Sollte kurz vor dem Termin neu angefordert werden
Katasterauszug (Referencia Catastral) Fläche, Grenzen, Katasterwert Catastro Häufigster Aufhalter: Abweichung zum Grundbuch
Cédula de Habitabilidad Nachweis der Bewohnbarkeit Consell de Mallorca 10 Jahre gültig, ersetzt keinen Legalitätsnachweis
Energieausweis (Certificado de Eficiencia Energética) Pflichtangabe in Verkaufsangebot und Werbung zertifizierter Techniker Art. 15.2 RD 390/2021
Bescheinigung der Eigentümergemeinschaft Nachweis über Schuldenstand bei Gemeinschaftskosten Sekretär mit Zustimmung des Präsidenten Ohne sie darf der Notar nicht beurkunden
Letzter IBI-Bescheid und Müllgebühr Nachweis, dass kommunale Abgaben beglichen sind Ayuntamiento Variiert von Gemeinde zu Gemeinde
Letzte Versorgerrechnungen (Strom, Wasser) Umschreibung der Verträge auf den Käufer Versorgungsunternehmen –
Bankbescheinigung Restschuld Bei laufender Hypothek, Abstimmung der Löschung finanzierende Bank Muss mit dem Notartermin koordiniert werden
NIE / Ausweisdokument, ggf. Vollmacht Identifikation, Vertretung bei Abwesenheit – Form der Vollmacht vorab mit Notar klären
Mietvertrag (falls vermietet) Angaben zu Kaution und laufenden Mietverhältnissen – Relevant für den Käufer

Hinweis: Nicht jedes dieser Papiere ist im engeren Sinn "gesetzlich vorgeschrieben". Belegt gesetzlich verankert sind die Gemeinschaftsbescheinigung (Art. 9.1 e) LPH), das Energielabel in Angebot und Werbung (Art. 15.2 RD 390/2021) sowie die Zehnjahres-Gültigkeit der Cédula. Die übrigen Punkte sind etablierte Praxis, die jeder Notar und jede Gestoría in dieser Form verlangt.

Die Bescheinigung der Eigentümergemeinschaft: das Papier, das den Notartermin kippt

Das am häufigsten unterschätzte Dokument in der ganzen Liste ist die Bescheinigung der Eigentümergemeinschaft (certificado de estar al corriente de pago bzw. Schuldenbescheinigung). Grundlage ist Art. 9.1 e) der Ley 49/1960 sobre propiedad horizontal (LPH), im spanischen Original das Gesetz über das Wohnungseigentum.

Konkret verlangt das Gesetz zwei Dinge von dir als Verkäufer:

  1. Du musst in der notariellen Urkunde selbst erklären, dass du mit den Gemeinschaftskosten auf dem Laufenden bist – oder angeben, was du noch schuldest.
  2. Du musst in diesem Moment eine Bescheinigung über den Schuldenstand gegenüber der Gemeinschaft vorlegen, die mit deiner Erklärung übereinstimmt.

Das Gesetz ist hier eindeutig: Ohne diese Bescheinigung darf der Notar die Urkunde nicht beurkunden. Die einzige Ausnahme: Der Käufer befreit dich ausdrücklich von dieser Pflicht.

Aspekt Regelung
Ausstellende Person Wer die Funktion des Sekretärs ausübt, mit Zustimmung des Präsidenten
Bearbeitungsfrist höchstens 7 Kalendertage ab Anforderung
Haftung bei Fehlern Sekretär und Präsident haften bei Verschulden für Richtigkeit und Verzögerungsschäden
Konsequenz ohne Bescheinigung Notar darf die Urkunde nicht beurkunden (Ausnahme: ausdrückliche Befreiung durch Käufer)
Haftungszeitraum der Immobilie fälliger Teil des Erwerbsjahres plus die drei vorangehenden Kalenderjahre

Warum das den Käufer überhaupt interessiert: Die Wohnung haftet dinglich für offene Gemeinschaftsschulden der Voreigentümer – begrenzt auf den fälligen Teil des Erwerbsjahres und die drei vorangehenden Kalenderjahre. Genau deshalb bestehen Käufer und Notare so konsequent auf diesem Papier.

Achtung: Sieben Kalendertage sind eine gesetzliche Höchstfrist, keine übliche Bearbeitungszeit. In der Praxis verzögert sich die Ausstellung, wenn die Verwaltung im Urlaub ist, der Präsident nicht erreichbar ist oder die Gemeinschaft überhaupt keine professionelle Verwaltung hat. Fordere die Bescheinigung deshalb Wochen vor dem geplanten Notartermin an, nicht erst in der Woche davor. Details zur Eigentümergemeinschaft insgesamt findest du im Ratgeber Eigentümergemeinschaft Spanien.

Cédula de Habitabilidad: auf den Balearen die eigene Falle

Die Cédula de Habitabilidad bescheinigt, dass eine Wohnung bewohnbar ist. Auf den Balearen ist sie administrativ zehn Jahre gültig. Zuständig für Ausstellung, Erneuerung und – bei Wohnungen aus der Zeit vor dem 1. März 1987 – für die Bescheinigung des Fehlens (certificació de carència) sind die jeweiligen Consells Insulars, auf Mallorca also der Consell de Mallorca.

Der Punkt, den die meisten Checklisten unterschlagen: Die Cédula bescheinigt Bewohnbarkeit, nicht baurechtliche Legalität. Eine gültige Cédula sagt nichts darüber aus, ob ein späterer Anbau, ein ausgebauter Dachboden oder ein zusätzliches Zimmer eine Baugenehmigung hat. Diese beiden Dinge werden in Verkaufsgesprächen ständig verwechselt – der Käufer verlässt sich auf die Cédula und übersieht, dass ein Teil des Hauses baurechtlich gar nicht existiert.

Hinweis: Wenn deine Immobilie nicht genehmigte Anbauten hat, ist das für den Verkauf relevant, unabhängig von der Cédula. Mehr dazu im Ratgeber Schwarzbau legalisieren sowie zur baurechtlichen Prüfung generell unter Baugenehmigung Mallorca.

Ist deine Cédula abgelaufen oder war nie vorhanden, verzögert das den Verkauf nicht zwangsläufig – aber es ist ein Punkt, den du klären musst, bevor der Käufer danach fragt. Mehr zum Verfahren und zur Abgrenzung zu anderen Dokumenten liest du im Ratgeber Cédula de Habitabilidad.

Energieausweis: Pflicht in jeder Anzeige, nicht nur beim Notar

Der Energieausweis (Certificado de Eficiencia Energética) ist über das Real Decreto 390/2021 geregelt. Entscheidend für Verkäufer ist Art. 15.2: Das Energielabel muss in jedem Angebot, jeder Bewerbung und jeder Werbung erscheinen, die sich auf den Verkauf oder die Vermietung des Gebäudes oder eines Teils davon richtet. Es muss dabei klar erkennen lassen, ob es sich um das Zertifikat für ein Projekt, ein fertiges Bauwerk oder ein Bestandsgebäude handelt.

Das heißt konkret: Schon das Exposé, das dein Makler online stellt, braucht das Energielabel – nicht erst die Unterlagen für den Notar. Fehlt es in der Anzeige, ist das mehr als eine Formalie, denn das Gesetz spricht ausdrücklich von jeder Werbung.

Hinweis: Wie du den Ausweis beantragst und was er inhaltlich prüft, erklärt der Ratgeber Energiezertifikat Spanien.

Grundbuch und Kataster: wenn die Zahlen nicht zusammenpassen

Zwei Register, zwei Behörden, zwei Datensätze – und sie stimmen erstaunlich oft nicht überein. Der aktuelle Auszug aus dem Registro de la Propiedad (nota simple) zeigt Eigentümer, Fläche, Belastungen und eingetragene Bauten. Der Katasterauszug (referencia catastral) liefert Fläche, Grenzen und den Katasterwert – auf einer eigenen Datengrundlage, gepflegt vom Catastro.

Abweichungen zwischen beiden sind der mit Abstand häufigste Grund, warum sich ein Verkauf verzögert: eine im Grundbuch nicht eingetragene Terrasse, ein Anbau, der im Kataster auftaucht, aber nirgendwo genehmigt ist, oder schlicht unterschiedliche Quadratmeterangaben. Gerade bei ländlichen Grundstücken (suelo rústico) klaffen Angaben zu Fläche und Grenzverlauf oft spürbar auseinander.

Register Zuständige Stelle Zeigt Typisches Problem
Registro de la Propiedad Grundbuchamt Eigentümer, Belastungen, eingetragene Bauten veraltete oder fehlende Bauteintragung
Catastro Katasteramt Fläche, Grenzen, Katasterwert weicht von Grundbuchangabe ab

Vor dem Verkauf lohnt sich deshalb ein Abgleich beider Register – im Idealfall lässt du Abweichungen noch vor dem Notartermin klären, nicht erst, wenn der Käufer sie in der Prüfung findet. Wie du eine Nota Simple liest und worauf du achten solltest, steht im Ratgeber Grundbuch Spanien prüfen; zum Kataster selbst gibt es den Ratgeber Catastro Spanien.

Läuft noch eine Hypothek? Die Löschung rechtzeitig vorbereiten

Verkaufst du eine Immobilie, auf der noch eine Hypothek lastet, brauchst du von deiner Bank eine Bescheinigung über den Restsaldo zum geplanten Löschungstag (certificado de deuda pendiente). Diese Bescheinigung muss zeitlich mit dem Notartermin abgestimmt sein, damit die Löschung der Hypothek im selben Termin oder unmittelbar danach erfolgen kann. Ohne diese Abstimmung drohen Verzögerungen, die nichts mit dem eigentlichen Verkauf zu tun haben, sondern rein mit der Banklogistik.

Achtung: Plane diesen Schritt frühzeitig ein. Anders als bei der Gemeinschaftsbescheinigung gibt es hier keine gesetzliche Frist – umso wichtiger, selbst rechtzeitig bei der Bank nachzufragen.

Bauunterlagen und Sonderfälle: geerbt, vermietet, im Ausland lebend

Neben den Kerndokumenten gibt es Unterlagen, die nur in bestimmten Konstellationen greifen, dort aber entscheidend sind:

  • Bauunterlagen, soweit vorhanden: Baugenehmigung, Erstbezugsgenehmigung (licencia de primera ocupación) und Unterlagen zu späteren Genehmigungen. Fehlen sie für einen Teil des Hauses, ist das ein Thema für die Verhandlung – nicht zwingend ein Verkaufshindernis, aber ein Punkt, den der Käufer kennen muss.
  • Vermietete Objekte: Der laufende Mietvertrag und die Angaben zur hinterlegten Kaution gehören zu den Unterlagen, weil sie auf den Käufer übergehen.
  • Ausländische Verkäufer: Ausweisdokument und NIE sind Pflicht. Verkaufst du nicht persönlich vor Ort, brauchst du eine Vollmacht, deren genaue Form du vorab mit dem Notar abstimmst – Details dazu im Ratgeber Vollmacht Spanien Notar.
  • Geerbte Immobilien: Hier kommen zusätzliche Nachweise aus dem Erbverfahren hinzu, bevor überhaupt verkauft werden kann. Der eigene Ratgeber Erbimmobilie verkaufen geht darauf im Detail ein.

Steuerliche Papiere für den Notartermin

Zwei steuerliche Punkte solltest du kennen, bevor du am Notartisch sitzt:

Steuer/Papier Wer schuldet Grundlage
3-%-Einbehalt bei nichtresidentem Verkäufer Käufer behält ein und führt ab Modelo 211
Plusvalía municipal grundsätzlich der Verkäufer; bei nichtresidentem Verkäufer tritt der Käufer als sustituto del contribuyente ein Art. 106 TRLRHL

Bist du zum Verkaufszeitpunkt nicht steuerlich in Spanien ansässig, behält der Käufer 3 % des Kaufpreises ein und meldet diesen Betrag über das Modelo 211 an die Steuerbehörde – als Vorauszahlung auf eine mögliche Wertsteigerung. Die Plusvalía municipal, die Gemeindesteuer auf die Wertsteigerung des Grundstücks, schuldet grundsätzlich der Verkäufer; bist du nichtresident, springt aber der Käufer als Ersatzsteuerpflichtiger ein und muss sie abführen.

Beide Themen sind komplex genug für eigene Ratgeber: Wie du den 3-%-Einbehalt später zurückerhältst, steht unter 3% Einbehalt Rückerstattung, die Plusvalía im Detail unter Plusvalía Municipal, und die gesamte Steuerlast beim Verkauf unter Steuern beim Verkauf.

Hinweis: Für die konkrete steuerliche Einordnung deines Falls – Wohnsitzstatus, Freibeträge, Doppelbesteuerung mit Deutschland – lohnt sich frühzeitig eine deutschsprachige Rechts- oder Steuerberatung. Über das Branchenverzeichnis Rechtsanwälte findest du entsprechende Ansprechpartner auf Mallorca.

Häufigste Fehler bei der Unterlagen-Vorbereitung

  • Die Gemeinschaftsbescheinigung zu spät anfordern. Sieben Tage sind eine Höchstfrist, keine Garantie – in der Praxis dauert es oft länger, besonders in Ferienzeiten.
  • Cédula und Baulegalität verwechseln. Eine gültige Cédula ist kein Freibrief für nicht genehmigte Anbauten.
  • Grundbuch und Kataster nicht vorab abgleichen. Abweichungen fallen sonst erst während der Käuferprüfung auf – und kosten dann Zeit unter Zeitdruck.
  • Die Bankbescheinigung zur Hypothekenlöschung nicht mit dem Notartermin koordinieren. Das führt zu Verzögerungen, die mit dem eigentlichen Verkauf nichts zu tun haben.
  • Das Energielabel erst für den Notartermin besorgen, nicht für die Anzeige. Gesetzlich verlangt ist es bereits in der Werbung.
  • Als nichtresidenter Verkäufer den 3-%-Einbehalt und die Plusvalía-Pflicht des Käufers ignorieren. Beides beeinflusst, was am Ende netto bei dir ankommt.

Was kommt danach?

Sind alle Unterlagen zusammen und die Bescheinigung der Gemeinschaft, die Cédula und der Energieausweis geprüft, folgt der eigentliche Verkaufsprozess: Reservierung oder Vorvertrag, Abstimmung mit dem Notar, Beurkundung und – bei nichtresidenten Verkäufern – die steuerliche Abwicklung von Einbehalt und Plusvalía im Anschluss. Den kompletten Ablauf, inklusive der Rolle von Makler und Notar, beschreibt der Ratgeber Immobilie verkaufen. Falls du für die Vermarktung noch einen Makler suchst, hilft das Branchenverzeichnis Immobilienmakler bei der Auswahl.

Checkliste zum Ausdrucken

  • Escritura und aktuelle Nota Simple angefordert
  • Katasterauszug mit Grundbuchangaben abgeglichen
  • Cédula de Habitabilidad vorhanden und innerhalb der 10 Jahre gültig
  • Energieausweis erstellt und in der Anzeige hinterlegt
  • Bescheinigung der Eigentümergemeinschaft frühzeitig angefordert
  • Letzter IBI-Bescheid und Müllgebühr bereitgelegt
  • Versorgerrechnungen und Vertragsdaten für die Umschreibung gesammelt
  • Bei laufender Hypothek: Bankbescheinigung angefordert und mit Notartermin abgestimmt
  • Bauunterlagen zu Anbauten geprüft, ggf. Legalisierung geklärt
  • Bei Vermietung: Mietvertrag und Kautionsangaben bereit
  • Ausweis/NIE aktuell, Vollmachtsform ggf. mit Notar abgestimmt
  • Steuerliche Situation (Residenzstatus, 3-%-Einbehalt, Plusvalía) geklärt

Fazit

Der Immobilienverkauf auf Mallorca scheitert selten am Käufer und fast immer an einem Papier, das im letzten Moment fehlt. Die Bescheinigung der Eigentümergemeinschaft ist dabei das schärfste Beispiel: Ohne sie beurkundet der Notar schlicht nicht. Cédula und Energieausweis wirken bürokratisch, haben aber jeweils eine klare gesetzliche Grundlage und eine eigene Logik – die Cédula betrifft die Bewohnbarkeit, nicht die Baulegalität, das Energielabel muss schon in der Anzeige stehen. Wer die Unterlagen aus dieser Checkliste früh zusammenträgt, gewinnt beim eigentlichen Verkaufsprozess genau die Zeit, die am Ende zählt.

Offizielle Quellen

Was passiert, wenn ich die Bescheinigung der Eigentümergemeinschaft nicht vorlegen kann?
Ohne diese Bescheinigung darf der Notar die Urkunde laut Art. 9.1 e) LPH nicht beurkunden. Ausnahme: Der Käufer befreit dich ausdrücklich von dieser Pflicht.
Wie lange ist die Cédula de Habitabilidad gültig?
Auf den Balearen hat sie eine administrative Gültigkeit von zehn Jahren. Ausstellung und Erneuerung laufen auf Mallorca über den Consell de Mallorca.
Was gilt für sehr alte Wohnungen ohne Cédula?
Für Wohnungen von vor dem 1. März 1987 gibt es die Bescheinigung des Fehlens (`certificació de carència`), die ebenfalls über den zuständigen Consell Insular ausgestellt wird.
Reicht eine gültige Cédula als Nachweis, dass ein Anbau legal ist?
Nein. Die Cédula bescheinigt nur die Bewohnbarkeit, nicht die baurechtliche Legalität von Anbauten oder Umbauten. Das ist ein separater Prüfpunkt.
Muss der Energieausweis schon in der Verkaufsanzeige stehen?
Ja. Art. 15.2 des Real Decreto 390/2021 verlangt das Energielabel in jedem Angebot, jeder Bewerbung und jeder Werbung, die sich auf Verkauf oder Vermietung bezieht.
Was passiert steuerlich, wenn ich als nichtresidenter Eigentümer verkaufe?
Der Käufer behält 3 % des Kaufpreises ein und führt sie über das Modelo 211 ab. Bei der Plusvalía municipal, die grundsätzlich der Verkäufer schuldet, tritt der Käufer bei nichtresidenten Verkäufern als Ersatzsteuerpflichtiger ein.
Wie lange haftet meine Immobilie für alte, unbezahlte Gemeinschaftsschulden?
Die dingliche Haftung ist begrenzt auf den fälligen Teil des Erwerbsjahres und die drei vorangehenden Kalenderjahre.
Wie schnell muss die Eigentümergemeinschaft die Bescheinigung ausstellen, wenn ich im Ausland lebe?
Gesetzlich innerhalb von höchstens sieben Kalendertagen ab Anforderung. Fordere sie trotzdem früh an, da Verwaltungen und Präsidenten nicht immer sofort erreichbar sind.