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Gästemeldepflicht für Ferienvermieter auf Mallorca: SES.Hospedajes richtig nutzen

Verantwortlich für den Inhalt: Frank Menze

Wenn du auf Mallorca Feriengäste beherbergst, bist du seit dem 2. Dezember 2024 gesetzlich verpflichtet, jeden Gast innerhalb von 24 Stunden nach der Ankunft über die staatliche Plattform SES.Hospedajes zu melden. Was früher nur für Hotels galt, betrifft jetzt auch private Vermieter von Fincas, Ferienwohnungen und Apartments. Grundlage ist das Königliche Dekret 933/2021, das spanienweit einheitliche Regeln für die Reisenden-Registrierung schafft und die bisherigen Systeme der Guardia Civil und WebPol/E-Hotel ablöst. In diesem Ratgeber erfährst du, wer konkret meldepflichtig ist, wie die Registrierung technisch abläuft, welche Daten du erfassen musst, was bei Versäumnissen droht – und wie sich SES.Hospedajes zur balearischen ETV-Lizenz und zum lokalen Vermieterregister verhält.

SES.Hospedajes: Gästemeldung Ferienvermietung Spanien

Weißt du schon, ob deine Meldeprozesse rechtssicher aufgesetzt sind?

Was ist SES.Hospedajes – und wer muss melden?

SES.Hospedajes ist die zentrale, vom spanischen Innenministerium betriebene Plattform zur Erfassung von Reisendendaten. Sie wurde geschaffen, um die früher getrennten Meldewege zu vereinheitlichen: Bis 2024 liefen Meldungen entweder über die "Hospederías de la Guardia Civil" (v. a. für kleinere Vermieter) oder über "WebPol/E-Hotel" (v. a. für Hotels). Seit dem 2. Dezember 2024 ist SES.Hospedajes für alle Beherbergungsbetriebe verpflichtend – unabhängig davon, ob du ein Ferienhaus, eine Finca oder ein einzelnes Apartment vermietest.

Erklärtes Ziel der Behörden ist es, illegale Vermietungen und Steuerhinterziehung einzudämmen, die Sicherheitslage besser nachzuvollziehen und die Datenerfassung an EU-weite Standards anzupassen. Für dich als Vermieter bedeutet das: Sobald du touristisch vermietest, musst du die Identitätsdaten deiner Gäste erfassen und über die Plattform an die Behörden weiterleiten.

Merkmal Regelung
Zuständige Behörde Ministerio del Interior (spanisches Innenministerium)
Pflicht seit 2. Dezember 2024 (verpflichtend für alle Vermieter)
Vorgängersysteme Hospederías de la Guardia Civil, WebPol/E-Hotel
Meldefrist 24 Stunden nach Ankunft des Gastes
Rechtsgrundlage Real Decreto 933/2021

Hinweis: Die Meldepflicht betrifft die Erfassung der Reisenden – sie ersetzt nicht die touristische Vermietlizenz (ETV). Beide Pflichten bestehen parallel und unabhängig voneinander.

Rechtsgrundlage: Das Königliche Dekret 933/2021

Die gesetzliche Basis der Gästemeldepflicht ist das Real Decreto 933/2021, veröffentlicht im BOE. Es verpflichtet Beherbergungsbetriebe – vom Hotel bis zur privaten Ferienwohnung – dazu, umfangreichere Reisendendaten zu erfassen als früher üblich und diese über ein einheitliches digitales System zu übermitteln. Das Dekret war der rechtliche Auslöser für die Ablösung der alten, fragmentierten Meldewege durch SES.Hospedajes.

Wichtig für dich als Vermieter: Das Dekret regelt nicht nur die Meldefrist, sondern auch, wie lange deine erfassten Gästedaten aufbewahrt werden müssen und welche Behörden Zugriff darauf erhalten.

Aspekt Vorgabe laut RD 933/2021
Meldefrist Innerhalb von 24 Stunden ab Anreise
Aufbewahrungsfrist der Daten 3 Jahre
Verpflichtetes digitales System SES.Hospedajes
Geltungsbereich Alle Beherbergungsbetriebe, inkl. private Ferienvermieter

Die 24-Stunden-Frist: Was du wirklich wissen musst

Die zentrale Pflicht, die du dir merken musst: Ab dem Moment, in dem dein Gast in der Unterkunft ankommt, hast du 24 Stunden Zeit, die vorgeschriebenen Daten über SES.Hospedajes zu übermitteln. Das gilt unabhängig davon, ob du selbst vor Ort bist, ob du mit einer Hausverwaltung arbeitest oder ob die Übergabe über eine Schlüsselbox erfolgt.

Gerade bei Anreisen am Wochenende oder außerhalb üblicher Bürozeiten unterschätzen viele Vermieter, wie eng dieses Zeitfenster ist. Wer die Meldung manuell und ohne feste Routine erledigt, gerät leicht in Verzug – vor allem bei mehreren Gästewechseln pro Woche in der Hauptsaison.

  1. Gast trifft in der Unterkunft ein (Ankunftszeitpunkt zählt, nicht der Buchungszeitpunkt).
  2. Identitätsdaten werden erfasst (persönlich oder digital vorab über ein Formular).
  3. Daten werden in SES.Hospedajes eingegeben oder per angebundener Software automatisch übermittelt.
  4. Übermittlung muss innerhalb von 24 Stunden nach Ankunft abgeschlossen sein.
  5. Bestätigung der Übermittlung wird archiviert (empfehlenswert für den Fall einer Kontrolle).

Achtung: Die Frist gilt pro Gast und pro Aufenthalt – bei Gruppenbuchungen mit mehreren Gästen musst du für jede Person die vollständigen Daten fristgerecht erfassen.

SES.Hospedajes vs. das balearische Vermieterregister

Auf den Balearen kommt zur nationalen Meldepflicht eine weitere, ältere Verpflichtung hinzu: Seit Mai 2023 müssen gewerbliche Anbieter touristischer Unterkünfte auf den Balearen ein Register führen und über die erbrachten Dienstleistungen Buch führen. Diese Pflicht bestand bereits, bevor SES.Hospedajes für private Vermieter verpflichtend wurde, und ist von der bundesweiten Gästemeldung zu unterscheiden.

System Zweck Zuständigkeit Seit
SES.Hospedajes Meldung von Reisendendaten an Sicherheitsbehörden Innenministerium (national) 2. Dezember 2024
Balearisches Register / Dienstleistungsbuch Dokumentation der touristischen Vermiettätigkeit Balearische Verwaltung Mai 2023

Für dich als Vermieter auf Mallorca bedeutet das in der Praxis: Du solltest beide Pflichten getrennt im Blick behalten, auch wenn sie im Alltag oft parallel über dieselbe Verwaltungssoftware oder Hausverwaltung organisiert werden. Wenn du deine Ferienimmobilie über eine Verwaltung betreiben lässt, kläre vertraglich, wer welche Meldung übernimmt – mehr dazu findest du im Ratgeber zur Hausverwaltung für Ferienimmobilien.

So registrierst du dich und deine Gäste – Schritt für Schritt

Der Ablauf der Registrierung folgt grundsätzlich einem festen Muster, das für alle Beherbergungsarten gilt, auch wenn sich die technische Anbindung je nach Vermietungsform (Einzelvermieter, Plattform-Software, Hausverwaltung) unterscheiden kann.

  1. Registrierung deiner Unterkunft als Beherbergungsbetrieb beim zuständigen System.
  2. Erhalt der Zugangsdaten für die Übermittlung an SES.Hospedajes.
  3. Bei jeder Anreise: Erfassung der vorgeschriebenen Gästedaten.
  4. Übermittlung der Daten innerhalb der 24-Stunden-Frist – manuell über das Portal oder automatisiert über angebundene Verwaltungssoftware.
  5. Aufbewahrung der Übermittlungsnachweise für den Fall einer behördlichen Kontrolle.

Hinweis: Viele Vermieter nutzen spezialisierte Softwarelösungen, die die Datenerfassung digital vor der Anreise ermöglichen und automatisch an SES.Hospedajes übermitteln. Das reduziert das Risiko, die Frist zu verpassen, deutlich.

Welche Gästedaten musst du erfassen?

Das Königliche Dekret 933/2021 verlangt gegenüber den früheren Systemen einen umfangreicheren Datensatz pro Reisendem. In der Praxis bedeutet das für dich: Du solltest bereits bei der Buchungsbestätigung oder spätestens beim Check-in alle notwendigen Angaben von deinen Gästen einholen, statt sie erst nach der Ankunft nachzufragen.

Datenkategorie Warum wichtig
Identitätsdaten (Name, Ausweis-/Passnummer) Kern der gesetzlich vorgeschriebenen Reisendenidentifikation
Aufenthaltsdaten (Ankunft, Abreise) Bestimmt den Fristbeginn für die 24-Stunden-Meldung
Kontakt- und Buchungsdetails Nachvollziehbarkeit im Falle einer Anfrage der Behörden

Achtung: Erfasse die Daten frühzeitig – wer erst am Ankunftstag nach Ausweisdokumenten fragt, riskiert bei Verzögerungen der Gäste, die 24-Stunden-Frist zu reißen.

Bußgelder: Was bei Verstößen wirklich droht

Verstöße gegen die Meldepflicht sind kein Kavaliersdelikt. Rechtsgrundlage für die Sanktionen ist das Organgesetz 4/2015, das im Kapitel zu Sicherheitsverstößen einen Bußgeldrahmen für schwere Verstöße von 601 bis 30.000 € vorsieht. Eine fehlende oder verspätete Gästemeldung kann in diesen Rahmen fallen.

Verstoß Bußgeldrahmen Rechtsgrundlage
Fehlende/verspätete Meldung (schwerer Verstoß) 601 bis 30.000 € Organgesetz 4/2015, Kapitel V

Wichtig: Dieser Bußgeldrahmen betrifft die Meldepflicht selbst. Wer zusätzlich ganz ohne gültige touristische Vermietlizenz vermietet, riskiert nach dem balearischen Tourismusgesetz eigene, separate Sanktionen – zwei unterschiedliche Regelwerke, zwei unterschiedliche Risiken.

SES.Hospedajes und die ETV-Lizenz: zwei Pflichten, ein System

Ein häufiges Missverständnis: SES.Hospedajes ersetzt nicht die touristische Vermietlizenz (ETV) auf den Balearen. Die Gästemeldung ist eine sicherheitsrechtliche Pflicht, die Lizenz eine tourismusrechtliche. Wer eine Immobilie touristisch vermietet, braucht in der Regel beides – die gültige Lizenz als Voraussetzung für legale Kurzzeitvermietung und die fristgerechte Gästemeldung als laufende Betriebspflicht.

Wenn du überlegst, eine bestehende Lizenz zu übernehmen oder zu übertragen, solltest du parallel klären, wie die Meldeprozesse beim neuen Betreiber organisiert werden. Details dazu findest du im Ratgeber zur ETV-Lizenz übertragen. Wer stattdessen über Untervermietung nachdenkt, sollte zusätzlich die rechtlichen Grenzen im Ratgeber zur Untervermietung in Spanien prüfen.

Datenschutz und Aufbewahrungsfrist

Die über SES.Hospedajes erfassten Gästedaten müssen laut Real Decreto 933/2021 drei Jahre lang aufbewahrt werden. Das betrifft sowohl die Daten selbst als auch den Nachweis der fristgerechten Übermittlung. Für dich als Vermieter empfiehlt sich eine strukturierte Ablage – digital oder in einer angebundenen Verwaltungssoftware –, damit du im Fall einer behördlichen Anfrage schnell reagieren kannst.

Frage Antwort
Wie lange müssen Gästedaten gespeichert werden? 3 Jahre
Wer kann auf die Daten zugreifen? Zuständige Sicherheitsbehörden über SES.Hospedajes

Häufigste Fehler

  • Meldung erst nach dem eigentlichen Check-in-Gespräch: Wenn du Ausweisdaten erst spät erfragst, wird die 24-Stunden-Frist knapp.
  • Verwechslung von SES.Hospedajes mit der ETV-Lizenz: Beide Pflichten sind unabhängig voneinander zu erfüllen.
  • Keine klare Zuständigkeit bei Fremdverwaltung: Wenn eine Hausverwaltung oder ein Co-Host die Schlüsselübergabe macht, muss vertraglich klar sein, wer die Meldung übernimmt.
  • Fehlende Dokumentation der Übermittlung: Ohne archivierten Nachweis lässt sich eine fristgerechte Meldung im Streitfall schwer belegen.
  • Ignorieren des balearischen Registers: Die nationale Meldepflicht ersetzt nicht die zusätzliche balearische Registrierungs- und Dokumentationspflicht seit Mai 2023.

Was kommt danach? Kontrolle und Zukunft der Meldepflicht

Seit der verpflichtenden Einführung von SES.Hospedajes im Dezember 2024 wird erwartet, dass Behörden verstärkt digital abgleichen können, welche Unterkünfte tatsächlich Gäste melden – und welche nicht. Da die Plattform explizit auch dem Ziel dient, illegale Vermietungen aufzudecken, ist davon auszugehen, dass Kontrollen enger mit anderen Registern verknüpft werden, etwa mit dem Nachweis einer gültigen ETV-Lizenz oder dem balearischen Vermieterregister. Für dich als Vermieter bedeutet das: Je sauberer deine Meldeprozesse dokumentiert sind, desto entspannter kannst du künftigen Kontrollen entgegensehen.

Checkliste für Ferienvermieter auf Mallorca

  1. Prüfe, ob du bereits bei SES.Hospedajes registriert bist.
  2. Kläre, wer im Alltag – du selbst, Co-Host oder Hausverwaltung – die Meldung übernimmt.
  3. Richte einen festen Ablauf ein, um Gästedaten schon vor oder direkt bei Ankunft vollständig zu erfassen.
  4. Stelle sicher, dass jede Meldung innerhalb von 24 Stunden erfolgt und dokumentiert wird.
  5. Bewahre Übermittlungsnachweise mindestens drei Jahre auf.
  6. Prüfe zusätzlich, ob deine balearische Registrierungs- und Dokumentationspflicht erfüllt ist.
  7. Kläre den Status deiner ETV-Lizenz getrennt von der Meldepflicht.

Fazit

Die Gästemeldepflicht über SES.Hospedajes ist seit Dezember 2024 für alle Ferienvermieter auf Mallorca verbindlich – Hotel, Finca oder einzelnes Apartment spielt dabei keine Rolle mehr. Die 24-Stunden-Frist ist eng, die Bußgelder bei Verstößen mit bis zu 30.000 € empfindlich. Wer die Meldung sauber in seinen Vermietalltag integriert, sie klar von der ETV-Lizenz und dem balearischen Register abgrenzt und die Datenaufbewahrung im Blick behält, ist rechtlich auf der sicheren Seite und kann sich auf das eigentliche Geschäft konzentrieren: eine gute Betreuung seiner Gäste.

Offizielle Quellen

Muss ich als Privatvermieter ohne Hotelbetrieb auch bei SES.Hospedajes melden?
Ja. Seit 2. Dezember 2024 gilt die Meldepflicht für alle, die touristisch vermieten – Ferienhaus, Finca oder Apartment eingeschlossen, nicht nur für Hotels.
Was passiert, wenn ich die 24-Stunden-Frist verpasse?
Eine verspätete oder fehlende Meldung kann als schwerer Verstoß nach dem Organgesetz 4/2015 mit einem Bußgeld zwischen 601 und 30.000 € geahndet werden.
Welche Systeme hat SES.Hospedajes ersetzt?
Die Plattform vereinheitlicht die früheren Meldewege "Hospederías de la Guardia Civil" und "WebPol/E-Hotel" zu einem zentralen System des Innenministeriums.
Wie lange werden meine erfassten Gästedaten gespeichert?
Laut Real Decreto 933/2021 müssen die Daten drei Jahre aufbewahrt werden.
Ist SES.Hospedajes dasselbe wie die ETV-Lizenz?
Nein. Die Gästemeldung ist eine sicherheitsrechtliche Pflicht, die ETV-Lizenz eine separate tourismusrechtliche Genehmigung – beide bestehen unabhängig voneinander.
Gibt es auf den Balearen zusätzliche Meldepflichten?
Ja, seit Mai 2023 müssen gewerbliche Anbieter touristischer Unterkünfte auf den Balearen zusätzlich ein Register führen und die erbrachten Dienstleistungen dokumentieren.
Wo finde ich das offizielle Meldeportal?
SES.Hospedajes wird vom spanischen Innenministerium betrieben, zuständige Ansprechstelle ist das Ministerio del Interior.
Wer übernimmt die Meldung, wenn eine Hausverwaltung meine Ferienimmobilie betreut?
Das solltest du vertraglich klar regeln, da die Meldepflicht unabhängig davon besteht, ob du selbst oder eine beauftragte Verwaltung den Check-in organisiert.