Meldplicht voor gasten bij vakantieverhuur op Mallorca: SES.Hospedajes correct gebruiken

Als je op Mallorca vakantiegasten ontvangt, ben je sinds 2 december 2024 wettelijk verplicht om elke gast binnen 24 uur na aankomst via het overheidsplatform SES.Hospedajes te melden. Wat voorheen alleen voor hotels gold, geldt nu ook voor particuliere verhuurders van finca's, vakantiewoningen en appartementen. De basis hiervoor is Koninklijk Besluit 933/2021, dat in heel Spanje uniforme regels invoert voor de registratie van reizigers en de eerdere systemen van de Guardia Civil en WebPol/E-Hotel vervangt. In deze gids lees je wie precies meldplichtig is, hoe de registratie technisch verloopt, welke gegevens je moet vastleggen, wat de gevolgen zijn als je niet aan de verplichting voldoet en hoe SES.Hospedajes zich verhoudt tot de Balearische ETV-licentie en het lokale verhuurdersregister.

Weet je al of je meldprocedures juridisch correct zijn ingericht?

• Persoonlijke aanvraag indienen — we beoordelen je verhuursituatie en verwijzen je door naar passende deskundige partners
• ETV-licentie overdragen

Wat is SES.Hospedajes en wie moet melden?

SES.Hospedajes is het centrale platform dat wordt beheerd door het Spaanse ministerie van Binnenlandse Zaken en waarop reizigersgegevens worden geregistreerd. Het is opgezet om de voorheen afzonderlijke meldprocedures te uniformeren: tot 2024 verliepen meldingen via de "Hospederías de la Guardia Civil" (vooral voor kleinere verhuurders) of via "WebPol/E-Hotel" (vooral voor hotels). Sinds 2 december 2024 is SES.Hospedajes verplicht voor alle aanbieders van accommodatie, ongeacht of je een vakantiehuis, finca of afzonderlijk appartement verhuurt.

De autoriteiten willen hiermee illegale verhuur en belastingontduiking terugdringen, de veiligheidssituatie beter in beeld brengen en de gegevensregistratie afstemmen op EU-brede normen. Voor jou als verhuurder betekent dit: zodra je toeristisch verhuurt, moet je de identiteitsgegevens van je gasten vastleggen en via het platform aan de autoriteiten doorgeven.

Let op: De meldplicht heeft betrekking op het registreren van reizigers en vervangt niet de toeristische verhuurvergunning (ETV). Beide verplichtingen gelden naast elkaar en staan los van elkaar.

Wettelijke grondslag: het Koninklijk Besluit 933/2021

De wettelijke basis voor de gastenregistratieplicht is Real Decreto 933/2021, gepubliceerd in het BOE. Het verplicht accommodatieverstrekkers – van hotels tot particuliere vakantiewoningen – om uitgebreidere gegevens van reizigers te registreren dan voorheen gebruikelijk was en deze via één uniform digitaal systeem door te geven. Het decreet vormde de wettelijke aanleiding om de oude, versnipperde meldprocedures te vervangen door SES.Hospedajes.

Belangrijk voor jou als verhuurder: het decreet bepaalt niet alleen de meldtermijn, maar ook hoelang je de geregistreerde gastgegevens moet bewaren en welke autoriteiten er toegang toe hebben.

De termijn van 24 uur: wat je echt moet weten

De belangrijkste verplichting die je moet onthouden: vanaf het moment dat je gast bij de accommodatie aankomt, heb je 24 uur de tijd om de verplichte gegevens via SES.Hospedajes door te geven. Dit geldt ongeacht of je zelf ter plaatse bent, met een vastgoedbeheerder werkt of de sleuteloverdracht via een sleutelbox plaatsvindt.

Vooral bij aankomsten in het weekend of buiten de gebruikelijke kantooruren onderschatten veel verhuurders hoe krap dit tijdsbestek is. Wie de melding handmatig en zonder vaste routine doet, loopt gemakkelijk vertraging op – vooral bij meerdere gastenwisselingen per week in het hoogseizoen.

1. De gast komt aan bij de accommodatie (het moment van aankomst telt, niet het moment van boeken).
2. De identiteitsgegevens worden geregistreerd (persoonlijk of vooraf digitaal via een formulier).
3. De gegevens worden ingevoerd in SES.Hospedajes of automatisch verzonden via gekoppelde software.
4. De verzending moet binnen 24 uur na aankomst zijn voltooid.
5. De bevestiging van de verzending wordt gearchiveerd (aanbevolen voor het geval van een controle).

Let op: De termijn geldt per gast en per verblijf – bij groepsboekingen met meerdere gasten moet je van iedere persoon de volledige gegevens op tijd registreren.

SES.Hospedajes versus het Balearische verhuurdersregister

Op de Balearen geldt naast de nationale meldplicht nog een andere, oudere verplichting: sinds mei 2023 moeten commerciële aanbieders van toeristische accommodaties op de Balearen een register bijhouden en de geleverde diensten administreren. Deze verplichting bestond al voordat SES.Hospedajes verplicht werd voor particuliere verhuurders en moet worden onderscheiden van de landelijke gastregistratie.

Voor jou als verhuurder op Mallorca betekent dit in de praktijk: houd beide verplichtingen apart in de gaten, ook als ze in het dagelijks beheer vaak parallel via dezelfde beheersoftware of beheerder worden geregeld. Laat je je vakantieaccommodatie door een beheerder exploiteren, leg dan in het contract vast wie welke melding verzorgt – meer hierover lees je in de gids over huisbeheer voor vakantieaccommodaties.

Zo registreer je jezelf en je gasten – stap voor stap

De registratie verloopt in principe volgens een vast patroon dat voor alle vormen van accommodatie geldt, al kan de technische koppeling verschillen per verhuurvorm (particuliere verhuurder, platformsoftware, beheerder).

1. Registreer je accommodatie als logiesverstrekker in het bevoegde systeem.
2. Ontvang de toegangsgegevens voor het doorgeven aan SES.Hospedajes.
3. Bij elke aankomst: registreer de verplichte gastgegevens.
4. Geef de gegevens binnen de termijn van 24 uur door – handmatig via het portaal of automatisch via gekoppelde beheersoftware.
5. Bewaar de verzendbewijzen voor het geval van een controle door de overheid.

Let op: Veel verhuurders gebruiken gespecialiseerde software waarmee gastgegevens vóór aankomst digitaal kunnen worden geregistreerd en automatisch aan SES.Hospedajes worden doorgegeven. Zo wordt de kans dat je de termijn mist aanzienlijk kleiner.

Welke gastgegevens moet je registreren?

Koninklijk Besluit 933/2021 vereist per reiziger een uitgebreider gegevenspakket dan de eerdere systemen. In de praktijk betekent dit voor jou: vraag je gasten alle benodigde gegevens al op bij de boekingsbevestiging of uiterlijk bij het inchecken, in plaats van er pas na aankomst naar te vragen.

Let op: Verzamel de gegevens tijdig – wie pas op de dag van aankomst naar identiteitsdocumenten vraagt, loopt bij vertraging van gasten het risico de termijn van 24 uur te overschrijden.

Boetes: wat je bij overtredingen werkelijk kunt verwachten

Overtredingen van de meldplicht zijn geen kleinigheid. De wettelijke basis voor de sancties is de Organieke wet 4/2015, die in het hoofdstuk over veiligheidsovertredingen voor ernstige overtredingen boetes van 601 tot 30.000 € voorschrijft. Een ontbrekende of te late gastmelding kan hieronder vallen.

Belangrijk: Dit boetebedrag heeft betrekking op de meldplicht zelf. Wie daarnaast zonder geldige toeristische verhuurvergunning verhuurt, riskeert op grond van de Balearische toerismewet afzonderlijke sancties – 2 verschillende regelgevingen, 2 verschillende risico's.

SES.Hospedajes en de ETV-licentie: 2 verplichtingen, 1 systeem

Een veelvoorkomend misverstand: SES.Hospedajes vervangt de toeristische verhuurlicentie (ETV) op de Balearen niet. De gastregistratie is een verplichting op grond van de veiligheidswetgeving, de licentie valt onder de toeristische wetgeving. Wie een woning toeristisch verhuurt, heeft doorgaans beide nodig: een geldige licentie als voorwaarde voor legale kortetermijnverhuur en tijdige gastregistratie als doorlopende bedrijfsverplichting.

Als je overweegt een bestaande licentie over te nemen of over te dragen, is het belangrijk om tegelijk na te gaan hoe de registratieprocessen bij de nieuwe exploitant worden georganiseerd. Meer informatie vind je in de gids over ETV-licentie overdragen. Wie in plaats daarvan onderverhuur overweegt, doet er goed aan ook de wettelijke grenzen na te gaan in de gids over onderverhuur in Spanje.

Privacy en bewaartermijn

De via SES.Hospedajes geregistreerde gastgegevens moeten volgens Real Decreto 933/2021 3 jaar worden bewaard. Dit geldt zowel voor de gegevens zelf als voor het bewijs van tijdige verzending. Als verhuurder kun je de gegevens het beste overzichtelijk archiveren – digitaal of in gekoppelde beheersoftware – zodat je bij een verzoek van de autoriteiten snel kunt reageren.

Meest voorkomende fouten

• Registratie pas na het daadwerkelijke incheckgesprek: Als je pas laat om identiteitsgegevens vraagt, wordt de termijn van 24 uur krap.
• SES.Hospedajes verwarren met de ETV-licentie: Aan beide verplichtingen moet afzonderlijk worden voldaan.
• Geen duidelijke taakverdeling bij extern beheer: Als een beheerder of co-host de sleuteloverdracht verzorgt, moet contractueel duidelijk zijn wie de registratie uitvoert.
• Geen documentatie van de verzending: Zonder gearchiveerd bewijs is het bij een geschil lastig om aan te tonen dat de registratie op tijd is gedaan.
• Het negeren van het Balearische register: De nationale meldplicht vervangt niet de aanvullende Balearische registratie- en documentatieplicht die sinds mei 2023 geldt.

Wat gebeurt er daarna? Controle en toekomst van de meldplicht

Sinds de verplichte invoering van SES.Hospedajes in december 2024 wordt verwacht dat de autoriteiten digitaal beter kunnen controleren welke accommodaties daadwerkelijk gasten aanmelden – en welke niet. Omdat het platform er nadrukkelijk ook op gericht is illegale verhuur op te sporen, ligt het voor de hand dat controles nauwer worden gekoppeld aan andere registers, zoals de bevestiging van een geldige ETV-licentie of het Balearische verhuurdersregister. Voor jou als verhuurder betekent dat: hoe zorgvuldiger je je meldingsprocessen documenteert, hoe geruststellender je toekomstige controles tegemoet kunt zien.

Checklist voor vakantieverhuurders op Mallorca

1. Controleer of je al bij SES.Hospedajes geregistreerd bent.
2. Bepaal wie in de dagelijkse praktijk – jijzelf, een co-host of de beheerder – de melding doet.
3. Stel een vaste werkwijze op om gastgegevens al vóór of direct bij aankomst volledig te verzamelen.
4. Zorg ervoor dat elke melding binnen 24 uur wordt gedaan en gedocumenteerd.
5. Bewaar verzendbewijzen minimaal drie jaar.
6. Controleer daarnaast of je voldoet aan je Balearische registratie- en documentatieplicht.
7. Controleer de status van je ETV-licentie los van de meldplicht.

Conclusie

De meldplicht voor gasten via SES.Hospedajes geldt sinds december 2024 voor alle vakantieverhuurders op Mallorca – of het nu om een hotel, Finca of afzonderlijk appartement gaat, maakt daarbij niet meer uit. De termijn van 24 uur is kort en de boetes bij overtredingen kunnen oplopen tot 30.000 €. Wie de melding zorgvuldig in de dagelijkse verhuurpraktijk integreert, deze duidelijk onderscheidt van de ETV-licentie en het Balearische register, en de bewaartermijn van gegevens in de gaten houdt, is juridisch goed ingedekt en kan zich richten op waar het echt om draait: goede zorg voor zijn gasten.

Officiële bronnen

• Real Decreto 933/2021 (registratie van reizigers), BOE: https://www.boe.es/eli/es/rd/2021/10/26/933
• Ley Orgánica 4/2015, hoofdstuk V (boetebedragen voor veiligheidsovertredingen), BOE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-3442
• Ministerio del Interior (bevoegde instantie voor SES.Hospedajes): https://www.interior.gob.es/
• INE – FRONTUR, internationale toeristenaankomsten: https://www.ine.es/dyngs/Prensa/FRONTUR1225.htm
• INE – Experimentele statistiek over vakantieaccommodaties in Spanje: https://www.ine.es/experimental/viv_turistica/experimental_viv_turistica.htm