Anmälningsplikt för gäster för semesteruthyrare på Mallorca: så använder du SES.Hospedajes rätt

Om du hyr ut boende till semesterfirare på Mallorca är du sedan den 2 december 2024 enligt lag skyldig att anmäla varje gäst via den statliga plattformen SES.Hospedajes inom 24 timmar efter ankomsten. Det som tidigare bara gällde hotell omfattar nu även privata uthyrare av fincas, semesterbostäder och lägenheter. Reglerna bygger på kungligt dekret 933/2021, som inför enhetliga regler för registrering av resenärer i hela Spanien och ersätter de tidigare systemen från Guardia Civil och WebPol/E-Hotel. I den här guiden får du veta vem som är anmälningsskyldig, hur registreringen går till rent tekniskt, vilka uppgifter du måste samla in, vilka konsekvenser försummelser kan få – och hur SES.Hospedajes förhåller sig till den baleariska ETV-licensen och det lokala uthyrarregistret.

Vet du redan om dina anmälningsrutiner är juridiskt säkra?

• Skicka en personlig förfrågan — vi granskar din uthyrningssituation och hänvisar dig till lämpliga experter
• Överföra ETV-licens

Vad är SES.Hospedajes – och vem måste anmäla?

SES.Hospedajes är den centrala plattformen för registrering av resenärsuppgifter och drivs av det spanska inrikesministeriet. Den inrättades för att förena de tidigare separata anmälningsvägarna: Fram till 2024 gjordes anmälningar antingen via "Hospederías de la Guardia Civil" (framför allt för mindre uthyrare) eller via "WebPol/E-Hotel" (framför allt för hotell). Sedan den 2 december 2024 är SES.Hospedajes obligatoriskt för alla boendeverksamheter – oavsett om du hyr ut ett semesterhus, en finca eller en enskild lägenhet.

Myndigheternas uttalade mål är att motverka olaglig uthyrning och skatteflykt, få en bättre bild av säkerhetsläget och anpassa insamlingen av uppgifter till EU-gemensamma standarder. För dig som uthyrare innebär det att du måste samla in dina gästers identitetsuppgifter och skicka dem till myndigheterna via plattformen så snart du hyr ut turistboende.

Observera: Anmälningsskyldigheten gäller registreringen av resenärer – den ersätter inte turistuthyrningslicensen (ETV). Båda skyldigheterna gäller parallellt och är oberoende av varandra.

Rättslig grund: Det kungliga dekretet 933/2021

Den rättsliga grunden för skyldigheten att registrera gäster är Real Decreto 933/2021, som har publicerats i BOE. Det ålägger boendeverksamheter – från hotell till privata semesterlägenheter – att samla in mer omfattande uppgifter om resenärer än tidigare och överföra dem via ett enhetligt digitalt system. Dekretet var den rättsliga grunden för att ersätta de gamla, splittrade rapporteringsvägarna med SES.Hospedajes.

Viktigt för dig som uthyrare: Dekretet reglerar inte bara rapporteringsfristen, utan även hur länge de registrerade gästuppgifterna måste sparas och vilka myndigheter som får tillgång till dem.

24-timmarsfristen: Det här behöver du verkligen veta

Den viktigaste skyldigheten att komma ihåg är denna: Från det ögonblick din gäst anländer till boendet har du 24 timmar på dig att lämna de obligatoriska uppgifterna via SES.Hospedajes. Det gäller oavsett om du själv är på plats, anlitar en bostadsförvaltare eller lämnar över nyckeln via en nyckelbox.

Många uthyrare underskattar hur snävt tidsfönstret är, särskilt vid ankomster på helger eller utanför ordinarie kontorstid. Om du rapporterar manuellt och utan fasta rutiner är det lätt att bli försenad – särskilt vid flera gästbyten i veckan under högsäsongen.

1. Gästen anländer till boendet (det är ankomsttidpunkten som räknas, inte bokningstidpunkten).
2. Identitetsuppgifter samlas in (personligen eller digitalt i förväg via ett formulär).
3. Uppgifterna registreras i SES.Hospedajes eller överförs automatiskt via ansluten programvara.
4. Överföringen måste vara klar inom 24 timmar efter ankomsten.
5. Bekräftelsen på överföringen arkiveras (rekommenderas vid en eventuell kontroll).

Observera: Tidsfristen gäller per gäst och vistelse – vid gruppbokningar med flera gäster måste du registrera fullständiga uppgifter för varje person inom tidsfristen.

SES.Hospedajes jämfört med det baleariska hyresvärdsregistret

På Balearerna tillkommer, utöver den nationella anmälningsskyldigheten, ytterligare en äldre skyldighet: Sedan maj 2023 måste yrkesmässiga uthyrare av turistboenden på Balearerna föra ett register och dokumentera de tjänster som tillhandahålls. Denna skyldighet fanns redan innan SES.Hospedajes blev obligatoriskt för privata hyresvärdar och ska skiljas från den landsomfattande gästregistreringen.

För dig som hyresvärd på Mallorca innebär det i praktiken att du bör hålla isär båda skyldigheterna, även om de i vardagen ofta hanteras parallellt i samma administrativa system eller av samma fastighetsförvaltare. Om du låter en förvaltare sköta din semesterbostad bör du avtala vem som ansvarar för vilken rapportering – läs mer i guiden om fastighetsförvaltning för semesterbostäder.

Så registrerar du dig och dina gäster – steg för steg

Registreringsprocessen följer i grunden ett fast mönster som gäller för alla typer av boenden, även om den tekniska anslutningen kan skilja sig åt beroende på uthyrningsform (enskild hyresvärd, plattformsmjukvara, fastighetsförvaltare).

1. Registrera ditt boende som logiverksamhet i det ansvariga systemet.
2. Ta emot inloggningsuppgifterna för överföring till SES.Hospedajes.
3. Vid varje ankomst: registrera de obligatoriska gästuppgifterna.
4. Överför uppgifterna inom 24-timmarsfristen – manuellt via portalen eller automatiskt genom ansluten administrationsmjukvara.
5. Spara underlagen som visar att uppgifterna har överförts, ifall myndigheterna genomför en kontroll.

Observera: Många hyresvärdar använder specialiserade program som gör det möjligt att registrera uppgifter digitalt före ankomsten och automatiskt överföra dem till SES.Hospedajes. Det minskar avsevärt risken att missa tidsfristen.

Vilka gästuppgifter måste du registrera?

Kungligt dekret 933/2021 kräver fler uppgifter per resenär än de tidigare systemen. I praktiken innebär det att du redan vid bokningsbekräftelsen, eller senast vid incheckningen, bör hämta in alla nödvändiga uppgifter från dina gäster i stället för att fråga efter dem först efter ankomsten.

Observera: Samla in uppgifterna i god tid – den som först frågar efter identitetshandlingar på ankomstdagen riskerar att missa 24-timmarsfristen om gästerna dröjer.

Böter: vad du faktiskt riskerar vid överträdelser

Att bryta mot anmälningsplikten är ingen bagatell. Den rättsliga grunden för sanktionerna är Organgesetz 4/2015, som i kapitlet om säkerhetsöverträdelser föreskriver böter på 601 till 30.000 € för allvarliga överträdelser. En utebliven eller försenad gästanmälan kan omfattas av denna ram.

Viktigt: Detta bötesintervall gäller själva anmälningsplikten. Den som dessutom hyr ut helt utan giltig turistuthyrningslicens riskerar separata sanktioner enligt den baleariska turismlagen – 2 olika regelverk, 2 olika risker.

SES.Hospedajes och ETV-licensen: 2 skyldigheter, 1 system

Ett vanligt missförstånd är att SES.Hospedajes inte ersätter den turistuthyrningslicens (ETV) som krävs på Balearerna. Gästanmälan är ett krav enligt säkerhetslagstiftningen, medan licensen regleras av turismlagstiftningen. Den som hyr ut en bostad till turister behöver i regel båda delarna – en giltig licens för att korttidsuthyrningen ska vara laglig och gästanmälan inom föreskriven tid som en löpande skyldighet i verksamheten.

Om du funderar på att ta över eller överföra en befintlig licens bör du samtidigt ta reda på hur anmälningsrutinerna ska skötas av den nya verksamhetsansvariga. Mer information finns i guiden om ETV-Lizenz übertragen. Om du i stället överväger att hyra ut i andra hand bör du även kontrollera de rättsliga gränserna i guiden om Untervermietung in Spanien.

Dataskydd och lagringstid

Enligt Real Decreto 933/2021 måste gästuppgifter som registreras via SES.Hospedajes sparas i 3 år. Det gäller både uppgifterna i sig och dokumentationen som visar att de har överförts i tid. Som uthyrare bör du ha en välstrukturerad arkivering – digitalt eller i ett anslutet administrationssystem – så att du snabbt kan agera om en myndighet begär information.

Vanligaste misstagen

• Anmälan först efter själva incheckningssamtalet: Om du ber om id-handlingar sent kan tidsfristen på 24 timmar bli svår att hålla.
• SES.Hospedajes förväxlas med ETV-licensen: Båda skyldigheterna måste uppfyllas var för sig.
• Otydligt ansvar vid extern förvaltning: Om en fastighetsförvaltare eller en co-host ansvarar för nyckelöverlämningen måste det tydligt framgå av avtalet vem som ska göra anmälan.
• Ingen dokumentation av överföringen: Utan ett arkiverat underlag är det svårt att visa att anmälan har gjorts i tid vid en tvist.
• Att ignorera det baleariska registret: Den nationella anmälningsskyldigheten ersätter inte den ytterligare baleariska registrerings- och dokumentationsskyldigheten som gäller sedan maj 2023.

Vad händer sedan? Kontroller och anmälningsskyldighetens framtid

Sedan SES.Hospedajes blev obligatoriskt i december 2024 förväntas myndigheterna i större utsträckning kunna göra digitala jämförelser för att se vilka boenden som faktiskt anmäler gäster – och vilka som inte gör det. Eftersom plattformen uttryckligen även ska bidra till att upptäcka olaglig uthyrning kan man räkna med att kontrollerna kopplas närmare till andra register, exempelvis kontroll av en giltig ETV-licens eller det baleariska uthyrarregistret. För dig som hyresvärd innebär det: Ju bättre du dokumenterar dina anmälningsrutiner, desto lugnare kan du möta framtida kontroller.

Checklista för semesteruthyrare på Mallorca

1. Kontrollera om du redan är registrerad hos SES.Hospedajes.
2. Klargör vem som ansvarar för anmälan i vardagen – du själv, en co-host eller fastighetsförvaltningen.
3. Inför en fast rutin för att samla in gästuppgifter fullständigt redan före eller direkt vid ankomsten.
4. Se till att varje anmälan görs och dokumenteras inom 24 timmar.
5. Spara bevis på överföringen i minst tre år.
6. Kontrollera även att du uppfyller den baleariska registrerings- och dokumentationsskyldigheten.
7. Klargör statusen för din ETV-licens separat från anmälningsskyldigheten.

Slutsats

Anmälningsskyldigheten för gäster via SES.Hospedajes gäller sedan december 2024 för alla semesteruthyrare på Mallorca – det spelar ingen roll om det handlar om hotell, finca eller en enskild lägenhet. Tidsfristen på 24 timmar är snäv, och böterna vid överträdelser kan uppgå till 30.000 €. Den som integrerar anmälan ordentligt i sin dagliga uthyrning, tydligt skiljer den från ETV-licensen och det baleariska registret samt håller koll på hur uppgifterna ska sparas, står på säker juridisk grund och kan fokusera på kärnverksamheten: att ta väl hand om sina gäster.

Officiella källor

• Real Decreto 933/2021 (registrering av resenärer), BOE: https://www.boe.es/eli/es/rd/2021/10/26/933
• Ley Orgánica 4/2015, kapitel V (bötesramar för säkerhetsöverträdelser), BOE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-3442
• Ministerio del Interior (ansvarig myndighet för SES.Hospedajes): https://www.interior.gob.es/
• INE – FRONTUR, internationella turistankomster: https://www.ine.es/dyngs/Prensa/FRONTUR1225.htm
• INE – experimentell statistik om semesterboenden i Spanien: https://www.ine.es/experimental/viv_turistica/experimental_viv_turistica.htm