VeriFactu: de nieuwe factuurplicht voor Autónomos en bedrijven in Spanje

Wie als Autónomo, freelancer of met een SL op Mallorca werkt, krijgt onvermijdelijk met VeriFactu te maken: Spanje voert een gecertificeerd factuursysteem in dat manipulatie, dubbele boekhouding en belastingfraude moet voorkomen. Eerst het goede nieuws: de oorspronkelijk voor 2026 geplande termijnen zijn begin december 2025 via Real Decreto-ley 15/2025 elk met 1 jaar uitgesteld. In deze gids lees je vanaf wanneer VeriFactu voor jou verplicht is, aan welke technische eisen je factuursoftware moet voldoen, wie is vrijgesteld en hoe je je op tijd voorbereidt – zonder te verdrinken in boekhoudjargon.

Wil je weten of je huidige boekhoudsoftware geschikt is voor VeriFactu?

• Persoonlijke aanvraag indienen — wij brengen je in contact met gecontroleerde Gestorías en belastingadviseurs op Mallorca
• Boekhouding als Autónomo in Spanje

Wat is VeriFactu precies?

VeriFactu is geen nieuw belastingformulier, maar een technische voorschrift voor factuursoftware. De wettelijke basis is Real Decreto 1007/2023, dat de zogenoemde "Sistemas de Información de Facturación" (SIF) voorschrijft – factuursystemen die de integriteit, traceerbaarheid, leesbaarheid en onveranderlijkheid van elke factuur technisch waarborgen. Het doel is om dubbele boekhouding en het achteraf manipuleren van omzet onmogelijk te maken, zoals Wet 11/2021 tegen belastingfraude al als uitgangspunt heeft vastgelegd.

Concreet betekent dit: eenmaal uitgereikte facturen mogen niet meer worden verwijderd of gewijzigd. Correcties zijn alleen nog mogelijk met een officiële correctiefactuur. Elke factuur wordt bovendien cryptografisch aan de voorgaande factuur "gekoppeld" en krijgt een QR-code, zodat jijzelf of de belastingdienst AEAT deze direct kan controleren. De regeling geldt in heel Spanje, inclusief de Canarische Eilanden, Ceuta en Melilla, en maakt deel uit van de afstemming op het EU-initiatief "VAT in the Digital Age" (ViDA).

De nieuwe planning: wanneer geldt VeriFactu voor wie?

De oorspronkelijke planning uit Real Decreto 254/2025 is uitgesteld door Real Decreto-ley 15/2025 van 2 december 2025 – al de 2e verlenging na een eerste in april 2025. Beide deadlines schuiven daardoor elk 1 jaar op.

Let op: Het uitstel geldt alleen voor de gebruiksplicht voor belastingplichtigen. Softwareleveranciers moeten hun systemen al sinds 29 juli 2025 laten certificeren en een "declaración responsable" overleggen – deze datum is door het uitstel niet gewijzigd.

Wettelijke basis: van de fraudebestrijdingswet tot het 2e uitstel

De ontwikkeling van VeriFactu is gebaseerd op verschillende wettelijke regelingen. Wie de geschiedenis kent, begrijpt beter waarom termijnen meerdere keren zijn verschoven en waarom verdere aanpassingen niet uitgesloten zijn.

Volgens de beschikbare bronnen moet Real Decreto-ley 15/2025 nog door het parlement worden bekrachtigd. Reden te meer om je eigen situatie regelmatig met een Gestoría af te stemmen, in plaats van blind op een peildatum te vertrouwen.

Wie valt onder VeriFactu?

De verplichting geldt in de praktijk voor iedereen die in Spanje een economische activiteit uitoefent en facturen uitreikt, ongeacht nationaliteit of rechtsvorm.

Als je als Duitse ondernemer of freelancer op Mallorca als Autónomo staat ingeschreven of een SL hebt opgericht, doe je er goed aan de overgang tijdig te plannen, ook al lijkt de deadline van 2027 nog ver weg – het overstappen op andere software en aanpassingen in de boekhouding vragen doorgaans voorbereidingstijd.

Technische vereisten voor VeriFactu-conforme software

Niet elk Excel-sjabloon of factuurformulier in Word zal straks nog volstaan. Een gecertificeerd SIF moet aan de volgende kenmerken voldoen:

Let op: De AEAT biedt een gratis facturatie-app voor zelfstandigen, freelancers en kleine bedrijven met een beperkt factuurvolume. De app maakt facturen elektronisch op en verstuurt de gegevens rechtstreeks naar de belastingdienst – een praktische optie als je (nog) geen eigen commerciële oplossing gebruikt.

VeriFactu-modus versus regulier SIF: het belangrijke verschil

Binnen de regeling zijn er 2 varianten waaruit bedrijven kunnen kiezen:

Beide varianten moeten voldoen aan de basisvereisten voor integriteit en traceerbaarheid. Het enige verschil is of de gegevens proactief naar de AEAT worden gestuurd of pas op verzoek moeten worden overgelegd.

Uitzondering: wie door het SII-systeem niet wordt geraakt

Wie al deelneemt aan de Suministro Inmediato de Información (SII), is vrijgesteld van de VeriFactu-verplichting. Het SII is het Spaanse realtime meldingssysteem voor de btw en geldt verplicht voor bepaalde belastingplichtigen.

Voor de meeste Autónomos en kleinere SLs op Mallorca is het SII-systeem vanwege de omzetdrempel niet relevant – voor hen geldt vanaf juli 2027 rechtstreeks de VeriFactu-verplichting.

Boetes en risico's bij niet-naleving

Wie na de betreffende uiterste datum niet-gecertificeerde software blijft gebruiken of facturen manipuleert, riskeert forse boetes. Volgens berichten kunnen overtredingen van de certificeringsplicht leiden tot boetes van ruim meer dan 50.000 €. Ook softwarefabrikanten die niet-conforme systemen aanbieden of verkopen, kunnen sancties verwachten, aangezien de antifraudewet 11/2021 het beschikbaar stellen van fraudegevoelige software al strafbaar stelt.

Let op: Ook al zijn de deadlines nu verschoven naar 2027, wie te lang wacht, riskeert midden in het lopende boekjaar een hectische overstap op andere software. Plan de overstap daarom tijdig met je Gestoría.

Stap voor stap: zo bereid je je voor

1. Controleer je status: Ben je Autónomo, eigenaar van een SL of onderdeel van een onderneming die onder de SII-plicht valt? Dat bepaalt je uiterste datum.
2. Controleer je software: Vraag je huidige aanbieder of VeriFactu-certificering al beschikbaar is of wanneer die gepland staat.
3. Bekijk alternatieven: Bij een beperkt factuurvolume kan de gratis AEAT-app een eenvoudige tijdelijke oplossing zijn.
4. Betrek je Gestoría: Bespreek tijdig met je Gestoría welke variant (realtime-VeriFactu of regulier SIF) bij je bedrijfsmodel past.
5. Pas je boekhoudprocessen aan: Oefen tijdig met interne procedures voor factuurcorrecties (een rectificatiefactuur in plaats van verwijderen).
6. Noteer de deadlines in je agenda: 1. Januar 2027 voor kapitaalvennootschappen, 1 juli 2027 voor Autónomos – inclusief ruimte voor testfasen.

Meest voorkomende fouten

• Te laat handelen: Het uitstel tot 2027 wordt ten onrechte als "alles veilig" opgevat, terwijl de overstap op andere software voorbereidingstijd vergt.
• SIF en VeriFactu door elkaar halen: Niet elk gecertificeerd SIF verstuurt automatisch gegevens naar de AEAT – dat geldt alleen voor de VeriFactu-variant.
• De deadline voor leveranciers negeren: Wie ervan uitgaat dat softwareleveranciers ook tot 2027 de tijd hebben, heeft het mis: zij moeten al sinds 29 juli 2025 gecertificeerd zijn.
• Geen overleg bij het verlaten van SII: Wie vrijwillig in het SII wil blijven of eruit wil stappen, moet rekening houden met de jaarlijkse deadline voor de censusaangifte.
• Facturen achteraf wijzigen: Onder VeriFactu is dat niet toegestaan – corrigeer ze verplicht met een correctiefactuur.

Wat volgt hierna?

VeriFactu maakt deel uit van een bredere digitale verandering binnen de Spaanse belastingdienst, die aansluit bij het EU-initiatief ViDA (VAT in the Digital Age). Op middellange termijn kun je rekenen op een nauwere koppeling tussen elektronische facturering, btw-aangifte en voorlopige inkomstenbelastingbetalingen. Tegelijk blijft de wetgeving "Crea y Crece" (Ley 18/2022) relevant. Die bereidt een algemene B2B-verplichting voor elektronische facturering in Spanje voor – een onderwerp dat Autónomos en bedrijven naast VeriFactu in de gaten moeten houden.

VeriFactu-checklist voor Autónomos en bedrijven

Conclusie

VeriFactu verandert ingrijpend hoe facturen in Spanje worden opgesteld, gecorrigeerd en gedocumenteerd – ook al geeft de tweede uitstelronde via Real Decreto-ley 15/2025 je nu tot 2027 de tijd. Voor Autónomos op Mallorca betekent dat: geen paniek, maar ook geen reden om achterover te leunen. Wie tijdig met de Gestoría overlegt, de juiste softwarevariant kiest en interne processen aanpast, komt soepel door de overgang. Wie daarentegen tot vlak voor de deadline wacht, riskeert tijdsdruk en in het ergste geval forse boetes.

Officiële bronnen

• Agencia Tributaria (AEAT) – Sistemas Informáticos de Facturación (VeriFactu): https://www.agenciatributaria.es
• BOE – Real Decreto 1007/2023: https://www.boe.es
• BOE – Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre: https://www.boe.es/boe/dias/2025/12/03/pdfs/BOE-A-2025-24446.pdf
• BOE – Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal: https://www.boe.es