Gestoría Spanien: taken, kosten en Duitstalige adressen op Mallorca

Als je naar Mallorca emigreert, kom je al snel een woord tegen dat in Deutschland onbekend is: Gestoría. Dit is een Spaans kantoor dat voor je naar instanties gaat en belastingaangiften en andere administratieve zaken regelt. Voor nieuwkomers is het in de eerste maanden vaak het belangrijkste aanspreekpunt. In deze gids lees je wat een Gestoría Spanien anders maakt dan een belastingadviseur of advocaat, welke taken zo’n kantoor op zich neemt, wat dat kost, wanneer je daarnaast een Asesor Fiscal nodig hebt en hoe je op Mallorca een Duitstalige deskundige vindt die beide rechtssystemen kent.

• Overzicht van alle onderwerpen rond overheidsinstanties

Wat is een Gestoría – en wat niet?

Een Gestoría is een particulier bedrijf dat administratieve zaken en papierwerk voor je regelt. Om zich in Spanien officieel Gestoría te mogen noemen, moet het kantoor ingeschreven staan in het handelsregister (Registro Mercantil). De medewerkers moeten over de juiste kwalificaties beschikken, doorgaans een opleiding in rechten of economie.

Het is belangrijk om een Gestoría te onderscheiden van 2 andere beroepsgroepen:

Let op: In de praktijk lopen de werkzaamheden in elkaar over. Veel kantoren op Mallorca bieden zowel diensten van een Gestoría als belastingadvies aan, vooral Duitstalige kantoren die gespecialiseerd zijn in internationale cliënten.

Een Gestoría is aansprakelijk voor haar werk. Als je een erkende Gestor inschakelt, sta je er dus niet alleen voor wanneer er een fout wordt gemaakt. Dat onderscheidt een Gestoría van een dienstverlener zonder vergunning die alleen helpt bij het invullen van formulieren.

Wanneer heb je op Mallorca een Gestoría nodig?

Bij bijna elke stap van je verhuizing naar Mallorca krijg je met instanties te maken. Het volgende overzicht laat zien waarvoor je doorgaans een Gestoría inschakelt:

Let op: Met een volmacht (poder notarial) kan de Gestoría veel zaken bij overheidsinstanties volledig voor je regelen. Je hoeft dan niet zelf te verschijnen. Dat is vooral in het begin erg handig, als je nog niet permanent op het eiland woont.

Concrete taken: wat regelt de Gestoría precies?

Voor particulieren

• De aanvraag en voorbereiding van je NIE-nummer, inclusief een Cita Previa bij de nationale politie of het consulaat
• Inschrijving in het vreemdelingenregister (Residencia; EU-burgers: Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión; niet-EU-burgers: TIE)
• Empadronamiento bij het Ayuntamiento (inschrijving in het gemeentelijke bevolkingsregister)
• Een voertuig opnieuw registreren bij de DGT en de verschuldigde belastingen berekenen
• Het Certificado Digital aanvragen / Cl@ve instellen
• Eenvoudige aangiften inkomstenbelasting indienen (Modelo 100 / IRPF)
• Belasting voor niet-ingezetenen (Modelo 210) voor vastgoedeigenaren die niet in Spanje wonen
• Modelo 720 – verplichte aangifte van vermogen in het buitenland boven 50.000 €

Voor bedrijven en zelfstandigen

• Je aanmelden als Autónomo bij de sociale zekerheid (RETA) en de belastingdienst (AEAT)
• De boekhouding bijhouden en de kwartaalaangiften (Modelos 303, 130, 111 …) opstellen
• Een vennootschap oprichten (S.L.) en inschrijven in het handelsregister
• Salarisadministratie en het recht rond arbeidsovereenkomsten
• Begeleiding bij de aankoop van vastgoed (voor de fiscale kant; de advocaat verzorgt het juridisch onderzoek)

Gestoría of belastingadviseur: wie helpt je bij welke belastingzaken?

Voor eenvoudige belastingzaken – zoals het indienen van je jaarlijkse IRPF-aangifte als werknemer of de belasting voor niet-ingezetenen – kun je prima bij een goede Gestoría terecht. Wordt het ingewikkelder, dan heb je een Asesor Fiscal nodig of een kantoor dat beide diensten aanbiedt:

Let op: Vooral wanneer het Duitse en Spaanse belastingrecht samenkomen – bij het verdrag ter voorkoming van dubbele belasting, bij erfenissen met vastgoed in beide landen of bij buitenlandse beleggingen – is een Duitstalige belastingadviseur op Mallorca onmisbaar. Die moet beide rechtsstelsels kennen en tegen elkaar kunnen afwegen.

Kosten: wat betaal je voor een gestoría op Mallorca?

De tarieven verschillen per kantoor en hangen af van hoe ingewikkeld de aanvraag is en of je die als particulier of bedrijf doet. De volgende bedragen zijn gebaseerd op beschikbare marktgegevens (stand 2026):

Kosten voor particulieren

Kosten voor bedrijven (bijv. aankoop van vastgoed via een S.L.)

Tip: Spreek bij grotere projecten, zoals de oprichting van een bedrijf of constructies om belasting te besparen bij vastgoed, altijd vooraf een vaste prijs op papier af. Uurtarieven kunnen snel oplopen als de procedure langer duurt dan gepland.

De kosten van een gestoría voor je belastingaangifte zijn doorgaans als beroepskosten aftrekbaar.

Duitstalige gestorías en belastingadviseurs op Mallorca

Op Mallorca zijn behoorlijk wat kantoren die zich specifiek op Duitstalige cliënten richten. Uit ons onderzoek kwamen deze 3 adressen naar voren:

Ook andere kantoren, zoals Garcia Elsener (garciaelsener.com) en De Micco & Friends / LAWYERS & AUDITORS (palma@demicco.es), richten zich op Duitse cliënten en bieden zowel fiscaal als juridisch advies.

Let op: Deze lijst is gebaseerd op openbaar beschikbare informatie uit ons onderzoek en is geen aanbeveling. Vraag altijd meerdere offertes aan voordat je een kantoor inschakelt.

Wat doet een Gestoría bij de aankoop van een woning?

Bij de aankoop van een woning op Mallorca werken de Gestoría en de advocaat nauw samen, maar ieder heeft een eigen taak:

• De advocaat (Abogado): juridisch onderzoek, controle van het koopcontract, onderzoek in het eigendomsregister, controle op lasten en eventuele geschillen
• De Gestoría / belastingadviseur: advies over de fiscaal gunstigste manier om de woning te kopen (als privépersoon of via een S.L.), berekening en afdracht van de ITP (overdrachtsbelasting), advies over de belastingen na aankoop en de planning van de nalatenschap

Vooral als je als niet-ingezetene een woning koopt, moet steeds worden afgewogen hoe de Spaanse en Duitse belastingregels en het belastingverdrag ter voorkoming van dubbele belasting tussen beide landen op elkaar aansluiten. Een Gestoría waar alleen Spaans wordt gesproken en die geen kennis heeft van Duitsland, is hiervoor doorgaans niet voldoende.

Let op: Een Gestoría vervangt bij de aankoop van een woning geen advocaat. Ze regelt de administratieve en fiscale zaken, maar biedt geen juridische bescherming.

Zo vind je een goede Gestoría: 7 criteria

1. Duitstalige medewerkers – niet alleen een informatieblad in het Duits, maar medewerkers met wie je echt in je eigen taal kunt overleggen
2. Inschrijving in het Registro Mercantil – een basisvoorwaarde om zich officieel Gestoría te mogen noemen
3. Duidelijke tarieven – vaste prijzen voor standaarddiensten en een schriftelijk vastgelegde totaalprijs voor projecten
4. Ervaring met internationale cliënten – bij voorkeur aantoonbare ervaring met Duitse, Oostenrijkse of Zwitserse klanten
5. Google-reviews en aanbevelingen – groepen en forums voor emigranten op Mallorca zijn een goede bron
6. Bereikbaarheid – snelle reactie per e-mail of telefoon en geen maandenlange wachttijd voor een afspraak
7. Netwerk – een goede Gestoría weet wanneer er een advocaat of notaris nodig is en brengt je met de juiste persoon in contact

De meestgemaakte fouten bij het inschakelen van een Gestoría

• Geen schriftelijke offerte gevraagd: Mondelinge prijsafspraken leiden vaak tot verrassingen. Laat afspraken altijd schriftelijk bevestigen.
• Alles zelf in het Spaans geprobeerd: Fouten op formulieren voor de Residencia of een NIE-aanvraag kosten tijd en leiden tot nieuwe afspraken – en Citas Previas zijn lastig te krijgen.
• Een Gestoría ingeschakeld in plaats van een advocaat bij de aankoop van een woning: Voor de belastingzaken is dat prima, maar om het koopcontract juridisch goed te laten controleren, heb je een Abogado nodig.
• Duitse belastingverplichtingen vergeten: Als je in Duitsland belastingplichtig blijft, bijvoorbeeld doordat je daar huurinkomsten hebt, heb je een Gestoría nodig die beide belastingstelsels kent.
• Geen volmacht gegeven: Zonder poder notarial moet je voor veel zaken zelf naar de instanties. Met een volmacht kan de Gestor alles voor je regelen.
• Te laat een Gestoría ingeschakeld: De termijnen voor belastingaangiften liggen in Spanje vast. Ben je te laat, dan betaal je een toeslag.

En daarna? De volgende stappen na het inschakelen van een Gestoría

Met de juiste Gestoría aan je zijde verlopen de dagelijkse administratieve zaken meestal soepel. Dit zijn de zaken waar je daarna op moet letten:

• Jaarlijkse belastingaangifte (IRPF): Als resident doe je die elk jaar, doorgaans van mei tot eind juni, over het voorgaande jaar. Meer over inkomstenbelasting voor residenten
• Modelo 720 – eenmalig en opnieuw bij belangrijke wijzigingen: meldplicht voor vermogen in het buitenland
• Zorgverzekering regelen: Na de Residencia moet je nagaan of je onder het openbare zorgstelsel valt of een particuliere verzekering nodig hebt. Zorgverzekering in Spanje
• Auto registreren: Neem je je Duitse auto mee, neem dan op tijd contact op met een Gestoría. Termijnen en procedures kunnen verschillen. Auto registreren in Spanje
• Gepensioneerden: Kom je als gepensioneerde naar Spanje, dan moet je je Duitse pensioen daar correct opgeven. Belasting betalen over je pensioen in Spanje

Checklist: een Gestoría inschakelen – zo pak je het aan

• NIE-nummer ontvangen of de aanvraag voorbereid (NIE-nummer Mallorca)
• Bepaald of je resident of niet-resident wordt (Residencia)
• Minstens 2 offertes aangevraagd bij gestorías / belastingadviseurs
• De kosten voor alle geplande diensten schriftelijk laten bevestigen
• Bij de notaris een volmacht (poder notarial) afgegeven als je niet persoonlijk kunt verschijnen
• Je belastingzaken in Duitsland afgestemd met een Duitse belastingadviseur
• Documenten klaargelegd: paspoort / identiteitskaart, huur- of koopcontract, bewijs van inschrijving en eventueel pensioenbeschikking
• Deadlines genoteerd: IRPF (doorgaans uiterlijk eind juni), Modelo 720 (doorgaans uiterlijk eind maart), belasting voor niet-residenten (Modelo 210: huurinkomsten vanaf 2026 tussen 1 en 20 april van het daaropvolgende jaar, winst bij verkoop binnen ongeveer 4 maanden na de verkoop)

Tot slot

Een Gestoría is in Spanje geen luxe: het is een praktische hulp die je maanden aan frustratie, wachtrijen en fouten in formulieren kan besparen. Vooral op Mallorca, waar veel Duitsers naartoe emigreren, zijn er meerdere goed toegeruste kantoren die Duits spreken en beide rechtssystemen kennen. Het is belangrijk om het verschil tussen een Gestoría en een belastingadviseur te kennen. Voor eenvoudige zaken bij de overheid en standaardbelastingzaken volstaat een goede gestor. Zodra je te maken krijgt met dubbele belasting, eigendomsstructuren voor vastgoed of erfenissen, heb je een kantoor nodig dat beide disciplines in huis heeft. Vraag altijd om een schriftelijke offerte en schakel op tijd hulp in, voordat de deadlines naderen.

Officiële bronnen

• AEAT – Agencia Estatal de Administración Tributaria (Spaanse belastingdienst, formulieren, Modelos en deadlines): sede.agenciatributaria.gob.es
• ATIB – Agència Tributària de les Illes Balears (belastingdienst van de Balearen, ITP en erfbelasting): https://www.atib.es
• DGT – Dirección General de Tráfico (auto overschrijven, rijbewijs): https://www.dgt.es
• Policía Nacional – Oficinas de Extranjería (NIE, Residencia, TIE): https://www.interior.gob.es
• Registro Mercantil Central (inschrijving van gestorías en vennootschappen): https://www.rmc.es
• BOE – Boletín Oficial del Estado (wetten en verordeningen): https://www.boe.es