VeriFactu: Det nya fakturakravet för Autónomos och företag i Spanien

Om du arbetar som Autónomo, frilansare eller driver en SL på Mallorca kommer du inte undan VeriFactu: Spanien inför ett certifierat faktureringssystem som ska förhindra manipulation, dubbel bokföring och skattebedrägerier. De goda nyheterna först: De tidsfrister som ursprungligen var planerade till 2026 sköts i början av december 2025 upp med 1 år vardera genom Real Decreto-ley 15/2025. I den här guiden får du veta när VeriFactu blir obligatoriskt för dig, vilka tekniska krav din faktureringsprogramvara måste uppfylla, vem som är undantagen och hur du förbereder dig i god tid – utan att drunkna i bokföringsjargong.

Vill du veta om din nuvarande bokföringsprogramvara är kompatibel med VeriFactu?

• Skicka en personlig förfrågan — vi förmedlar kontakt med granskade Gestorías och skatterådgivare på Mallorca
• Bokföring som Autónomo i Spanien

Vad är VeriFactu egentligen?

VeriFactu är inte något nytt skatteformulär, utan en teknisk föreskrift för faktureringsprogramvara. Den rättsliga grunden är Real Decreto 1007/2023, som föreskriver så kallade "Sistemas de Información de Facturación" (SIF) – alltså faktureringssystem som tekniskt garanterar varje fakturas integritet, spårbarhet, läsbarhet och oföränderlighet. Syftet är att omöjliggöra dubbel bokföring och efterhandsmanipulation av omsättning, i enlighet med den grundprincip som lag 11/2021 mot skattebedrägerier redan har fastställt.

I praktiken innebär det att utfärdade fakturor inte längre får raderas eller ändras. Rättelser får endast göras genom en formell korrigeringsfaktura. Varje faktura kopplas dessutom kryptografiskt till den föregående och får en QR-kod som du själv eller skattemyndigheten AEAT kan kontrollera direkt. Reglerna gäller i hela Spanien, inklusive Kanaren, Ceuta och Melilla, och ingår i anpassningen till EU-initiativet "VAT in the Digital Age" (ViDA).

Den nya tidsplanen: När gäller VeriFactu för vem?

Den ursprungliga tidsplanen i Real Decreto 254/2025 sköts upp genom Real Decreto-ley 15/2025 av den 2. Dezember 2025 – redan den andra förlängningen efter den första i April 2025. Båda tidsfristerna flyttas därmed fram med 1 år vardera.

Observera: Uppskjutningen gäller endast skyldigheten för skattskyldiga att använda systemet. Programvaruleverantörer måste redan sedan 29 juli 2025 låta certifiera sina system och lämna in en "declaración responsable" – detta datum har inte påverkats av förlängningen.

Rättslig grund: från lagen mot bedrägerier till den andra uppskjutningen

VeriFactu har utvecklats genom flera rättsakter. Den som känner till historiken förstår bättre varför tidsfristerna har skjutits upp flera gånger och varför ytterligare ändringar inte kan uteslutas.

Enligt tillgängliga källor måste Real Decreto-ley 15/2025 fortfarande godkännas av parlamentet – ytterligare ett skäl att regelbundet stämma av din situation med en Gestoría i stället för att blint förlita dig på ett visst datum.

Vem berörs av VeriFactu?

Kravet gäller i praktiken alla som bedriver ekonomisk verksamhet i Spanien och utfärdar fakturor – oavsett nationalitet eller företagsform.

Om du som tysk företagare eller frilansare på Mallorca är registrerad som Autónomo eller har startat en SL, bör du planera omställningen i god tid, även om brytdatumet 2027 fortfarande kan kännas avlägset – byte av programvara och anpassningar av bokföringen kräver enligt erfarenheten framförhållning.

Tekniska krav på VeriFactu-kompatibel programvara

Alla Excel-mallar eller fakturaformulär i Word kommer inte längre att räcka till. Ett certifierat SIF måste uppfylla följande krav:

Observera: AEAT erbjuder en kostnadsfri fakturaapp för egenföretagare, frilansare och små företag med liten faktureringsvolym. Den skapar fakturor elektroniskt och överför uppgifterna direkt till skattemyndigheten – ett praktiskt alternativ om du (ännu) inte använder en egen kommersiell lösning.

VeriFactu-läge kontra vanligt SIF: den viktiga skillnaden

Regelverket omfattar 2 varianter som företag kan välja mellan:

Båda alternativen måste uppfylla grundkraven på integritet och spårbarhet. Den enda skillnaden är om uppgifterna skickas proaktivt till AEAT eller först måste lämnas in på begäran.

Undantag: För dig som omfattas av SII-systemet

Den som redan deltar i Suministro Inmediato de Información (SII) är undantagen från kravet på VeriFactu. SII är Spaniens system för momsrapportering i realtid och är obligatoriskt för vissa skattskyldiga.

För de flesta Autónomos och mindre SLs på Mallorca är SII-systemet inte relevant på grund av omsättningsgränsen – då gäller VeriFactu-kravet direkt från juli 2027.

Böter och risker vid bristande efterlevnad

Den som efter respektive brytdatum fortsätter att använda icke-certifierad programvara eller manipulerar fakturor riskerar kännbara böter. Enligt uppgifter kan överträdelser av certifieringskravet medföra böter på långt över 50.000 €. Även programvarutillverkare som erbjuder eller distribuerar system som inte uppfyller kraven riskerar sanktioner, eftersom lagen mot bedrägeri 11/2021 redan straffbelägger tillhandahållandet av programvara som kan manipuleras.

Observera: Även om tidsfristerna nu har skjutits upp till 2027 gäller följande: Väntar du för länge riskerar du ett stressigt byte av programvara mitt under det pågående räkenskapsåret. Planera därför omställningen i god tid tillsammans med din Gestoría.

Steg för steg: Så förbereder du dig

1. Kontrollera din status: Är du Autónomo, ägare av en SL eller del av ett företag som omfattas av SII-kravet? Det avgör vilket brytdatum som gäller för dig.
2. Kontrollera programvaran: Fråga din nuvarande leverantör om VeriFactu-certifiering finns eller planeras, och i så fall när.
3. Överväg ett alternativ: Om du har få fakturor kan den kostnadsfria AEAT-appen vara en smidig tillfällig lösning.
4. Ta hjälp av din Gestoría: Klargör i god tid med din Gestoría vilken variant (VeriFactu i realtid eller vanligt SIF) som passar din affärsmodell.
5. Anpassa bokföringsrutinerna: Öva i god tid på interna rutiner för fakturakorrigeringar (kreditfaktura i stället för att radera).
6. Markera tidsfristerna i kalendern: 1 januari 2027 för kapitalbolag, 1 juli 2027 för Autónomos – med marginal för testperioder.

Vanligaste misstagen

• Att agera för sent: Uppskjutningen till 2027 misstolkas som "faran över", trots att systembyten kräver framförhållning.
• Att blanda ihop SIF och VeriFactu: Alla certifierade SIF skickar inte automatiskt uppgifter till AEAT – det gäller endast VeriFactu-varianten.
• Att ignorera tillverkarnas tidsfrist: Den som utgår från att även programvaruleverantörer har tid till 2027 har fel: de måste redan sedan 29 juli 2025 vara certifierade.
• Ingen avstämning vid utträde ur SII: Den som vill stanna kvar frivilligt i SII eller gå ur måste tänka på tidsfristen för den årliga registerdeklarationen.
• Att ändra fakturor i efterhand: Inte tillåtet enligt VeriFactu – rätta alltid med en rättelsefaktura.

Vad händer sedan?

VeriFactu är en del av den spanska skattemyndighetens större digitala omställning, som utgår från EU-initiativet ViDA (VAT in the Digital Age). På medellång sikt kan du räkna med en närmare koppling mellan elektronisk fakturering, momsredovisning och preliminära inkomstskattebetalningar. Parallellt är lagstiftningen "Crea y Crece" (Ley 18/2022) fortsatt relevant. Den förbereder ett generellt krav på B2B-e-fakturering i Spanien – något som Autónomos och företag bör hålla koll på utöver VeriFactu.

Checklista för VeriFactu för Autónomos och företag

Slutsats

VeriFactu förändrar i grunden hur fakturor utfärdas, rättas och dokumenteras i Spanien – även om den andra uppskjutningen genom Real Decreto-ley 15/2025 nu ger dig tid till 2027. För Autónomos på Mallorca innebär det: ingen panik, men inte heller någon anledning att luta sig tillbaka. Den som tidigt pratar med sin Gestoría, väljer rätt programvarulösning och anpassar sina interna rutiner tar sig lugnt igenom omställningen. Den som däremot väntar till strax före deadline riskerar tidspress och i värsta fall kännbara böter.

Officiella källor

• Agencia Tributaria (AEAT) – Sistemas Informáticos de Facturación (VeriFactu): https://www.agenciatributaria.es
• BOE – Real Decreto 1007/2023: https://www.boe.es
• BOE – Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre: https://www.boe.es/boe/dias/2025/12/03/pdfs/BOE-A-2025-24446.pdf
• BOE – Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal: https://www.boe.es