Gestoría i Spanien: vad gör byrån och vad kostar det?

Om du flyttar till Mallorca stöter du snart på ett ord som inte används i Tyskland: Gestoría. Det är en spansk byrå som sköter myndighetsärenden, deklarationer och annat pappersarbete åt dig. För den som är nyinflyttad blir byrån ofta en av de viktigaste kontakterna under de första månaderna. I den här guiden får du veta hur en Gestoría i Spanien skiljer sig från en skatterådgivare eller advokat, vilka uppgifter den tar hand om, vad det kostar, när du dessutom behöver en Asesor Fiscal och hur du hittar en tyskspråkig expert på Mallorca som kan båda ländernas rättssystem.

• Översikt över myndighetsärenden

Vad är en Gestoría – och vad är det inte?

En Gestoría är ett privat företag som hjälper till med administrativa uppgifter och byråkratiska ärenden. För att en byrå officiellt ska få kalla sig Gestoría i Spanien måste den vara registrerad i handelsregistret (Registro Mercantil). Medarbetarna behöver relevant kompetens – vanligtvis en utbildning inom juridik eller ekonomi.

Det är viktigt att skilja en Gestoría från 2 andra yrken:

Observera: I praktiken är gränserna inte alltid tydliga. Många byråer på Mallorca erbjuder både Gestoría-tjänster och skatterådgivning – särskilt tyskspråkiga byråer som arbetar med internationella kunder.

En Gestoría ansvarar för sitt arbete. Anlitar du en auktoriserad Gestor står du alltså inte ensam om något går fel. Det skiljer en Gestoría från en tjänsteleverantör utan licens som bara hjälper till att fylla i blanketter.

När behöver du en Gestoría på Mallorca?

När du flyttar till Mallorca innebär nästan varje steg kontakt med myndigheter. Här ser du vilka ärenden man vanligtvis anlitar en Gestoría för:

Obs! Med en fullmakt (poder notarial) kan Gestoría sköta många myndighetsärenden åt dig från början till slut – du behöver inte komma dit personligen. Det är särskilt praktiskt i början, när du ännu inte bor permanent på ön.

Vad kan Gestoría hjälpa dig med?

För privatpersoner

• Förbereda och ansöka om NIE-nummer – inklusive att boka tid via Cita Previa hos nationella polisen eller konsulatet
• Registrera dig i utlänningsregistret (Residencia; EU-medborgare: Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión; medborgare i länder utanför EU: TIE)
• Empadronamiento hos Ayuntamiento (registrering som kommuninvånare)
• Omregistrering av fordon hos DGT och beräkning av skatter som ska betalas
• Ansökan om Certificado Digital och hjälp att komma igång med Cl@ve
• Inlämning av enklare inkomstdeklarationer (Modelo 100 / IRPF)
• Skatt för personer som inte är bosatta i Spanien (Modelo 210) och äger en fastighet där
• Modelo 720 – skyldighet att deklarera tillgångar utomlands som överstiger 50.000 €

För företag och egenföretagare

• Registrering som Autónomo hos socialförsäkringsmyndigheten (RETA) och skattemyndigheten (AEAT)
• Löpande bokföring och upprättande av kvartalsvisa Modelos (303, 130, 111 …)
• Bolagsbildning (S.L.) och registrering i handelsregistret
• Löneadministration och frågor om anställningsavtal
• Hjälp vid fastighetsköp med skattefrågorna; advokaten ansvarar för den juridiska granskningen

Gestoría eller skatterådgivare: vem hjälper dig med vad?

För enklare skatteärenden – som att lämna in den årliga IRPF-deklarationen som anställd eller betala skatt för personer som inte är bosatta i Spanien – räcker en bra Gestoría gott och väl. När frågorna blir mer komplicerade behöver du en Asesor Fiscal eller en byrå som erbjuder båda tjänsterna:

Observera: När tyska och spanska skatteregler behöver tillämpas samtidigt – till exempel vid dubbelbeskattningsavtal, arv som omfattar fastigheter i båda länderna eller utländska kapitalplaceringar – är en tysktalande skatterådgivare på Mallorca oumbärlig. Rådgivaren måste känna till båda rättssystemen och kunna bedöma hur de förhåller sig till varandra.

Kostnader: Vad kostar en Gestoría på Mallorca?

Priserna varierar beroende på vilken byrå du anlitar, hur komplicerat ärendet är och om du anlitar den som privatperson eller företag. Siffrorna nedan bygger på tillgängliga marknadsuppgifter (från 2026):

Kostnader för privatpersoner

Kostnader för företag (t.ex. fastighetsköp via S.L.)

Tips: Vid större projekt, som bolagsbildning eller skattebesparande upplägg för en fastighet, bör du alltid komma överens om ett fast pris skriftligen. Timarvoden kan snabbt dra iväg om ärendet tar längre tid än planerat.

Kostnader för Gestoría-hjälp med deklarationen är i regel avdragsgilla som kostnader för att förvärva inkomst.

Tyskspråkiga Gestorías och skatterådgivare på Mallorca

På Mallorca finns ett betydande antal byråer som vänder sig särskilt till tyskspråkiga klienter. Här är 3 byråer som vi har hittat:

Andra byråer, som Garcia Elsener (garciaelsener.com) och De Micco & Friends / LAWYERS & AUDITORS (palma@demicco.es), är specialiserade på tyska klienter och erbjuder både skatterådgivning och juridisk rådgivning.

Obs: Listan bygger på offentligt tillgänglig information som framkommit vid research och är ingen rekommendation. Ta alltid in flera offerter innan du anlitar någon.

Vad hjälper en Gestoría till med vid fastighetsköp?

När du köper en fastighet på Mallorca samarbetar en Gestoría och en advokat, men de har tydligt skilda uppgifter:

• Advokaten (Abogado): Juridisk granskning, kontroll av avtal och fastighetsregister, kontroll av att fastigheten är fri från inteckningar och andra belastningar samt eventuella tvister
• Gestoría eller skatterådgivaren: Hur köpet ska läggas upp skattemässigt (fysisk person eller S.L.), beräkning och inbetalning av ITP (skatt vid fastighetsöverlåtelse), rådgivning om löpande beskattning och arvsplanering

Särskilt när köparen inte är skattemässigt bosatt i Spanien behöver man hela tiden väga samman spanska och tyska skatteregler med dubbelbeskattningsavtalet mellan länderna. En Gestoría som bara arbetar på spanska och saknar kunskap om Tyskland räcker i regel inte till.

Viktigt: Vid fastighetsköp kan en Gestoría inte ersätta en advokat. Den sköter administration och skattefrågor, men inte den juridiska granskningen.

Så hittar du en bra Gestoría: 7 kriterier

1. Tysktalande personal – inte bara ett informationsblad på tyska, utan möjlighet att faktiskt diskutera frågorna på ditt språk
2. Registrering i Registro Mercantil – ett grundkrav för att officiellt få kalla sig Gestoría
3. Tydliga priser – fasta priser för standardtjänster och ett skriftligt fast pris för projekt
4. Erfarenhet av internationella klienter – helst dokumenterad erfarenhet av tyska, österrikiska eller schweiziska kunder
5. Google-omdömen och rekommendationer – grupper för personer som flyttat till Mallorca och forum om ön är bra källor
6. Tillgänglighet – snabba svar via mejl eller telefon och möjlighet att få en tid utan flera månaders väntan
7. Kontaktnät – en bra Gestoría vet när det behövs en advokat eller notarie och hjälper dig att få kontakt med rätt person

De vanligaste misstagen när du anlitar en Gestoría

• Du har inte bett om en skriftlig offert: Muntliga prisuppgörelser leder ofta till överraskningar. Be alltid om en skriftlig bekräftelse.
• Du har försökt sköta allt själv på spanska: Fel i blanketterna för Residencia eller en NIE-ansökan kostar tid och kräver nya besökstider – och Citas Previas kan vara svåra att få.
• Du har anlitat en Gestoría i stället för en advokat vid bostadsköp: En Gestoría är rätt val för skattefrågorna, men för att granska köpeavtalet juridiskt behöver du en Abogado.
• Du har glömt skatten i Tyskland: Om du fortfarande är skattskyldig i Tyskland (t.ex. på grund av hyresintäkter där) behöver du en Gestoría som kan båda skattesystemen.
• Du har inte gett fullmakt: Utan poder notarial måste du själv besöka myndigheterna i många ärenden. Med fullmakt kan din Gestor sköta allt åt dig.
• Du har anlitat hjälp för sent: Tidsfristerna för deklarationer är fasta i Spanien. Lämnar du in för sent får du betala förseningsavgifter.

Vad händer sedan? Nästa steg efter att du anlitat en Gestoría

Med rätt Gestoría vid din sida brukar vardagens myndighetsärenden gå smidigt. Det här behöver du hålla koll på framöver:

• Årlig inkomstdeklaration (IRPF): Som Resident lämnar du in den varje år – vanligtvis från maj till slutet av juni, för föregående år. Läs mer om inkomstskatt för Resident
• Modelo 720 – lämnas in 1 gång och därefter vid väsentliga förändringar: skyldigheten att redovisa tillgångar utomlands
• Ordna sjukförsäkring: Efter Residencia behöver du ta reda på om du omfattas av den offentliga vården eller behöver en privat försäkring. Sjukförsäkring i Spanien
• Registrera bilen: Om du tar med dig din tyskregistrerade bil bör du kontakta en Gestoría i god tid, eftersom tidsfrister och regler kan variera. Registrera bilen i Spanien
• Pensionärer: Om du flyttar hit som pensionär måste du deklarera din tyska pension korrekt i Spanien. Betala skatt på pension i Spanien

Checklista: Anlita en gestoría – så gör du

• Du har ett NIE-nummer eller har förberett en ansökan (NIE-Nummer Mallorca)
• Du har tagit reda på om du blir resident eller icke-resident (Residencia)
• Du har begärt in offerter från minst 2 gestorías eller skatterådgivare
• Du har fått skriftlig bekräftelse på kostnaderna för alla planerade tjänster
• Du har lämnat fullmakt (poder notarial) hos en notarie om du inte kan närvara personligen
• Du har gått igenom din skattesituation i Tyskland med en tysk skatterådgivare
• Du har förberett handlingarna: pass eller nationellt id-kort, hyres- eller köpeavtal, registreringsbekräftelse och, om det är aktuellt, pensionsbesked
• Du har noterat tidsfristerna: IRPF (i regel senast i slutet av juni), Modelo 720 (i regel senast i slutet av mars), skatt för icke-residenter (Modelo 210: hyresintäkter från 2026 deklareras mellan 1 och 20 april året därpå, vinster vid försäljning inom cirka 4 månader efter försäljningen)

Sammanfattning

En gestoría är ingen lyx i Spanien – den kan bespara dig månader av frustration, köande och fel i blanketter. På Mallorca, där många tyskar har bosatt sig, finns flera väletablerade byråer som talar tyska och kan både det tyska och det spanska rättssystemet. Det är bra att känna till skillnaden mellan en gestoría och en skatterådgivare: För enklare myndighetsärenden och vanliga skattefrågor räcker en bra gestor. Om det gäller dubbelbeskattning, fastighetsupplägg eller arv behöver du däremot en byrå som kan hjälpa dig med båda delarna. Be alltid om skriftliga offerter och anlita hjälp i god tid innan tidsfristerna löper ut.

Officiella källor

• AEAT – Agencia Estatal de Administración Tributaria (Spaniens skattemyndighet, blanketter, Modelos, tidsfrister): sede.agenciatributaria.gob.es
• ATIB – Agència Tributària de les Illes Balears (Balearernas skattemyndighet, ITP, arvsskatt): https://www.atib.es
• DGT – Dirección General de Tráfico (omregistrering av fordon, körkort): https://www.dgt.es
• Policía Nacional – Oficinas de Extranjería (NIE, Residencia, TIE): https://www.interior.gob.es
• Registro Mercantil Central (registrering av Gestorías och bolag): https://www.rmc.es
• BOE – Boletín Oficial del Estado (lagar och förordningar): https://www.boe.es