Anställa personal i Spanien: Avtal, kostnader och Seguridad Social 2026

Att anställa den första medarbetaren i Spanien är en verklig vändpunkt – det ögonblick då ett enmansföretag eller en holdingstruktur förvandlas till ett riktigt företag med personal. Den spanska arbetsrätten är medvetet utformad för att gynna arbetstagarna: obligatoriska kollektivavtal (Convenios Colectivos), höga arbetsgivaravgifter till socialförsäkringen, strikta regler för tidsbegränsade anställningsavtal och ett inspektionssystem som kan upptäcka fel även flera år senare. Inget av detta är oöverstigligt – men den som närmar sig saken med tyska eller brittiska reflexer kommer att få dyra överraskningar. Den här guiden visar dig vilka typer av anställningsavtal som finns, hur du korrekt registrerar dig hos Seguridad Social, vad en anställd på Mallorca verkligen kostar och vilka misstag du absolut bör undvika.

Planerar du din första anställning i Spanien och vill se till att allt sker på ett juridiskt korrekt sätt?

• 📩 Skicka en personlig förfrågan — vi sätter dig i kontakt med erfarna gestorías och arbetsrättsjurister på Mallorca
• Allt om skatter och ekonomi för företagare i Spanien

Vad en anställd i Spanien egentligen kostar

Innan du undertecknar avtalet behöver du den totala kostnaden. Tumregeln lyder: En anställd kostar dig som arbetsgivare 1,30–1,35 gånger den överenskomna bruttolönen – och då ingår inte förmåner, utrustning eller kontorskostnader.

Den främsta kostnadsfaktorn är arbetsgivarens avgift till socialförsäkringen. Till detta kommer det obligatoriska medlemskapet i en ”Mutua” (försäkring mot arbetsolyckor och yrkessjukdomar) samt avtalet med en leverantör av arbetsmiljötjänster (Servicio de Prevención Ajeno), som praktiskt taget alla arbetsgivare med anställda måste ingå.

Konkreta exempel:

En detalj som ofta överraskar grundare från Storbritannien och USA: Spanska löner betalas ut i 14 delbetalningar – 12 månadslöner plus två extrautbetalningar (vanligtvis i juli och december, ibland proportionellt varje månad). Årsbeloppet förblir detsamma, men tidpunkten för kassaflödet skiljer sig från vad man är van vid.

Obs! Arbetstagarens andel av socialförsäkringsavgiften dras av från bruttolönen och betalas direkt in till Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) – detta är din skyldighet som arbetsgivare, inte den anställdes.

Avtalstyper: Vad som gäller sedan reformen 2022

Sedan den spanska arbetsmarknadsreformen 2022 är det tidsobegränsade anställningsavtalet (Contrato Indefinido) den lagstadgade normen. Tidsbegränsade anställningar är numera endast tillåtna i klart definierade undantagsfall och omvandlas automatiskt till fasta anställningar vid överträdelser. Detta får direkta konsekvenser för planeringen.

Fijo Discontinuo: Särskilt relevant på Mallorca

För restaurang- och turistföretag på Mallorca är ”Fijo Discontinuo” den smartaste lösningen på öns säsongsmönster. Du anställer medarbetaren på permanent basis, men sätter in hen endast under den aktiva säsongen – vanligtvis april till oktober. Under lågsäsongen betalar den anställde inga avgifter, men har rätt till arbetslöshetsersättning (SEPE). Du behåller den anställde i personalstyrkan och undviker de straffavgifter som uppstår vid upprepade tidsbegränsade anställningar efter reformen 2022.

Tips: Ställ dig först följande fråga vid varje nyanställning: Handlar det om ett långsiktigt behov eller en tydligt avgränsad säsong? Svaret avgör vilken typ av anställningsavtal som ska användas och därmed alla ytterligare steg.

Registrering hos Seguridad Social: steg för steg

Att anmäla en anställd till Seguridad Social är inte något valfritt, utan en lagstadgad skyldighet som måste fullgöras före den första arbetsdagen. Den som sysselsätter en anställd även bara en dag utan att ha anmält denne riskerar höga böter och att behöva betala alla avgifter i efterskott.

Krav på arbetsgivaren

Innan du kan anmäla någon måste du själv vara registrerad som arbetsgivare hos Seguridad Social. För detta behöver du:

1. Ditt företags CIF/NIF (företagets spanska skattenummer)
2. Cuenta de Cotización (avgiftskonto hos TGSS) – engångsregistrering som arbetsgivare
3. Avtal med en försäkringskassa för arbetsolyckor och yrkessjukdomar
4. Avtal med en extern förebyggande tjänsteleverantör (arbetsmiljöföretag)

Anmälan av medarbetare: Förfarandet

1. Kontrollera medarbetarens NIE/DNI – utan giltigt skattenummer går det inte att registrera sig
2. Ta reda på medarbetarensnummer för Seguridad Social (NASS) eller ansök omett sådant för första gången (om det ännu inte finns)
3. Skicka in”Alta del trabajador” (anmälan) via Sistema RED (TGSS:s onlinesystem) – innan arbetet påbörjas
4. Arbetsavtalet ska lämnas in till SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal) senast 10 dagar efter att avtalet ingåtts
5. Upprättamånadslöneavräkning (Nómina) och betala in socialförsäkringsavgifter senast den sista dagen i påföljande månad

Observera: Sistema RED kräver en behörig ombud (i praktiken sköter Gestoría detta). Utan aktiv RED-åtkomst fungerar i praktiken ingenting. En erfaren Gestoría i Spanien är här inte något alternativ, utan standard.

Convenio: Din osynlige tredje avtalspart

Den spanska arbetsrätten omfattar två nivåer: lagen (Estatuto de los Trabajadores) och Convenio Colectivo – det branschspecifika kollektivavtalet. Det senare är i praktiken minst lika viktigt som lagen, eftersom det:

• fastställerminimilöner per yrkesgrupp (över den nationella minimilönen)
• Provanställningsperioder fastställda (mellan 15 dagar och flera månader, beroende på kategori)
• Semesterregler, arbetstider och tillägg regleras
• Reglerna för avgångsvederlag har preciserats

På Mallorca är framför allt följande avtal relevanta:

Observera: Vilket Convenio som gäller bestäms av företagets huvudsakliga verksamhetsområde, inte av den enskilde medarbetarens arbetsuppgifter. Ta reda på vilket Convenio som gäller innan du anställer någon – det är bindande även om du inte aktivt har undertecknat det.

Provanställning, semester och arbetstid

Provanställning

Provanställningstiden regleras enligt det tillämpliga Convenio-avtalet. Som riktlinje enligt arbetstagarstadgan:

• Tekniker och kvalificerad personal: i regel upp till 6 månader
• Övriga anställda: i regel upp till 2 månader

Under provanställningen kan anställningsförhållandet sägas upp av båda parter utan att ange skäl och utan avgångsvederlag.

Semester

Den lagstadgade minimisemestern uppgår till 30 kalenderdagar per år. Många kollektivavtal föreskriver ytterligare semesterdagar.

Arbetstid

Den lagstadgade normala arbetstiden är 40 timmar per vecka. Övertid är begränsad och måste antingen ersättas ekonomiskt eller kompenseras med ledighet. Sedan 2019 är arbetsgivare skyldiga att dokumentera alla anställdas dagliga arbetstid (Registro de Jornada) – digitalt eller på papper, men på ett revisionssäkert sätt.

Uppsägning: Vad en uppsägning egentligen kostar

Den spanska arbetsrätten skiljer mellan flera olika typer av uppsägningar med olika ekonomiska konsekvenser.

Observera: En uppsägning av disciplinära skäl måste uppfylla strikta formkrav (skriftligt meddelande med exakta anklagelser och tidsfrister). Ett formfel gör att även en uppsägning som är motiverad i sak automatiskt blir ”ogiltig” – med tillhörande avgångsvederlag. Låt alltid uppsägningar granskas juridiskt innan du agerar.

Seguridad Social i detalj: Avgiftssatser

Avgifter till Seguridad Social är obligatoriska från och med den första anställningsdagen. De beräknas och betalas in varje månad.

Avgifterna beräknas utifrån avgiftsunderlaget, som är knutet till den faktiska bruttolönen och omfattas av övre och undre gränser som justeras årligen.

Obs! För vissa typer av anställningsavtal (t.ex. Formación en Alternancia, Fijo Discontinuo under den första säsongen, anställning av långtidsarbetslösa) finns det Bonificaciones – statliga avgiftsrabatter. Kontrollera om du har rätt till detta; besparingarna kan bli betydande.

Hushållshjälp och städpersonal: Sistema Especial

Om du på Mallorca anställer en hushållshjälp, en trädgårdsmästare eller en städare privat gäller ett särskilt system: Sistema Especial para Empleados de Hogar. Anmälan sker också via TGSS, men med förenklade blanketter och en egen avgiftsstruktur. En detaljerad guide om detta hittar du i handledningen ”Registrera hushållshjälp i Spanien”.

Utländska medarbetare: Vad arbetsgivare måste tänka på utöver det vanliga

EU-medborgare (och schweizare) får arbeta i Spanien utan arbetstillstånd. De behöver endast ett NIE-nummer och, i förekommande fall, uppehållstillstånd – men anmälan till socialförsäkringsmyndigheten (Seguridad Social) sker enligt samma regler som för spanjorer.

För personer som inte är EU-medborgare blir det mer komplicerat:

Observera: Kontrollera alltid den aktuella uppehållstillståndet och arbetstillståndet innan du anställer en person som inte är EU-medborgare. En felaktig anställning kan leda till höga böter.

Om NIE-nummer och uppehållstillstånd: Ansöka om NIE-nummer på Mallorca och uppehållstillstånd i Spanien.

De vanligaste misstagen när man anställer sin första medarbetare i Spanien

Dessa misstag stöter erfarna Gestoría-byråer på Mallorca regelbundet på – och de blir dyra:

1. Anmälan efter istället för före arbetsstart: Redan en dag utan anmälan kan leda till böter och efterkrav. Anmälan måste ske före den första arbetsdagen.

2. Felaktig avtalstyp: Ett tidsbegränsat avtal utan saklig grund betraktas sedan 2022 som en fast anställning. Om felet upptäcks vid en kontroll sker omvandlingen automatiskt och med retroaktiv verkan.

3. Convenio-avtalet ignoreras: Att betala lägre lön än minimilönen bara för att man endast känner till den nationella minimilönen (SMI, Salario Mínimo Interprofesional) är ett klassiskt misstag. Branschavtalet sätter ofta högre gränser.

4. Lönen beräknas utifrån 12 istället för 14 delbetalningar: Den som delar årslönen med 12 och därifrån räknar ut månadsbeloppet underskattar likviditetsbehovet avsevärt.

5. Ingen arbetstidsregistrering: Skyldigheten att registreraarbetstiden dagligen gäller för alla företag med anställda. Bristande dokumentation är ett vanligt fynd vid inspektioner.

6. Uppsägning utan rättslig prövning: Även uppsägningar med tydliga skäl måste uppfylla strikta formkrav. Ett brev med fel datum eller utan angivna skäl för uppsägningen gör uppsägningen ogiltig.

7. Att behandla hushållshjälp som egenföretagare: En person som regelbundet arbetar i ett hushåll är i regel inte egenföretagare, utan måste anmälas som anställd.

Vad händer därefter? Löpande skyldigheter som arbetsgivare

Registreringen är bara början. Som arbetsgivare i Spanien har du följande fortlöpande månatliga och årliga skyldigheter:

När det gäller inkomstskatt (IRPF) för bosatta rekommenderas guiden ”Skatter för bosatta i Spanien”.

Autónomo kontra anställd: Klassificeringstestet

Ett vanligt försök att spara in på sociala avgifter är att behandla den anställde som egenföretagare (Autónomo). Den spanska lagstiftningen utgår dock från hur förhållandet faktiskt ser ut – inte från benämningen.

Om följande kriterier är uppfyllda föreligger i regel ett anställningsförhållande som måste anmälas som sådant:

• Personen arbetar uteslutande eller huvudsakligen för dig
• Du bestämmer själv när och var du ska arbeta
• Personen använder dina arbetsredskap
• Det föreligger ett ekonomiskt beroende

Arbetsinspektionen omklassificerar sådana förhållanden och kräver in alla socialförsäkringsavgifter retroaktivt – inklusive ränta och böter. Mer om situationen för egenföretagare i Spanien: Autónomo i Spanien och Avgifter för egenföretagare i Spanien.

Checklista: Anställa den första medarbetaren i Spanien

Använd den här listan som en checklista inför din första arbetsdag:

• Företagets CIF/NIF finns tillgängligt
• Avgiftskonto öppnat hos TGSS
• Avtal ingått med Mutua
• Extern förebyggande tjänst (arbetsmiljö) anlitad
• Medarbetarens NIE/NASS finns tillgängligt
• Avtalstyp kontrollerad (convenio-avtalet har konsulterats)
• Anställningsavtalet har upprättats och undertecknats
• Arbetstagarens Alta har lämnats in via Sistema RED innan arbetet påbörjas
• Anställningsavtalet ska lämnas in till SEPE inom 10 dagar
• Arbetstidsregister inrättat
• Förberett i nómina-systemet (gestoría eller programvara)
• IRPF-källskatt har beräknats och registrerats i systemet

Slutsats: Det lönar sig att anställa på ett rättssäkert sätt

Den spanska arbetsrätten ger arbetstagarna ett starkt skydd – och det är inget misstag, utan en del av systemet. Den som känner till reglerna och tillämpar dem konsekvent har som arbetsgivare på Mallorca helt klart tillförlitliga ramvillkor: tydliga avtalsstrukturer, förutsägbara kostnadsposter och ett beprövat system för säsongsanställningar. Den största riskfaktorn är inte lagstiftningen i sig, utan att förlita sig på intuition när man kommer från ett annat rättssystem. En erfaren gestoría i Spanien kostar en överskådlig månadsavgift – och sparar regelbundet mångdubbelt så mycket i böter, efterskottsbetalningar och rättstvister. Räkna in lönebifaktorer med en faktor på 1,30 till 1,40 redan från början, välj rätt avtalstyp för din situation och anmäl alltid anställningen före den första arbetsdagen.

Officiella källor

• Arbetstagarstadgan (RDL 2/2015): https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11430
• Socialförsäkringsmyndigheten (TGSS) – RED-systemet: https://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/InformacionUtil/44539
• SEPE – Servicio Público de Empleo Estatal (registrering av anställningsavtal): https://www.sepe.es
• Arbetsmarknadsreformen 2022 (RDL 32/2021): https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2021-21789
• Arbets- och Seguridad Social-inspektionen: https://www.mites.gob.es/itss/web/index.html
• AEAT – Blankett 111 och 190 (IRPF-skatteavdrag): https://www.agenciatributaria.es
• Särskilt system för hushållsanställda (TGSS): https://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/Empresarios/Inscripcion/36537