De notaris bij de aankoop van een woning op Mallorca: afspraak, akte en kopieën

Bij de aankoop van een woning op Mallorca wordt tijdens de afspraak bij de notaris de officiële koopakte opgesteld. Koper en verkoper ondertekenen de Escritura Pública de Compraventa; daarna moeten de belastingen en de inschrijving in het eigendomsregister nog worden afgehandeld. Als je pas op de dag van ondertekening naar identiteitsbewijzen, volmachten of de afgesproken betaalwijze vraagt, maak je deze belangrijke afspraak onnodig lastig.

Hier lees je hoe je een notariskantoor vindt en een afspraak plant, welke documenten vooraf gecontroleerd moeten worden en wat er bij de ondertekening gebeurt. Ook veelgestelde vragen over openingstijden, afspraken op zaterdag en de dichtstbijzijnde Notaría komen aan bod. Tot slot lees je wat er daarna gebeurt: welke kopie van de akte heb je nodig, hoe vraag je een oudere kopie aan en waarom is de ondertekening bij de notaris niet hetzelfde als de latere inschrijving in het eigendomsregister?

Wat doet de notaris bij de aankoop van een woning op Mallorca?

De Spaanse notaris legt de koop vast in een officiële akte. Tijdens de afspraak controleert hij onder meer de identiteit en de bevoegdheid van de betrokkenen en vergelijkt hij belangrijke gegevens met de beschikbare documenten. De notariële koopakte vormt de basis voor de inschrijving van de aankoop in het Spaanse eigendomsregister.

Dat vervangt het onderzoek naar de woning vóór de aankoop niet. Of je een finca bijvoorbeeld mag gebruiken zoals je van plan bent en of verbouwingen zijn toegestaan, moet je apart nagaan. De Nota Simple is het uitgangspunt om de eigenaar en geregistreerde lasten te controleren. Meer hierover lees je bij het eigendomsregister in Spanje controleren; voor begeleiding bij het juridisch onderzoek is er de gids over een advocaat bij de aankoop van een woning in Spanje.

Let op: de ondertekening bij de notaris en de latere inschrijving in het eigendomsregister zijn 2 verschillende stappen. Spreek vóór de afspraak af wie de afhandeling na het opstellen van de akte verzorgt.

Hoe vind je een notariskantoor en maak je een afspraak?

Je kunt zelf een notariskantoor op Mallorca kiezen en rechtstreeks contact opnemen om de koop af te ronden. Vaak stemmen koper, verkoper en hun vertegenwoordigers de afspraak samen af. Als iemand met een volmacht tekent of als er een financiering bij betrokken is, moet je daar bij het plannen van de afspraak tijdig rekening mee houden.

Zoek je een Notaría bij je in de buurt, dan is de Spaanse notariële organisatie een officieel startpunt. Ook bij de notariskamer van de Balearen kun je terecht voor contactgegevens. De onderstaande gegevens van de kamer helpen je op weg; controleer het adres en de bereikbaarheid voordat je erheen gaat.

Vraag het notariskantoor van je keuze niet alleen wanneer je terechtkunt. Vraag ook om een lijst van de benodigde documenten, hoe de afspraak zal verlopen en of je de conceptkoopakte vóór ondertekening kunt inzien.

Wanneer zijn notariskantoren open – en kun je er op zaterdag terecht?

De openingstijden en beschikbare afspraken voor het ondertekenen van een notariële akte verschillen per notariskantoor. Ga daarom niet af op algemene informatie over „Notare auf Mallorca” en neem niet aan dat een kantoor dat open is, op korte termijn een vastgoedkoop kan vastleggen. Vraag het kantoor naar de openingstijden en wanneer je terechtkunt voor de Escritura de Compraventa.

Ook voor zaterdag kun je er niet van uitgaan dat er een algemene dienst voor vastgoedkoop beschikbaar is. Ben je alleen dan op het eiland, vraag het notariskantoor dan uitdrukkelijk of je op een geschikt tijdstip terechtkunt. Als het lastig is om zelf aanwezig te zijn, kan een notariële volmacht voor Spanje een alternatief zijn.

Hoeveel notarissen er momenteel op Mallorca werken en welk kantoor het dichtst bij je verblijfplaats ligt, hangt af van de actuele vermeldingen in de registers en van waar je verblijft. Bij je keuze is ook van belang of het kantoor de aankoop met alle betrokkenen kan voorbereiden en een afspraak kan inplannen.

Welke documenten moeten vóór de afspraak bij de notaris beschikbaar zijn?

Vraag zo vroeg mogelijk om de conceptakte en controleer of die overeenkomt met de gemaakte afspraken over de aankoop. Let vooral op de betrokken partijen, de beschrijving van het pand, de koopprijs, al betaalde bedragen, het bedrag dat nog betaald moet worden en de afhandeling van bestaande lasten. Neem je meubels of andere inboedel over, controleer dan ook wat daarover is afgesproken.

Stem met het notariskantoor af welke originele documenten, kopieën en andere bewijsstukken je in jouw geval moet aanleveren. Dat geldt vooral voor een volmacht en bewijs van de herkomst van het geld voor de aankoop. Heb je nog geen NIE? Lees dan de gids over het NIE-nummer op Mallorca.

Let op: Onderteken geen concept als je de gegevens over wat je koopt, de betalingen of de lasten niet begrijpt. Bespreek onduidelijkheden vóór de afspraak bij de notaris.

Hoe verloopt de ondertekening van de koopakte?

Het precieze verloop hangt af van de transactie. In de praktijk kun je deze volgorde aanhouden:

1. Vaststellen wie betrokken zijn: Koper en verkoper komen zelf of laten zich rechtsgeldig vertegenwoordigen. Het notariskantoor controleert hun identiteit en de documenten waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt.
2. De akte doornemen: De gegevens in de Escritura Pública de Compraventa worden met de betrokkenen besproken. Stel vragen als iets niet duidelijk is, voordat je tekent.
3. De betaling regelen: De afgesproken resterende koopsom wordt betaald op de manier die vooraf is overeengekomen. Betalingen die al zijn gedaan, moeten overeenkomen met wat in de akte staat.
4. De akte ondertekenen: De betrokkenen ondertekenen de notariële koopakte in aanwezigheid van de notaris.
5. De vervolgstappen regelen: Spreek af wie kopieën van de akte ontvangt, de belastingzaken afhandelt en de inschrijving in het eigendomsregister volgt.

Als je je laat vertegenwoordigen, hoef je mogelijk niet naar de afspraak te reizen. Regel dit wel op tijd en stem de details af met het notariskantoor dat de akte opstelt.

Wat kost de afspraak bij de notaris?

Voor Spaanse notariskosten geldt een bindend tariefstelsel. Het bedrag op de rekening hangt af van de specifieke akte. Algemene percentages in woningadvertenties of overzichten van aankoopkosten geven daarom geen betrouwbare indicatie van de notariskosten. In gepubliceerde kostenvoorbeelden voor Mallorca worden de volgende notariskosten genoemd:

Deze voorbeelden zijn geen prijslijst van een notariskantoor. Vraag voor je aankoop om een kostenoverzicht dat is afgestemd op de geplande transactie en informeer naar de kosten van de kopieën die je nodig hebt. Notariskosten, belastingen en kosten voor het eigendomsregister zijn afzonderlijke posten. Meer daarover lees je in de gids over de bijkomende kosten bij het kopen van een woning op Mallorca.

Hoe krijg je een kopie van de koopakte?

Spreek bij het afronden van de aankoop al af welk afschrift of welke kopie je krijgt en wie er nog meer een exemplaar nodig heeft. Een gewone kopie en een gewaarmerkt afschrift dienen niet vanzelfsprekend hetzelfde doel. Vertel het notariskantoor daarom waarvoor je het document nodig hebt, in plaats van alleen om „einer Kopie“ te vragen.

Gaat het om een oudere akte? Geef dan de plaats en datum van ondertekening op, de naam van de toenmalige notaris en, als je die hebt, het protocolnummer. Soms vind je gegevens over de akte ook in een uittreksel uit het eigendomsregister. Neem met deze gegevens contact op met het betreffende notariskantoor of vraag bij de notariskamer waar je je verzoek kunt indienen.

Voor een gewaarmerkt afschrift is geen betrouwbaar standaardtarief te geven: het soort document, de omvang ervan en je verzoek kunnen van invloed zijn op de kosten. Vraag voordat je het bestelt welk soort kopie je krijgt en wat die kost. Bedoel je met „beglaubigter Kopie“ dat je een ander document wilt laten waarmerken? Geef dan duidelijk aan om welk document het gaat. Dat is iets anders dan een afschrift van je koopakte.

Veelgemaakte fouten bij de notaris

• Het concept pas bij de ondertekening lezen: de koopprijs, de beschrijving van het pand en de betalingen moeten vooraf duidelijk zijn.
• Denken dat de Nota Simple voldoende is om de woning volledig te controleren: de gegevens uit het register geven niet op elke vraag over bouwregels of toegestaan gebruik antwoord.
• Volmacht of betaalwijze te laat afstemmen: Beide kunnen bepalen of de geplande afspraak door kan gaan.
• Openingstijden verwarren met beschikbare afspraken voor het passeren van de akte: Zeker als je maar kort op Mallorca bent, kun je het beste uitdrukkelijk laten bevestigen dat er plek is.
• De ondertekening gelijkstellen aan de inschrijving in het eigendomsregister: Blijf ook na de afspraak volgen hoe de afhandeling verloopt.
• Een ‘kopie’ aanvragen zonder te weten waarvoor je die nodig hebt: Vraag na of een gewone kopie of een gewaarmerkt afschrift vereist is.

Wat gebeurt er daarna?

Na het passeren van de akte moeten de belastingen die bij de aankoop horen worden geregeld en moet de inschrijving in het eigendomsregister plaatsvinden. Zorg dat vóór de ondertekening duidelijk is wie dit doet en welke documenten daarvoor nodig zijn. Bewaar je kopie van de akte en de bewijsstukken voor de verdere afhandeling overzichtelijk.

Controleer later of de inschrijving daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Informatie uit het eigendomsregister kun je opvragen via de Spaanse Registradores. Ben je nog bezig met de voorbereiding van de aankoop? In het overzicht over een woning kopen in Spanje lees je welke rol de notaris in het hele proces speelt.

Checklist voor de afronding van je aankoop

• Kies een notariskantoor en stem de afspraak af met alle betrokkenen.
• Vraag het notariskantoor rechtstreeks om de openingstijden en de beschikbaarheid voor een afspraak te bevestigen.
• Vraag het notariskantoor om een lijst van benodigde documenten.
• Leg identiteitsbewijzen, NIE en zo nodig een volmacht klaar.
• Laat de actuele Nota Simple en de documenten van de verkoper controleren.
• Lees het concept van de Escritura vooraf en stel vragen over alles wat nog onduidelijk is.
• Controleer of de restbetaling en de betalingsbewijzen aansluiten op de afgesproken gang van zaken.
• Spreek af wie verantwoordelijk is voor de belastingen, afschriften van de akte en de inschrijving in het eigendomsregister.

Tot slot

Een goede afspraak bij de notaris begint niet pas bij het ondertekenen van de akte. Zorg vooraf voor een gecontroleerd concept van de akte en duidelijke afspraken. Kies een notariskantoor dat je goed kunt bereiken, controleer of er daadwerkelijk een afspraak mogelijk is en regel de documenten, vertegenwoordiging en betaling voordat je op reis gaat. Houd na de ondertekening de afschriften, de afhandeling van belastingen en de inschrijving in het eigendomsregister in de gaten.

Geen juridisch of fiscaal advies. Heb je vragen over je koopcontract, de vertegenwoordiging of de fiscale behandeling, dan is een beoordeling van je persoonlijke situatie nodig.

Officiële bronnen

• Spaanse notariële beroepsorganisatie – Notariado
• Spaanse eigendomsregisters – Registradores