Volmacht bij een notaris in Spanje: een huis kopen en zaken bij de overheid regelen op afstand

Heb je je droomhuis op Mallorca gevonden, maar kun je niet voor elke gang naar de overheid of notarisafspraak naar Spanje vliegen? Daar is de ‘Poder Notarial’ precies voor bedoeld – de notariële volmacht van een Spaanse notaris. Hiermee kun je iemand die je vertrouwt – meestal een advocaat of gestor – machtigen om namens jou contracten te ondertekenen, een NIE aan te vragen, erfenissen af te wikkelen of kadastrale formaliteiten te regelen. Wat veel mensen niet weten: de volmacht kan ook bij een Duitse notaris worden opgesteld – met een apostille en vertaling is hij in Spanje volledig geldig. In deze gids kom je te weten welke soorten volmachten er zijn, hoe het proces van Duitsland naar Spanje verloopt, wat je ervoor betaalt en welke fouten je absoluut moet vermijden.

Wil je de aankoop van je woning of een administratieve kwestie op Mallorca via een volmacht regelen?

• 📩 Een persoonlijk verzoek indienen — Wij brengen je in contact met gecertificeerde advocaten en gestores op Mallorca
• Even op een rijtje: een huis kopen op Mallorca

Wat is een 'Poder Notarial' en wanneer heb je die nodig?

Een ‘Poder Notarial’ is een openbare akte die bij een notaris wordt opgesteld, waarmee je een andere persoon – de gevolmachtigde (Apoderado) – het recht geeft om in jouw naam bepaalde rechtshandelingen te verrichten. Het Spaanse recht staat vertegenwoordiging in principe toe, behalve bij zeer persoonlijke rechtshandelingen zoals een huwelijk.

Als iemand zonder geldige volmacht namens jou handelt, is de rechtshandeling nietig – tenzij je deze achteraf uitdrukkelijk goedkeurt. Voor alle handelingen waarvoor een notariële akte nodig is (aankoop van onroerend goed, aanvaarding van een erfenis, inschrijving in het kadaster), moet de volmacht zelf ook notarieel zijn opgesteld. De reden hiervoor is de zogenaamde vormidentiteit: omdat de rechtshandeling zelf notarieel wordt vastgelegd, moet de volmacht ook dezelfde vorm hebben.

Typische toepassingen in het Duits-Spaanse rechtsverkeer:

Let op: Voor deelname aan aandeelhoudersvergaderingen of het omschrijven van een auto volstaat een handgeschreven volmacht. Voor alle kadastrale en erfrechtelijke zaken is de notariële vorm verplicht.

De twee belangrijkste soorten volmachten: de speciale en de algemene volmacht

Speciale volmacht (Poder Especial / Poder Notarial Especial)

De speciale volmacht is afgestemd op een duidelijk omschreven takenpakket – bijvoorbeeld de aankoop van een bepaald onroerend goed, het aanvragen van het NIE-nummer of de afwikkeling van een specifieke erfenis. Volgens de Spaanse wet moet de rechtshandeling gedetailleerd worden beschreven. Een algemene zin als „ik geef volmacht voor al mijn persoonlijke zaken“ is in Spanje niet voldoende – heel anders dan in het Duitse recht.

In de speciale volmacht staan daar meestal bepalingen over:

• of de gevolmachtigde subvolmachten mag verlenen,
• of hij vrijgesteld is van het verbod op zelfcontracten,
• voor welk concreet voorwerp van de overeenkomst (onroerend goed met kadastraal nummer of nummer in het kadaster) de volmacht geldt.

Algemene volmacht (Poder General)

De algemene volmacht geeft uitgebreide bevoegdheden voor verschillende vermogensrechtelijke handelingen. Dit komt vaak voor tussen echtgenoten of in het dagelijkse zakelijke verkeer. Omdat een Duitse algemene volmacht in Spanje niet direct van toepassing is, moet ook een algemene volmacht voldoen aan de inhoudelijke eisen van het Spaanse recht en de taken duidelijk omschrijven.

Let op: een algemene volmacht die in Duitsland is opgesteld en niet is aangepast aan het Spaanse recht, wordt door Spaanse notarissen en het kadaster meestal niet geaccepteerd. Laat de tekst altijd opstellen door een advocaat die bekend is met het Spaanse recht of door het advocatenkantoor dat je hebt ingeschakeld.

Hoe je vanuit Duitsland een volmacht opstelt: twee legale manieren

Je hebt in principe twee mogelijkheden om een in Spanje geldige notariële volmacht op te stellen zonder naar Mallorca te hoeven reizen.

Methode 1: Duitse notaris + apostille + vertaling

Dit is de meest gebruikelijke manier. De Spaanse wet erkent buitenlandse openbare akten, mits ze op de juiste manier zijn opgesteld, voldoen aan de wetgeving van het land waar ze zijn opgesteld, voorzien zijn van een apostille en in het Spaans worden overgelegd.

Stap voor stap:

1. Laat de tekst van de volmacht opstellen: Een advocaat met ervaring in het Spaanse recht of het door jou ingeschakelde advocatenkantoor in Spanje stelt een tweetalig ontwerp (Duits + Spaans) of een volledig Spaanstalige volmacht op. Veel advocatenkantoren die gespecialiseerd zijn in Duits-Spaanse rechtszaken sturen het concept van tevoren door naar de Spaanse notaris, om vormfouten bij de latere notarisafspraak te voorkomen.
2. Afspraak bij een Duitse notaris: Je gaat naar een Duitse notaris naar keuze en laat de volmacht notarieel vastleggen. De notaris moet de Spaanse tekst van de volmacht kunnen begrijpen of vastleggen – sommige notariskantoren zijn gespecialiseerd in internationale akten.
3. Een apostille aanvragen: De apostille volgens het Verdrag van Den Haag wordt afgegeven door de voorzitter van de rechtbank in de plaats waar de notaris die de akte heeft opgesteld, gevestigd is. Deze bevestigt de echtheid van de notariële akte voor internationaal rechtsverkeer.
4. Gecertificeerde vertaling: Als het document in het Duits is opgesteld, moet het door een beëdigd vertaler in het Spaans worden vertaald. Als het document tweetalig of volledig in het Spaans is opgesteld, is deze stap niet nodig.
5. Het origineel met apostille naar Spanje sturen: Het origineel (geen kopie) met een apostille wordt per aangetekende post of koerier naar de gevolmachtigde in Spanje gestuurd.

Methode 2: Spaanse honorair consul in Duitsland

Je kunt de volmacht ook direct door een Spaanse honorair consul in Duitsland laten waarmerken. Het voordeel: de akte die zo wordt opgesteld, geldt als een Spaanse consulaire akte en heeft geen apostille nodig. Dat bespaart tijd en geld. Voorwaarde is wel dat er een Spaans honorair consulaat bij jou in de buurt is dat bevoegd is voor het verifiëren van akten en dat er afspraken beschikbaar zijn.

Kosten op een rijtje: waar je rekening mee moet houden

De totale kosten hangen ervan af of je voor optie 1 of optie 2 kiest en of je een externe gevolmachtigde (advocaat, gestor) in Spanje inschakelt.

Let op: Als je op het moment dat je de volmacht verleent op Mallorca bent, kun je de volmacht direct bij een Spaanse notaris ter plaatse laten opstellen. Dat bespaart je de kosten voor een apostille en een vertaling.

De notariskosten voor de eigenlijke koopakte (Escritura) in Spanje komen daar nog eens bovenop. Meer hierover vind je in de gids over de bijkomende aankoopkosten op Mallorca.

De volmacht bij de aankoop van onroerend goed: wat de gevolmachtigde mag doen

Als je onroerend goed koopt op Mallorca of ergens anders in Spanje, is de speciale volmacht het belangrijkste hulpmiddel als je niet persoonlijk bij de notaris aanwezig kunt zijn. Met een goed opgestelde koopvolmacht kan de gevolmachtigde doorgaans:

• Het reserveringscontract en het voorlopige contract (Arras ) ondertekenen
• De Escritura Pública (openbare koopakte) ondertekenen
• Het aankoopbedrag overhandigen en de bonnetjes in ontvangst nemen
• Belastingaangiften indienen die met de aankoop te maken hebben (bijv. ITP)
• De inschrijving in het kadaster regelen
• Eventueel een hypotheek afsluiten of aflossen

Let op: zorg ervoor dat de volmacht precies genoeg is geformuleerd. Als er bepaalde bevoegdheden in de tekst ontbreken, kan de notaris de notariële vastlegging weigeren of moet de afspraak worden uitgesteld. Als er al een datum is afgesproken in het Arras-contract, kan dit leiden tot contractuele boetes en schadeclaims.

Voor een volledig overzicht van het verloop van de aankoop van onroerend goed raden we je onze gids aan over de juridische procedure bij de aankoop van onroerend goed in Spanje.

Volmacht voor het aanvragen van een NIE (Apoderamiento)

Als je een Spaans belastingnummer (NIE) wilt aanvragen zonder zelf naar Mallorca te reizen, kun je gebruikmaken van een speciale vorm van volmacht: het ‘apoderamiento’. De procedure werkt volgens hetzelfde principe als bij een aankoopvolmacht, maar is speciaal afgestemd op het aanvragen van een NIE.

Wat er in de NIE-volmacht moet staan:

• Volledige gegevens van de volmachtgever: naam, geboortedatum, paspoortnummer, adres
• Volledige gegevens van de gevolmachtigde: naam, NIE/DNI, adres, beroep in Spanje
• Uitdrukkelijke bevoegdheid om een NIE aan te vragen bij de bevoegde Spaanse instantie

Totale duur vanaf de afspraak bij de notaris tot je je NIE krijgt: meestal 4–8 weken.

Volmacht voor de afwikkeling van de erfenis op Mallorca

Bij een erfenis is de volmacht vaak extra tijdgevoelig: de Spaanse successierechten moeten binnen 6 maanden na het overlijden worden aangegeven, en voor de inschrijving in het kadaster op naam van de erfgenamen is een notariële verklaring van aanvaarding van de erfenis nodig. Omdat de aanvaarding van de erfenis zelf in Spanje notarieel moet worden vastgelegd, geldt het principe van vormidentiteit: de volmacht voor de afwikkeling van de erfenis moet ook notarieel worden opgesteld.

De volmacht voor de afwikkeling van de erfenis omvat doorgaans:

• De erfenis aannemen of afwijzen
• Ondertekening van de notariële akte van aanvaarding van de herencia (Escritura de Aceptación de Herencia)
• Het indienen van de aangifte successierechten
• Aanvraag voor de wijziging van het kadaster
• Eventueel verkoop van nalatenschapsgoederen

Meer informatie over termijnen en belastingtarieven op de Balearen vind je in de gids over erfenissen en schenkingen op de Balearen.

Notariële akte bij een Duitse notaris: wat je mee moet nemen

Om ervoor te zorgen dat de afspraak bij de notaris in Duitsland soepel verloopt, moet je de volgende documenten bij de hand hebben:

1. Een geldig paspoort of identiteitskaart (origineel)
2. Een kant-en-klare volmacht (het liefst aangeleverd door de advocaat van de tegenpartij of door jouw advocatenkantoor in Spanje)
3. Gegevens van de gevolmachtigde: volledige naam, Spaans NIE- of DNI-nummer, adres, beroep
4. Gegevens over het voorwerp van de overeenkomst (bij aankoop van onroerend goed: adres, kadastraal nummer/Referencia Catastral van het onroerend goed)
5. Informatie over de reikwijdte van de volmacht: mag de gevolmachtigde subvolmachten verlenen? Is hij vrijgesteld van het verbod op het aangaan van transacties met zichzelf?

Let op: Sommige advocatenkantoren die gespecialiseerd zijn in Duits-Spaanse rechtszaken hebben contacten met Duitse notarissen die akten in het Spaans opstellen. Dat maakt de procedure een stuk makkelijker en zorgt ervoor dat je geen beëdigde vertaling nodig hebt. Er zijn onder andere in München, Stuttgart, Frankfurt, Keulen, Hamburg en Berlijn notaren die je voor dit soort akten kunt vertrouwen.

Kan de aankoop van onroerend goed ook volledig bij een Duitse notaris worden vastgelegd?

Ja – en dat is minder bekend dan het zou moeten zijn. Het Spaanse Hooggerechtshof (Tribunal Supremo) heeft in een uitspraak van 19 juni 2012 (STS 998/2011) in een uitspraak van de hoogste rechter bevestigd dat de aankoop van onroerend goed in Spanje in principe ook bij een Duitse notaris rechtsgeldig kan worden vastgelegd, als beide partijen dat willen.

Voorwaarden voor de erkenning van het Duitse document in Spanje (art. 3 en 4 van de Ley Hipotecaria, art. 1216 van het Código Civil):

In de praktijk is deze aanpak vooral handig als de koper en verkoper in Duitsland zijn en er alleen een in Spanje gevestigde gevolmachtigde nodig is voor een paar administratieve stappen. Zo kun je de daadwerkelijke koopovereenkomst in een vertrouwde omgeving afsluiten. Meer over de notariële procedure in Spanje: De notaris bij de aankoop van onroerend goed in Spanje.

De meest voorkomende fouten bij een volmacht bij een notaris in Spanje

Deze fouten komen steeds weer voor – en kunnen je duur komen te staan:

1. Te algemeen geformuleerd: een Duitse algemene volmacht die niet is aangepast aan het Spaanse recht, wordt door Spaanse notarissen afgewezen. Elke bevoegdheid moet specifiek worden genoemd.
2. Verkeerde gevolmachtigde: Als je iemand machtigt die geen Spaans spreekt of geen Spaans NIE/DNI-nummer heeft, loop je het risico op problemen bij de afspraak bij de notaris.
3. Ontbrekende of onjuiste gegevens over het onroerend goed: zonder het juiste Referencia Catastral- of kadastraalnummer kan de notaris de volmacht niet aan het betreffende koopobject koppelen.
4. Apostille vergeten: Zonder apostille is het Duitse document in Spanje geen openbaar document en wordt het niet erkend door het kadaster.
5. Te late toezending: het origineel van de volmacht moet ruim voor de afspraak bij de notaris in Spanje binnen zijn. Een gescande kopie is niet voldoende.
6. Verbod op zelfcontracten niet uitgesloten: Als de gevolmachtigde tegelijkertijd aan de andere kant van de rechtshandeling staat, moet het verbod op zelfcontracten uitdrukkelijk worden uitgesloten.
7. Volmacht na het overlijden van de volmachtgever: Een gewone volmacht vervalt bij overlijden – situaties waarin derden te goeder trouw verder handelen, kunnen ingewikkeld worden.

Wat komt er daarna? De volgende stappen nadat je de volmacht hebt gegeven

Zodra je gevolmachtigde de volmacht in handen heeft, kan hij of zij namens jou handelen. Afhankelijk van de situatie zijn dit de volgende stappen:

Bij de aankoop van onroerend goed:

• Ondertekening van het reserveringscontract en het voorlopige contract (arras)
• Controle van het kadaster (Nota simple)
• Ondertekening van de Escritura bij de Spaanse notaris
• Betaling van de bijkomende aankoopkosten (ITP, notariskosten, kadastrale kosten) – Details: bijkomende aankoopkosten Mallorca
• Inschrijving in het kadaster

Bij het aanvragen van een NIE:

• Afspraak (Cita previa) bij de vreemdelingendienst
• Het indienen van de documenten, het ontvangen van het NIE-nummer

Bij de afwikkeling van een erfenis:

• Notariële aanvaarding van de erfenis
• Indienen van de aangifte successierechten (termijn: 6 maanden)
• Overschrijving in het kadaster op naam van de erfgenamen

Checklist: Volmacht voor Spanje – bij de notaris voorbereiden

Gebruik deze checklist voordat je naar de notaris gaat:

• Laat de tekst van de volmacht opstellen door een advocaat die gespecialiseerd is in Spaans recht
• Het concept is al naar de Spaanse notaris (of de advocaat van de koper/verkoper) gestuurd en bevestigd
• Je hebt een geldig paspoort of identiteitskaart bij je
• De volledige gegevens van de gevolmachtigde (naam, NIE/DNI, adres) zijn bekend
• Concrete gegevens over het voorwerp van de overeenkomst (adres van het onroerend goed, kadastrale referentie) zijn ingevuld
• Regeling inzake subvolmachten en zelfcontracten is in de tekst opgenomen
• Afspraak bij een notaris in Duitsland gemaakt (bij voorkeur bij een notaris die gespecialiseerd is in internationale akten)
• Apostille aangevraagd bij de voorzitter van de rechtbank (ongeveer 25 €)
• Laat een beëdigde vertaling maken als het document in het Duits is opgesteld
• Het origineel is op tijd per aangetekende post/koerier naar de gevolmachtigde in Spanje verstuurd
• Bevestiging van ontvangst van de gevolmachtigde ontvangen

Conclusie: met de juiste volmacht bespaar je tijd, geld en gedoe

De volmacht is een van de handigste instrumenten in het Spaanse vastgoed- en erfrecht – mits hij zorgvuldig is opgesteld. De meest voorkomende problemen komen niet door het document zelf, maar door te algemene bewoordingen, een ontbrekende apostille of vergeten gegevens over het voorwerp van de overeenkomst. Laat de tekst van de volmacht altijd opstellen door iemand die beide rechtsstelsels kent, en stuur het origineel op tijd op. Als je dit ter harte neemt, kun je je vastgoedaankoop, de aanvraag van je NIE of de afwikkeling van een erfenis op Mallorca volledig op afstand regelen – zonder tijdsdruk en zonder dure aanpassingen achteraf.

Officiële bronnen

• Ley Hipotecaria (art. 3 en 4): Spaanse kadastrale wet – Vereisten voor documenten die geschikt zijn voor inschrijving in het kadaster: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1946-2453
• Spaans Burgerlijk Wetboek (art. 1216 e.v.): Definitie van de ‘Escritura Pública’ en volmacht: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1889-4763
• Het Verdrag van Den Haag inzake apostillen: de basis voor de internationale erkenning van notariële akten: https://www.hcch.net/de/instruments/conventions/full-text/?cid=41
• Consejo General del Notariado (Spanje): Zoek een notaris en vind informatie over het Spaanse notariaat: https://www.notariado.org
• Agencia Tributaria Balear (ATIB): Verantwoordelijk voor de belastingen op de Balearen (ITP, successierechten): https://www.atib.es
• Registro de la Propiedad (kadaster in Spanje): https://www.registradores.org