Elektronische kennisgevingen AEAT: DEHú en de berichtenbox van de belastingdienst begrijpen

Wie in Spanje belastingplichtig actief is – als Autónomo, als vennootschap of via een comunidad de bienes – ontvangt post van de Agencia Tributaria op een gegeven moment niet meer per brief, maar uitsluitend elektronisch. Elektronische kennisgevingen van de AEAT verlopen via de DEHú (Dirección Electrónica Habilitada única) of rechtstreeks via de Sede electrónica van de AEAT. Daarbij loopt een termijn die veel mensen onderschatten: 10 kalenderdagen vanaf het moment van beschikbaarstelling. Daarna geldt de kennisgeving als geweigerd – met alle rechtsgevolgen van dien. In deze gids lees je wie hiermee te maken krijgt, hoe de termijn precies wordt berekend, waarom een e-mailmelding je niet redt en hoe je met de zogeheten días de cortesía extra tijd creëert.

Weet je zeker dat er op dit moment geen termijn van 10 dagen loopt in je AEAT-berichtenbox?

• Stel een persoonlijke vraag — samen met jou kijken we of je NEO-plichtig bent en hoe je je berichtenbox goed instelt
• Een belastingadviseur in Spanje voor expats vinden

Wat is DEHú eigenlijk?

DEHú is de centrale elektronische berichtenbox van de Spaanse overheid. In plaats van elke instantie afzonderlijk te moeten controleren, komen hier berichten van verschillende overheidsinstanties samen – waaronder de Agencia Tributaria (AEAT) en de Seguridad Social. Sinds 6 september 2021 stelt de AEAT alle elektronische kennisgevingen beschikbaar via DEHú; daarvoor bestond de afzonderlijke "Dirección Electrónica Habilitada" (DEH), die op 31 december 2022 definitief werd uitgeschakeld voor kennisgevingen van de AEAT. De wettelijke grondslag is art. 42.5 van Real Decreto 203/2021 van 30 maart, waarin staat dat kennisgevingen van overheidsinstanties via DEHú beschikbaar moeten worden gesteld.

Belangrijk in de praktijk: de AEAT heeft daarnaast een eigen elektronische Sede. In veel belastingzaken vind je dezelfde of een gekoppelde kennisgeving zowel in DEHú als rechtstreeks in de Sede electrónica van de AEAT. Je hoeft dus niet per se via DEHú te gaan, maar het is goed om te weten dat beide opties bestaan en dezelfde rechtsgevolgen hebben.

De 10-dagenregel — de kern van het systeem

Art. 43.2 van de Ley 39/2015 bepaalt: een elektronische kennisgeving geldt als gedaan zodra de betrokkene de inhoud opent. Is elektronische kennisgeving verplicht of heb je daar uitdrukkelijk voor gekozen, dan geldt deze als geweigerd (rechazada) zodra 10 kalenderdagen zijn verstreken sinds de beschikbaarstelling, zonder dat de inhoud is geopend.

3 punten worden hierbij regelmatig verkeerd begrepen:

1. "Días naturales" betekent kalenderdagen. Weekenden en feestdagen tellen mee; de termijn verschuift niet naar de eerstvolgende werkdag.
2. De termijn begint bij de beschikbaarstelling, niet wanneer je er daadwerkelijk kennis van neemt. Of je de berichtenbox wel of niet opent, verandert niets aan het begin van de termijn.
3. "Geweigerd" is geen excuus, maar geldt als rechtsgeldige kennisgeving. De procedure loopt door, de termijnen voor rechtsmiddelen gaan lopen en ook de betalingstermijnen beginnen — precies alsof je de kennisgeving had gelezen.

Let op: Een niet geraadpleegde kennisgeving is juridisch niet "mislukt" of "vervallen". Na afloop van de 10 dagen geldt deze als bezorgd, met alle gevolgen van dien. Wie dit verwart, mist daadwerkelijke bezwaartermijnen.

Volgens art. 43.3 heeft de overheid al aan haar bezorgplicht voldaan zodra de kennisgeving in de Sede electrónica of de DEHú beschikbaar is gesteld – ongeacht of je daar ooit kijkt.

De e-mailmelding is geen bezorgwijze

Dit is de duurste misvatting over dit onderwerp. Volgens art. 43.1 Ley 39/2015 kun je daarnaast een apparaat of e-mailadres opgeven waarnaar een aviso – een gewone aanwijzing – wordt gestuurd. Letterlijk staat er dat dit dient "niet voor de uitvoering van bezorgingen" ("pero no para la práctica de notificaciones").

Dit betekent concreet:

• Komt de e-mailmelding niet aan, belandt deze in de spam of is het opgegeven adres verouderd, dan verandert dat niets aan de geldigheid van de kennisgeving. De termijn van 10 dagen loopt desondanks door.
• De rechtsgevolgen ontstaan uitsluitend doordat het bericht in de inbox beschikbaar wordt gesteld – niet door de melding hierover.
• In DEHú kun je onder "Mis datos de contacto" maximaal vijf e-mailadressen voor meldingen opgeven. Dat vergroot de kans dat je iets opmerkt, maar ontslaat je niet van de plicht om de inbox zelf regelmatig te controleren.

Let op: Wie zijn inbox slechts om de paar weken controleert, mist in de praktijk elke kennisgeving. Als je bedrijf actief is, is het verstandig om hiervoor elke week een vast moment in te plannen – of een Gestoría in te schakelen die dit voor je doet.

Wie is verplicht tot elektronische kennisgeving (NEO)?

De "notificaciones electrónicas obligatorias" (NEO) gelden niet voor iedereen die in Spanje belasting betaalt. De basis hiervoor is Art. 14.2 Ley 39/2015 en de relevante regelgeving. De AEAT noemt onder meer de volgende groepen die hieraan moeten voldoen:

Het belangrijkste onderscheid voor particulieren en kleine zelfstandigen: Je bent niet automatisch NEO-plichtig alleen omdat je in Spanje belasting betaalt. Die verplichting ontstaat via de genoemde registers – of indirect doordat je achter een geregistreerde entiteit staat. Dit is in de praktijk precies het meest voorkomende geval: wie mede-eigenaar is van een comunidad de bienes of een functie bekleedt binnen een comunidad de propietarios, valt via deze entiteit onder het systeem, ook zonder zelf ooit iets te hebben aangevraagd.

De opname in NEO gebeurt automatisch, geldt tegelijk voor alle procedures en is volgens Ley 39/2015 onbeperkt geldig – de verplichting vervalt niet vanzelf.

Toegang tot DEHú en de AEAT-Sede

Je kunt inloggen via DEHú zelf of rechtstreeks via de Sede electrónica van de AEAT, in het onderdeel "Mis notificaciones". Je kunt je op verschillende manieren identificeren:

Voor betrokkenen die in het buitenland wonen, is eIDAS in de praktijk de belangrijkste optie: hiermee kun je inloggen bij de Sede electrónica van de AEAT met de identificatieoplossing van je eigen EU-land, zonder fysiek in Spanje te zijn of een Spaans certificaat te hebben geïnstalleerd. Wie regelmatig berichten verwacht, doet er goed aan zich vooraf vertrouwd te maken met een van de inlogmethoden, in plaats van dit onder tijdsdruk te moeten uitzoeken.

Let op: Beheert een Gestoría of belastingadviseur je berichten, dan heeft deze een volmacht nodig voor de procedure GENERALNOT, die door de gemachtigde moet worden bevestigd. Zonder deze specifieke volmacht heeft zelfs een gemachtigde adviseur geen toegang tot je postvak.

Bewaring — waarom oudere kennisgevingen niet "verdwijnen"

Een veelvoorkomend misverstand: DEHú toont standaard alleen de handelingen van de afgelopen 30 dagen. Oudere kennisgevingen zijn niet meer zichtbaar in het standaardoverzicht, maar zijn niet verwijderd. Je vindt ze door in DEHú gericht te zoeken op de datum van de comparecencia (de datum waarop de kennisgeving beschikbaar werd gesteld of geopend), of altijd rechtstreeks in de Sede electrónica van de AEAT.

Het systeem legt officieel zowel de datum en het tijdstip van beschikbaarstelling vast als de datum waarop de kennisgeving daadwerkelijk is geopend, of het moment waarop deze wegens het verstrijken van de termijn als geweigerd werd beschouwd. Bij een geschil – bijvoorbeeld als je betwist dat je een termijn hebt gemist – is dit officiële bewijs waarop zowel de instantie als de betrokkene zich baseren.

Días de cortesía — 30 dagen ademruimte per jaar

Wie NEO-verplicht is of zich vrijwillig heeft aangemeld voor elektronische kennisgevingen, kan per kalenderjaar maximaal 30 dagen aangeven waarop de AEAT geen nieuwe kennisgeving in DEHú mag plaatsen. Dit is bedoeld voor vakantieperiodes, bedrijfssluitingen of – vooral relevant op Mallorca – het toeristische hoogseizoen, wanneer Autónomos nauwelijks tijd hebben voor administratieve rompslomp.

Daarbij geldt de volgende belangrijke beperking:

Let op: Kennisgevingen die vóór het begin van je días de cortesía beschikbaar zijn gesteld, lopen ongewijzigd door. De días de cortesía stoppen geen al lopende termijn van 10 dagen – ze voorkomen alleen nieuwe beschikbaarstellingen tijdens deze periode.

Andere punten die je moet kennen:

• De días de cortesía gelden uitsluitend voor kennisgevingen in DEHú, niet voor andere communicatiekanalen.
• Voor vrijwillig aangemelden gelden ze alleen voor de procedures waarvoor de aanmelding daadwerkelijk bestaat.
• De aanvraag levert een bewijs op met een CSV-code van 16 tekens, plus de kalender, datum en het tijdstip van de aanvraag – bewaar dit bewijs goed.

ATIB — de Balearische belastingdienst hanteert eigen regels

Naast de AEAT verstuurt ook de Agencia Tributaria de les Illes Balears (ATIB) kennisgevingen elektronisch. Dit is geregeld in Decreto 14/2019 van 15 maart, gewijzigd door Decreto 16/2022 van 23 mei. Wie alleen de oorspronkelijke versie leest, leest een verouderde versie — de wijziging uit 2022 heeft juist betrekking op artikel 4 en 5, dus op de vraag wie verplicht is en welke gevolgen een kennisgeving heeft.

Bij de ATIB zijn volgens artikel 4 in de versie van 2022 verplicht:

Voor alle anderen is aansluiting bij het elektronische bezorgsysteem van de ATIB vrijwillig — volgens art. 3 heeft elektronische bezorging daar alleen rechtsgevolg als het gebruik ervan uitdrukkelijk is aangevraagd. Dat is het verschil met de AEAT, waar opname in NEO voor de betrokken entiteiten automatisch gebeurt.

2 punten die in de praktijk regelmatig over het hoofd worden gezien:

Let op: Ook bij de ATIB geldt wat bij de AEAT geldt: art. 5 van het decreet in de versie van 2022 maakt uitdrukkelijk duidelijk dat het uitblijven van de informatieve melding de bezorging niet ongeldig maakt ("la ausencia de práctica de este aviso informativo no impedirá que la notificación se considere plenamente válida"). Ook hier is de e-mailmelding een service, geen bezorgingswijze.

En bij aansluiting via een vertegenwoordigingscertificaat: de aanmelding registreert de vertegenwoordigde in het bezorgsysteem, niet de vertegenwoordiger. Wie als adviseur een vertegenwoordigingscertificaat gebruikt, activeert daarmee dus de postbus van zijn cliënt — en niet zijn eigen.

Je krijgt toegang tot de Sede electrónica van de ATIB via een erkend digitaal certificaat, de elektronische DNI of Cl@ve.

De meest voorkomende fouten bij elektronische bezorgingen van de AEAT

Wat gebeurt er daarna als een termijn al is verstreken?

Als een Notificación al als rechazada is aangemerkt, loopt de onderliggende procedure gewoon door, inclusief eventuele bezwaar- en betalingstermijnen. Op dat moment is het vooral belangrijk om snel te handelen:

1. Controleer in DEHú of rechtstreeks in de Sede electrónica van de AEAT om welke concrete procedure het gaat en welke datum als moment van betekening (na afloop van de 10 dagen) staat vermeld.
2. Bewaar het officiële bewijs van beschikbaarstelling en het verstrijken van de termijn – dit document vormt de basis voor alle vervolgstappen.
3. Vraag een Gestoría of belastingadviseur na of er binnen de nu lopende termijnen nog rechtsmiddelen mogelijk zijn en zo ja, welke.
4. Stel voor de toekomst een vaste routine in om je postvak te controleren en overweeg días de cortesía voor geplande afwezigheden.

Als je nog steeds niet zeker weet of de aangifteplicht ook voor jou geldt – bijvoorbeeld via een comunidad de bienes of als Autónomo –, lees dan onze gidsen over Cita Previa Hacienda en Boekhouding voor Autónomos en neem contact op met een deskundige uit het Branchenverzeichnis Steuerberater & Gestorías.

Checklist: Notificaciones electrónicas AEAT goed beheren

• Gecontroleerd of er een NEO-verplichting geldt via registers (Grandes Empresas, REDEME) of via een entiteit (comunidad de bienes, comunidad de propietarios)
• Toegang ingesteld: Cl@ve, elektronisch certificaat, DNIe of eIDAS
• Maximaal 5 e-mailadressen voor meldingen in DEHú ingesteld
• Een vaste wekelijkse routine ingesteld om het postvak te controleren
• Días de cortesía vooraf aangevraagd voor geplande afwezigheden, niet achteraf
• Bij vertegenwoordiging door een Gestoría: GENERALNOT-volmacht verleend en bevestigd
• Officiële bewijzen van beschikbaarstelling en toegang regelmatig opgeslagen

Conclusie

Notificaciones electrónicas AEAT zijn niet alleen relevant voor grote concerns, maar gelden via comunidades de bienes en comunidades de propietarios ook voor heel gewone eigenaren en Autónomos op Mallorca. De kern is eenvoudig, maar onverbiddelijk: 10 kalenderdagen vanaf de beschikbaarstelling, geen redding door de e-mailmelding, en na afloop van de termijn geldt de betekening als geweigerd – met alle rechtsgevolgen van dien. Wie zijn DEHú- of AEAT-postvak kent, de juiste toegang heeft ingesteld en días de cortesía vooruit plant, hoeft niet langer op te zien tegen het systeem. Bij twijfel is het verstandig om tijdig een deskundige uit het Branchenverzeichnis Recht & Finanzen te raadplegen.

Officiële bronnen

• Ley 39/2015, art. 43 (elektronische betekeningen), geconsolideerd in het BOE: https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2015-10565
• AEAT: Notificaciones electrónicas obligatorias (NEO): https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/manuales-videos-folletos/manuales-practicos/folleto-actividades-economicas/11-notificaciones-electronicas/11_2-notificaciones-electronicas-obligatorias-neo.html
• AEAT: Notificaciones — veelgestelde vragen: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/otros-servicios/notificaciones/notificaciones/preguntas-frecuentes.html
• AEAT: Días de cortesía: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/eu_es/ayuda/consultas-informaticas/notificaciones-electronicas-ayuda-tecnica/dias-cortesia-notificaciones.html
• AEAT: Consulta de notificaciones electrónicas (video-instructie): https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/manuales-videos-folletos/videos/consulta-notificaciones.html
• Agència Tributària de les Illes Balears (ATIB), Notificaciones electrónicas — Decreto 14/2019 in de door Decreto 16/2022 gewijzigde versie: https://www.caib.es/seucaib/es/200/personas/tramites/tramite/4988609
• Agencia Tributaria (AEAT), startpagina: https://sede.agenciatributaria.gob.es
• Boletín Oficial del Estado (BOE): https://www.boe.es