Medewerkers aannemen in Spanje: contracten, kosten en Seguridad Social 2026

Je eerste medewerker in Spanje aannemen is echt een keerpunt – het moment waarop een eenmanszaak of een holdingstructuur verandert in een echt bedrijf met personeel. Het Spaanse arbeidsrecht is bewust werknemersvriendelijk opgezet: verplichte cao’s (Convenios Colectivos), hoge werkgeversbijdragen aan de sociale zekerheid, strenge regels voor tijdelijke contracten en een inspectiesysteem dat fouten zelfs jaren later nog aan het licht brengt. Niets daarvan is onoverkomelijk – maar wie dit met Duitse of Britse reflexen aanpakt, staat voor dure verrassingen. Deze gids laat je zien welke soorten contracten er zijn, hoe je de aanmelding bij de Seguridad Social correct afhandelt, wat een medewerker op Mallorca echt kost en welke fouten je absoluut moet vermijden.

Ben je van plan je eerste medewerker in Spanje aan te nemen en wil je er zeker van zijn dat alles volgens de wet verloopt?

• 📩 Stuur een persoonlijk verzoek — wij brengen je in contact met ervaren gestorías en arbeidsrechtdeskundigen op Mallorca
• Alles over belastingen en financiën als ondernemer in Spanje

Wat een medewerker in Spanje echt kost

Voordat je het contract tekent, moet je het totale bedrag weten. De vuistregel is: een medewerker kost je als werkgever 1,30 tot 1,35 keer het afgesproken brutoloon – en dan zijn de secundaire arbeidsvoorwaarden, uitrusting en kantoorkosten nog niet eens meegerekend.

De belangrijkste kostenpost is de werkgeversbijdrage voor de sociale verzekering. Daarbij komt nog het verplichte lidmaatschap van een Mutua (verzekering tegen arbeidsongevallen en beroepsziekten) en het contract met een dienstverlener op het gebied van arbeidsveiligheid (Servicio de Prevención Ajeno), dat vrijwel elke werkgever met werknemers moet afsluiten.

Concrete voorbeelden:

Een detail dat Britse en Amerikaanse oprichters vaak verbaast: Spaanse salarissen worden in 14 termijnen uitbetaald – 12 maandelijkse bedragen plus twee extra uitkeringen (meestal in juli en december, soms maandelijks pro rata). Het jaartotaal blijft hetzelfde, maar de timing van de cashflow is anders dan je gewend bent.

Let op: De werknemersbijdrage voor de sociale verzekering wordt ingehouden op het brutoloon en rechtstreeks afgedragen aan de Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) – dat is jouw plicht als werkgever, niet die van de werknemer.

Soorten contracten: wat geldt sinds de hervorming van 2022

Sinds de Spaanse arbeidsmarkthervorming van 2022 is het contract voor onbepaalde tijd (Contrato Indefinido) de wettelijke norm. Tijdelijke contracten zijn alleen nog toegestaan in duidelijk omschreven uitzonderingsgevallen en worden bij overtredingen automatisch omgezet in vaste aanstellingen. Dat heeft directe gevolgen voor de planning.

De Fijo Discontinuo: vooral relevant op Mallorca

Voor horeca- en toeristische bedrijven op Mallorca is de ‘Fijo Discontinuo’ de slimste oplossing voor de seizoensgebonden structuur van het eiland. Je neemt de medewerker vast in dienst, maar zet hem alleen in tijdens het actieve seizoen – meestal van april tot oktober. In het laagseizoen betaalt de medewerker geen premies, maar heeft hij wel recht op een werkloosheidsuitkering (SEPE). Je houdt de medewerker in dienst en voorkomt zo de boetes die na de hervorming van 2022 ontstaan bij herhaaldelijk gebruik van tijdelijke contracten.

Tip: Stel bij elke nieuwe aanwerving eerst de vraag: gaat het om een vaste behoefte of om een duidelijk afgebakend seizoen? Het antwoord bepaalt het soort contract en daarmee alle verdere stappen.

Je aanmelden bij de Seguridad Social: stap voor stap

Het aanmelden van een medewerker bij de Seguridad Social is geen optie, maar een wettelijke verplichting die vóór de eerste werkdag moet zijn afgehandeld. Wie een medewerker ook maar één dag in dienst heeft zonder hem aan te melden, riskeert flinke boetes en moet alle premies met terugwerkende kracht alsnog betalen.

Voorwaarden voor de werkgever

Voordat je iemand kunt aanmelden, moet je zelf als werkgever bij de Seguridad Social geregistreerd staan. Daarvoor heb je het volgende nodig:

1. CIF/NIF van je bedrijf (Spaans belastingnummer van de vennootschap)
2. Cuenta de Cotización (premie-rekening bij de TGSS) – eenmalige registratie als werkgever
3. Contract met een Mutua voor arbeidsongevallen en beroepsziekten
4. Contract met een Servicio de Prevención Ajeno (dienstverlener op het gebied van arbeidsveiligheid)

Inschrijving van de medewerker: hoe gaat het in zijn werk?

1. Controleer het NIE/DNI-nummer van de medewerker – zonder geldig belastingnummer kun je je niet aanmelden
2. Het nummer van Seguridad Social (NASS) van de werknemer: opzoeken of voor het eerst aanvragen (als je het nog niet hebt)
3. Diende Alta del trabajador (aanmelding) in via het Sistema RED (online systeem van de TGSS) – voordat je met werken begint
4. Dienje arbeidscontract uiterlijk 10 dagen na het sluiten van de overeenkomst in bij de SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal)
5. Maandelijks de loonlijst (Nómina) opstellen en de sociale premies uiterlijk op de laatste dag van de volgende maand afdragen

Let op: Voor het Sistema RED heb je een gevolmachtigde vertegenwoordiger nodig (in de praktijk regelt de Gestoría dat). Zonder actieve RED-toegang werkt er eigenlijk niets. Een ervaren Gestoría in Spanje is hier geen optie, maar de norm.

Del Convenio: je onzichtbare derde contractpartner

Het Spaanse arbeidsrecht kent twee niveaus: de wet (Estatuto de los Trabajadores) en het Convenio Colectivo – de sectorale cao. De laatste is in de praktijk minstens net zo belangrijk als de wet, want hij:

• steltminimumlonen per beroepsgroep vast (boven het nationale minimumloon)
• Proefperiodes vastgesteld (afhankelijk van de categorie tussen 15 dagen en meerdere maanden)
• Regeltvakantieregelingen, werktijden en toeslagen
• Regelingen voor ontslagvergoedingen nader uitgewerkt

Op Mallorca zijn vooral de volgende convenios van belang:

Let op: Welke Convenio van toepassing is, hangt af van de hoofdactiviteit van je bedrijf, niet van de werkzaamheden van de individuele medewerker. Check voor de indiensttreding welke Convenio van toepassing is – die is bindend, ook al heb je hem niet actief ondertekend.

Proefperiode, vakantie en werktijd

Proefperiode

De proeftijd hangt af van de geldende convenio. Ter indicatie, uit de Arbeidswet:

• Technici en gekwalificeerde vakmensen: meestal tot 6 maanden
• Overige werknemers: meestal maximaal 2 maanden

Tijdens de proefperiode kan de arbeidsovereenkomst door beide partijen worden beëindigd zonder opgave van redenen en zonder ontslagvergoeding.

Vakantie

De wettelijke minimumvakantie bedraagt 30 kalenderdagen per jaar. Veel cao’s voorzien in extra vakantiedagen.

Werktijd

De wettelijke standaard werktijd is 40 uur per week. Overuren zijn aan een maximum gebonden en moeten ofwel worden uitbetaald, ofwel worden gecompenseerd met vrije tijd. Sinds 2019 zijn werkgevers verplicht om de dagelijkse werktijd van alle medewerkers vast te leggen (Registro de Jornada) – digitaal of op papier, maar wel op een manier die bij een controle standhoudt.

Ontslag: wat een ontslag echt kost

Het Spaanse arbeidsrecht onderscheidt verschillende soorten ontslag met verschillende financiële gevolgen.

Let op: Een disciplinaire ontslagprocedure moet aan strenge vormvoorschriften voldoen (schriftelijke kennisgeving met precieze beschuldigingen, termijnen). Een vormfout maakt zelfs een inhoudelijk gerechtvaardigd ontslag automatisch tot een „improcedente“ – met de bijbehorende ontslagvergoedingskosten. Laat ontslagen altijd juridisch controleren voordat je actie onderneemt.

De Seguridad Social in detail: premiepercentages

De premies voor de Seguridad Social zijn verplicht vanaf de eerste werkdag. Ze worden maandelijks berekend en afgedragen.

De premies worden berekend op basis van de premiegrondslag, die gekoppeld is aan het werkelijke brutoloon en onderhevig is aan jaarlijks aangepaste boven- en ondergrenzen.

Let op: voor bepaalde soorten contracten (bijv. Formación en Alternancia, Fijo Discontinuo in het eerste seizoen, aanstelling van langdurig werklozen) zijn er bonificaciones – kortingen op de sociale premies van de overheid. Laat eens nakijken of je hier recht op hebt; de besparingen kunnen aanzienlijk zijn.

Huishoudelijke hulpen en schoonmakers: het Sistema Especial

Als je op Mallorca een huishoudhulp, een tuinman of een schoonmaker privé in dienst neemt, geldt er een apart systeem: het Sistema Especial para Empleados de Hogar. De aanmelding verloopt ook via de TGSS, maar met vereenvoudigde formulieren en een eigen premie-indeling. Een gedetailleerde handleiding hierover vind je in de gids ‘Huishoudhulp in Spanje aanmelden’.

Buitenlandse werknemers: waar werkgevers nog meer op moeten letten

EU-burgers (en Zwitsers) mogen in Spanje werken zonder werkvergunning. Je hebt alleen een NIE-nummer nodig en eventueel de Residencia – maar de aanmelding bij de Seguridad Social verloopt volgens dezelfde regels als voor Spanjaarden.

Voor mensen die geen EU-burger zijn, wordt het wat ingewikkelder:

Let op: Controleer altijd de geldige verblijfsvergunning en het recht op werk van een niet-EU-burger voordat je hem of haar in dienst neemt. Een fout bij de aanstelling kan leiden tot flinke boetes.

Over het NIE-nummer en de verblijfsvergunning: een NIE-nummer aanvragen op Mallorca en een verblijfsvergunning in Spanje.

De meest voorkomende fouten bij het aannemen van je eerste medewerker in Spanje

Deze fouten komen bij ervaren Gestoría-kantoren op Mallorca regelmatig voor – en ze zijn duur:

1. Je moet je aanmelden vóór je aan de slag gaat: zelfs één dag zonder aanmelding kan boetes en nabetalingen tot gevolg hebben. Je moet je vóór je eerste werkdag aanmelden.

2. Verkeerd contracttype: Een tijdelijk contract zonder objectieve reden geldt sinds 2022 als een vaste baan. Als de fout bij een controle wordt ontdekt, gebeurt de omzetting automatisch en met terugwerkende kracht.

3. Convenio genegeerd: Onder het minimumloon uitkomen omdat je alleen het nationale SMI (Salario Mínimo Interprofesional) kent, is een klassieke fout. De sectorale cao legt vaak hogere grenzen op.

4. Salaris berekend op basis van 12 in plaats van 14 termijnen: als je het jaarsalaris door 12 deelt en daaruit de maandelijkse termijn afleidt, onderschat je de benodigde cashflow flink.

5. Geen registratie van de werktijd: De verplichting om de werktijd dagelijks te registreren geldt voor elk bedrijf met werknemers. Het ontbreken van deze documentatie is een veelvoorkomende bevinding bij inspecties.

6. Ontslag zonder juridische toetsing: zelfs als je een duidelijk gegronde reden hebt om iemand te ontslaan, moet je je aan strenge vormvoorschriften houden. Een brief met de verkeerde datum of zonder redenen voor het ontslag maakt het ontslag ongeldig.

7. Huishoudhulp als zelfstandige behandelen: Iemand die regelmatig in het huishouden werkt, is meestal geen zelfstandige, maar moet als werknemer worden aangemeld.

Wat komt er daarna? Doorlopende verplichtingen als werkgever

De aanmelding is nog maar het begin. Als werkgever in Spanje heb je blijvend de volgende maandelijkse en jaarlijkse verplichtingen:

Als je meer wilt weten over de IRPF als ingezetene, is de gids ‘Belastingen als ingezetene in Spanje’ echt een aanrader.

Autónomo versus werknemer: de classificatietest

Een veelvoorkomende poging om op sociale premies te besparen: de werknemer als zelfstandige (Autónomo) behandelen. De Spaanse wet kijkt echter naar hoe de relatie in de praktijk is geregeld – niet naar de benaming.

Als de volgende kenmerken van toepassing zijn, is er meestal sprake van een arbeidsverhouding die als zodanig moet worden aangemeld:

• Die persoon werkt uitsluitend of voornamelijk voor jou
• Jij bepaalt zelf wanneer en waar je werkt
• Die persoon maakt gebruik van jouw spullen
• Er is sprake van economische afhankelijkheid

De Arbeidsinspectie herclassificeert zulke situaties en eist alle sociale premies met terugwerkende kracht – inclusief rente en boetes. Meer over de situatie van zelfstandigen in Spanje: Autónomo in Spanje en Premie voor zelfstandigen in Spanje.

Checklist: Je eerste medewerker in Spanje aannemen

Gebruik deze lijst als checklist voordat je aan je eerste werkdag begint:

• CIF/NIF van het bedrijf is bekend
• Een premie-rekening bij de TGSS geopend
• Contract met Mutua gesloten
• Externe preventiedienst (arbeidsveiligheid) ingeschakeld
• NIE/NASS van de medewerker aanwezig
• Type contract gecontroleerd (Convenio geraadpleegd)
• Arbeidscontract opgesteld en ondertekend
• De Alta del trabajador is via Sistema RED ingediend voordat het werk begon
• Arbeidscontract binnen 10 dagen bij de SEPE ingediend
• Werkurenregistratie ingesteld
• Nómina-systeem klaar (gestoría of software)
• De IRPF-inhouding is berekend en in het systeem vastgelegd

Conclusie: het loont de moeite om mensen op een juridisch verantwoorde manier aan te nemen

Het Spaanse arbeidsrecht biedt werknemers veel bescherming – en dat is geen fout, maar zo hoort het nu eenmaal. Als je de regels kent en ze consequent toepast, heb je als werkgever op Mallorca zeker betrouwbare randvoorwaarden: duidelijke contractstructuren, voorspelbare kostenposten, een beproefd systeem voor seizoenswerk. De grootste risicofactor is niet de wet zelf, maar het op intuïtie navigeren vanuit een ander rechtssysteem. Een ervaren gestoría in Spanje kost maandelijks een overzichtelijk bedrag – en bespaart je regelmatig een veelvoud daarvan aan boetes, nabetalingen en rechtszaken. Reken vanaf het begin met een factor 1,30 tot 1,40 voor de loonkosten, kies het juiste contracttype voor jouw situatie en meld je werknemer altijd aan vóór de eerste werkdag.

Officiële bronnen

• Arbeidswet (RDL 2/2015): https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11430
• Algemene Thesaurie van de Seguridad Social (TGSS) – Sistema RED: https://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/InformacionUtil/44539
• SEPE – Servicio Público de Empleo Estatal (registratie van arbeidsovereenkomsten): https://www.sepe.es
• Arbeidshervorming 2022 (RDL 32/2021): https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2021-21789
• Inspectie van Arbeid en Seguridad Social: https://www.mites.gob.es/itss/web/index.html
• AEAT – Formulieren 111 en 190 (IRPF-inhoudingen): https://www.agenciatributaria.es
• Speciaal stelsel voor huishoudelijk personeel (TGSS): https://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/Empresarios/Inscripcion/36537