Sprzedaż nieruchomości w Hiszpanii: lista dokumentów potrzebnych na Majorce

Osoby, które chcą sprzedać nieruchomość na Majorce, niemal zawsze nie doceniają jednej kwestii: nie ceny ani kupującego, lecz dokumentu, którego nagle brakuje podczas wizyty u notariusza. Ta lista obejmuje właśnie te dokumenty, które przy sprzedaży nieruchomości w Hiszpanii są wymagane prawem lub w praktyce decydują o tym, czy dojdzie do podpisania umowy – od zaświadczenia wspólnoty właścicieli przez Cédula de Habitabilidad po świadectwo energetyczne. Dowiesz się, które terminy rzeczywiście wynikają z przepisów, który urząd wystawia dany dokument oraz gdzie dane w księdze wieczystej i katastrze zwykle się rozchodzą. Ogólnemu przebiegowi sprzedaży i związanym z nią podatkom poświęciliśmy osobne poradniki, do których odsyłamy w odpowiednich miejscach – tutaj omawiamy wyłącznie dokumenty.

Brakuje ci dokumentu lub masz wątpliwości co do któregoś z nich?

• Wyślij indywidualne zapytanie — przeanalizujemy twoją sytuację i powiemy ci, co zrobić dalej
• Znajdź niemieckojęzycznego prawnika do sprawy sprzedaży

Dokumenty w skrócie: czego potrzebujesz i kiedy

Poniższa tabela zawiera dokumenty, które przy sprzedaży na Majorce są z reguły potrzebne – od dokumentów obowiązkowych z mocy prawa po te, które wprawdzie nie są wymagane, ale pozwalają uniknąć problemów w praktyce.

Uwaga: Nie każdy z tych dokumentów jest w ścisłym znaczeniu „wymagany przez prawo”. Ustawowo uregulowane są zaświadczenie wspólnoty (art. 9.1 e) LPH), świadectwo energetyczne w ofercie i reklamie (art. 15.2 RD 390/2021) oraz 10-letnia ważność Cédula. Pozostałe punkty to utrwalona praktyka, której w tej formie wymaga każdy notariusz i każda Gestoría.

Zaświadczenie wspólnoty właścicieli: dokument, który może storpedować wizytę u notariusza

Najczęściej lekceważonym dokumentem na całej liście jest zaświadczenie wspólnoty właścicieli (certificado de estar al corriente de pago, czyli zaświadczenie o zadłużeniu). Podstawę prawną stanowi art. 9.1 e) Ley 49/1960 sobre propiedad horizontal (LPH), czyli w oryginale hiszpańska ustawa o własności lokali.

Ustawa nakłada na ciebie jako sprzedającego 2 konkretne obowiązki:

1. W samym akcie notarialnym musisz oświadczyć, że nie zalegasz z opłatami na rzecz wspólnoty, albo podać wysokość zaległości.
2. W tym momencie musisz przedstawić zaświadczenie o zadłużeniu wobec wspólnoty, zgodne z twoim oświadczeniem.

Ustawa nie pozostawia tu wątpliwości: bez tego zaświadczenia notariusz nie może sporządzić aktu. Jest tylko jeden wyjątek: kupujący wyraźnie zwolni cię z tego obowiązku.

Dlaczego w ogóle interesuje to kupującego: mieszkanie odpowiada rzeczowo za nieuregulowane zobowiązania poprzednich właścicieli wobec wspólnoty – w zakresie wymagalnej części za rok nabycia oraz 3 poprzednie lata kalendarzowe. Właśnie dlatego kupujący i notariusze tak konsekwentnie wymagają tego dokumentu.

Uwaga: 7 dni kalendarzowych to ustawowy maksymalny termin, a nie standardowy czas realizacji. W praktyce wystawienie zaświadczenia może się opóźnić, gdy zarządca jest na urlopie, przewodniczący jest nieosiągalny albo wspólnota w ogóle nie korzysta z usług profesjonalnego zarządcy. Dlatego wystąp o zaświadczenie na kilka tygodni przed planowanym terminem u notariusza, a nie dopiero w poprzedzającym go tygodniu. Więcej informacji o wspólnocie właścicieli znajdziesz w poradniku Eigentümergemeinschaft Spanien.

Cédula de Habitabilidad: osobna pułapka na Balearach

Cédula de Habitabilidad potwierdza, że mieszkanie nadaje się do zamieszkania. Na Balearach zachowuje ważność administracyjną przez 10 lat. Za jej wydanie, odnowienie oraz – w przypadku mieszkań z okresu sprzed 1. marca 1987 – za zaświadczenie o jej braku (certificació de carència) odpowiadają właściwe Consells Insulars, a na Majorce – Consell de Mallorca.

Jest jednak kwestia, którą pomija większość list kontrolnych: Cédula potwierdza możliwość zamieszkania, a nie zgodność z prawem budowlanym. Ważna Cédula nie mówi nic o tym, czy późniejsza dobudówka, zaadaptowane poddasze lub dodatkowy pokój mają pozwolenie na budowę. Te 2 kwestie są stale mylone podczas rozmów o sprzedaży – kupujący polega na Cédula i nie zauważa, że część domu z punktu widzenia prawa budowlanego w ogóle nie istnieje.

Uwaga: Jeśli twoja nieruchomość ma niezatwierdzone dobudówki, ma to znaczenie przy sprzedaży niezależnie od Cédula. Więcej informacji znajdziesz w poradniku Schwarzbau legalisieren, a ogólne kwestie weryfikacji zgodności z prawem budowlanym omawia poradnik Baugenehmigung Mallorca.

Jeśli twoja Cédula wygasła lub nigdy jej nie było, nie musi to automatycznie opóźnić sprzedaży – ale musisz wyjaśnić tę kwestię, zanim zapyta o nią kupujący. Więcej o procedurze i różnicach między tym a innymi dokumentami przeczytasz w poradniku Cédula de Habitabilidad.

Świadectwo energetyczne: obowiązkowe w każdym ogłoszeniu, nie tylko u notariusza

Świadectwo energetyczne (Certificado de Eficiencia Energética) reguluje Real Decreto 390/2021. Dla sprzedających kluczowy jest art. 15.2: etykieta energetyczna musi pojawić się w każdej ofercie, promocji i reklamie dotyczącej sprzedaży lub wynajmu budynku albo jego części. Musi też jasno wskazywać, czy chodzi o certyfikat dla projektu, ukończonego obiektu czy istniejącego budynku.

W praktyce oznacza to, że etykieta energetyczna musi znaleźć się już w ofercie, którą twój agent publikuje online – nie dopiero w dokumentach dla notariusza. Jej brak w ogłoszeniu to coś więcej niż formalność, ponieważ ustawa wyraźnie mówi o każdej reklamie.

Uwaga: Jak złożyć wniosek o świadectwo i co dokładnie obejmuje jego ocena, wyjaśnia poradnik Energiezertifikat Spanien.

Księga wieczysta i kataster: gdy dane się nie zgadzają

2 rejestry, 2 urzędy, 2 zbiory danych – a mimo to zaskakująco często dane w nich się różnią. Aktualny odpis z Registro de la Propiedad (nota simple) zawiera informacje o właścicielu, powierzchni, obciążeniach i wpisanych budynkach. Wypis z katastru (referencia catastral) podaje powierzchnię, granice i wartość katastralną – na podstawie odrębnych danych prowadzonych przez Catastro.

Rozbieżności między tymi 2 rejestrami są zdecydowanie najczęstszą przyczyną opóźnień w sprzedaży: taras niewpisany do księgi wieczystej, dobudówka widoczna w katastrze, ale nigdzie niezatwierdzona, albo po prostu różne dane dotyczące liczby metrów kwadratowych. Zwłaszcza w przypadku działek wiejskich (suelo rústico) dane o powierzchni i przebiegu granic często wyraźnie się różnią.

Przed sprzedażą warto więc porównać oba rejestry – najlepiej wyjaśnić wszelkie rozbieżności jeszcze przed terminem u notariusza, a nie dopiero wtedy, gdy kupujący wykryje je podczas sprawdzania dokumentów. Jak czytać Nota Simple i na co zwrócić uwagę, dowiesz się z poradnika Grundbuch Spanien prüfen; poradnik dotyczący samego Catastro znajdziesz tutaj: Catastro Spanien.

Czy hipoteka nadal obciąża nieruchomość? Odpowiednio wcześnie przygotuj jej wykreślenie

Jeśli sprzedajesz nieruchomość, która jest nadal obciążona hipoteką, potrzebujesz od banku zaświadczenia o pozostałym zadłużeniu na planowany dzień wykreślenia hipoteki (certificado de deuda pendiente). Termin wystawienia tego zaświadczenia musi być skoordynowany z terminem wizyty u notariusza, aby hipoteka mogła zostać wykreślona podczas tej samej wizyty lub bezpośrednio po niej. Bez takiego uzgodnienia mogą pojawić się opóźnienia, które nie mają związku z samą sprzedażą, lecz wynikają wyłącznie z procedur bankowych.

Uwaga: Zaplanuj ten krok z wyprzedzeniem. W przeciwieństwie do zaświadczenia od wspólnoty mieszkaniowej nie obowiązuje tu żaden ustawowy termin – tym ważniejsze jest, by odpowiednio wcześnie skontaktować się z bankiem.

Dokumentacja budowlana i szczególne przypadki: spadek, najem, życie za granicą

Poza podstawowymi dokumentami istnieją też takie, które są potrzebne tylko w określonych sytuacjach, ale wówczas mają kluczowe znaczenie:

• Dokumentacja budowlana, o ile jest dostępna: pozwolenie na budowę, pozwolenie na pierwsze użytkowanie (licencia de primera ocupación) oraz dokumenty dotyczące późniejszych zezwoleń. Jeśli brakuje ich dla części domu, należy to omówić podczas negocjacji – nie musi to uniemożliwiać sprzedaży, ale kupujący musi o tym wiedzieć.
• Nieruchomości wynajmowane: Do dokumentacji należy dołączyć obowiązującą umowę najmu oraz informacje o wpłaconej kaucji, ponieważ przechodzą one na kupującego.
• Sprzedający z zagranicy: Dokument tożsamości i NIE są obowiązkowe. Jeśli nie sprzedajesz nieruchomości osobiście na miejscu, potrzebujesz pełnomocnictwa, którego dokładną formę ustalisz wcześniej z notariuszem – szczegóły znajdziesz w poradniku Vollmacht Spanien Notar.
• Odziedziczone nieruchomości: Zanim w ogóle będzie można je sprzedać, trzeba przedstawić dodatkowe dokumenty z postępowania spadkowego. Szczegółowo omawia to osobny poradnik Sprzedaż odziedziczonej nieruchomości.

Dokumenty podatkowe potrzebne u notariusza

Zanim usiądziesz przy stole notarialnym, warto znać 2 kwestie podatkowe:

Jeśli w chwili sprzedaży nie jesteś rezydentem podatkowym w Hiszpanii, kupujący potrąca 3 % ceny zakupu i zgłasza tę kwotę organowi podatkowemu za pośrednictwem Modelo 211 – jako zaliczkę na poczet ewentualnego wzrostu wartości. Plusvalía municipal, czyli podatek gminny od wzrostu wartości gruntu, co do zasady obciąża sprzedającego. Jeśli jednak jesteś nierezydentem, kupujący przejmuje rolę zastępczego podatnika i musi go odprowadzić.

Oba zagadnienia są na tyle złożone, że poświęcono im osobne poradniki: o tym, jak później odzyskać potrącone 3 %, przeczytasz w Zwrot potrącenia 3%, szczegóły dotyczące Plusvalía znajdziesz w Plusvalía Municipal, a pełne obciążenie podatkowe przy sprzedaży omawia poradnik Podatki przy sprzedaży.

Uwaga: Aby prawidłowo określić skutki podatkowe w twojej sytuacji – status rezydencji, ulgi, podwójne opodatkowanie z Niemcami – warto odpowiednio wcześnie skorzystać z niemieckojęzycznej porady prawnej lub podatkowej. Odpowiednich specjalistów na Majorce znajdziesz w Katalogu branżowym prawników.

Najczęstsze błędy przy przygotowywaniu dokumentów

• Zbyt późne wystąpienie o zaświadczenie od wspólnoty. 7 dni to maksymalny termin, a nie gwarancja – w praktyce często trwa to dłużej, zwłaszcza w okresach wakacyjnych.
• Mylenie Cédula z legalnością zabudowy. Ważna Cédula nie oznacza automatycznie, że niezatwierdzone rozbudowy są legalne.
• Brak wcześniejszego porównania danych z księgi wieczystej i katastru. W przeciwnym razie rozbieżności wyjdą na jaw dopiero podczas weryfikacji przez kupującego – i wtedy zabiorą czas, którego będzie mało.
• Nieuzgodnienie z terminem u notariusza zaświadczenia bankowego o wykreśleniu hipoteki. Prowadzi to do opóźnień, które nie mają nic wspólnego z samą sprzedażą.
• Uzyskanie świadectwa energetycznego dopiero na termin u notariusza, a nie przed publikacją ogłoszenia. Przepisy wymagają go już na etapie reklamy.
• Ignorowanie przez sprzedającego nierezydenta 3-%-owego potrącenia oraz obowiązku kupującego dotyczącego Plusvalía. Obie kwestie wpływają na to, ile ostatecznie otrzymasz netto.

Co dalej?

Gdy wszystkie dokumenty są już zebrane, a zaświadczenie wspólnoty, Cédula i świadectwo energetyczne zostały sprawdzone, rozpoczyna się właściwy proces sprzedaży: rezerwacja lub umowa przedwstępna, uzgodnienia z notariuszem, akt notarialny, a w przypadku sprzedających nierezydentów – późniejsze rozliczenie podatkowe potrącenia i Plusvalía. Pełny przebieg procesu, w tym rolę pośrednika i notariusza, opisuje poradnik Sprzedaż nieruchomości. Jeśli nadal szukasz pośrednika do promocji nieruchomości, w wyborze pomoże Katalog branżowy: pośrednicy nieruchomości.

Lista kontrolna do wydrukowania

• Zamówiono Escritura i aktualną Nota Simple
• Porównano wypis z katastru z danymi z księgi wieczystej
• Cédula de Habitabilidad jest dostępna i zachowuje ważność w okresie 10 lat
• Sporządzono świadectwo energetyczne i zamieszczono je w ogłoszeniu
• O zaświadczenie wspólnoty właścicieli wystąpiono odpowiednio wcześnie
• Przygotowano ostatnią decyzję IBI i informację o opłacie za wywóz śmieci
• Zebrano rachunki od dostawców mediów i dane umów potrzebne do przepisania usług
• Jeśli hipoteka jest nadal spłacana: wystąpiono do banku o zaświadczenie i uzgodniono je z terminem u notariusza
• Sprawdzono dokumentację budowlaną dotyczącą dobudówek, w razie potrzeby wyjaśniono kwestię legalizacji
• W przypadku wynajmu: przygotowano umowę najmu i informacje o kaucji
• Dokument tożsamości/NIE jest aktualny, w razie potrzeby uzgodniono z notariuszem formę pełnomocnictwa
• Wyjaśniono sytuację podatkową (status rezydencji, 3-%-potrącenie, Plusvalía)

Podsumowanie

Sprzedaż nieruchomości na Majorce rzadko nie dochodzi do skutku z powodu kupującego, a niemal zawsze przez dokument, którego brakuje w ostatniej chwili. Najlepszym przykładem jest zaświadczenie od wspólnoty właścicieli: bez niego notariusz po prostu nie sporządzi aktu. Cédula i świadectwo energetyczne mogą wydawać się biurokratycznym wymogiem, ale każde z nich ma jasną podstawę prawną i własną logikę – Cédula dotyczy możliwości zamieszkania, a nie legalności budowy, natomiast etykieta energetyczna musi znaleźć się już w ogłoszeniu. Jeśli wcześnie zgromadzisz dokumenty z tej listy kontrolnej, zyskasz w trakcie właściwego procesu sprzedaży właśnie ten czas, który na końcu ma największe znaczenie.

Oficjalne źródła

• Ley 49/1960 sobre propiedad horizontal (wersja ujednolicona, art. 9.1 e) dotycząca zaświadczenia wspólnoty), BOE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1960-10906
• Real Decreto 390/2021, de 1 de junio (świadectwo energetyczne, art. 15.2), BOE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2021-9176
• Govern de les Illes Balears / Consell de Mallorca – Cédula de Habitabilidad: https://www.caib.es
• Agencia Tributaria – Modelo 211 (3-%-potrącenie w przypadku sprzedających nierezydentów): https://sede.agenciatributaria.gob.es
• Sede Electrónica del Catastro: https://www.sedecatastro.gob.es
• Colegio de Registradores (Registro de la Propiedad): https://www.registradores.org