Vender um imóvel em Espanha: lista de documentos necessária em Maiorca

Quem quer vender um imóvel em Maiorca subestima quase sempre uma coisa: não o preço, nem o comprador, mas a documentação que falta de repente no dia da escritura, perante o notário. Esta lista reúne precisamente os documentos que a lei exige para vender um imóvel em Espanha ou que, na prática, podem determinar se a escritura se realiza ou não — desde a declaração da comunidade de proprietários até à cédula de habitabilidade e ao certificado energético. Ficas a saber quais são os prazos efetivamente previstos na lei, que entidade emite cada documento e em que pontos o registo predial e o cadastro costumam não coincidir. Há guias específicos sobre o processo geral de venda e os impostos aplicáveis, para os quais remetemos nos pontos adequados — aqui tratamos exclusivamente da documentação.

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Documentos essenciais: o que precisas e quando

A tabela seguinte resume os documentos habitualmente necessários para vender um imóvel em Maiorca — desde os documentos legalmente obrigatórios até aos que, embora resultem apenas da prática, te evitam problemas no dia a dia.

Nota: Nem todos estes documentos são, em sentido estrito, "legalmente obrigatórios". Estão previstos na lei o certificado da comunidade de proprietários (Art. 9.1 e) LPH), o certificado energético nos anúncios e na publicidade (Art. 15.2 RD 390/2021), bem como a validade de 10 anos da cédula. Os restantes pontos são prática প্রতিষ্ঠcida, exigida desta forma por qualquer notário e empresa de gestão administrativa.

O certificado da comunidade de proprietários: o documento que pode pôr a escritura em causa

O documento mais subestimado de toda a lista é o certificado da comunidade de proprietários (certificado de estar em dia com os pagamentos, ou certificado de dívidas). A base legal é o Art. 9.1 e) da Ley 49/1960 sobre propiedad horizontal (LPH), a lei espanhola da propriedade horizontal.

Em concreto, a lei exige-te 2 coisas enquanto vendedor:

1. Tens de declarar na própria escritura notarial que tens as despesas da comunidade em dia — ou indicar o montante que ainda deves.
2. Nesse momento, tens de apresentar um certificado sobre a dívida perante a comunidade, que corresponda à tua declaração.

A lei é clara neste ponto: sem este certificado, o notário não pode lavrar a escritura. Há apenas uma exceção: o comprador dispensa-te expressamente desta obrigação.

Porque é que isto interessa ao comprador: o imóvel responde pelos encargos pendentes da comunidade de proprietários relativos aos anteriores proprietários, mas apenas até à parte exigível do ano de aquisição e aos 3 anos de calendário anteriores. É precisamente por isso que compradores e notários insistem tanto neste documento.

Atenção: 7 dias de calendário é o prazo máximo previsto na lei, não o prazo habitual de emissão. Na prática, a emissão atrasa-se se a administração estiver de férias, o presidente não estiver contactável ou a comunidade nem sequer tiver administração profissional. Por isso, pede o certificado várias semanas antes da data prevista para a escritura notarial, e não apenas na semana anterior. Encontras mais informações sobre a comunidade de proprietários no guia Comunidade de proprietários em Espanha.

Certificado de habitabilidade: uma armadilha à parte nas Baleares

O certificado de habitabilidade comprova que uma habitação reúne condições de habitabilidade. Nas Baleares, é válido para efeitos administrativos durante 10 anos. Os respetivos Conselhos Insulares são responsáveis pela emissão, renovação e, no caso de habitações anteriores a 1 de março de 1987, pela certidão de inexistência (certificació de carència); em Maiorca, essa entidade é o Conselho de Maiorca.

O aspeto que a maioria das listas de verificação omite: o certificado comprova a habitabilidade, não a legalidade urbanística. Um certificado válido não diz nada sobre se uma ampliação posterior, um sótão aproveitado ou uma divisão adicional têm licença de obra. Estas 2 questões são constantemente confundidas nas conversas de venda: o comprador confia no certificado e não repara que uma parte da casa, do ponto de vista urbanístico, nem sequer existe.

Nota: Se o teu imóvel tiver ampliações não licenciadas, isso é relevante para a venda, independentemente da Cédula. Sabe mais no guia Legalizar construções ilegais e, sobre a verificação da conformidade urbanística em geral, em Licença de construção em Maiorca.

Se a tua Cédula tiver caducado ou nunca tiver existido, isso não atrasa necessariamente a venda — mas é uma questão que tens de esclarecer antes de o comprador perguntar por ela. Podes ler mais sobre o procedimento e a distinção face a outros documentos no guia Cédula de Habitabilidade.

Certificado energético: obrigatório em todos os anúncios, não apenas no notário

O certificado energético (Certificado de Eficiência Energética) é regulado pelo Real Decreto 390/2021. Para os vendedores, o decisivo é o art. 15.2: a etiqueta energética tem de constar de qualquer oferta, promoção ou publicidade relativa à venda ou ao arrendamento do edifício, ou de parte dele. Deve indicar claramente se se trata do certificado de um projeto, de uma obra concluída ou de um edifício existente.

Na prática, isto significa que o anúncio que o teu mediador publica online já tem de incluir a etiqueta energética — não apenas a documentação destinada ao notário. Se faltar no anúncio, não se trata de uma mera formalidade, pois a lei refere expressamente toda e qualquer publicidade.

Nota: O guia Certificado energético em Espanha explica como pedir o certificado e o que é avaliado.

Registo Predial e cadastro: quando os dados não coincidem

2 registos, 2 entidades, 2 conjuntos de dados — e, surpreendentemente, muitas vezes não coincidem. A certidão atual do Registo Predial (certidão simples) indica o proprietário, a área, os ónus e as construções registadas. A certidão cadastral (referência cadastral) apresenta a área, os limites e o valor cadastral — com base nos seus próprios dados, geridos pelo Cadastro.

As divergências entre ambos são, de longe, o motivo mais frequente para o atraso de uma venda: um terraço que não está registado no Registo Predial, uma ampliação que consta do cadastro, mas que não foi licenciada em lado nenhum, ou simplesmente áreas em m² diferentes. Sobretudo nos terrenos rurais (solo rústico), há frequentemente diferenças consideráveis quanto à área e ao traçado dos limites.

Por isso, antes da venda, convém comparar ambos os registos. Idealmente, trata das divergências antes da data da escritura, em vez de esperares que o comprador as detete durante a verificação. Descobre como ler uma Nota Simple e a que deves estar atento no guia Verificar o Registo Predial em Espanha; para saber mais sobre o Cadastro Predial, consulta o guia Catastro em Espanha.

A hipoteca ainda está em vigor? Prepara o cancelamento atempadamente

Se venderes um imóvel sobre o qual ainda incide uma hipoteca, precisas de obter junto do banco um certificado do montante em dívida na data prevista para o cancelamento (certificado de dívida pendente). Este certificado deve estar articulado com a data da escritura, para que a hipoteca possa ser cancelada no mesmo ato ou imediatamente depois. Sem esta articulação, podem surgir atrasos que nada têm a ver com a venda em si, mas apenas com os procedimentos internos do banco.

Atenção: Planeia este passo com antecedência. Ao contrário do certificado da comunidade de proprietários, não existe aqui um prazo legal; por isso, é ainda mais importante contactares o banco atempadamente.

Documentação da obra e casos especiais: herança, arrendamento ou residência no estrangeiro

Além dos documentos essenciais, há outros que só se aplicam em determinadas situações, mas que nesses casos são decisivos:

• Documentação da obra, quando existente: licença de construção, licença de primeira ocupação (licencia de primera ocupación) e documentos relativos a autorizações posteriores. Se faltarem documentos para uma parte da casa, será um tema a negociar — não impede necessariamente a venda, mas é algo que o comprador tem de conhecer.
• Imóveis arrendados: O contrato de arrendamento em vigor e os dados relativos à caução depositada fazem parte da documentação, pois transitam para o comprador.
• Vendedores estrangeiros: O documento de identificação e o NIE são obrigatórios. Se não venderes presencialmente, precisas de uma procuração, cuja forma exata deves acordar antecipadamente com o notário — encontra mais informações no guia Procuração e notário em Espanha.
• Imóveis herdados: Antes de ser possível vender, é necessário apresentar documentação adicional do processo sucessório. O guia específico Vender um imóvel herdado explica este tema em detalhe.

Documentos fiscais para a escritura no notário

Há 2 aspetos fiscais que deves conhecer antes de te sentares perante o notário:

Se, no momento da venda, não fores residente fiscal em Espanha, o comprador retém 3% do preço de compra e declara esse montante à administração fiscal através do Formulário 211, como pagamento por conta de uma eventual mais-valia. O imposto municipal sobre a valorização dos terrenos é, regra geral, devido pelo vendedor. No entanto, se não fores residente, o comprador assume o papel de substituto do contribuinte e tem de o pagar.

Ambos os temas são suficientemente complexos para merecerem guias próprios: para saberes como recuperar mais tarde a retenção de 3%, consulta Reembolso da retenção de 3%; para conheceres em detalhe o imposto municipal sobre a valorização dos terrenos, consulta Imposto municipal sobre a valorização dos terrenos; e, para a carga fiscal total associada à venda, consulta Impostos na venda.

Nota: Para enquadrar fiscalmente o teu caso concreto — estatuto de residência, isenções, dupla tributação com a Alemanha — vale a pena procurar atempadamente aconselhamento jurídico ou fiscal em língua alemã. No diretório de advogados encontras contactos adequados em Maiorca.

Erros mais frequentes na preparação da documentação

• Pedir demasiado tarde a certidão da comunidade de proprietários. 7 dias é o prazo máximo, não uma garantia — na prática, costuma demorar mais, sobretudo durante os períodos de férias.
• Confundir a cédula de habitabilidade com a legalidade da construção. Uma cédula válida não legitima ampliações que não tenham sido autorizadas.
• Não comparar antecipadamente o registo predial com o cadastro. Caso contrário, as divergências só serão detetadas durante a verificação feita pelo comprador — e farão perder tempo numa fase em que ele escasseia.
• Não coordenar a certidão bancária para o cancelamento da hipoteca com a data da escritura. Isto provoca atrasos que não têm qualquer relação com a venda em si.
• Tratar do certificado energético apenas para a data da escritura, e não para o anúncio. A lei exige-o já na publicidade.
• Sendo vendedor não residente, ignorar a retenção de 3 % e a obrigação do comprador de pagar a mais-valia municipal. Ambos influenciam o montante líquido que recebes no final.

O que acontece a seguir?

Depois de reunires toda a documentação e de verificares a certidão da comunidade de proprietários, a cédula de habitabilidade e o certificado energético, segue-se o processo de venda propriamente dito: reserva ou contrato-promessa, articulação com o notário, escritura e — no caso de vendedores não residentes — o tratamento fiscal da retenção e da mais-valia municipal. O guia Vender um imóvel explica todo o processo, incluindo o papel da agência imobiliária e do notário. Se ainda procuras uma agência imobiliária para comercializar o imóvel, o diretório de agências imobiliárias ajuda-te a escolher.

Lista de verificação para imprimir

• Escritura pública e certidão simples atual pedidas
• Extrato do cadastro comparado com os dados do registo predial
• Cédula de habitabilidade disponível e válida dentro do prazo de 10 anos
• Certificado energético emitido e incluído no anúncio
• Certidão da comunidade de proprietários pedida atempadamente
• Último recibo do IBI e taxa de recolha de lixo preparados
• Faturas dos serviços e dados dos contratos reunidos para a alteração de titularidade
• Se houver uma hipoteca em vigor: certificado bancário solicitado e articulado com a data da escritura no notário
• Documentação de obras relativas a ampliações verificada e, se aplicável, respetiva legalização esclarecida
• Em caso de arrendamento: contrato de arrendamento e informações sobre a caução prontos
• Documento de identificação/NIE válidos e, se aplicável, modalidade de procuração articulada com o notário
• Situação fiscal esclarecida (estatuto de residência, retenção de 3 %, plusvalía)

Conclusão

A venda de um imóvel em Maiorca raramente falha por causa do comprador e quase sempre por faltar um documento no último momento. O certificado da comunidade de proprietários é o exemplo mais evidente: sem ele, o notário simplesmente não formaliza a escritura. A Cédula e o certificado energético podem parecer burocráticos, mas ambos têm uma base legal clara e uma lógica própria — a Cédula diz respeito à habitabilidade, não à legalidade da construção, e a etiqueta energética tem de constar logo no anúncio. Se reunires atempadamente os documentos desta lista de verificação, ganhas, durante o processo de venda propriamente dito, o tempo que no fim faz toda a diferença.

Fontes oficiais

• Ley 49/1960 sobre propiedad horizontal (versão consolidada, art. 9.1 e), sobre o certificado da comunidade), BOE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1960-10906
• Real Decreto 390/2021, de 1 de junio (certificado energético, art. 15.2), BOE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2021-9176
• Govern de les Illes Balears / Consell de Mallorca – Cédula de Habitabilidad: https://www.caib.es
• Agencia Tributaria – Modelo 211 (retenção de 3 % em vendas efetuadas por não residentes): https://sede.agenciatributaria.gob.es
• Sede Electrónica del Catastro: https://www.sedecatastro.gob.es
• Colégio dos Registadores (Registo Predial): https://www.registradores.org