Vender um imóvel em Espanha: lista de documentos para Maiorca

Se queres vender um imóvel em Maiorca, há algo que é fácil subestimar: não é o preço nem o comprador, mas aquele documento que falta no dia da escritura. Esta lista reúne os documentos exigidos por lei para vender um imóvel em Espanha e aqueles sem os quais, na prática, a escritura pode ter de ser adiada — da declaração do condomínio à licença de habitabilidade e ao certificado energético. Ficas a saber que prazos estão previstos na lei, onde obter cada documento e em que pontos os dados do registo predial e do cadastro costumam não coincidir. Temos guias próprios sobre as etapas da venda e os impostos a pagar, para os quais remetemos quando for pertinente. Aqui, tratamos apenas da documentação.

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Os documentos de que precisas e quando os deves apresentar

A tabela seguinte reúne os documentos habitualmente necessários para vender um imóvel em Maiorca: desde os exigidos por lei até aos que, embora não sejam obrigatórios, te ajudam a evitar problemas.

Nota: Nem todos estes documentos são, em sentido estrito, "exigidos por lei". A lei exige o certificado da comunidade de proprietários (art. 9.1 e) da LPH) e a etiqueta energética na oferta e na publicidade (art. 15.2 do RD 390/2021). Estabelece também que o certificado de habitabilidade é válido por 10 anos. Os restantes documentos são habitualmente pedidos nestes termos por qualquer notário ou gabinete de gestão administrativa.

O certificado da comunidade de proprietários: o documento que pode impedir a assinatura no notário

O documento mais frequentemente subestimado desta lista é o certificado da comunidade de proprietários (certificado de situação regularizada quanto aos pagamentos, ou certificado de dívidas). A sua base legal é o art. 9.1 e) da Lei 49/1960 da propriedade horizontal (LPH).

Concretamente, a lei exige-te 2 coisas enquanto vendedor:

1. Tens de declarar na escritura notarial que tens os encargos da comunidade em dia ou indicar o montante que ainda deves.
2. Nesse momento, tens de apresentar um certificado das dívidas à comunidade que corresponda à tua declaração.

A lei é clara: sem este certificado, o notário não pode formalizar a escritura. A única exceção é o comprador dispensar-te expressamente desta obrigação.

Porque é que isto te interessa enquanto comprador? O imóvel responde pelas dívidas dos anteriores proprietários à comunidade de proprietários, até ao limite dos montantes vencidos no ano da compra e nos 3 anos civis anteriores. É por isso que compradores e notários insistem tanto neste certificado.

Atenção: Os 7 dias de calendário são o prazo máximo previsto na lei, não o tempo que a emissão costuma demorar. Na prática, pode haver atrasos se a administração estiver de férias, se não for possível contactar o presidente ou se a comunidade nem sequer tiver uma administração profissional. Pede o certificado algumas semanas antes da data prevista para a escritura, não apenas na semana anterior. Encontras mais informações sobre a comunidade de proprietários no guia Comunidade de proprietários em Espanha.

Certificado de habitabilidade: uma armadilha própria das Baleares

O certificado de habitabilidade atesta que uma habitação reúne condições para ser habitada. Nas Baleares, tem uma validade administrativa de 10 anos. Cabe aos respetivos conselhos insulares emiti-lo e renová-lo, bem como certificar a sua inexistência (certificação de inexistência) no caso de habitações anteriores a 1 de março de 1987. Em Maiorca, a entidade responsável é o Consell de Mallorca.

Há um ponto que a maioria das listas de verificação omite: o certificado atesta as condições de habitabilidade, não a legalidade da construção. Um certificado válido não te diz se uma ampliação posterior, um sótão convertido ou uma divisão adicional têm licença de construção. Nas conversas sobre a venda, estas 2 questões são frequentemente confundidas: o comprador confia no certificado e não se apercebe de que uma parte da casa nem sequer está legalizada.

Nota: Se o teu imóvel tiver ampliações não autorizadas, isso é relevante para a venda, independentemente do certificado de habitabilidade. Lê mais no guia Legalizar obras não autorizadas e, sobre a verificação da legalidade da construção em geral, em Licença de construção em Maiorca.

Se o teu certificado de habitabilidade tiver caducado ou nunca tiver existido, isso não atrasa necessariamente a venda. Mas é uma questão que deves esclarecer antes que o comprador a levante. No guia Certificado de habitabilidade, explicamos como funciona o processo e em que difere de outros documentos.

Certificado energético: obrigatório em todos os anúncios, não apenas na escritura

O certificado energético (certificado de eficiência energética) é regulado pelo Decreto Real 390/2021. Para quem vende, o artigo 15.2 é o mais importante: a classificação energética tem de constar de todas as ofertas, ações de divulgação e peças publicitárias relativas à venda ou ao arrendamento do edifício ou de parte dele. Também tem de indicar claramente se o certificado diz respeito a um projeto, a um edifício concluído ou a um edifício existente.

Na prática, a classificação energética já tem de aparecer no anúncio que a tua agência imobiliária publica online — não basta incluí-la nos documentos para o notário. Se faltar no anúncio, não é uma mera formalidade: a lei refere expressamente todas as formas de publicidade.

Nota: O guia Certificado energético em Espanha explica-te como pedir o certificado e o que é avaliado.

Registo Predial e Cadastro: quando os dados não coincidem

2 registos, 2 entidades, 2 conjuntos de dados — e as discrepâncias são surpreendentemente frequentes. A certidão atualizada do Registo Predial (nota informativa) identifica os proprietários, a área, os encargos e as construções registadas. O extrato do Cadastro (referência cadastral) indica a área, os limites e o valor cadastral, com base em dados próprios, mantidos pelo Cadastro.

As discrepâncias entre ambos são, de longe, a causa mais frequente dos atrasos numa venda: um terraço que não consta do Registo Predial, uma ampliação que aparece no Cadastro mas não tem licença, ou simplesmente áreas diferentes. Nos terrenos rurais (solo rústico), as diferenças nos dados relativos à área e aos limites da propriedade são muitas vezes consideráveis.

Antes da venda, vale a pena comparar os dados dos 2 registos. O ideal é esclareceres quaisquer diferenças antes da escritura, em vez de esperares que o comprador as descubra ao verificar a documentação. No guia Consultar o registo predial em Espanha, explicamos como ler uma nota simples e a que deves prestar atenção. Para saberes mais sobre o cadastro, consulta o guia Cadastro em Espanha.

Ainda há uma hipoteca? Prepara o cancelamento com antecedência

Se vais vender um imóvel que ainda tem uma hipoteca, precisas de pedir ao banco um certificado com o montante em dívida à data prevista para o cancelamento (certificado de dívida pendente). A data indicada no certificado tem de coincidir com a da escritura, para que a hipoteca possa ser cancelada nesse dia ou logo a seguir. Sem esta coordenação, podes enfrentar atrasos que nada têm a ver com a venda em si, mas apenas com os procedimentos do banco.

Atenção: Trata disto com antecedência. Ao contrário do que acontece com o certificado da comunidade de proprietários, não há um prazo legal neste caso. Por isso, é ainda mais importante contactares o banco a tempo.

Documentação da construção e situações especiais: imóveis herdados ou arrendados e vendedores residentes no estrangeiro

Além dos documentos essenciais, há outros que só são necessários em determinadas situações, mas que podem ser decisivos:

• Documentação da construção, se existir: licença de construção, licença de primeira ocupação (licença de primeira ocupação) e documentos relativos a autorizações posteriores. Se faltar documentação de uma parte da casa, terás de abordar o assunto na negociação. Não impede necessariamente a venda, mas o comprador tem de saber.
• Imóveis arrendados: Inclui o contrato de arrendamento em vigor e os dados relativos à caução depositada, uma vez que o contrato e a caução passam para o comprador.
• Vendedores estrangeiros: É obrigatório apresentar um documento de identificação e o NIE. Se não estiveres presente na escritura, precisas de uma procuração. Confirma previamente com o notário os requisitos a que deve obedecer. Encontras mais informações no guia Procuração para escritura em Espanha.
• Imóveis herdados: Antes de poderes vender, tens de apresentar documentos adicionais relativos à herança. Explicamos tudo em pormenor no guia Vender um imóvel herdado.

Documentos fiscais necessários para a escritura

Antes de ires ao notário, convém conheceres 2 questões fiscais:

Se não fores residente fiscal em Espanha no momento da venda, o comprador retém 3 % do preço e declara esse valor à autoridade tributária através do formulário 211, como pagamento antecipado de um eventual imposto sobre a mais-valia. Em princípio, cabe ao vendedor pagar o imposto municipal sobre a valorização do terreno, conhecido como plusvalía municipal. Mas, se não fores residente, é o comprador que assume a obrigação de o pagar, na qualidade de substituto do contribuinte.

Ambos os temas merecem guias próprios: vê como recuperar mais tarde a retenção de 3 % em Reembolso da retenção de 3 %, conhece os pormenores da plusvalía municipal em Imposto municipal sobre a valorização do terreno e consulta todos os impostos associados à venda em Impostos sobre a venda de imóveis.

Nota: Para avaliares as implicações fiscais do teu caso — residência fiscal, isenções e dupla tributação com a Alemanha —, vale a pena procurares atempadamente aconselhamento jurídico ou fiscal em alemão. Podes encontrar profissionais em Maiorca no diretório de advogados.

Erros mais frequentes na preparação dos documentos

• Pedir a declaração do condomínio demasiado tarde. O prazo de 7 dias é um limite máximo, não uma garantia: na prática, a emissão demora muitas vezes mais, sobretudo em períodos de férias.
• Confundir o certificado de habitabilidade com a legalidade das obras. Um certificado válido não legaliza ampliações feitas sem autorização.
• Não comparar antecipadamente os dados do registo predial com os do cadastro. Assim, as discrepâncias só aparecem quando o comprador verifica a documentação, numa altura em que já há pouco tempo para as resolver.
• Não tratar da declaração do banco para cancelar a hipoteca a tempo da escritura. Isto provoca atrasos que nada têm a ver com a venda em si.
• Deixar o certificado energético para a escritura, em vez de o obter antes de publicar o anúncio. A lei exige que a classificação energética conste da publicidade.
• Se não fores residente, ignorar a retenção de 3 % e a obrigação do comprador relativa ao imposto municipal sobre a valorização dos terrenos. Ambas afetam o valor líquido que receberás no final.

O que acontece a seguir?

Depois de reunires todos os documentos e confirmares a declaração do condomínio, o certificado de habitabilidade e o certificado energético, começa a venda propriamente dita: reserva ou contrato-promessa, preparação da escritura com o notário e assinatura. Se não fores residente, seguem-se os procedimentos fiscais relativos à retenção e ao imposto municipal sobre a valorização dos terrenos. O guia Vender um imóvel explica todo o processo, incluindo o papel do mediador imobiliário e do notário. Se ainda procuras um mediador para te ajudar a anunciar o imóvel, o diretório de mediadores imobiliários pode ajudar-te a escolher.

Lista para imprimir

• Escritura e certidão simples atualizada do registo predial pedidas
• Dados do cadastro comparados com os do registo predial
• Certificado de habitabilidade disponível e dentro do prazo de validade de 10 anos
• Certificado energético emitido e classificação indicada no anúncio
• Declaração do condomínio pedida com antecedência
• Último aviso de liquidação do imposto sobre bens imóveis (IBI) e comprovativo da taxa de resíduos preparados
• Faturas dos serviços de abastecimento e dados dos contratos reunidos para a alteração da titularidade
• Se houver uma hipoteca em vigor: pedir a declaração ao banco e coordenar a sua emissão com a data da escritura
• Verificar a documentação relativa a ampliações e, se necessário, esclarecer como legalizá-las
• Se o imóvel estiver arrendado: ter à mão o contrato de arrendamento e os dados da caução
• Confirmar que o documento de identificação e o NIE estão atualizados e, se necessário, acordar com o notário a forma da procuração
• Esclarecer a situação fiscal: estatuto de residência, retenção de 3 % e imposto sobre as mais-valias municipais

Conclusão

A venda de um imóvel em Maiorca raramente fica comprometida por causa do comprador. O mais comum é faltar um documento à última hora. O certificado do condomínio é o exemplo mais claro: sem ele, o notário não pode formalizar a escritura. O certificado de habitabilidade e o certificado energético podem parecer meras formalidades, mas ambos são exigidos por lei e cumprem funções distintas. O certificado de habitabilidade diz respeito às condições para habitar o imóvel, não à legalidade da construção; a classificação energética, por sua vez, já tem de constar do anúncio. Se reunires com antecedência os documentos desta lista, poupas tempo precisamente na fase da venda em que ele mais importa.

Fontes oficiais

• Lei 49/1960 relativa à propriedade horizontal (versão consolidada, artigo 9.1 e), sobre o certificado do condomínio), BOE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1960-10906
• Decreto Real 390/2021, de 1 de junho (certificado energético, artigo 15.2), BOE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2021-9176
• Governo das Ilhas Baleares / Conselho de Maiorca – certificado de habitabilidade: https://www.caib.es
• Agência Tributária – Modelo 211 (retenção de 3 % nas vendas por não residentes): https://sede.agenciatributaria.gob.es
• Sede Eletrónica do Cadastro: https://www.sedecatastro.gob.es
• Colégio de Conservadores do Registo (Registo Predial): https://www.registradores.org