Procuração notarial em Espanha: tratar da compra de imóvel e de assuntos administrativos à distância

Encontraste a tua casa de sonho em Maiorca, mas não podes viajar para Espanha sempre que tens de tratar de um assunto administrativo ou comparecer no notário? É precisamente para isso que existe a procuração notarial, ou Poder Notarial. Permite-te autorizar uma pessoa da tua confiança — geralmente um advogado ou gestor — a assinar contratos em teu nome, pedir o NIE, tratar de heranças ou cumprir as formalidades do registo predial. O que muitos não sabem: a procuração também pode ser passada perante um notário alemão; com Apostila e tradução, produz plenamente efeitos em Espanha. Neste guia, vais descobrir que tipos de procuração existem, como funciona o processo entre a Alemanha e Espanha, quanto custa e que erros deves evitar a todo o custo.

Queres tratar da compra do teu imóvel ou de um assunto administrativo em Maiorca através de uma procuração?

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O que é uma procuração notarial e quando precisas dela?

Uma procuração notarial, ou Poder Notarial, é um documento público lavrado perante notário, através do qual atribuis a outra pessoa — o procurador (apoderado) — o direito de praticar determinados atos jurídicos em teu nome. Em regra, o direito espanhol permite a representação, exceto em atos estritamente pessoais, como o casamento.

Se alguém agir em teu nome sem uma procuração válida, o ato jurídico é nulo — salvo se o aprovares expressamente mais tarde. Em todos os procedimentos que exijam escritura pública (compra de imóvel, aceitação de herança, registo predial), a própria procuração tem de ser notarial. A razão é o chamado princípio da identidade de forma: como o ato jurídico em si é formalizado por escritura pública, a procuração também tem de revestir a mesma forma.

Casos de utilização habituais nas relações jurídicas entre a Alemanha e Espanha:

Nota: Para participar em assembleias de condóminos ou alterar o registo de um veículo, basta uma procuração particular. Para todos os atos relacionados com o registo predial e sucessões, a forma notarial é obrigatória.

Os dois tipos de procuração mais importantes: especial e geral

Procuração especial (procuração especial / procuração notarial especial)

A procuração especial destina-se a um conjunto de tarefas claramente definido — por exemplo, à compra de um determinado imóvel, ao pedido do NIE ou ao tratamento de um processo sucessório concreto. A legislação espanhola exige que o ato jurídico seja descrito em pormenor. Uma formulação genérica como «confiro procuração para todos os meus assuntos pessoais" não é suficiente em Espanha — ao contrário do que acontece no direito alemão.

Regra geral, a procuração especial estabelece:

• se o procurador pode conceder subprocurações,
• se está dispensado da proibição de contratar consigo próprio,
• a que objeto concreto do contrato (imóvel com referência cadastral ou número de registo predial) se aplica a procuração.

Procuração geral (procuração geral)

A procuração geral confere poderes alargados para diversos atos patrimoniais. É habitual entre cônjuges ou no âmbito da atividade empresarial corrente. Como uma procuração geral alemã não pode ser aplicada diretamente em Espanha, também esta tem de cumprir os requisitos de conteúdo do direito espanhol e indicar claramente as áreas de atuação.

Atenção: Regra geral, uma procuração geral emitida na Alemanha sem adaptação ao direito espanhol não é aceite pelos notários espanhóis nem pela Conservatória do Registo Predial. Pede sempre a preparação do texto a um advogado conhecedor do direito espanhol ou ao escritório de advogados encarregado do processo.

Como fazer uma procuração a partir da Alemanha: duas vias legais

Em princípio, tens duas possibilidades para constituir uma procuração notarial válida em Espanha sem teres de viajar até Maiorca.

Via 1: notário alemão + apostilha + tradução

Esta é a via mais frequente. O direito espanhol reconhece documentos públicos estrangeiros, desde que tenham sido devidamente autenticados, cumpram o direito do Estado onde foram emitidos, tenham uma apostilha e sejam apresentados em língua espanhola.

Passo a passo:

1. Preparar o texto da procuração: Um advogado com experiência em direito espanhol ou o escritório de advogados encarregado do processo em Espanha prepara um projeto bilingue (alemão + espanhol) ou um texto de procuração apenas em espanhol. Muitos escritórios especializados em questões jurídicas entre a Alemanha e Espanha enviam previamente o projeto ao notário espanhol, para evitar problemas formais na posterior comparência no notário.
2. Marcação no notário alemão: Vais a um notário alemão à tua escolha para outorgar a procuração. O notário tem de compreender ou poder autenticar o texto da procuração em espanhol — alguns cartórios notariais são especializados em documentos internacionais.
3. Pedir a apostilha: A apostilha ao abrigo da Convenção da Haia é emitida pelo presidente do tribunal regional da comarca onde tem sede o notário que autenticou o documento. Esta certifica a autenticidade do documento notarial para efeitos jurídicos internacionais.
4. Tradução certificada: Se o documento for elaborado em alemão, necessita de uma tradução certificada para espanhol feita por um tradutor juramentado. Se for autenticado de forma bilingue ou apenas em espanhol, este passo não é necessário.
5. Enviar o original com a apostilha para Espanha: O original (e não uma cópia), com a apostilha aposta, é enviado por correio registado ou por estafeta ao procurador em Espanha.

Via 2: cônsul honorário espanhol na Alemanha

Em alternativa, podes outorgar a procuração diretamente perante um cônsul honorário espanhol na Alemanha. A vantagem é que o documento assim emitido é considerado um documento consular espanhol e não necessita de apostilha. Isto permite poupar tempo e dinheiro. Para tal, é necessário que exista um consulado honorário espanhol perto de ti com competência para autenticar documentos e com datas disponíveis.

Visão geral dos custos: com o que tens de contar

O custo total depende de escolheres a via 1 ou a via 2 e de contratares, ou não, um mandatário externo em Espanha (advogado ou gestor administrativo).

Nota: Se estiveres em Maiorca no momento de conceder a procuração, podes fazê-la diretamente perante um notário espanhol. Assim, evitas a apostila e os custos de tradução.

Os honorários notariais relativos à escritura de compra e venda propriamente dita em Espanha são cobrados à parte. Sabe mais no guia sobre os custos adicionais na compra de imóvel em Maiorca.

Procuração para a compra de um imóvel: o que o procurador pode fazer

Na compra de um imóvel em Maiorca ou noutra zona de Espanha, a procuração especial é o instrumento mais importante se não puderes comparecer pessoalmente na escritura. Uma procuração de compra bem redigida permite normalmente ao procurador:

• Assinar o contrato de reserva e o contrato-promessa de arras
• Assinar a escritura pública
• Entregar o preço de compra e receber recibos
• Apresentar declarações fiscais relacionadas com a compra (por exemplo, o ITP)
• Tratar do registo na Conservatória do Registo Predial
• Se necessário, contrair ou liquidar uma hipoteca

Atenção: Certifica-te de que a procuração está redigida com o devido rigor. Se o texto não incluir determinados poderes, o notário pode recusar a formalização da escritura ou a data marcada poderá ter de ser adiada. Se o contrato de arras estabelecer previamente uma data, poderão daí resultar penalizações contratuais e pedidos de indemnização.

Para uma visão completa das várias etapas da compra de um imóvel, consulta o nosso guia sobre o processo jurídico da compra de imóveis em Espanha.

Procuração para pedir o NIE

Quem pretende pedir um número fiscal espanhol (NIE) sem se deslocar a Maiorca pode recorrer a uma forma especial de procuração. O processo segue o mesmo princípio da procuração para compra de imóvel, mas é especificamente destinado ao pedido de NIE.

O que deve constar da procuração para o NIE:

• Dados completos do outorgante: nome, data de nascimento, número do passaporte, morada
• Dados completos do procurador: nome, NIE/DNI, morada, profissão em Espanha
• Poder expresso para requerer o NIE junto da autoridade espanhola competente

Duração total, desde a marcação no notário até à entrega do NIE: regra geral, 4–8 semanas.

Procuração para tratar de uma herança em Maiorca

Em caso de herança, a procuração é muitas vezes particularmente urgente: o imposto sucessório espanhol deve ser declarado no prazo de 6 meses após o falecimento, e o registo do imóvel em nome dos herdeiros pressupõe a aceitação da herança perante notário. Como a própria aceitação da herança tem de ser formalizada perante notário em Espanha, aplica-se o princípio da identidade de forma: a procuração para tratar da herança também tem de ser outorgada perante notário.

Normalmente, a procuração para tratar da herança abrange:

• A aceitação ou renúncia à herança
• A assinatura da escritura notarial de aceitação da herança (Escritura de Aceptación de Herencia)
• A entrega da declaração do imposto sucessório
• O pedido de alteração do registo predial
• Se necessário, a venda de bens da herança

Encontras mais informação sobre prazos e taxas de imposto nas Baleares no guia sobre Heranças e doações nas Baleares.

Formalização perante um notário alemão: o que deves levar

Para que a marcação no notário na Alemanha decorra sem problemas, deves ter à mão os seguintes documentos:

1. Passaporte ou cartão de cidadão válidos (original)
2. Texto da procuração já preparado (idealmente fornecido pelo advogado da outra parte ou pelo teu escritório de advogados em Espanha)
3. Dados do procurador: nome completo, NIE ou DNI espanhol, morada e profissão
4. Dados sobre o objeto do contrato (em caso de compra de imóvel: morada, número do registo predial/referência cadastral do imóvel)
5. Dados sobre o âmbito dos poderes: o procurador pode substabelecer? Está dispensado da proibição de contratar consigo próprio?

Nota: Alguns escritórios de advogados especializados em questões jurídicas entre a Alemanha e Espanha mantêm contactos com notários alemães que lavram atos em espanhol. Isto simplifica consideravelmente o processo e elimina a necessidade de uma tradução certificada. Há notários de confiança para este tipo de escrituras, entre outras cidades, em Munique, Estugarda, Frankfurt, Colónia, Hamburgo e Berlim.

A compra de um imóvel pode também ser formalizada integralmente perante um notário alemão?

Sim — e esta possibilidade é menos conhecida do que deveria. No acórdão de 19 de junho de 2012 (STS 998/2011), o Supremo Tribunal espanhol confirmou definitivamente que a compra de um imóvel em Espanha pode, em princípio, ser validamente formalizada perante um notário alemão, se ambas as partes assim o desejarem.

Requisitos para o reconhecimento em Espanha do documento notarial alemão (artigos 3.º e 4.º da Lei Hipotecária, artigo 1216.º do Código Civil):

Na prática, esta opção faz sentido sobretudo quando o comprador e o vendedor se encontram na Alemanha e apenas é necessário um procurador residente em Espanha para tratar de determinados procedimentos administrativos. Assim, o contrato de compra e venda propriamente dito pode ser celebrado num ambiente familiar. Saiba mais sobre o processo notarial em Espanha: Notário na compra de imóvel em Espanha.

Erros mais frequentes em procurações para notário em Espanha

Estes erros acontecem repetidamente e podem sair caros:

1. Redação demasiado genérica: Uma procuração geral alemã, sem adaptação ao direito espanhol, é recusada pelos notários espanhóis. Cada poder tem de ser indicado de forma concreta.
2. Procurador inadequado: Quem nomear alguém que não fale espanhol ou não tenha NIE/DNI espanhol arrisca-se a ter problemas na escritura.
3. Dados do imóvel em falta ou incorretos: Sem a Referencia Catastral ou o número de registo predial corretos, o notário não consegue associar a procuração ao imóvel em causa.
4. Apostila esquecida: Sem apostila, o documento alemão não é considerado um documento público em Espanha e não é reconhecido pela conservatória do registo predial.
5. Envio tardio: O original da procuração tem de chegar a Espanha atempadamente, antes da escritura. Uma cópia digitalizada não é suficiente.
6. Proibição de autocontratação não excluída: Se o procurador for simultaneamente a contraparte no negócio jurídico, é necessário excluir expressamente a proibição de autocontratação.
7. Procuração após a morte do mandante: Uma procuração comum caduca com a morte do mandante. Os casos em que terceiros continuam a agir de boa-fé podem tornar-se complicados.

O que acontece a seguir? Os próximos passos após a atribuição da procuração

Assim que o teu procurador tiver a procuração em mãos, poderá agir em teu nome. Consoante o caso, seguem-se os seguintes passos:

Na compra de um imóvel:

• Assinatura do contrato de reserva e do contrato-promessa de arras
• Consulta do registo predial (certidão simples)
• Assinatura da escritura pública perante um notário espanhol
• Pagamento dos custos associados à compra (ITP, honorários notariais, emolumentos do registo predial) – mais informações: custos associados à compra em Maiorca
• Registo no registo predial

Ao pedir o NIE:

• Marcação (Cita Previa) no Serviço de Estrangeiros
• Entrega da documentação e emissão do NIE

No tratamento de uma herança:

• Aceitação da herança por escritura pública
• Entrega da declaração do imposto sucessório (prazo: 6 meses)
• Alteração do registo predial para os herdeiros

Lista de verificação: preparar uma procuração para o notário em Espanha

Usa esta lista de verificação antes de ires ao notário:

• Texto da procuração preparado por um advogado com გამოცდილência em direito espanhol
• Projeto enviado מראש ao notário espanhol (ou ao advogado do comprador ou do vendedor) e confirmado
• Passaporte ou cartão de cidadão válido disponível
• Dados completos do procurador disponíveis (nome, NIE/DNI, morada)
• Indicados os dados concretos do objeto do contrato (morada do imóvel, referência cadastral)
• Texto inclui disposições sobre substabelecimento e autocontratação
• Marcação feita num notário na Alemanha (de preferência, num cartório especializado em documentos internacionais)
• Apostila solicitada junto do presidente do tribunal regional (cerca de 25 €)
• Tradução certificada solicitada, caso o documento tenha sido elaborado em alemão
• Original enviado atempadamente por correio registado ou estafeta ao procurador em Espanha
• Confirmação de receção obtida junto do procurador

Conclusão: com a procuração certa, poupas tempo, dinheiro e preocupações

A procuração notarial é um dos instrumentos mais úteis no direito imobiliário e sucessório espanhol, desde que seja redigida com cuidado. Os problemas mais frequentes não decorrem da procuração em si, mas de textos demasiado genéricos, da falta de apostila ou da omissão de dados sobre o objeto do contrato. Pede sempre que o texto da procuração seja preparado por alguém que conheça ambos os sistemas jurídicos e envia o original atempadamente. Se seguires estes cuidados, poderás tratar integralmente à distância da compra de um imóvel, do pedido de NIE ou das formalidades relacionadas com uma herança em Maiorca — sem pressas nem correções dispendiosas.

Fontes oficiais

• Lei Hipotecária (artigos 3.º e 4.º): Lei espanhola do registo predial — requisitos aplicáveis aos documentos adequados para efeitos de registo predial: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1946-2453
• Código Civil Español (art. 1216 e seguintes): Definição de escritura pública e regime das procurações: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1889-4763
• Convenção da Apostila da Haia: Base para o reconhecimento internacional de documentos notariais: https://www.hcch.net/de/instruments/conventions/full-text/?cid=41
• Consejo General del Notariado (Espanha): Pesquisa de notários e informações sobre o notariado espanhol: https://www.notariado.org
• Agencia Tributaria Balear (ATIB): Responsável pelos impostos das Baleares (ITP, imposto sucessório): https://www.atib.es
• Registro de la Propiedad (Conservatória do Registo Predial em Espanha): https://www.registradores.org