Apostille för spanska handlingar: Så här legaliserar du handlingar på rätt sätt

Den som flyttar till Spanien, gifter sig, arbetar eller ordnar med arvfrågor stöter förr eller senare på samma hinder: tyska myndigheter godtar inte spanska handlingar utan vidare – och spanska myndigheter godtar inte tyska. Lösningen heter apostille för spanska dokument: en internationell äkthetsbekräftelse enligt Haagkonventionen från 1961, som erkänns i alla konventionsländer. Spanien anslöt sig till denna konvention 1978. I denna guide får du reda på vilka dokument som behöver en apostille, vilka myndigheter i Tyskland och Spanien som är behöriga, när en auktoriserad översättning dessutom krävs, vad båda delarna kostar – och vilka typiska misstag som kan leda till att din ansökan fastnar hos myndigheten.

Har du några specifika handlingar som du vill legalisera för Spanien – och vet inte var du ska börja?

• 📩 Skicka en personlig förfrågan — vi förmedlar certifierade översättare och juridiska experter på Mallorca
• Översikt över alla myndighetsfrågor

Vad är en apostille – och vad intygar den egentligen?

En apostille innebär inte någon granskning av dokumentets innehåll. Den bekräftar uteslutande tre saker:

1. att den utfärdande tjänstemannens underskrift är äkta
2. den egenskap som han agerade utifrån
3. äktheten hos ett sigill eller en stämpel

Apostillen granskar uttryckligen inte vad som står i handlingen – vare sig det gäller om en dom är korrekt till sitt innehåll eller om ett examensbevis verkligen har erhållits. Denna begränsning är viktig: Spanska myndigheter kan fortfarande ifrågasätta innehållet i ett apostillerat dokument, men kan inte längre vägra att erkänna det enbart på grund av att det saknar legalisering.

Apostille kontra legalisering: Skillnaden

Observera: Sedan EU-förordning 2016/1191 trädde i kraft (den 16 februari 2019) kan vissa offentliga personbevis (födelseattester, vigselattester, dödsattester m.m.) mellan EU:s medlemsstater inte längre kräva apostille. I praktiken innebär detta på Mallorca att ett tyskt dokument från folkbokföringsmyndigheten som du lämnar in till det spanska Registro Civil i många fall inte behöver någon apostille – men eventuellt en auktoriserad översättning till spanska.

Vilka handlingar kräver en apostille för Spanien?

Huruvida ditt dokument måste förses med en apostille beror på vilken myndighet som har utfärdat det och vad du ska använda det till i Spanien. Tabellen nedan visar de vanligaste fallen för personer som flyttar från Tyskland till Spanien:

Observera: Det är den mottagande myndigheten som prövar om EU-förordning 2016/1191 är tillämplig i det enskilda fallet. Räkna inte med att den gäller generellt – ta reda på detta i förväg hos det behöriga Registro Civil eller notariatet i Spanien.

Behöriga myndigheter i Tyskland: Var ansöker man om apostille?

I Tyskland regleras apostillen inte på federal nivå utan på delstatsnivå. Vilken myndighet som är behörig beror på dokumentets typ och i vilken delstat det har utfärdats.

Konkreta exempel per delstat:

• Bayern: Bayerns inrikesministerium (för folkbokföringshandlingar), högre regionaldomstolar (för domstolsdokument)
• Baden-Württemberg: Regionala förvaltningsmyndigheter i Stuttgart, Karlsruhe, Freiburg eller Tübingen
• NRW: Distriktsförvaltningar (t.ex. Düsseldorf, Köln, Arnsberg)
• Hamburg: Senatskansliet / Skattemyndigheten beroende på dokumenttyp
• Berlin: Senatsförvaltningen för inrikesfrågor

Observera: De tyska beskickningarna i Spanien (ambassaden i Madrid, generalkonsulatet i Barcelona, konsulatet i Palma) kan i princip varken utfärda apostiller eller legaliseringar för tyska handlingar. Detta kan endast göras av den behöriga tyska inrikesmyndigheten.

Apostille för spanska handlingar: Vem är behörig i Spanien?

Om du vill få ett spanskt dokument apostillerat för användning utomlands – eller behöver ett dokument som utfärdats i Spanien för en tysk myndighet – sker detta via spanska myndigheter.

För Mallorca/Balearerna är Tribunal Superior de Justicia de las Islas Baleares (TSJIB) den centrala myndigheten för utfärdande av apostiller; för notariatshandlingar är Colegio Notarial de las Islas Baleares behörig.

Steg för steg: Förfarandet för att förse ett tyskt dokument med apostille för Spanien

1. Skaffa originaldokumentet – Ansök om en aktuell officiell utskrift hos det tyska folkbokföringskontoret, domstolen eller myndigheten som utfärdat dokumentet. Äldre kopior avvisas ofta.
2. Ta reda på vilken myndighet som är behörig att utfärda apostille – beroende på dokumenttyp och delstat (se tabellen ovan).
3. Ansöka om apostille – personligen, per post eller via en auktoriserad tjänsteleverantör. De flesta tyska myndigheter kräver originaldokumentet.
4. Räkna med handläggningstid – Vanligtvis från några arbetsdagar till flera veckor, beroende på myndighet och arbetsbelastning; för expressbehandling tillkommer ibland en extra avgift.
5. Låta göra en auktoriserad översättning till spanska – av en översättare som är auktoriserad av det spanska utrikesministeriet (Traductor Jurado), inte av vilken översättare som helst.
6. Lämna in båda dokumenten (original med apostille + översättning) till den spanska myndigheten.

Observera: Apostillen ska anbringas på originaldokumentet eller fästas fast vid detta som ett separat blad. Det räcker aldrig att låta en enkel kopia förses med apostille – originalet måste finnas tillgängligt.

Auktoriserad översättning för Spanien: Vad du behöver veta

I de flesta fall räcker det inte med enbart en apostille. Spanska myndigheter kräver dessutom en översättning till spanska – och inte vilken översättning som helst, utan en som utförts av en Traductor Jurado (auktoriserad översättare).

Vem får översätta åt Spanien?

I Spanien får endast översättare som officiellt auktoriserats av Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación de España (Spaniens utrikesministerium) utfärda auktoriserade översättningar för myndigheter. Översättningen är försedd med deras underskrift och stämpel och erkänns därmed av alla spanska myndigheter.

För det omvända fallet – när ett spanskt dokument ska användas i Tyskland – behöver du en översättare (domstolstolk) som är auktoriserad i Tyskland och som har utsetts av den behöriga regionaldomstolen eller högsta regionaldomstolen.

Hur känner man igen en äkta Traductor Jurado?

• Översättaren är upptagen i det spanska utrikesministeriets officiella förteckning
• Översättningen är försedd med en personlig stämpel och en handskriven underskrift
• Den är fast fäst vid en kopia av originaldokumentet

Observera: Onlinetjänster som inte kan styrkas vara registrerade hos det spanska utrikesministeriet godtas inte av spanska myndigheter – även om de har beteckningen ”auktoriserad översättning” i namnet.

Kostnader och handläggningstider: Vad måste du räkna med?

Kostnaderna varierar avsevärt beroende på myndighet, dokumentens omfattning och tjänsteleverantör. Följande riktvärden kan tjäna som vägledning:

Observera: Dessa belopp är endast riktlinjer och kan komma att ändras. Myndighetsavgifterna varierar beroende på delstat. Begär alltid en skriftlig kostnadsöversikt innan du ger i uppdrag.

Undantag: När behöver du ingen apostille?

Det är inte alla dokument som ska användas utomlands som måste förses med en apostille. De viktigaste undantagen i tysk sammanhang:

1. EU-förordning 2016/1191 (från och med den 16 februari 2019)

För vissa officiella handlingar mellan EU-medlemsstater gäller inte kravet på apostille. Detta gäller framför allt:

• Födelseattester
• Dödsattester
• Vigselbevis
• Intyg om namnändring
• Härkomstbevis

I dessa fall används istället för en apostille ett flerspråkigt EU-formulär som underlättar översättningen eller ersätter den.

2. Bilaterala avtal

Vissa stater har ingått bilaterala avtal med Spanien eller Tyskland som delvis ersätter apostillen.

3. Interna notariatsbestyrkanden

Notariellt bestyrkta kopior mellan notarier inom EU omfattas delvis av särskilda regler – klargör detta i förväg med det mottagande notariatet i Spanien.

4. Dokument från den diplomatiska korrespondensen

Diplomatiska och konsulära handlingar omfattas inte av Haagkonventionen.

Vanliga fel vid apostille och auktoriserad översättning

Dessa fel leder gång på gång till att ansökningar avslås eller att handläggningen försenas med flera veckor:

1. Det går inte attfå en vanlig kopia apostillerad – det måste finnas ett officiellt original.
2. Icke-bestyrkt översättning – en ”vanlig” översättning utan stämpel och underskrift av en Traductor Jurado godtas inte av spanska myndigheter.
3. Felaktig apostillemyndighet har kontaktats – t.ex. har en ansökan om apostille lämnats in till tingsrätten, trots att dokumentet härrör från folkbokföringsmyndigheten och att det är länsstyrelsen som är behörig.
4. Översättning inlämnad utan apostille – vissa sökande låter endast översätta dokumentet, men glömmer att låta originalet förses med apostille.
5. Föråldrade handlingar – Vissa myndigheter kräver att handlingarna inte är äldre än tre eller sex månader. En gammal apostille på en gammal handling hjälper då inte.
6. EU-undantaget tillämpades felaktigt – man utgick från att ingen apostille behövdes eftersom man är ”EU-medborgare” – men EU-förordning 2016/1191 gäller endast för vissa typer av handlingar.
7. Privatöversättare istället för Traductor Jurado – särskilt vanligt hos online-leverantörer som inte tydligt anger att de har spansk auktorisation.

Apostille i praktiken: Dessa handlingar behöver du vid vanliga tillfällen på Mallorca

Oavsett om du ansöker om uppehållstillstånd, gifter dig på Mallorca eller ansöker om spanskt medborgarskap – varje ärende har sina egna krav på vilka handlingar som krävs:

Vad händer sedan? Nästa steg efter apostilleringen

Så snart du har fått dina dokument apostillerade och översatta med auktoriserad översättning kan du använda dem för att:

• Den Empadronamiento (kommunal folkbokföring)
• Residencia Residencia (TIE-kort som EU-medborgare)
• Registrera personuppgifter hos det spanska Registro Civil
• En flyttservice på Mallorca som sköter alla kontakter med myndigheterna åt dig

Tänk också på övriga skattemässiga skyldigheter efter registreringen: Som bosatt i Spanien måste du till exempel ha Modelo 720 redovisa utländska tillgångar och eventuellt betala förmögenhetsskatten i Spanien .

Checklista: Apostille och auktoriserad översättning för Spanien

Använd den här checklistan innan du skickar in dina dokument:

• Officiellt originaldokument har inhämtats (ingen skanning, ingen enkel kopia)
• Kontrollerat om EU-förordning 2016/1191 är tillämplig (apostille kanske inte krävs)
• Den behöriga apostillemyndigheten i respektive delstat har fastställts
• Apostillen är korrekt anbringad på det ursprungliga utfärdande dokumentet
• Auktoriserad översättare med giltigt tillstånd från det spanska utrikesministeriet
• Översättningen innehåller stämpel och underskrift och är fast fäst vid dokumentkopian
• Dokumentets aktualitet har kontrollerats (vissa myndigheter kräver att dokumenten är högst 3–6 månader gamla)
• Hela dokumentmappen är fullständigt sammanställd inför mötet med myndigheten

Översikt över de vanligaste felen

Sammanfattning

Apostille och auktoriserad översättning är inte någon byråkratisk formalitet – de utgör grunden för att dina tyska handlingar överhuvudtaget ska ha rättslig verkan i Spanien. Haagkonventionen förenklar processen avsevärt jämfört med den gamla konsulära legaliseringen, men den ersätter varken behovet av att välja rätt myndighet eller att anlita en riktig Traductor Jurado. Ta dig tid att gå rätt väg – en avslagen ansökan kostar mer tid än noggranna förberedelser. Om du är osäker, sök professionell hjälp: En erfaren flyttservice på Mallorca eller en skatterådgivare/advokat specialiserad på utlandsboende känner till de aktuella kraven hos de respektive myndigheterna på Balearerna.

Officiella källor

• Haagkonferensen för internationell privaträtt – Haagkonventionen från 1961 (apostillekonventionen): https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41
• Utrikesministeriet – Apostille och legalisering (Tyska ambassaden i Madrid): https://spanien.diplo.de/es-de/service/2555244-2555244
• EU-förordning 2016/1191 (främjande av den fria rörligheten genom förenklade krav för vissa officiella handlingar): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R1191
• Spaniens utrikesministerium – Databas över auktoriserade översättare (Traductores Jurados): https://maec.es/es/ServiciosAlCiudadano/oficinaconsularespañaexterior/Paginas/nif_trad_int.aspx
• Tribunal Superior de Justicia de las Islas Baleares (TSJIB) – Apostille för rättsliga handlingar från Balearerna: https://www.poderjudicial.es/cgpj/es/Poder-Judicial/Tribunales-Superiores-de-Justicia/TSJ-Islas-Baleares/
• Notarkollegiet på Balearerna – Apostille för notariatshandlingar på Balearerna: https://www.notariado.org/portal/colegios-notariales/colegio-notarial-de-baleares