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Vendre un bien immobilier en Espagne : la checklist des documents pour Majorque

Responsable du contenu : Frank Menze

Lorsque vous souhaitez vendre votre bien immobilier à Majorque, vous sous-estimez presque toujours un élément : ni le prix ni l’acheteur, mais le document qui manque soudainement le jour du rendez-vous chez le notaire. Cette checklist réunit précisément les documents exigés par la loi lors de la vente d’un bien immobilier en Espagne ou qui, en pratique, déterminent si le rendez-vous peut avoir lieu ou non – de l’attestation de la copropriété à la Cédula de Habitabilidad, en passant par le certificat énergétique. Vous découvrirez quels délais sont réellement prévus par la loi, quelle autorité délivre chaque document et à quels endroits le registre foncier et le cadastre présentent généralement des divergences. Des guides distincts sont consacrés au déroulement général d’une vente et aux impôts à prévoir, auxquels nous renvoyons aux endroits appropriés ; ici, il est exclusivement question des documents.

Vendre un bien immobilier en Espagne : checklist des documents

Il vous manque un document ou vous avez un doute concernant l’un d’eux ?

Vue d’ensemble des documents : ce dont vous avez besoin et à quel moment

Le tableau suivant récapitule les documents généralement nécessaires pour vendre un bien à Majorque, des pièces légalement obligatoires aux documents pratiques qui vous éviteront des complications au quotidien.

Document Utilité Organisme émetteur Particularité
Escritura + Nota Simple récente Justificatif de propriété, charges et constructions inscrites Registro de la Propiedad À demander à nouveau peu avant le rendez-vous
Extrait cadastral (Referencia Catastral) Superficie, limites, valeur cadastrale Catastro Obstacle le plus fréquent : divergence avec le registre foncier
Cédula de Habitabilidad Justificatif d’habitabilité Consell de Mallorca Valable 10 ans, ne remplace pas un justificatif de légalité
Certificat énergétique (Certificado de Eficiencia Energética) Mention obligatoire dans les offres de vente et la publicité Technicien certifié Art. 15.2 RD 390/2021
Attestation de la communauté des propriétaires Justificatif du solde des charges de copropriété Secrétaire avec l'accord du président Sans elle, le notaire ne peut pas établir l'acte
Dernier avis IBI et redevance sur les déchets Justificatif attestant que les taxes communales ont été réglées Ayuntamiento Varie d'une commune à l'autre
Dernières factures des fournisseurs (électricité, eau) Transfert des contrats au nom de l'acheteur Fournisseurs de services –
Attestation bancaire du solde restant dû En cas d'hypothèque en cours, coordination de la radiation Banque prêteuse Doit être coordonné avec le rendez-vous chez le notaire
NIE / pièce d’identité, le cas échéant procuration Identification, représentation en cas d’absence – Clarifier au préalable avec le notaire la forme de la procuration
Contrat de location (si le bien est loué) Informations sur le dépôt de garantie et les contrats de location en cours – Important pour l’acheteur

Remarque : Tous ces documents ne sont pas nécessairement « légalement obligatoires » au sens strict. Sont expressément prévus par la loi : le certificat de la communauté des propriétaires (art. 9.1 e) LPH), l’étiquette énergétique dans les offres et la publicité (art. 15.2 RD 390/2021), ainsi que la validité de 10 ans de la Cédula. Les autres éléments relèvent d’une pratique établie, exigée sous cette forme par tous les notaires et toutes les gestorías.

Le certificat de la communauté des propriétaires : le document qui peut faire échouer le rendez-vous chez le notaire

Le document le plus souvent sous-estimé de toute cette liste est le certificat de la communauté des propriétaires (certificado de estar al corriente de pago, ou certificat de dettes). Il repose sur l’art. 9.1 e) de la Ley 49/1960 sobre propiedad horizontal (LPH), la loi espagnole sur la copropriété.

Concrètement, la loi vous impose 2 obligations en tant que vendeur :

  1. Vous devez déclarer dans l’acte notarié que vous êtes à jour dans le paiement des charges de copropriété, ou préciser ce qu’il vous reste à devoir.
  2. Vous devez présenter à ce moment-là un certificat indiquant le montant de votre dette envers la communauté, conforme à votre déclaration.

La loi est sans ambiguïté sur ce point : sans ce certificat, le notaire ne peut pas établir l’acte. Une seule exception : l’acheteur vous dispense expressément de cette obligation.

Aspect Réglementation
Personne chargée de la délivrance La personne qui exerce les fonctions de secrétaire, avec l'accord du président
Délai de délivrance au maximum 7 jours calendaires à compter de la demande
Responsabilité en cas d'erreur Le secrétaire et le président sont responsables, en cas de faute, de l'exactitude du document et des préjudices causés par un retard
Conséquence en l'absence d'attestation Le notaire ne peut pas instrumenter l'acte (exception : dispense expresse accordée par l'acheteur)
Période de responsabilité du bien immobilier la part exigible de l'année d'acquisition ainsi que les trois années civiles précédentes

Pourquoi cela intéresse l'acheteur : l'appartement répond des dettes impayées envers la copropriété laissées par les précédents propriétaires, dans la limite de la part exigible de l'année d'acquisition et des trois années civiles précédentes. C'est précisément pourquoi les acheteurs et les notaires exigent ce document avec autant de rigueur.

Attention : 7 jours calendaires constituent un délai légal maximal, et non un délai de traitement habituel. En pratique, la délivrance peut prendre du retard si l'administrateur est en congé, si le président est injoignable ou si la copropriété ne dispose d'aucun administrateur professionnel. Demandez donc l'attestation plusieurs semaines avant la date prévue chez le notaire, et non durant la semaine qui précède. Vous trouverez davantage d'informations sur la copropriété dans son ensemble dans le guide Copropriété en Espagne.

Cédula de Habitabilidad : un piège spécifique aux Baléares

La Cédula de Habitabilidad atteste qu'un logement est habitable. Aux Baléares, elle est valable 10 ans sur le plan administratif. Les Consells Insulars compétents sont chargés de sa délivrance et de son renouvellement ainsi que, pour les logements datant d'avant le 1er mars 1987, de l'attestation d'absence (certificació de carència) ; à Majorque, il s'agit donc du Consell de Mallorca.

Le point que la plupart des listes de contrôle passent sous silence : la Cédula atteste de l'habitabilité, et non de la conformité au droit de l'urbanisme. Une Cédula en cours de validité ne dit rien sur l'existence d'un permis de construire pour une extension réalisée ultérieurement, des combles aménagés ou une pièce supplémentaire. Ces 2 éléments sont constamment confondus lors des discussions de vente : l'acheteur se fie à la Cédula et ne voit pas qu'une partie de la maison n'existe tout simplement pas au regard du droit de l'urbanisme.

À noter : si votre bien immobilier comporte des extensions non autorisées, cela a une incidence sur la vente, indépendamment de la Cédula. Pour en savoir plus, consultez le guide Régulariser une construction illégale, ainsi que le guide Permis de construire à Majorque pour la vérification générale de la conformité urbanistique.

Si votre Cédula a expiré ou n'a jamais existé, cela ne retarde pas forcément la vente, mais vous devez régler ce point avant que l'acheteur ne vous interroge à ce sujet. Le guide Cédula de Habitabilidad vous explique la procédure et la différence avec d'autres documents.

Certificat énergétique : obligatoire dans toute annonce, pas uniquement chez le notaire

Le certificat énergétique (Certificado de Eficiencia Energética) est régi par le Real Decreto 390/2021. Pour les vendeurs, l'art. 15.2 est déterminant : l'étiquette énergétique doit figurer dans toute offre, communication commerciale ou publicité relative à la vente ou à la location du bâtiment, ou d'une partie de celui-ci. Elle doit indiquer clairement s'il s'agit du certificat établi pour un projet, une construction achevée ou un bâtiment existant.

Concrètement, l'étiquette énergétique doit déjà figurer dans le descriptif que votre agent immobilier publie en ligne, et pas seulement dans les documents destinés au notaire. Son absence dans l'annonce ne constitue pas une simple formalité, car la loi mentionne expressément toute publicité.

À noter : le guide Certificat énergétique en Espagne explique comment demander ce certificat et ce qu'il évalue.

Registre foncier et cadastre : lorsque les chiffres ne concordent pas

2 registres, 2 administrations, 2 jeux de données, qui ne concordent étonnamment souvent pas. L'extrait récent du Registro de la Propiedad (nota simple) indique le propriétaire, la superficie, les charges et les constructions inscrites. L'extrait cadastral (referencia catastral) fournit la superficie, les limites et la valeur cadastrale, sur la base de données propre au Catastro.

Les écarts entre les 2 constituent de loin la cause la plus fréquente de retard dans une vente : une terrasse non inscrite au registre foncier, une extension qui apparaît au cadastre mais n'a reçu aucune autorisation, ou tout simplement des superficies différentes. Sur les terrains ruraux (suelo rústico), les indications relatives à la superficie et au tracé des limites divergent souvent sensiblement.

Registre Autorité compétente Indique Problème typique
Registro de la Propiedad Service du registre foncier Propriétaire, charges, constructions inscrites inscription des constructions obsolète ou absente
Catastro Service du cadastre Surface, limites, valeur cadastrale diffère des données du registre foncier

Avant la vente, il est donc utile de comparer les 2 registres. Dans l’idéal, faites clarifier les éventuelles divergences avant le rendez-vous chez le notaire, et non seulement lorsque l’acheteur les découvre lors de ses vérifications. Pour savoir comment lire une Nota Simple et quels points contrôler, consultez le guide Grundbuch Spanien prüfen ; le guide Catastro Spanien est consacré au Catastro.

Une hypothèque est-elle encore en cours ? Préparez sa radiation à temps

Si vous vendez un bien immobilier encore grevé d’une hypothèque, votre banque doit vous fournir une attestation indiquant le solde restant à la date prévue de radiation (certificado de deuda pendiente). Cette attestation doit être coordonnée avec le rendez-vous chez le notaire afin que l’hypothèque puisse être radiée lors du même rendez-vous ou immédiatement après. Sans cette coordination, des retards peuvent survenir, sans lien avec la vente elle-même, mais uniquement dus à l’organisation de la banque.

Attention : anticipez cette démarche. Contrairement à l’attestation de la copropriété, aucun délai légal ne s’applique ici : il est donc d’autant plus important de contacter votre banque suffisamment tôt.

Documents de construction et cas particuliers : succession, location, résidence à l’étranger

Outre les documents essentiels, certaines pièces ne sont nécessaires que dans des situations particulières, mais elles peuvent alors être déterminantes :

  • Documents de construction, s’ils sont disponibles : permis de construire, permis de première occupation (licencia de primera ocupación) et documents relatifs aux autorisations obtenues ultérieurement. S’ils manquent pour une partie de la maison, cela devra être abordé dans la négociation : ce n’est pas nécessairement un obstacle à la vente, mais l’acheteur doit en être informé.
  • Biens loués : le contrat de location en cours et les informations relatives au dépôt de garantie versé font partie des documents, car ils sont transférés à l’acheteur.
  • Vendeurs étrangers : une pièce d’identité et le NIE sont obligatoires. Si vous n’êtes pas présent sur place pour la vente, vous aurez besoin d’une procuration, dont vous devrez convenir à l’avance de la forme exacte avec le notaire. Vous trouverez plus de détails dans le guide Vollmacht Spanien Notar.
  • Biens immobiliers hérités : des justificatifs supplémentaires liés à la procédure successorale sont nécessaires avant toute vente. Le guide dédié Vendre un bien immobilier hérité aborde ce sujet en détail.

Documents fiscaux pour le rendez-vous chez le notaire

Avant de vous présenter chez le notaire, vous devez connaître 2 points fiscaux :

Impôt/document Qui est redevable Base légale
Retenue de 3 % pour les vendeurs non-résidents L’acheteur retient et verse la somme Modelo 211
Plusvalía municipal en principe le vendeur ; si le vendeur est non-résident, l’acheteur devient sustituto del contribuyente Art. 106 TRLRHL

Si vous n’êtes pas résident fiscal en Espagne au moment de la vente, l’acheteur retient 3 % du prix de vente et déclare ce montant à l’administration fiscale via le Modelo 211, à titre d’acompte sur une éventuelle plus-value. La Plusvalía municipal, l’impôt communal sur la hausse de valeur du terrain, est en principe due par le vendeur ; si vous êtes non-résident, l’acheteur prend toutefois le relais en tant que redevable substitué et doit la verser.

Ces 2 sujets sont suffisamment complexes pour faire l’objet de guides dédiés : pour savoir comment récupérer ultérieurement la retenue de 3 %, consultez Remboursement de la retenue de 3% ; pour la Plusvalía en détail, Plusvalía Municipal ; et pour l’ensemble de la fiscalité applicable à la vente, Impôts lors de la vente.

Remarque : pour déterminer précisément votre situation fiscale — statut de résidence, exonérations, double imposition avec l’Allemagne — il est préférable de solliciter suffisamment tôt les conseils d’un juriste ou d’un conseiller fiscal germanophone. Vous trouverez des interlocuteurs compétents à Majorque dans l’annuaire des avocats.

Erreurs les plus fréquentes lors de la préparation des documents

  • Demander trop tard le certificat de la communauté. 7 jours constituent un délai maximal, pas une garantie : en pratique, cela prend souvent plus longtemps, surtout pendant les périodes de vacances.
  • Confondre Cédula et conformité urbanistique. Une Cédula valide ne donne pas carte blanche pour des agrandissements non autorisés.
  • Ne pas comparer à l'avance le registre foncier et le cadastre. Sinon, les divergences n'apparaissent qu'au cours des vérifications de l'acheteur, avec des délais à gérer dans l'urgence.
  • Ne pas coordonner l'attestation bancaire relative à la radiation de l'hypothèque avec le rendez-vous chez le notaire. Cela entraîne des retards qui n'ont rien à voir avec la vente elle-même.
  • Obtenir le label énergétique seulement pour le rendez-vous chez le notaire, et non pour l'annonce. La loi l'exige dès la publication de l'annonce.
  • En tant que vendeur non-résident, ignorer la retenue de 3 % et l'obligation de l'acheteur concernant la Plusvalía. Ces 2 éléments influencent le montant net que vous percevrez au final.

Que se passe-t-il ensuite ?

Une fois tous les documents réunis et le certificat de la communauté, la Cédula et le certificat énergétique vérifiés, le processus de vente proprement dit peut commencer : réservation ou avant-contrat, coordination avec le notaire, signature de l'acte et, pour les vendeurs non-résidents, règlement fiscal de la retenue et de la Plusvalía par la suite. Le guide Immobilie verkaufen décrit l'ensemble de la procédure, y compris le rôle de l'agent immobilier et du notaire. Si vous recherchez encore un agent immobilier pour commercialiser votre bien, l'Branchenverzeichnis Immobilienmakler vous aidera à faire votre choix.

Liste de contrôle à imprimer

  • Escritura et Nota Simple récente demandées
  • Extrait cadastral comparé aux informations du registre foncier
  • Cédula de Habitabilidad disponible et valide dans le délai de 10 ans
  • Certificat énergétique établi et intégré à l'annonce
  • Certificat de la copropriété demandé suffisamment tôt
  • Dernier avis d’IBI et taxe d’enlèvement des ordures préparés
  • Factures des fournisseurs et données contractuelles réunies pour le changement de titulaire
  • En cas d’hypothèque en cours : attestation bancaire demandée et coordonnée avec le rendez-vous chez le notaire
  • Documents de construction relatifs aux extensions vérifiés et, le cas échéant, régularisation clarifiée
  • En cas de location : contrat de location et informations sur le dépôt de garantie disponibles
  • Pièce d’identité/NIE à jour et, le cas échéant, forme de la procuration convenue avec le notaire
  • Situation fiscale clarifiée (statut de résident, retenue de 3 %, Plusvalía)

Conclusion

À Majorque, la vente d’un bien immobilier échoue rarement à cause de l’acheteur, mais presque toujours parce qu’un document manque au dernier moment. L’attestation de la copropriété en est l’exemple le plus frappant : sans elle, le notaire ne peut tout simplement pas établir l’acte. La Cédula et le certificat énergétique peuvent sembler bureaucratiques, mais chacun repose sur une base légale précise et répond à une logique propre : la Cédula concerne l’habitabilité, et non la légalité de la construction ; l’étiquette énergétique doit déjà figurer dans l’annonce. En réunissant suffisamment tôt les documents de cette liste de contrôle, vous gagnez, lors de la vente proprement dite, le temps qui compte vraiment à la fin.

Sources officielles

Que se passe-t-il si je ne peux pas fournir l'attestation de la copropriété ?
Sans cette attestation, le notaire ne peut pas établir l'acte, conformément à l'Art. 9.1 e) LPH. Exception : l'acheteur vous dispense expressément de cette obligation.
Combien de temps la Cédula de Habitabilidad est-elle valable ?
Aux Baléares, elle est valable administrativement 10 ans. À Majorque, sa délivrance et son renouvellement relèvent du Consell de Mallorca.
Qu'en est-il des logements très anciens sans Cédula ?
Pour les logements construits avant le 1er mars 1987, il existe une attestation d'absence (`certificació de carència`), également délivrée par le Consell Insular compétent.
Une Cédula en cours de validité suffit-elle à prouver qu’une extension est légale ?
Non. La Cédula atteste uniquement que le bien est habitable ; elle ne certifie pas la légalité, au regard du droit de l’urbanisme, des extensions ou transformations. Ce point doit faire l’objet d’une vérification distincte.
Le certificat énergétique doit-il déjà figurer dans l’annonce de vente ?
Oui. L’art. 15.2 du Real Decreto 390/2021 impose d’afficher l’étiquette énergétique dans toute offre, promotion ou publicité relative à une vente ou à une location.
Quelles sont les conséquences fiscales si je vends en tant que propriétaire non-résident ?
L’acheteur retient 3 % du prix de vente et les reverse au moyen du Modelo 211. Pour la Plusvalía municipal, dont le vendeur est en principe redevable, l’acheteur devient le redevable substitué lorsque le vendeur est non-résident.
Pendant combien de temps mon bien reste-t-il responsable d’anciennes dettes de copropriété impayées ?
La responsabilité réelle est limitée à la part exigible de l’année d’acquisition et des trois années civiles précédentes.
Dans quel délai la copropriété doit-elle délivrer l’attestation si je vis à l’étranger ?
La loi prévoit un délai maximal de sept jours calendaires à compter de la demande. Demandez-la néanmoins suffisamment tôt, car les gestionnaires et les présidents ne sont pas toujours joignables immédiatement.