Fullmakt hos spansk notarie: Hantera fastighetsköp och myndighetsärenden på distans

Har du hittat din drömbostad på Mallorca, men kan inte flyga till Spanien varje gång du behöver uträtta ärenden hos myndigheterna eller gå till notaren? Det är just därför som det finns en notariell fullmakt ( Poder Notarial ) utfärdad av en spansk notarie. Den gör det möjligt att ge en betrodd person – oftast en advokat eller en gestor – fullmakt att i ditt namn underteckna avtal, ansöka om NIE, hantera arv eller sköta fastighetsregistreringsformaliteter. Vad många inte vet är att fullmakten även kan upprättas hos en tysk notarie – med apostille och översättning är den fullt giltig i Spanien. I den här guiden får du reda på vilka typer av fullmakter som finns, hur processen från Tyskland till Spanien fungerar, vad det kostar och vilka misstag du absolut bör undvika.

Vill du sköta ditt fastighetsköp eller ett ärende hos myndigheterna på Mallorca genom fullmakt?

• 📩 Skicka en personlig förfrågan — Vi förmedlar certifierade advokater och gestorer på Mallorca
• Översikt: Att köpa fastighet på Mallorca

Vad är ett ”Poder Notarial” och när behöver du det?

En fullmakt (Poder Notarial) är en offentlig handling som upprättas inför en notarie och genom vilken du överlåter rätten till en annan person – den fullmaktsinnehavaren (Apoderado) – att i ditt namn utföra vissa rättsliga handlingar. Enligt spansk rätt är fullmakt i princip tillåten, med undantag för högst personliga rättshandlingar såsom ingående av äktenskap.

Om någon agerar å dina vägnar utan giltig fullmakt är rättshandlingen ogiltig – såvida du inte uttryckligen godkänner den i efterhand. För alla ärenden där en notariatsbevisad handling krävs (fastighetsköp, arvstillträde, fastighetsregistrering) måste fullmakten i sin tur vara upprättad inför notarie. Anledningen är den så kallade formidentiteten: Eftersom själva rättshandlingen upprättas inför notarie måste även fullmakten ha samma form.

Typiska tillämpningsfall i rättsliga förbindelser mellan Tyskland och Spanien:

Obs! För deltagande i ägarmöten eller omregistrering av fordon räcker det med en privat skriven fullmakt. För alla fastighetsregister- och arvärenden krävs notariatsbevisad fullmakt.

De två viktigaste typerna av fullmakter: specialfullmakt och allmän fullmakt

Särskild fullmakt (Poder Especial / Poder Notarial Especial)

Den särskilda fullmakten är anpassad till ett tydligt avgränsat uppdrag – till exempel köp av en viss fastighet, ansökan om NIE-nummer eller hantering av ett konkret arv. Enligt spansk lag måste rättshandlingen beskrivas i detalj. En allmän formulering som ”jag ger fullmakt för alla mina personliga angelägenheter” räcker inte i Spanien – till skillnad från vad som gäller enligt tysk rätt.

Den särskilda fullmakten innehåller vanligtvis bestämmelser om detta:

• om ombudet får utfärda underfullmakter,
• om han är undantagen från förbudet mot att ingå avtal med sig själv,
• för vilket konkret avtalsföremål (fastighet med fastighetsbeteckning eller fastighetsregisternummer) fullmakten gäller.

Allmän fullmakt (Poder General)

En allmän fullmakt ger omfattande befogenheter för olika förmögenhetsrättsliga åtgärder. Den är vanlig mellan makar eller i den löpande affärsverksamheten. Eftersom en tysk allmän fullmakt inte är direkt tillämplig i Spanien måste även en allmän fullmakt uppfylla de spanska lagarnas krav på innehåll och tydligt ange vilka uppgifter den omfattar.

Observera: En allmän fullmakt som utfärdats i Tyskland och som inte anpassats till spansk rätt accepteras i regel inte av spanska notarier eller fastighetsregistret. Låt alltid texten utarbetas av en advokat eller en advokatbyrå som är insatt i spansk rätt.

Så här upprättar du en fullmakt från Tyskland: två lagliga sätt

I princip har du två möjligheter att upprätta en notariellt bestyrkt fullmakt som gäller i Spanien utan att behöva resa till Mallorca.

Alternativ 1: Tysk notarie + apostille + översättning

Detta är det vanligaste sättet. Enligt spansk lag erkänns utländska officiella handlingar, förutsatt att de har upprättats på korrekt sätt, överensstämmer med lagstiftningen i det land där de utfärdats, är försedda med en apostille och lämnas in på spanska.

Steg för steg:

1. Låt utarbeta fullmaktstexten: En advokat med erfarenhet av spansk rätt eller den anlitade advokatbyrån i Spanien utarbetar ett tvåspråkigt utkast (tyska + spanska) eller en fullmaktstext enbart på spanska. Många advokatbyråer som är specialiserade på rättsliga förbindelser mellan Tyskland och Spanien vidarebefordrar utkastet i förväg till den spanska notarien för att undvika formella problem vid det senare notariemötet.
2. Besök hos en tysk notarie: Du vänder dig till en tysk notarie efter eget val och låter fullmakten bestyrkas. Notarien måste förstå den spanska fullmaktstexten eller kunna bestyrka den – vissa notariat är specialiserade på internationella handlingar.
3. Ansöka om apostille: Apostillen enligt Haagkonventionen utfärdas av ordföranden vid tingsrätten där den notarie som upprättat handlingen har sitt säte. Den intygar äktheten hos den notariella handlingen för internationella rättsförhållanden.
4. Auktoriserad översättning: Om handlingen är upprättad på tyska krävs en auktoriserad översättning till spanska utförd av en auktoriserad översättare. Om handlingen är upprättad på två språk eller enbart på spanska behövs inte detta steg.
5. Skicka originalet med apostille till Spanien: Originalet (inte en kopia) med påförd apostille skickas med rekommenderat brev eller bud till den befullmäktigade representanten i Spanien.

Alternativ 2: Spaniens honorärkonsul i Tyskland

Alternativt kan du låta fullmakten bestyrkas direkt inför en spansk honorärkonsul i Tyskland. Fördelen är att den sålunda upprättade fullmakten gäller som en spansk konsulär handling och inte behöver förses med en apostille. Det sparar både tid och pengar. Förutsättningen är att ett spanskt honorärkonsulat i din närhet har behörighet att utfärda intyg och att det finns lediga tider.

Kostnadsöversikt: Vad du måste räkna med

De totala kostnaderna beror på om du väljer alternativ 1 eller alternativ 2 och om du anlitar en extern ombud (advokat, gestor) i Spanien.

Obs! Om du befinner dig på Mallorca när fullmakten utfärdas kan den upprättas direkt hos en spansk notarie på plats. Detta sparar in kostnader för apostille och översättning.

Notarkostnaderna för själva köpehandlingen (Escritura) i Spanien tillkommer separat. Mer information finns i vår guide om tillkommande kostnader vid köp på Mallorca.

Fullmakten vid fastighetsköp: Vad den fullmaktsinnehavaren får göra

När du köper en fastighet på Mallorca eller någon annanstans i Spanien är den särskilda fullmakten det viktigaste verktyget om du inte kan närvara personligen vid notarmötet. En välformulerad köpfullmakt ger vanligtvis den fullmaktsinnehavaren möjlighet att:

• Att underteckna bokningsavtalet och förhandsavtalet om handpenning
• Att underteckna den offentliga köpehandlingen ( Escritura Pública )
• Att överlämna köpbeloppet och ta emot kvitton
• Lämna inskattedeklarationer i samband med köpet (t.ex. ITP)
• Att se till att fastighetsregistreringen genomförs
• Eventuellt ta upp eller lösa in ett bolån

Observera: Se till att fullmakten är tillräckligt precist formulerad. Om vissa befogenheter saknas i texten kan notarien vägra att upprätta fullmakten eller så måste mötet skjutas upp. Om ett datum redan har avtalats i Arras-avtalet kan detta leda till avtalsböter och skadeståndskrav.

För en fullständig översikt över hur ett fastighetsköp går till rekommenderar vi vår guide till den juridiska processen vid fastighetsköp i Spanien.

Fullmakt för ansökan om NIE (Apoderamiento)

Den som vill ansöka om ett spanskt skattenummer (NIE) utan att själv resa till Mallorca använder sig av en särskild form av fullmakt: ”apoderamiento”. Förfarandet följer samma princip som vid en köpfullmakt, men är särskilt anpassat för ansökan om NIE.

Vad NIE-fullmakten måste innehålla:

• Fullständiga uppgifter om fullmaktsgivaren: namn, födelsedatum, passnummer, adress
• Fullständiga uppgifter om den befullmäktigade: namn, NIE/DNI, adress, yrke i Spanien
• Uttrycklig behörighet att ansöka om NIE hos den behöriga spanska myndigheten

Total handläggningstid från notariemötet till utfärdandet av NIE: vanligtvis 4–8 veckor.

Fullmakt för arvshantering på Mallorca

Vid ett arv är fullmakten ofta särskilt tidsmässigt kritisk: Den spanska arvsskatten måste deklareras inom 6 månader efter arvets inträffande, och för att arvingarna ska kunna registreras i fastighetsregistret krävs ett notariellt intyg om arvsmottagande. Eftersom själva arvsacceptet måste bekräftas inför notarie i Spanien gäller principen om formidentitet: fullmakten för att sköta arvskiftet måste också upprättas inför notarie.

Fullmakten för arvshanteringen omfattar vanligtvis följande:

• Att acceptera eller avstå från arvet
• Undertecknande av det notariellt bestyrkta arvsdokumentet (Escritura de Aceptación de Herencia)
• Inlämning av arvsskattedeklarationen
• Ansökan om överföring i fastighetsregistret
• Eventuell försäljning av tillgångar i dödsboet

Mer information om tidsfrister och skattesatser på Balearerna hittar du i guiden om arv och gåvor på Balearerna.

Notariatsbevis hos en tysk notarie: Vad du måste ta med dig

För att notariemötet i Tyskland ska gå smidigt bör du ha följande handlingar till hands:

1. Giltigt pass eller identitetskort (original)
2. Färdigställd fullmaktstext (helst tillhandahållen av motpartens advokat eller din advokatbyrå i Spanien)
3. Uppgifter om ombudet: fullständigt namn, spansk NIE- eller DNI-nummer, adress, yrke
4. Uppgifter om avtalets föremål (vid fastighetsköp: adress, fastighetsbeteckning/Referencia Catastral för fastigheten)
5. Uppgifter om fullmaktens omfattning: får ombudet utfärda underfullmakter? Är han undantagen från förbudet mot att ingå avtal med sig själv?

Observera: Vissa advokatbyråer som är specialiserade på rättsliga förfaranden mellan Tyskland och Spanien har kontakter med tyska notarier som upprättar handlingar på spanska. Detta förenklar förfarandet avsevärt och gör en auktoriserad översättning överflödig. Notarier som är behöriga att utfärda sådana handlingar finns bland annat i München, Stuttgart, Frankfurt, Köln, Hamburg och Berlin.

Kan fastighetsköpet även helt och hållet bekräftas hos en tysk notarie?

Ja – och det är mindre känt än det borde vara. Spaniens högsta domstol (Tribunal Supremo) har i sin dom av den 19 juni 2012 (STS 998/2011) bekräftat att ett fastighetsköp i Spanien i princip även kan bekräftas inför en tysk notarie om båda parter så önskar.

Villkor för erkännande av det tyska dokumentet i Spanien (art. 3 och 4 i Ley Hipotecaria, art. 1216 i Código Civil):

I praktiken är detta tillvägagångssätt särskilt lämpligt när köpare och säljare befinner sig i Tyskland och en ombud med hemvist i Spanien endast behövs för enskilda myndighetsärenden. Det egentliga köpeavtalet kan på så sätt ingås i en bekant miljö. Mer om notarförfarandet i Spanien: Notarie vid fastighetsköp i Spanien.

De vanligaste felen vid fullmaktsupprättande hos en spansk notarie

Dessa misstag upprepas gång på gång – och kan bli kostsamma:

1. För allmänt formulerat: En tysk fullmakt utan anpassning till spansk rätt avvisas av spanska notarier. Varje befogenhet måste anges konkret.
2. Felaktig fullmaktsinnehavare: Den som ger fullmakt till någon som inte talar spanska eller saknar spanskt NIE-/DNI-nummer riskerar att stöta på problem vid notariemötet.
3. Saknade eller felaktiga uppgifter om fastigheten: Utan korrekt Referencia Catastral eller fastighetsbeteckning kan notarien inte koppla fullmakten till just den fastighet som ska köpas.
4. Glömt apostillen: Utan apostille räknas det tyska dokumentet inte som en officiell handling i Spanien och erkänns inte av fastighetsregistret.
5. För sen inlämning: Originalet av fullmakten måste finnas tillgängligt i god tid före notartiden i Spanien. En inskannad kopia räcker inte.
6. Förbudet mot att ingå avtal med sig själv kan inte uteslutas: Om den fullmaktsinnehavaren samtidigt är motpart i rättshandlingen krävs ett uttryckligt undantag från förbudet mot att ingå avtal med sig själv.
7. Fullmakt efter fullmaktsgivarens död: En vanlig fullmakt upphör att gälla vid dödsfall – fall där tredje part fortsätter att agera i god tro kan bli komplicerade.

Vad händer sedan? Nästa steg efter att fullmakten har utfärdats

Så snart din ombud har fullmakten i sin besittning kan han eller hon agera i ditt namn. Beroende på situationen är följande steg nästa:

Vid köp av fastighet:

• Undertecknande av reservationsavtalet och det preliminära avtalet (arras)
• Fastighetsregisterutdrag (Nota simple)
• Undertecknande av Escritura hos en spansk notarie
• Betalning av tillkommande kostnader vid köp (ITP, notarieavgifter, fastighetsregistreringsavgifter) – Detaljer: Tillkommande kostnader vid köp på Mallorca
• Registrering i fastighetsregistret

Vid ansökan om NIE:

• Tidsbokning (Cita previa) hos utlänningsmyndigheten
• Inlämning av handlingar, utfärdande av NIE

Vid arvshanteringen:

• Notariellt bekräftat godtagande av arv
• Inlämning av arvsskattedeklarationen (frist: 6 månader)
• Överföring av fastighetsregistret till arvingarna

Checklista: Förbereda fullmakt hos notarie i Spanien

Använd den här checklistan innan du går till notarien:

• Låt en advokat med erfarenhet av spansk rätt utarbeta fullmakten
• Utkastet har skickats i förväg till en spansk notarie (eller köparens/säljarens advokat) och bekräftats
• Giltigt pass eller identitetskort finns
• Fullständiga uppgifter om den fullmaktsinnehavaren (namn, NIE/DNI, adress) finns tillgängliga
• Konkreta uppgifter om avtalets föremål (fastighetsadress, fastighetsbeteckning) har angetts
• Bestämmelser om underfullmakter och självkontraktering ingår i texten
• Bokat notariemöte i Tyskland (helst hos en notarie som är specialiserad på internationella handlingar)
• Ansökan om apostille hos tingsrättens ordförande (ca 25 €)
• Beställ en auktoriserad översättning om handlingen har upprättats på tyska
• Originalet har skickats i god tid med rekommenderat brev/kurir till den befullmäktigade i Spanien
• Mottagningsbekräftelse från ombudet har inhämtats

Slutsats: Med rätt fullmakt sparar du tid, pengar och besvär

Den notariella fullmakten är ett av de mest användbara verktygen inom spansk fastighets- och arvsrätt – förutsatt att den är noggrant utformad. De vanligaste problemen uppstår inte på grund av själva dokumentet, utan på grund av alltför allmänna formuleringar, avsaknad av apostille eller utelämnade uppgifter om avtalets föremål. Låt alltid fullmaktstexten utarbetas av någon som känner till båda rättssystemen och skicka in originalet i god tid. Den som följer detta råd kan sköta sitt fastighetsköp, ansökan om NIE eller arvshanteringen på Mallorca helt på distans – utan tidspress och utan kostsamma efterarbeten.

Officiella källor

• Ley Hipotecaria (art. 3 och 4): Spansk fastighetsregistreringslag – Krav på handlingar som är lämpliga för registrering i fastighetsregistret: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1946-2453
• Spanska civillagen (art. 1216 ff.): Definition av ”Escritura Pública” och fullmaktsrätt: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1889-4763
• Haagkonventionen om apostiller: Grunden för internationellt erkännande av notariatshandlingar: https://www.hcch.net/de/instruments/conventions/full-text/?cid=41
• Consejo General del Notariado (Spanien): Sökning efter notarier och information om det spanska notariatsväsendet: https://www.notariado.org
• Agencia Tributaria Balear (ATIB): Ansvarar för skatter på Balearerna (ITP, arvsskatt): https://www.atib.es
• Registro de la Propiedad (Spanien): https://www.registradores.org