Mallorca.com
fastigheter

Sälja fastighet i Spanien: dokumentchecklista för Mallorca

Ansvarig för innehållet: Frank Menze

Den som vill sälja sin fastighet på Mallorca underskattar nästan alltid en sak: inte priset, inte köparen, utan det dokument som plötsligt saknas vid notariebesöket. Den här checklistan samlar just de handlingar som enligt lag krävs vid fastighetsförsäljning i Spanien eller som i praktiken avgör om mötet kan genomföras – från intyg från ägarföreningen och Cédula de Habitabilidad till energideklarationen. Du får veta vilka tidsfrister som faktiskt är lagstadgade, vilken instans som utfärdar vilket dokument och var fastighetsregistret och fastighetskatastern vanligtvis inte stämmer överens. Det finns separata guider om hur en försäljning går till och vilka skatter som tillkommer, och vi hänvisar till dem där det passar – här handlar det enbart om dokumenten.

Sälja bostad i Spanien: checklista över handlingar

Saknar du en handling eller är osäker på ett dokument?

Översikt över dokumenten: vad du behöver och när

Tabellen nedan sammanfattar de dokument som i regel behövs vid en försäljning på Mallorca – från lagstadgade handlingar till rena praktiska underlag som sparar dig besvär i vardagen.

Dokument Syfte Utfärdande instans Särskilt att tänka på
Escritura + aktuell Nota Simple Uppgifter om äganderätt, belastningar och registrerade byggnader Registro de la Propiedad Bör beställas på nytt strax före tillträdet
Katasterutdrag (Referencia Catastral) Yta, gränser, taxeringsvärde Catastro Vanligaste fördröjningen: avvikelse från fastighetsregistret
Cédula de Habitabilidad Intyg om att bostaden är beboelig Consell de Mallorca Gäller i 10 år, ersätter inte ett intyg om laglighet
Energideklaration (Certificado de Eficiencia Energética) Obligatorisk uppgift i försäljningsannonser och reklam certifierad tekniker Art. 15.2 RD 390/2021
Intyg från ägarföreningen Intyg om skuld för gemensamma kostnader Sekreteraren med presidentens godkännande Utan det får notarien inte upprätta handlingen
Senaste IBI-beslutet och avfallsavgiften Intyg om att kommunala avgifter är betalda Ayuntamiento Varierar från kommun till kommun
Senaste räkningarna från leverantörerna (el, vatten) Överlåtelse av avtalen till köparen Leverantörsföretag –
Bankintyg om kvarvarande skuld Vid pågående bolån, samordning av avregistreringen finansierande bank Måste samordnas med tiden hos notarien
NIE / identitetshandling, vid behov fullmakt Identifikation, företrädande vid frånvaro – Stäm av fullmaktens form med notarien i förväg
Hyresavtal (om bostaden är uthyrd) Uppgifter om deposition och pågående hyresförhållanden – Relevant för köparen

Observera: Alla dessa handlingar är inte "lagstadgade" i strikt mening. Det som regleras i lag är intyget från ägargemenskapen (art. 9.1 e) LPH), energimärkningen i erbjudanden och annonser (art. 15.2 RD 390/2021) samt Cédulans giltighet på 10 år. Övriga punkter är etablerad praxis, som varje notarie och Gestoría kräver i denna form.

Intyget från ägargemenskapen: dokumentet som kan sätta stopp för mötet hos notarien

Det dokument som oftast underskattas på hela listan är intyget från ägargemenskapen (certificado de estar al corriente de pago, alltså ett skuldintyg). Det grundar sig på art. 9.1 e) i Ley 49/1960 sobre propiedad horizontal (LPH), som i det spanska originalet är lagen om ägande av bostäder.

Som säljare kräver lagen konkret 2 saker av dig:

  1. Du måste i den notariella handlingen själv intyga att du har betalat gemenskapsavgifterna – eller uppge vad du fortfarande är skyldig.
  2. Du måste vid detta tillfälle lämna in ett intyg om skulden till ägargemenskapen som stämmer överens med din uppgift.

Lagen är tydlig på denna punkt: Utan detta intyg får notarien inte upprätta den notariella handlingen. Det enda undantaget är om köparen uttryckligen befriar dig från denna skyldighet.

Aspekt Reglering
Utfärdande person Den som är sekreterare, med ordförandens godkännande
Handläggningstid högst 7 kalenderdagar från begäran
Ansvar vid fel Sekreteraren och ordföranden ansvarar vid vållande för riktigheten och för skador till följd av förseningar
Följd utan intyg Notarien får inte upprätta köpehandlingen (undantag: uttryckligt undantag från köparen)
Fastighetens ansvarsperiod den förfallna delen av förvärvsåret plus de 3 föregående kalenderåren

Varför detta över huvud taget är viktigt för köparen: Bostaden ansvarar sakrättsligt för tidigare ägares obetalda skulder till samfälligheten – begränsat till den förfallna delen av förvärvsåret och de 3 föregående kalenderåren. Det är just därför köpare och notarier så konsekvent kräver detta dokument.

Observera: 7 kalenderdagar är en lagstadgad maximal frist, inte en normal handläggningstid. I praktiken kan utfärdandet dra ut på tiden om förvaltningen har semester, ordföranden inte går att nå eller samfälligheten saknar professionell förvaltning. Begär därför intyget flera veckor före det planerade notariemötet, inte först veckan innan. Mer information om samfälligheter finns i guiden Samfällighet i Spanien.

Cédula de Habitabilidad: en särskild fallgrop på Balearerna

Cédula de Habitabilidad intygar att en bostad är beboelig. På Balearerna gäller den administrativt i 10 år. Respektive Consells Insulars ansvarar för utfärdande, förnyelse och – för bostäder från tiden före den 1 mars 1987 – intyg om avsaknad (certificació de carència). På Mallorca är det alltså Consell de Mallorca som ansvarar.

Det som de flesta checklistor utelämnar: Cédula intygar att bostaden är beboelig, inte att den är laglig enligt bygglagstiftningen. En giltig Cédula säger inget om huruvida en senare tillbyggnad, en inredd vind eller ett extra rum har bygglov. De 2 sakerna blandas ständigt ihop i försäljningssamtal – köparen litar på Cédula och missar att en del av huset inte ens existerar enligt bygglagstiftningen.

Observera: Om din fastighet har tillbyggnader som saknar godkännande är det relevant vid försäljning, oavsett Cédula. Läs mer i guiden Legalisera svartbygge och, mer generellt, om byggnadsrättslig kontroll i Bygglov på Mallorca.

Om din Cédula har gått ut eller aldrig har funnits behöver det inte nödvändigtvis försena försäljningen – men du måste reda ut saken innan köparen frågar om den. Läs mer om processen och skillnaden mellan detta och andra dokument i guiden Cédula de Habitabilidad.

Energicertifikat: ett krav i varje annons, inte bara hos notarien

Energicertifikatet (Certificado de Eficiencia Energética) regleras genom Real Decreto 390/2021. För dig som säljare är Art. 15.2 avgörande: energimärkningen måste finnas med i varje erbjudande, marknadsföring och annons som avser försäljning eller uthyrning av byggnaden eller en del av den. Det ska också tydligt framgå om certifikatet gäller ett projekt, en färdig byggnad eller en befintlig byggnad.

Det innebär konkret att redan prospektet som din mäklare lägger ut på nätet måste innehålla energimärkningen – inte först handlingarna till notarien. Saknas den i annonsen är det mer än en formalitet, eftersom lagen uttryckligen gäller all reklam.

Observera: I guiden Energicertifikat i Spanien förklaras hur du ansöker om certifikatet och vad det omfattar.

Fastighetsregistret och fastighetskatastern: när uppgifterna inte stämmer överens

2 register, 2 myndigheter, 2 uppsättningar uppgifter – och förvånansvärt ofta stämmer de inte överens. Det aktuella utdraget ur Registro de la Propiedad (nota simple) visar ägare, yta, belastningar och registrerade byggnader. Utdraget ur fastighetskatastern (referencia catastral) innehåller uppgifter om yta, gränser och taxeringsvärde – utifrån ett eget underlag som förvaltas av Catastro.

Avvikelser mellan de 2 är den överlägset vanligaste orsaken till att en försäljning fördröjs: en terrass som inte är registrerad i fastighetsregistret, en tillbyggnad som finns med i fastighetskatastern men inte har något godkännande, eller helt enkelt olika uppgifter om antal kvadratmeter. Särskilt för lantliga tomter (suelo rústico) skiljer sig uppgifterna om yta och gränsdragning ofta märkbart.

Register Ansvarig myndighet Visar Vanligt problem
Registro de la Propiedad Fastighetsregistret Ägare, belastningar, registrerade byggnader inaktuell eller saknad byggnadsregistrering
Catastro Katastermyndigheten Yta, gränser, taxeringsvärde avviker från uppgifterna i fastighetsregistret

Innan försäljningen är det därför klokt att jämföra båda registren. Helst bör du låta reda ut eventuella avvikelser före notariemötet, i stället för först när köparen upptäcker dem vid sin granskning. I guiden Kontrollera fastighetsregistret i Spanien kan du läsa hur du tolkar en Nota Simple och vad du bör tänka på. Om själva Catastro finns guiden Catastro Spanien.

Finns det fortfarande ett bolån? Förbered avregistreringen i god tid

Om du säljer en bostad som fortfarande är belånad behöver du ett intyg från banken om kvarvarande skuldsaldo på den planerade dagen för avregistrering (certificado de deuda pendiente). Intyget måste tidsmässigt samordnas med notariemötet, så att bolånet kan avregistreras vid samma tillfälle eller direkt efteråt. Utan denna samordning kan det uppstå förseningar som inte har med själva försäljningen att göra, utan enbart beror på bankens handläggning.

Observera: Planera detta steg i god tid. Till skillnad från intyget från bostadsrättsföreningen finns det ingen lagstadgad tidsfrist här – desto viktigare att du själv kontaktar banken i tid.

Byggnadshandlingar och särskilda fall: arv, uthyrning, bosatt utomlands

Utöver de viktigaste handlingarna finns det dokument som bara behövs i vissa situationer, men som då är avgörande:

  • Byggnadshandlingar, om de finns: bygglov, första inflyttningstillstånd (licencia de primera ocupación) och handlingar om senare tillstånd. Saknas de för en del av huset blir det en förhandlingsfråga – inte nödvändigtvis ett hinder för försäljningen, men något som köparen måste känna till.
  • Uthyrda bostäder: Det gällande hyresavtalet och uppgifter om den deponerade depositionen ska ingå i handlingarna, eftersom de övergår till köparen.
  • Utländska säljare: Identitetshandling och NIE är obligatoriska. Om du inte själv är på plats behöver du en fullmakt, vars exakta form du stämmer av med notarien i förväg – mer information finns i guiden Fullmakt Spanien notarie.
  • Ärvda fastigheter: Innan fastigheten kan säljas behövs ytterligare handlingar från bouppteckningen. I den separata guiden Sälja ärvd fastighet går vi igenom detta i detalj.

Skattehandlingar inför notarieavtalet

Det finns 2 skattefrågor du bör känna till innan du sätter dig vid notariebordet:

Skatt/handling Vem är betalningsskyldig Underlag
3 % innehållning vid försäljning av en icke-resident Köparen håller inne beloppet och betalar in det Modelo 211
Plusvalía municipal i regel säljaren; om säljaren är icke-resident träder köparen in som sustituto del contribuyente Art. 106 TRLRHL

Om du inte är skattemässigt bosatt i Spanien när försäljningen sker, håller köparen inne 3 % av köpeskillingen och anmäler beloppet till skattemyndigheten via Modelo 211. Det är en förskottsbetalning för en eventuell värdeökning. Plusvalía municipal, den kommunala skatten på markens värdeökning, ska i regel betalas av säljaren. Är du icke-resident träder dock köparen in som ersättningsskattskyldig och måste betala in skatten.

Båda frågorna är så komplexa att de har egna guider: Läs om hur du senare får tillbaka 3 % innehållningen under Återbetalning av 3 % innehållning, om Plusvalía i detalj under Plusvalía Municipal och om den samlade skattebördan vid försäljning under Skatter vid försäljning.

Observera: För en konkret bedömning av din skattesituation – bosättningsstatus, avdrag och dubbelbeskattning med Tyskland – är det klokt att i god tid anlita en tyskspråkig jurist eller skatterådgivare. Via Branschkatalogen för advokater hittar du lämpliga kontaktpersoner på Mallorca.

De vanligaste misstagen när du förbereder handlingarna

  • Att begära intyget från ägarföreningen för sent. 7 dagar är en maxfrist, inte en garanti – i praktiken tar det ofta längre tid, särskilt under semestertider.
  • Att blanda ihop Cédula och bygglovsenlighet. En giltig Cédula ger inte fritt fram för tillbyggnader som saknar tillstånd.
  • Att inte jämföra fastighetsregistret och fastighetskatastern i förväg. Annars upptäcks avvikelserna först när köparen granskar handlingarna – och då kostar de tid när tiden är knapp.
  • Att inte samordna bankintyget om avveckling av hypoteket med tiden hos notarien. Det leder till förseningar som inte har med själva försäljningen att göra.
  • Att skaffa energideklarationen först till mötet hos notarien, i stället för till annonsen. Enligt lag måste den redan finnas med i marknadsföringen.
  • Att som säljare utan skatterättslig hemvist ignorera 3-%-innehållningen och köparens skyldighet att betala Plusvalía. Båda påverkar vad du till slut får ut netto.

Vad händer sedan?

När alla handlingar är samlade och intyget från ägarföreningen, Cédula och energideklarationen har kontrollerats, börjar själva försäljningsprocessen: reservation eller föravtal, samordning med notarien, undertecknande av köpehandlingen och – för säljare utan skatterättslig hemvist – den efterföljande skattehanteringen av innehållning och Plusvalía. Hela processen, inklusive mäklarens och notariens roller, beskrivs i guiden Sälja bostad. Om du fortfarande söker en mäklare för marknadsföringen hjälper Branschregister för fastighetsmäklare dig att välja.

Checklista att skriva ut

  • Escritura och aktuell Nota Simple begärda
  • Utdrag ur fastighetskatastern jämfört med uppgifterna i fastighetsregistret
  • Cédula de Habitabilidad finns och är giltig inom 10 år
  • Energideklaration upprättad och angiven i annonsen
  • Intyg från ägarföreningen begärt i god tid
  • Senaste IBI-beskedet och avgiften för sophämtning framlagda
  • Räkningar från leverantörer och avtalsuppgifter för ägarbytet samlade
  • Vid pågående bolån: bankintyg begärt och samordnat med tiden hos notarien
  • Byggnadshandlingar för tillbyggnader granskade och eventuell legalisering utredd
  • Vid uthyrning: hyresavtal och uppgifter om deposition klara
  • ID-handling/NIE aktuell, fullmaktens form vid behov avstämd med notarien
  • Skattesituationen (bosättningsstatus, 3-%-innehållande skatt, Plusvalía) utredd

Slutsats

En bostadsförsäljning på Mallorca faller sällan på köparen, men nästan alltid på ett dokument som saknas i sista stund. Intyget från ägargemenskapen är det tydligaste exemplet: utan det upprättar notarien helt enkelt inte köpehandlingen. Cédula och energideklarationen kan verka byråkratiska, men båda har en tydlig rättslig grund och fyller olika funktioner – Cédula gäller bostadens beboelighet, inte byggnadens lagenlighet, och energimärkningen måste finnas redan i annonsen. Om du samlar in handlingarna i den här checklistan i god tid vinner du just den tid i själva försäljningsprocessen som blir avgörande i slutändan.

Officiella källor

Vad händer om jag inte kan lämna in intyget från ägarföreningen?
Utan detta intyg får notarien enligt Art. 9.1 e) LPH inte upprätta handlingen. Undantag: Köparen befriar dig uttryckligen från denna skyldighet.
Hur länge är Cédula de Habitabilidad giltig?
På Balearerna är den administrativt giltig i 10 år. Utfärdande och förnyelse hanteras på Mallorca av Consell de Mallorca.
Vad gäller för mycket gamla bostäder utan Cédula?
För bostäder från före 1 mars 1987 finns ett intyg om avsaknad (`certificació de carència`), som också utfärdas av behörig Consell Insular.
Räcker en giltig Cédula som bevis på att en tillbyggnad är laglig?
Nej. Cédula intygar bara att bostaden är beboelig, inte att tillbyggnader eller ombyggnader är bygglovsrättsligt lagliga. Det måste kontrolleras separat.
Måste energideklarationen redan finnas med i försäljningsannonsen?
Ja. Art. 15.2 i Real Decreto 390/2021 kräver att energimärkningen finns med i varje erbjudande, marknadsföring och annons som gäller försäljning eller uthyrning.
Vad händer skattemässigt när jag säljer som icke-resident ägare?
Köparen håller inne 3 % av köpeskillingen och betalar in beloppet via Modelo 211. När det gäller Plusvalía municipal, som i regel ska betalas av säljaren, träder köparen in som ersättningsskyldig för skatten vid försäljning från icke-residenta säljare.
Hur länge ansvarar min fastighet för gamla, obetalda avgifter till ägarföreningen?
Det sakrättsliga ansvaret är begränsat till den förfallna delen för förvärvsåret och de 3 föregående kalenderåren.
Hur snabbt måste ägarföreningen utfärda intyget när jag bor utomlands?
Enligt lag senast inom 7 kalenderdagar från begäran. Begär ändå intyget i god tid, eftersom förvaltare och ordförande inte alltid går att nå direkt.