Mallorca.com
vastgoed

Woning verkopen in Spanje: de documentenchecklist voor Mallorca

Verantwoordelijk voor de inhoud: Frank Menze

Wie zijn woning op Mallorca wil verkopen, onderschat bijna altijd 1 aspect: niet de prijs, niet de koper, maar het document dat op het moment van de afspraak bij de notaris ineens ontbreekt. Deze checklist bevat precies de documenten die bij de verkoop van een woning in Spanje wettelijk verplicht zijn of die er in de praktijk voor kunnen zorgen dat de afspraak wel of niet doorgaat – van de verklaring van de vereniging van eigenaren en de Cédula de Habitabilidad tot het energieprestatiecertificaat. Je leest welke termijnen daadwerkelijk wettelijk zijn vastgelegd, welke instantie welk document afgeeft en waar het eigendomsregister en het kadaster doorgaans van elkaar afwijken. Voor algemene informatie over het verkoopproces en de verschuldigde belastingen zijn er aparte gidsen, waarnaar we op de juiste plekken verwijzen – hier gaat het uitsluitend om de documenten.

Woning verkopen in Spanje: checklist met documenten

Ontbreekt er een document of twijfel je over een bepaald document?

De documenten op een rij: wat je wanneer nodig hebt

De onderstaande tabel vat de documenten samen die je bij een verkoop op Mallorca vrijwel altijd nodig hebt – van wettelijk verplichte documenten tot documenten die niet verplicht zijn, maar je in de praktijk veel gedoe besparen.

Document Waarvoor Uitgevende instantie Bijzonderheid
Escritura + actuele Nota Simple Eigendomstitel, lasten, geregistreerde bouwwerken Registro de la Propiedad Moet kort voor de afspraak opnieuw worden aangevraagd
Kadastraal uittreksel (Referencia Catastral) Oppervlakte, grenzen, kadastrale waarde Catastro Meest voorkomende vertraging: afwijking van het kadaster
Cédula de Habitabilidad Bewijs van bewoonbaarheid Consell de Mallorca 10 jaar geldig, vervangt geen bewijs van legaliteit
Energiecertificaat (Certificado de Eficiencia Energética) Verplichte vermelding in verkoopaanbod en reclame gecertificeerd technicus Art. 15.2 RD 390/2021
Verklaring van de vereniging van eigenaren Bewijs van de openstaande bijdragen aan de vereniging Secretaris met toestemming van de voorzitter Zonder deze verklaring mag de notaris de akte niet passeren
Meest recente IBI-aanslag en afvalstoffenheffing Bewijs dat de gemeentelijke heffingen zijn betaald Ayuntamiento Verschilt per gemeente
Meest recente energierekeningen (elektriciteit, water) Overdracht van de contracten aan de koper Nutsbedrijven –
Bankverklaring over de resterende schuld Bij een lopende hypotheek: afstemming over de doorhaling financierende bank Moet worden afgestemd op de afspraak bij de notaris
NIE / identiteitsdocument, eventueel volmacht Identificatie, vertegenwoordiging bij afwezigheid – Stem de vorm van de volmacht vooraf af met de notaris
Huurovereenkomst (indien verhuurd) Gegevens over de borgsom en lopende huurovereenkomsten – Relevant voor de koper

Let op: Niet elk van deze documenten is in strikte zin "wettelijk verplicht". Wettelijk verankerd zijn wel de verklaring van de vereniging van eigenaars (Art. 9.1 e) LPH), het energielabel in aanbiedingen en reclame (Art. 15.2 RD 390/2021) en de geldigheid van 10 jaar van de Cédula. De overige punten zijn vaste praktijk: elke notaris en elke Gestoría verlangt ze in deze vorm.

De verklaring van de vereniging van eigenaars: het document dat de afspraak bij de notaris kan laten mislukken

Het document dat het vaakst wordt onderschat in de hele lijst, is de verklaring van de vereniging van eigenaars (certificado de estar al corriente de pago, oftewel een schuldenverklaring). De basis hiervoor is Art. 9.1 e) van de Ley 49/1960 sobre propiedad horizontal (LPH), in het Spaanse origineel de wet op het appartementsrecht.

Concreet stelt de wet 2 eisen aan jou als verkoper:

  1. Je moet in de notariële akte zelf verklaren dat je bij bent met de gemeenschapskosten – of aangeven wat je nog verschuldigd bent.
  2. Je moet op dat moment een verklaring over je schulden bij de vereniging overleggen die overeenkomt met jouw verklaring.

De wet is hierover duidelijk: Zonder deze verklaring mag de notaris de akte niet passeren. Er is slechts 1 uitzondering: de koper ontslaat je uitdrukkelijk van deze verplichting.

Aspect Regeling
Persoon die de verklaring afgeeft Degene die de functie van secretaris vervult, met instemming van de voorzitter
Behandelingstermijn maximaal 7 kalenderdagen na aanvraag
Aansprakelijkheid bij fouten De secretaris en voorzitter zijn bij schuld aansprakelijk voor de juistheid en schade door vertraging
Gevolg zonder verklaring De notaris mag de akte niet passeren (uitzondering: uitdrukkelijke vrijstelling door de koper)
Aansprakelijkheidsperiode van het vastgoed het verschuldigde deel van het jaar van verkrijging plus de 3 voorgaande kalenderjaren

Waarom dit de koper überhaupt aangaat: de woning staat zakelijk in voor openstaande gemeenschapsschulden van de vorige eigenaren – beperkt tot het verschuldigde deel van het jaar van verkrijging en de 3 voorgaande kalenderjaren. Juist daarom staan kopers en notarissen zo consequent op dit document.

Let op: 7 kalenderdagen is een wettelijke maximumtermijn, geen gebruikelijke behandelingstijd. In de praktijk loopt de afgifte vertraging op als de beheerder met vakantie is, de voorzitter niet bereikbaar is of de gemeenschap helemaal geen professionele beheerder heeft. Vraag de verklaring daarom weken vóór de geplande afspraak bij de notaris aan, niet pas in de week ervoor. Meer informatie over de eigenaarsgemeenschap vind je in de gids Eigendomsgemeenschap Spanje.

Cédula de Habitabilidad: een specifieke valkuil op de Balearen

De Cédula de Habitabilidad bevestigt dat een woning bewoonbaar is. Op de Balearen is deze administratief 10 jaar geldig. De betreffende Consells Insulars zijn verantwoordelijk voor de afgifte en verlenging en – bij woningen van vóór 1 maart 1987 – voor de verklaring dat deze ontbreekt (certificació de carència). Op Mallorca is dat de Consell de Mallorca.

Het punt dat de meeste checklists onvermeld laten: de Cédula bevestigt de bewoonbaarheid, niet de bouwrechtelijke legaliteit. Een geldige Cédula zegt niets over de vraag of voor een latere aanbouw, een verbouwde zolder of een extra kamer een bouwvergunning is verleend. In verkoopgesprekken worden deze 2 zaken voortdurend met elkaar verward – de koper vertrouwt op de Cédula en ziet over het hoofd dat een deel van het huis bouwrechtelijk helemaal niet bestaat.

Let op: Heeft je woning niet-vergunde aanbouwen, dan is dat relevant voor de verkoop, ongeacht de Cédula. Lees meer in de gids Schwarzbau legalisieren en over de bouwrechtelijke controle in het algemeen onder Baugenehmigung Mallorca.

Is je Cédula verlopen of is die er nooit geweest, dan hoeft dat de verkoop niet per se te vertragen. Wel moet je dit regelen voordat de koper ernaar vraagt. Meer over de procedure en het verschil met andere documenten lees je in de gids Cédula de Habitabilidad.

Energiecertificaat: verplicht in elke advertentie, niet alleen bij de notaris

Het energiecertificaat (Certificado de Eficiencia Energética) is geregeld in Real Decreto 390/2021. Voor verkopers is art. 15.2 doorslaggevend: het energielabel moet staan in elk aanbod, elke promotie en elke reclame-uiting voor de verkoop of verhuur van het gebouw of een deel daarvan. Daarbij moet duidelijk zijn of het certificaat betrekking heeft op een project, een voltooid bouwwerk of een bestaand gebouw.

Concreet betekent dit: ook de brochure die je makelaar online zet, moet al het energielabel bevatten – niet pas de documenten voor de notaris. Ontbreekt het in de advertentie, dan is dat meer dan een formaliteit, want de wet noemt uitdrukkelijk elke vorm van reclame.

Let op: Hoe je het certificaat aanvraagt en wat er inhoudelijk wordt beoordeeld, lees je in de gids Energiezertifikat Spanien.

Kadaster en eigendomsregister: als de gegevens niet overeenkomen

2 registers, 2 instanties, 2 gegevensbestanden – en opvallend vaak komen ze niet overeen. Het actuele uittreksel uit het Registro de la Propiedad (nota simple) vermeldt de eigenaar, oppervlakte, lasten en geregistreerde bouwwerken. Het kadastrale uittreksel (referencia catastral) bevat de oppervlakte, grenzen en kadastrale waarde – op basis van eigen gegevens, bijgehouden door het Catastro.

Verschillen tussen beide zijn veruit de meest voorkomende reden waarom een verkoop vertraging oploopt: een terras dat niet in het eigendomsregister staat, een aanbouw die wel in het kadaster voorkomt maar nergens is vergund, of simpelweg verschillende aantallen vierkante meters. Vooral bij landelijke percelen (suelo rústico) lopen de gegevens over oppervlakte en perceelsgrenzen vaak merkbaar uiteen.

Register Bevoegde instantie Toont Veelvoorkomend probleem
Registro de la Propiedad Kadaster Eigenaar, lasten, geregistreerde bouwwerken verouderde of ontbrekende bouwregistratie
Catastro kadaster Oppervlakte, grenzen, kadastrale waarde wijkt af van de gegevens in het eigendomsregister

Daarom is het verstandig om vóór de verkoop beide registers naast elkaar te leggen. Idealiter laat je afwijkingen al vóór de afspraak bij de notaris ophelderen, en niet pas wanneer de koper ze tijdens de controle ontdekt. In de gids Eigendomsregister Spanje controleren lees je hoe je een Nota Simple leest en waarop je moet letten; over het kadaster zelf is er de gids Catastro Spanje.

Loopt er nog een hypotheek? Bereid de doorhaling op tijd voor

Verkoop je een woning waarop nog een hypotheek rust, dan heb je van je bank een verklaring nodig van het resterende saldo op de geplande datum van doorhaling (certificado de deuda pendiente). Deze verklaring moet aansluiten op de afspraak bij de notaris, zodat de hypotheek tijdens dezelfde afspraak of direct daarna kan worden doorgehaald. Zonder deze afstemming kunnen vertragingen ontstaan die niets met de verkoop zelf te maken hebben, maar uitsluitend met de afhandeling door de bank.

Let op: Plan deze stap op tijd in. Anders dan voor de verklaring van de gemeenschap geldt hiervoor geen wettelijke termijn. Het is dus des te belangrijker dat je zelf tijdig bij de bank navraagt.

Bouwdocumenten en bijzondere situaties: geërfd, verhuurd, woonachtig in het buitenland

Naast de kerndocumenten zijn er stukken die alleen in bepaalde situaties nodig zijn, maar dan wel doorslaggevend kunnen zijn:

  • Bouwdocumenten, voor zover aanwezig: bouwvergunning, vergunning voor eerste ingebruikname (licencia de primera ocupación) en documenten over latere vergunningen. Ontbreken deze voor een deel van het huis, dan is dat een onderhandelingspunt. Het hoeft de verkoop niet in de weg te staan, maar de koper moet hiervan wel op de hoogte zijn.
  • Verhuurde woningen: Het lopende huurcontract en de gegevens over de gestorte waarborgsom horen bij de documenten, omdat deze op de koper overgaan.
  • Buitenlandse verkopers: Een identiteitsdocument en NIE zijn verplicht. Verkoop je niet persoonlijk ter plaatse, dan heb je een volmacht nodig. Stem de precieze vorm daarvan vooraf af met de notaris. Meer hierover lees je in de gids Volmacht Spanje notaris.
  • Geërfde woningen: Voordat je überhaupt kunt verkopen, zijn aanvullende documenten uit de nalatenschapsprocedure nodig. De aparte gids Geërfde woning verkopen gaat hier uitgebreid op in.

Fiscale documenten voor de afspraak bij de notaris

Voordat je bij de notaris aanschuift, moet je 2 fiscale zaken kennen:

Belasting/document Wie is belastingplichtig Grondslag
Inhouding van 3% bij een niet-residente verkoper Koper houdt in en draagt af Modelo 211
Plusvalía municipal in principe de verkoper; bij een niet-residente verkoper treedt de koper op als sustituto del contribuyente Art. 106 TRLRHL

Ben je op het moment van verkoop niet fiscaal inwoner van Spanje, dan houdt de koper 3% van de koopsom in en meldt hij dit bedrag via Modelo 211 bij de belastingdienst. Dit is een vooruitbetaling op eventuele vermogenswinst. De Plusvalía municipal, de gemeentelijke belasting over de waardestijging van de grond, is in principe verschuldigd door de verkoper. Ben je niet-resident, dan treedt de koper echter op als vervangende belastingplichtige en moet hij deze belasting afdragen.

Beide onderwerpen zijn complex genoeg voor aparte gidsen: hoe je de inhouding van 3% later terugkrijgt, lees je onder Teruggave inhouding van 3%, meer over de Plusvalía vind je onder Plusvalía Municipal en de volledige belastingdruk bij verkoop onder Belastingen bij verkoop.

Let op: Voor een concrete fiscale beoordeling van jouw situatie – woonplaatsstatus, vrijstellingen, dubbele belasting met Duitsland – is het verstandig om tijdig juridisch of fiscaal advies in het Duits in te winnen. Via het Branchenverzeichnis Rechtsanwälte vind je hiervoor geschikte contactpersonen op Mallorca.

De meest voorkomende fouten bij het voorbereiden van de documenten

  • Het certificaat van de VvE te laat aanvragen. 7 dagen is een maximale termijn, geen garantie – in de praktijk duurt het vaak langer, vooral in vakantieperiodes.
  • De Cédula en de legaliteit van de bouw met elkaar verwarren. Een geldige Cédula is geen vrijbrief voor aanbouwen zonder vergunning.
  • Het eigendomsregister en het kadaster niet vooraf met elkaar vergelijken. Afwijkingen komen anders pas aan het licht tijdens de controle door de koper – en kosten dan tijd terwijl de druk hoog is.
  • De bankverklaring voor het royeren van de hypotheek niet afstemmen op de afspraak bij de notaris. Dat leidt tot vertragingen die niets met de verkoop zelf te maken hebben.
  • Het energielabel pas voor de afspraak bij de notaris regelen en niet voor de advertentie. Wettelijk gezien is het al in de reclame verplicht.
  • Als niet-residente verkoper de 3%-inhouding en de verplichting van de koper om Plusvalía te betalen negeren. Beide hebben invloed op wat je uiteindelijk netto overhoudt.

Wat volgt er daarna?

Zijn alle documenten compleet en zijn het certificaat van de VvE, de Cédula en het energiecertificaat gecontroleerd, dan volgt het eigenlijke verkoopproces: een reservering of voorlopig contract, afstemming met de notaris, de notariële vastlegging en – bij niet-residente verkopers – de fiscale afhandeling van de inhouding en Plusvalía daarna. De complete procedure, inclusief de rol van de makelaar en de notaris, wordt beschreven in de gids Een woning verkopen. Zoek je nog een makelaar voor de verkoop, dan helpt de bedrijvengids voor makelaars je bij je keuze.

Checklist om uit te printen

  • Escritura en actuele Nota Simple opgevraagd
  • Kadasteruittreksel vergeleken met de gegevens uit het eigendomsregister
  • Cédula de Habitabilidad aanwezig en nog geldig binnen de termijn van 10 jaar
  • Energiecertificaat opgesteld en in de advertentie opgenomen
  • Certificaat van de VvE tijdig aangevraagd
  • Laatste IBI-aanslag en afvalstoffenheffing klaargelegd
  • Facturen van nutsbedrijven en contractgegevens voor de overschrijving verzameld
  • Bij een lopende hypotheek: bankverklaring aangevraagd en afgestemd op de afspraak bij de notaris
  • Bouwdocumenten voor aanbouwen gecontroleerd, indien nodig legalisatie geregeld
  • Bij verhuur: huurcontract en gegevens over de waarborgsom klaargelegd
  • Identiteitsbewijs/NIE actueel, vorm van de volmacht indien nodig afgestemd met de notaris
  • Fiscale situatie (verblijfsstatus, 3-%-inhouding, Plusvalía) geregeld

Conclusie

De verkoop van een woning op Mallorca loopt zelden stuk op de koper, maar vrijwel altijd op een document dat op het laatste moment ontbreekt. De verklaring van de vereniging van eigenaren is daarvan het duidelijkste voorbeeld: zonder dit document passeert de notaris de akte eenvoudigweg niet. De Cédula en het energiecertificaat lijken bureaucratisch, maar hebben allebei een duidelijke wettelijke basis en een eigen functie – de Cédula gaat over de bewoonbaarheid, niet over de bouwrechtelijke status, en het energielabel moet al in de advertentie staan. Wie de documenten uit deze checklist op tijd verzamelt, wint tijdens het verkoopproces precies de tijd die uiteindelijk telt.

Officiële bronnen

Wat gebeurt er als ik de verklaring van de VvE niet kan overleggen?
Zonder deze verklaring mag de notaris de akte volgens Art. 9.1 e) LPH niet passeren. Uitzondering: de koper ontslaat je uitdrukkelijk van deze verplichting.
Hoe lang is de Cédula de Habitabilidad geldig?
Op de Balearen is deze administratief 10 jaar geldig. Op Mallorca worden de afgifte en verlenging geregeld via de Consell de Mallorca.
Wat geldt voor zeer oude woningen zonder Cédula?
Voor woningen van vóór 1 maart 1987 bestaat er de verklaring van ontbreken (`certificació de carència`), die eveneens wordt afgegeven door de bevoegde Consell Insular.
Is een geldige Cédula voldoende als bewijs dat een aanbouw legaal is?
Nee. De Cédula bevestigt alleen dat de woning bewoonbaar is, niet dat aanbouwen of verbouwingen bouwrechtelijk legaal zijn. Dat moet afzonderlijk worden gecontroleerd.
Moet het energiecertificaat al in de verkoopadvertentie staan?
Ja. Art. 15.2 van Real Decreto 390/2021 verplicht het energielabel in elk aanbod, elke promotie en elke advertentie voor verkoop of verhuur.
Wat zijn de fiscale gevolgen als ik als niet-residente eigenaar verkoop?
De koper houdt 3 % van de koopprijs in en draagt dit af via Modelo 211. Bij de Plusvalía municipal, die in principe door de verkoper verschuldigd is, treedt de koper bij niet-residente verkopers op als vervangend belastingplichtige.
Hoe lang is mijn woning aansprakelijk voor oude, onbetaalde schulden aan de VvE?
De zakelijke aansprakelijkheid is beperkt tot het verschuldigde deel over het jaar van aankoop en de 3 voorafgaande kalenderjaren.
Hoe snel moet de VvE de verklaring afgeven als ik in het buitenland woon?
Wettelijk gezien uiterlijk binnen 7 kalenderdagen na aanvraag. Vraag deze toch op tijd aan, want beheerders en voorzitters zijn niet altijd direct bereikbaar.